انضم إلينا في قمة الخطوط الأمامية '25 – رسم ملامح مستقبل العمل في الخطوط الأمامية. 4 يونيو، 3مساءً بتوقيت جرينتش+1 / 10صباحًا بالتوقيت الشرقي
حققت جامعة ستافوردشاير أفضل النتائج في الاتصالات الداخلية، من خلال Workvivo.
جعل منصة Workvivo في صميم مسار التحول الرقمي.
79%
نسبة موظفي Nordell المسجلين على Workvivo
76%
نسبة الموظفين الذين يستخدمون Workvivo شهريًا
100%
نسبة الانخفاض في رسائل البريد الإلكتروني الموجهة إلى جميع الموظفين
جامعة رائدة في مجال التقنيات الرقمية
قد يكون من الصعب تحقيق الاتصالات الداخلية وتفاعل الموظفين بشكلٍ صحيح في أي مجال، ولكن يمكن أن يكون الأمر صعبًا بشكلٍ خاص في بيئة الجامعة.
عادةً ما توظف الجامعات الآلاف من الأشخاص المتنوعين المنتشرين في مختلف الفئات السكانية والحرم الجامعي والأقسام. على سبيل المثال، قد لا يلتقي أستاذ الكيمياء العضوية أبدًا مع موظف في مكتب الخريجين أو يعمل كحارس أمن.
ومع ذلك، في عالم اليوم، يعد التواصل أحد أهم لبنات بناء ثقافة الشركة.
توظف جامعة ستافوردشاير، والمعروفة أيضًا باسم الجامعة المتصلة، 1,700 شخصًا في المملكة المتحدة. وباعتبارها جامعة رائدة في مجال التقنيات الرقمية، كان البحث عن طرق جديدة ومبتكرة لربط الموظفين الخطوة الطبيعية التالية في رحلتها.
لهذا السبب اختارت Workvivo.
الأشخاص
1,800
الصناعة
التعليم العالي
الموقع
المملكة المتحدة
الفئة
السوق المتوسطة
جامعة ستافوردشاير قبل Workvivo
بوصفها جامعة تقدمية، عرفت ستافوردشاير أنه لرفع مستوى تجربة موظفيها وتفاعلهم، فإنها تحتاج إلى تبنّي نهج معاصر. وكانت إحدى أولوياتها هي الابتعاد عن نموذج التواصل الهرمي، وهو نموذج عفا عليه الزمن لأنه يضع حواجز وقد يضعف حماس الموظفين.
Instead, Staffordshire wanted its workers to be engaged and actively involved in sharing information. [Embracing open communication] (https://www.workvivo.com/communications/) would pave the way for two-way conversations at the university, better connecting its employees at every level and boosting their engagement.
عندما كانت جامعة ستافوردشاير تبحث عن حل، كان الأستاذ الزائر أندرو بروكتور رئيس الخدمات الرقمية بالجامعة. وقال: "كان لدينا العديد من القنوات المختلفة والمنفصلة التي يمكن للموظفين من خلالها تلقي التحديثات والمعلومات والتواصل بعضهم مع بعض. وكان هناك الكثير من التشتت في أعمالنا، وأردنا توحيدها في قناة واحدة."
في ذلك الوقت، كانت اجتماعات الإدارة مليئة بالمعلومات دون إبراز تأثير ما يفعله الموظفون. ولم يكن هناك مجال للحوار والاعتراف بالجهود المبذولة.
لذلك قرروا تغيير النهج؛ وبدلاً من ذلك، كان أعضاء الفريق يعتمدون على قصص المستخدمين لإظهار قيمتهم وتأثير عملهم، ما يساعد الجميع على فهم المعنى والغرض الشاملين لمشاريعهم.
أخبرتنا جامعة ستافوردشاير أن هذا "كان بالتأكيد أمرًا أردنا أن تساعدنا Workvivo في تعزيزه".
أدى تبنّي طريقة أكثر انفتاحًا في التواصل إلى إحداث تحوّل في تفاعل موظفينا.
Judy O'Brien
مدير الاتصالات الداخلية في جامعة ستافوردشاير
ما سبب اختيار Workvivo؟
بعدما أخذ الفريق بعين الاعتبار الاتصالات المفتوحة وإعطاء الأولوية للتأثير، رأوا أن Workvivo هي خطوتهم الطبيعية التالية.
أصبحت الجامعة من أوائل عملاء Workvivo وأول شريك لها في مجال التعليم العالي.
ما الذي احتاجت ستافوردشاير إليه من منصة تجربة الموظفين؟
تطبيق اجتماعي سهل الاستخدام
كانت ستافوردشاير تبحث عن حل قائم على التطبيق يكون سهل الاستخدام ويمكّن الموظفين من تسجيل الدخول والبدء في النشر والتفاعل على الفور. كما أرادت أن يرى الموظفون تطبيقها الجديد كأداة مؤسسية تعزز التواصل الاجتماعي بدلاً من منصة للتواصل الاجتماعي مثل فيسبوك.
بالنسبة للبيئات التقليدية مثل الجامعات، يمكن أن يكون الانتقال إلى شبكة إنترانت اجتماعية خطوة جريئة. كانت ستافوردشاير تدرك أنه مع تغير توقعات الموظفين المعاصرين وانضمام الأجيال الشابة إلى صفوف الموظفين، كان رفع مستوى اتصالاتها الداخلية أمرًا بالغ الأهمية.
الاعتراف والأهداف
كان التقدير أولوية أخرى. أرادت ستافوردشاير أن تمنح موظفيها الفرصة لربط أنشطتهم اليومية بالهدف الشامل للمؤسسة، ما يسهل عليهم عرض أعمالهم وتلقي الإشادات به.
إن غرس هذا الشعور بالاحترام والتقدير على مستوى الفرق من شأنه أن يبني روابط أقوى وأكثر جدوى بين الموظفين.
تطبيق يمكن للموظفين أن يشعروا بأنهم جزء منه
أراد فريق القيادة في ستافوردشاير أن يشعر الموظفون بأنهم أصحاب هذه المساحة، وبالمثل، أراد الموظفون أن يكونوا على اتصال بالقيادة بطرق أسهل وأكثر فاعلية.
إطلاق Workvivo
كان الجزء الأول من تحقيق نسبة اعتماد عالية من الموظفين يعني إخبار الناس عن التطبيق. فأطلقت الجامعة حملة اتصالات داخلية تشرح فيها سبب إطلاق تطبيق للموظفين، مع التركيز بشكلٍ خاص عن أهميته بالنسبة إلى تفاعل الموظفين. قادت الجهود جودي أوبراين، مدير الاتصالات الداخلية في ستافوردشاير.
أعلنت ستافوردشاير لموظفيها أن هناك حدث مهم على وشك الحدوث، وبعد بناء الزخم أطلقت Workvivo في اليوم الذي أسمته القيادة "جمعة التطبيق السعيدة".
خصص السفراء المرشحون للتعريف بالمبادرة الوقت الكافي لزيارة جميع مكاتب المؤسسة من أجل مساعدة الموظفين على تنزيل التطبيق والتأكد من رضاهم عنه، ما أتاح للموظفين البدء في التفاعل عبر Workvivo منذ البداية.
كانت سهولة الاستخدام من قِبل الموظفين في الخطوط الأمامية أمر مهم جدًا، بحيث أرادت ستافوردشاير أن يتوفر في تطبيق تجربة الموظفين والاتصالات الداخلية. من بين أقسام الجامعة المتنوعة، هناك الكثير من الموظفين خارج المكاتب مثل أفراد المرافق والأمن والتنظيف والأكاديميين وغيرهم، الذين قد لا تتوفر لديهم حاسوب للعمل. لذا كان توفير تطبيق عبر الهواتف الجوالة أمرًا لا بد منه.
بشكل عام، كانت ستافوردشاير تبحث عن حل من شأنه أن يدمج بسلاسة أفضل ميزات الأدوات المؤسسية مع عنصر مألوف للتواصل الاجتماعي والترابط.
إعداد ستافوردشاير لتحقيق النجاح
نظرًا لأن الجامعة تضم العديد من الأقسام، تطلب إطلاق التطبيق لتجربة الموظفين تخطيطًا دقيقًا. ماذا فعلت ستافوردشاير لتستعد للنجاح؟
عملت فرق الاتصالات والخدمات الرقمية والموارد البشرية معًا لإعداد نظام Workvivo لموظفيها. تأكد فريقا الخدمات الرقمية والموارد البشرية من تحديث بيانات الموظفين في دليل Active Directory، بدءًا من المسميات الوظيفية ووصولاً إلى الإدارات والمواقع. أراد الفريق زيادة الكفاءة والابتعاد عن قوائم البريد الإلكتروني التي تصعب صيانتها كما أنها غير فعالة. سمح إتاحة بيانات الفرق لجميع الموظفين بتقسيم الجمهور وضمان وصول الرسائل بشكلٍ أفضل. مع مرور الوقت، سيحل Workvivo محل جميع رسائل البريد الإلكتروني للموظفين تمامًا.
كانت الجدولة المسبقة لمحتوى متنوع قبل إطلاق المنصة للموظفين خطوة ذكية وسهلة. وساعد هذا النهج جامعة ستافوردشاير من إثارة الحماس في الفترة التي تسبق إطلاق التطبيق دون القلق من أن يكون اليوم نفسه غير مناسب. وبمجرد تسجيل الموظفين الدخول إلى التطبيق للمرة الأولى، وجدوا جميع أنواع المحتوى الذي يوضح لهم الطرق المختلفة التي يمكنهم من خلالها التفاعل مع التطبيق.
بل الإطلاق، اختارت ستافوردشاير أيضًا عددًا من أعضاء الفريق ليكونوا سفراء لتطبيق Workvivo. كانت حلقات وصل يستعين بهم الموظفون في المراحل الأولى من إطلاق المنصة، كما ساهموا في إعداد موارد مفيدة، مثل مقاطع الفيديو حول كيفية استخدام المنصة. ومع مواد الدعم التي توفرها شركة Workvivo، تفاعل الموظفين مع التطبيق بقوة من البداية.
الحفاظ على مستوى التفاعل بعد الإطلاق
عقب يوم الإطلاق، كان من المهم لجودي والفريق أن يحافظوا على الزخم. وتم تشجيع الموظفين على المشاركة بعدة طرق منها دعوتهم إلى المشاركة في المسابقات، والتعليق على المنشورات، والتفاعل معها.
وشملت حملات تفاعل الموظفين المبكرة التي أطلقتها ستافوردشاير باستخدام Workvivo الطلب من الموظفين مشاركة اقتباسات الكتب المفصلة لديهم بمناسبة اليوم العالمي للكتاب، وتخصيص يوم لتبادل التشجيعات بين الزملاء حول كيفية تحسين نمط الحياة.
في 2020، كان هناك 765 إشادة فردية وجماعية، بالإضافة إلى 1,296 من التحديثات من جميع أنحاء المؤسسة.
ويدل ذلك على أن ستافوردشاير حققت هدفها المتمثل في بناء الكثير من الروابط على Workvivo في أقرب وقت ممكن. كما ساعدها التطبيق في الحصول على التوازن الصحيح بين تسهيل العثور على المعلومات المهمة والتواصل بين الأقران وتشجيعهم بعضهم بعضًا.
اليوم، يستخدم 62% من الموظفين Workvivo كل أسبوع، و76% يستخدمونه كل شهر.
جامعة ستافوردشاير بعد Workvivo
تقولي جودي "أدى تبنّي طريقة أكثر انفتاحًا في التواصل إلى إحداث تحوّل في تفاعل موظفينا. أصبح للموظفين الآن صوت مسموع، ويتم تشجيعهم على طرح الأسئلة وإخبار القيادة ليس فقط باحتياجاتهم، ولكن أيضًا برغباتهم.
"هناك شعور بأن الموظفين هم من يقودون الثقافة بدلاً من أن يكونوا مجرد مشاركين فيها، فالموظفون أنفسهم هم من يشكلونها ويمتلكونها".
تحدث أندرو عن تجربته الشخصية قائلاً "Workvivo من بين أفضل خمسة تطبيقات أستخدمها كل يوم. إنها إحدى الطرق الرئيسية التي تمكنني، كقائد وعضو في مجتمع كبير في الجامعة، من متابعة مجريات الأمور.
وهذا أمر مهم للغاية، خاصة وأننا أصبحنا متباعدين جسديًا أكثر من ذي قبل. فهو يساعدك في البقاء على دراية بكل ما يقوم به الموظفون".
وقد أثمرت التحضيرات التي تمت قبل إطلاق Workvivo عن ارتفاع رضا الموظفين بمستوى الاتصالات الداخلية خلال الجائحة بدلاً من تراجعه. أفاد 74% من الموظفين بأنهم راضون عن تحديثات اتصالاتهم الداخلية حول الجائحة، ووجد 78% أن التشجيعات مفيدة بشكل لا يُصدق في رفع معنويات الفريق.
مجالات ساعد Workvivo في تحسينها
أصبح الموظفون في ستافوردشاير متصلون بشكلٍ أفضل من أي وقت مضى.
- حيث يتواصل الموظفون حول مواضيع مثل الصحة النفسية والاستدامة، كما يتبادلون التشجيعات. وأصبح بإمكانهم أن يُظهروا لزملائهم شخصياتهم الحقيقية بعيدًا عن المسمى الوظيفي. وقد أدى كل ذلك إلى إجراء محادثات أكثر جدوى، وتعزيز الروابط بين الموظفين، وعمّق الشعور بالانتماء.
- إن العثور على الشخص المناسب للوظيفة من خلال المخططات التنظيمية والهياكل على Workvivo ساهم في توفير الوقت المبذول في البحث، كما أصبح من السهل على الموظفين التعرّف على زملائهم.
- كما أصبح التواصل عبر المؤسسة أسهل أيضًا؛ فعلى سبيل المثال، يمكن أن تتلقى خدمات الدعم الرقمي تنبيهات بشأن مشكلات الإنترنت من خلال المنصة.
- "كان Workvivo بمثابة المنفذ عندما انتقلنا إلى العمل عن بُعد"؛ نظرًا لأن الجميع كانوا يستخدمون Workvivo بالفعل، فقد أصبح إرسال التحديثات الرسمية سهلاً وفعالاً في أثناء التغييرات غير المسبوقة في مكان العمل.
- أصبح التقدير المتبادل بين الزملاء أقوى من أي وقت مضى مع تعزيز الثقة والشفافية بين أعضاء الفريق؛ فهم يتمتعون بالثقة ليكونوا على طبيعتهم ويتفاعلون بانتظام.
- اليوم، تتم جميع الاتصالات الداخلية في ستافوردشاير عبر Workvivo. بعد الإطلاق، شجعت جودي وفريقها أعضاء هيئة التدريس على التوقف عن إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى جميع الموظفين. وبدلاً من ذلك، أوضحوا لزملائهم مزايا تبسيط الاتصالات من خلال اختيار أفضل قناة في Workvivo من حيث ملاءمتها لرسائل مثل تحديثات مواقف السيارات والتصاريح، وإعلانات المباريات الرياضية، والفعاليات القادمة.
مجالات ساعد Workvivo في تحسينها
أصبح الموظفون في ستافوردشاير متصلون بشكلٍ أفضل من أي وقت مضى.
- حيث يتواصل الموظفون حول مواضيع مثل الصحة النفسية والاستدامة، كما يتبادلون التشجيعات. وأصبح بإمكانهم أن يُظهروا لزملائهم شخصياتهم الحقيقية بعيدًا عن المسمى الوظيفي. وقد أدى كل ذلك إلى إجراء محادثات أكثر جدوى، وتعزيز الروابط بين الموظفين، وعمّق الشعور بالانتماء.
- إن العثور على الشخص المناسب للوظيفة من خلال المخططات التنظيمية والهياكل على Workvivo ساهم في توفير الوقت المبذول في البحث، كما أصبح من السهل على الموظفين التعرّف على زملائهم.
- كما أصبح التواصل عبر المؤسسة أسهل أيضًا؛ فعلى سبيل المثال، يمكن أن تتلقى خدمات الدعم الرقمي تنبيهات بشأن مشكلات الإنترنت من خلال المنصة.
- "كان Workvivo بمثابة المنفذ عندما انتقلنا إلى العمل عن بُعد"؛ نظرًا لأن الجميع كانوا يستخدمون Workvivo بالفعل، فقد أصبح إرسال التحديثات الرسمية سهلاً وفعالاً في أثناء التغييرات غير المسبوقة في مكان العمل.
- أصبح التقدير المتبادل بين الزملاء أقوى من أي وقت مضى مع تعزيز الثقة والشفافية بين أعضاء الفريق؛ فهم يتمتعون بالثقة ليكونوا على طبيعتهم ويتفاعلون بانتظام.
- اليوم، تتم جميع الاتصالات الداخلية في ستافوردشاير عبر Workvivo. بعد الإطلاق، شجعت جودي وفريقها أعضاء هيئة التدريس على التوقف عن إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى جميع الموظفين. وبدلاً من ذلك، أوضحوا لزملائهم مزايا تبسيط الاتصالات من خلال اختيار أفضل قناة في Workvivo من حيث ملاءمتها لرسائل مثل تحديثات مواقف السيارات والتصاريح، وإعلانات المباريات الرياضية، والفعاليات القادمة.
الجامعة المتصلة
أدت شراكة ستافوردشاير مع Workvivo إلى قيام الجامعة بتحويل اتصالاتها الداخلية وتغيير طريقة إلهام موظفيها لتقديم أفضل ما لديهم في العمل.
ويساعد التطبيق ستافوردشاير على تعزيز قيمها باعتبارها الجامعة المتصلة يوميًا، وبالتالي الوفاء بوعدها بربط طلابها وموظفيها بعضهم ببعض، وبقطاع الأعمال، وبفرص وظيفية جاذبة.
