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Keyloop ha sbloccato il potere delle comunicazioni aperte con Workvivo
Keyloop è passata a un modello di comunicazione aperto con Workvivo e da allora ne ha raccolto i frutti dal punto di vista culturale e finanziario.
91%
di adozione di Workvivo tra i dipendenti
€70k
di risparmi diretti su traduzioni e strumenti di coinvolgimento ogni anno
Giorno 1
di tempo risparmiato dal team di comunicazione a settimana
Fornitore globale di soluzioni digitali per il settore della vendita al dettaglio di autoveicoli
Keyloop è un fornitore globale di soluzioni digitali per il settore della vendita al dettaglio di autoveicoli. L'azienda impiega 2.600 persone nella sede centrale del Regno Unito e dispone di uffici in APAC, Spagna, Italia, Sudafrica, Medio Oriente e Canada.
In qualità di società di software B2B, Keyloop dispone di team che si occupano delle funzioni di assistenza, prodotto, progettazione, marketing, successo dei clienti e molto altro.
Caz Meech, Head of Global Communications and Engagement di Keyloop, spiega come la piattaforma Workvivo si sia sempre più rafforzata e abbia trasformato, dal suo lancio nel febbraio 2022, le comunicazioni all'interno dell'azienda.
Dipendenti
2,600
Settore
IT automobilistico
Posizione
Globale (sede centrale nel Regno Unito)
Categoria
Azienda di medie dimensioni
Keyloop prima di Workvivo
Prima di collaborare con Workvivo, Keyloop utilizzava diversi strumenti per comunicare e coinvolgere il personale. Tuttavia, Caz crede fermamente nel dare voce a ogni singola persona all'interno di un'azienda e riteneva che una piattaforma creata per le comunicazioni aperte fosse il modo migliore per raggiungere questo obiettivo.
Con più di 40 uffici in tutto il mondo e 26 lingue diverse da utilizzare, gli strumenti legacy dell'azienda non funzionavano più. Secondo Caz erano "completamente statici".
Ha cercato quindi un'alternativa dinamica in cui i dipendenti "potessero essere coinvolti da soli senza doversi affidare solo a un sistema gerarchico di comunicazione".
"Credo fermamente che tutti possano comunicare, e tutti debbano comunicare, e che dobbiamo creare una piattaforma in cui si sentano a proprio agio nel comunicare".
Per Keyloop, l'adozione di questo nuovo modo di comunicare ha significato il trasferimento delle comunicazioni aziendali da un modello gerarchico dall'alto verso il basso a uno che riflettesse il suo apprezzamento per le culture diverse, un ambiente informale e un senso di solidarietà. Alla luce di queste esigenze, Caz afferma che per lei "Workvivo è stata una scelta naturale".
Implementazione e lancio di Workvivo
L'abbandono degli strumenti legacy richiedeva il consenso per la loro sostituzione. Il team IT di Keyloop, ad esempio, aveva inizialmente dei timori nel provare un'altra piattaforma. Caz racconta: "Ma poi, quando abbiamo iniziato la fase di implementazione, hanno realizzato che sarebbe stato tutto molto più semplice del previsto".
"Hanno detto solo cose molto positive sull'intero processo. Quindi, nonostante il team IT fosse inizialmente timoroso, il processo di onboarding è stato così semplice da farne tra i più grandi primi sostenitori di Workvivo".
La piattaforma Workvivo di Keyloop è stata attivata nel giro di otto settimane. E gli altri team di Keyloop che ne pensano? Dal lancio, quasi 2.400 dipendenti di Keyloop (91%) si sono registrati alla piattaforma e oltre l'80% del personale è attivo ogni mese.
Caz afferma: "Anche le persone che non hanno esperienza con i social media hanno iniziato a utilizzare frequentemente la piattaforma. Forse all'inizio erano un po' spaventate, ma poi si sono rese conto di quanto sia facile da utilizzare".
Commentando l'intero processo di implementazione di Workvivo, aggiunge: "Onestamente, è un vero piacere lavorare con i vostri team, perché ho già lavorato con molte agenzie esterne e questa è stata di gran lunga la mia migliore esperienza con un'agenzia".
Anche le persone che non hanno esperienza con i social media hanno iniziato a utilizzare frequentemente la piattaforma. Forse all'inizio erano un po' spaventate, ma poi si sono rese conto di quanto sia facile da usare.
Caz Meech
Responsabile globale delle comunicazioni interne e del coinvolgimento dei dipendenti presso Keyloop
Risparmiare tempo e denaro con Keyloop
Dal lancio di Workvivo, Keyloop ha eliminato gradualmente i suoi strumenti precedenti, risparmiando denaro e creando efficienze lungo il percorso. Caz stima che il solo strumento di traduzione integrato nella piattaforma abbia fatto risparmiare all'organizzazione circa 20.000 € solo nei primi sette mesi.
Workvivo ha anche aiutato Keyloop a riformulare il proprio approccio ai premi e ai riconoscimenti, sostituendo i precedenti strumenti di coinvolgimento con un approccio più mirato tramite Workvivo, per un risparmio complessivo di oltre 50.000 € l'anno.
"Workvivo ci ha fatto scoprire un modo diverso di gestire il programma di premi e riconoscimenti", afferma Caz. "Abbiamo riflettuto di più sul modo in cui riconosciamo il lavoro dei colleghi e il nostro approccio è diventato molto più mirato".
In termini di processi di comunicazione, Caz e il suo team si sono allontanati dal tradizionale approccio basato su newsletter, che richiedeva cinque ore a settimana per essere prodotta e non coinvolgeva abbastanza i dipendenti di Keyloop da giustificarne la realizzazione. Ora gli aggiornamenti per il personale, dalle notizie sugli eventi alle comunicazioni d'importanza critica, sono pubblicati su Workvivo e Caz può vedere quanto i suoi colleghi interagiscono con ognuno di essi.
"Quello che i nostri colleghi vogliono è ricevere le notizie non appena le abbiamo. Se le persone vogliono andare a dare un'occhiata all'intera settimana, devono semplicemente scorrere il feed verso il basso o passare attraverso la sezione delle notizie. Alla fine, ciò che ci ha permesso di fare, è offrire una piattaforma in cui i nostri dipendenti possano accedere alle informazioni che vogliono, quando vogliono, anziché riempire le proprie caselle di posta con informazioni che non sono pertinenti per loro.
"Una cosa che mi piace molto è la conferma delle notizie. Un giorno ho pubblicato un articolo e nel giro di cinque minuti 1.000 persone hanno confermato di averlo visto. Per me, si trattava di una cosa del tutto inaudita".
La piattaforma Workvivo di Keyloop ha anche uno spazio dedicato ai documenti interni, come i benefit e le policy per i dipendenti. Mantenerli in un unico luogo facilmente accessibile da ogni singola persona dell'azienda ha fatto sì che il team delle comunicazioni dedicasse meno tempo a rispondere alle richieste per le Risorse Umane tramite e-mail, risparmiando almeno quattro ore a settimana.
Complessivamente, Workvivo ha fatto risparmiare al team di comunicazione di Keyloop otto o nove ore, ovvero più di un giorno intero, ogni settimana.
Inserire Workvivo nella strategia di comunicazione di Keyloop
Caz afferma che Workvivo "si colloca al vertice" della strategia di comunicazione interna di Keyloop "perché può gestire moltissime cose".
"Ora guida i nostri incontri generali, i nostri Wellbeing Wednesdays, gli eventi interni e ibridi che vengono pubblicati lì. Quindi per me Workvivo è il punto di partenza e da lì nasce tutto il resto".
Parte di questa strategia è stata usare Workvivo per monitorare il successo delle comunicazioni. Le metriche di successo di Caz sono:
- Workvivo sta aumentando la partecipazione agli incontri generali?
- Workvivo sta aumentando il numero di lettori delle notizie e delle informazioni inviate?
Finora, i risultati parlano da soli.
- La partecipazione agli incontri generali è raddoppiata: "Le persone possono vedere subito quando l'evento è in corso e possono partecipare anche se non l'hanno visto nel proprio diario".
- Le notizie sono passate dal 28% di lettori totali al 50% entro i primi cinque minuti dalla pubblicazione.
Workvivo è anche il modo in cui i dipendenti di Keyloop vengono a conoscenza e partecipano ai sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti. Caz e il suo team possono comunicare quando ne arriverà uno e quale sia la sua data di scadenza.
"Ciò che Workvivo ha fatto in modo cruciale è stato aumentare la partecipazione. Non si ottiene un quadro reale della situazione senza un'ampia partecipazione. Ora otteniamo quindi una migliore rappresentazione del sentimento generale all'interno dell'azienda".
Grazie agli sforzi più visibili per migliorare l'esperienza dei dipendenti su Workvivo:
- I punteggi eNPS di Keyloop sono aumentati di 16 punti
- Il punteggio di salute e benessere di Keyloop è aumentato di 11 punti
- Il punteggio dei promotori di Keyloop è passato dal 35% al 43% in soli sette mesi
La piattaforma ha inoltre aumentato il coinvolgimento dei dipendenti nelle iniziative di CSR di Keyloop, come l'impegno a finanziare le iniziative benefiche. I colleghi possono utilizzare Workvivo per condividere le proprie attività di beneficenza e diffonderne la conoscenza, con conseguente aumento delle donazioni.
Le funzionalità di comunicazione interna che i dipendenti di Keyloop amano
Con Workvivo, Caz ha la certezza che i dipendenti di Keyloop "si sentono a proprio agio parlando la propria lingua". Per lei, lo strumento di traduzione integrato nella piattaforma è stato il principale punto di forza. Keyloop utilizza questa capacità di traduzione per tradurre automaticamente ogni nuovo articolo in 26 lingue diverse.
"Keyloop non disponeva di una piattaforma unificata che le persone possono usare a livello globale. Uno degli ostacoli principali è stato il passaggio dalle sedi regionali alle sedi funzionali nel Regno Unito. C'era un'enorme barriera linguistica e Workvivo ora la rimuove. Con la funzione di traduzione linguistica, ora possiamo raggiungere chiunque nella sua lingua.
Le funzionalità di comunicazione interna che i dipendenti di Keyloop amano
Con Workvivo, Caz ha la certezza che i dipendenti di Keyloop "si sentono a proprio agio parlando la propria lingua". Per lei, lo strumento di traduzione integrato nella piattaforma è stato il principale punto di forza. Keyloop utilizza questa capacità di traduzione per tradurre automaticamente ogni nuovo articolo in 26 lingue diverse.
"Keyloop non disponeva di una piattaforma unificata che le persone possono usare a livello globale. Uno degli ostacoli principali è stato il passaggio dalle sedi regionali alle sedi funzionali nel Regno Unito. C'era un'enorme barriera linguistica e Workvivo ora la rimuove. Con la funzione di traduzione linguistica, ora possiamo raggiungere chiunque nella sua lingua.
Sbloccare le comunicazioni aperte in Keyloop
Tom Kilroy, CEO di Keyloop, ritiene che la piattaforma Workvivo abbia svolto un ruolo chiave nei cambiamenti positivi che l'azienda ha sperimentato a livello di comunicazioni e cultura.
Spiega: "Workvivo è stata fondamentale per far progredire la cultura aziendale all'interno di Keyloop. È vivace, dinamica e consente alle persone di accedere a notizie, aggiornamenti e persino eventi in tempo reale.
"Consente alle persone di essere davvero sé stesse e di condividere ciò che è importante per loro. Questi sistemi fanno molte promesse, ma Workvivo è stata davvero semplice da implementare ed è stata ampiamente adottata".
