Royal Berkshire NHS: rivoluzionare le comunicazioni interne per i dipendenti ospedalieri
Spostare le comunicazioni riguardanti la salute dalle e-mail aziendali e dai gruppi Facebook a un'app sicura e coinvolgente per i dipendenti con Workvivo
84%
dei dipendenti è registrato su Workvivo
83%
è attivo su Workvivo ogni settimana
73%
è attivo su Workvivo ogni mese
Il Royal Berkshire NHS Foundation Trust, una delle principali istituzioni ospedaliere del Regno Unito, serve una popolazione locale pari a circa 1 milione di persone.
Con oltre 7.000 dipendenti, è il principale fornitore di servizi di medicina specialistica e per patologie acute dell'area Berkshire West.
Dipendenti
7,000
Settore
Sanità
Posizione
Regno Unito
Categoria
Impresa
Non avevamo mai visto nulla di simile a Workvivo all'interno dell'NHS
Niall Norbury
Responsabile delle campagne e del marketing
Prima di Workvivo
Poco prima di collaborare con Workvivo, Royal Berkshire aveva deciso di rivedere la propria intranet parallelamente all'aggiornamento del suo sito web.
Niall Norbury, Campaigns and Marketing Manager, spiega che l'obiettivo era quello di passare a una piattaforma "che potesse combinare molte cose che in quel momento facevamo separatamente".
Per esempio…
- Le comunicazioni interne si basavano su e-mail generiche per tutta l'azienda
- Le conversazioni dei dipendenti si svolgevano in un gruppo Facebook del personale
- Una intranet statica e obsoleta che non favoriva una comunicazione aperta
Tutti e tre questi canali erano separati e facevano sprecare molto tempo. "Avevamo un problema reale: ognuno di questi canali poneva molte barriere al personale", afferma Niall, e la sfida principale era la mancanza di accesso al computer in un ospedale e in un ambiente sanitario.
Se sei un barelliere, un addetto alle pulizie, un addetto alla sicurezza, solitamente non disponi di un computer. Allo stesso modo, molti medici e infermieri non stanno seduti tutto il tempo davanti a un computer.
Per quanto riguarda il gruppo Facebook del personale, non mi è mai piaciuto il fatto che le persone dovessero usare i propri account personali per accedere alle informazioni di lavoro. Per quanto mi riguarda, vorrei che le persone fossero in grado di definire i limiti che preferiscono, ovvero essere in grado di dire "è qui che inizia il mio lavoro, ed è qui che si ferma".
L'equilibrio era fondamentale per costruire una cultura migliore al Royal Berkshire. "Si trattava di un insieme di cose, come permettere alle persone di definire i propri limiti e ridurre al contempo le barriere che avevamo involontariamente creato per loro".
Con queste premesse, Niall e il suo team hanno indetto una gara d'appalto per trovare uno strumento in grado di semplificare e unificare i canali di comunicazione e coinvolgimento. Fin dall'inizio del processo, Workvivo si è differenziata dagli altri.
Penso che sia stato in parte perché ci ha fatto pensare alle comunicazioni in un modo completamente nuovo. Avevamo ancora una visione abbastanza tradizionale delle comunicazioni interne, tra la intranet statica con qualche occasionale aggiornamento, il forum separato e poi la posta elettronica.
Workvivo ci ha fatto pensare in modo un po' diverso e abbiamo ritenuto che questo strumento potesse rappresentare un nuovo modo di comunicare.
Perché Workvivo?
Perché Royal Berkshire ha scelto Workvivo? Per prima cosa, Niall afferma che Workvivo ha risposto a tutte le esigenze del suo team:
- Avrebbe permesso loro di raggiungere più personale
- Avrebbe dato ai dipendenti più controllo e capacità su ciò che vedono
- Si trattava di "un'offerta molto più attraente e intuitiva"
Non avevamo mai visto nulla di simile a Workvivo all'interno dell'NHS. C'erano alcune piattaforme che presentavano elementi simili, ma Workvivo sembrava un pacchetto molto più completo e coeso.
Abbiamo pensato che con le altre offerte avremmo ottenuto solo una bella versione di quello già stavamo facendo. Con Workvivo, abbiamo ritenuto di poter rivedere l'intero approccio, dal modo in cui inviamo le comunicazioni al personale a quello in cui avremmo potuto coinvolgere i dipendenti in tali comunicazioni.
Sicurezza e conformità
La sicurezza della intranet è una priorità fondamentale per quasi tutte le aziende, tuttavia i rischi sono ancora maggiori per un ente sanitario. Niall ha spiegato come Workvivo abbia soddisfatto con facilità i requisiti di sicurezza e conformità di Royal Berkshire.
Il nostro team informatico ha dovuto verificare che fosse tutto a posto e sicuro dal punto di vista della sicurezza. Quindi il team di governance delle informazioni ha dovuto anche considerare l'impatto di creare sostanzialmente una piattaforma un po' più aperta di quella a cui eravamo abituati, assicurandoci comunque che non si verificassero casi in cui il personale potesse far trapelare informazioni al di fuori dell'organizzazione.
In entrambi i casi, è andato tutto bene. C'è stato un piccolo cambiamento culturale e credo che all'inizio ci fossero dei timori ma, per quanto ne so, da quando abbiamo reso operativa la piattaforma, non si è verificato un solo incidente in cui un dipendente abbia preso qualcosa da Workvivo e l'abbia trasferito all'esterno.
Il gruppo Facebook del personale rappresentava in realtà un rischio maggiore per la sicurezza. Il problema principale era la difficoltà di rimuovere le persone da quello spazio. Poteva esserci qualcuno che aveva lasciato l'organizzazione mesi prima, tuttavia essendo un grande datore di lavoro all'interno dell'NHS, vincolato da contratti di lavoro a tempo limitato, dovevamo rimuovere un centinaio di persone al mese, il che è davvero difficile da tenere sotto controllo e gestire.
Workvivo ha sicuramente degli elementi di una piattaforma social, tuttavia la gente ritiene che sia abbastanza diversa dalle altre piattaforme. Non abbiamo riscontrato quindi alcun tipo di problema da questo punto di vista.
L'effetto Workvivo
Dal lancio per i dipendenti di Royal Berkshire ad aprile 2023, Workvivo ha ottenuto grandi successi a livello di messaggistica e diffusione delle informazioni, personalizzazione, produttività, soddisfazione degli utenti, partecipazione ai sondaggi e molto altro.
"Per noi, come team di comunicazione, è stato fantastico. Lavoriamo in modo completamente diverso. Ormai non inviamo quasi più e-mail al personale. Abbiamo molti altri strumenti a disposizione. Con l'app Workvivo possiamo inviare istantaneamente notifiche push quando abbiamo un avviso davvero importante su un cambiamento delle policy o su un aggiornamento sanitario".
"Possiamo limitare l'accesso a determinate cose, ma possiamo anche dare alle persone l'accesso a piattaforme a cui prima dovevano accedere tramite la rete interna, mentre ora possono farlo da casa".
Penso che per l'ente nel suo complesso, ciò che è stato davvero positivo è che le persone hanno molto più controllo su ciò che vedono e non vedono.
Prima avremmo dovuto dare la stessa priorità a un aggiornamento su qualcosa di non critico ma interessante da sapere e a un aggiornamento davvero importante per tutti.
Grazie a Spaces, se ti interessano davvero le opportunità di apprendimento e formazione, per esempio, puoi andare a scoprirle. Tuttavia, se non le vuoi vedere nel tuo feed, puoi farlo.
Lo stesso vale per le nostre iniziative di sostenibilità come organizzazione, di cui siamo davvero orgogliosi.
Prima di Workvivo, molte comunicazioni provenivano da un account anonimo. Ora, poiché dobbiamo dare un volto alle comunicazioni, tutto questo ha davvero aiutato la responsabilità e la visibilità della leadership. Consentendo alla leadership di interagire direttamente con il personale attraverso i commenti e offrendo ai dipendenti uno spazio in cui porre domande al CEO, ad esempio, abbiamo rafforzato la nostra cultura aperta.
L'effetto Workvivo
Dal lancio per i dipendenti di Royal Berkshire ad aprile 2023, Workvivo ha ottenuto grandi successi a livello di messaggistica e diffusione delle informazioni, personalizzazione, produttività, soddisfazione degli utenti, partecipazione ai sondaggi e molto altro.
"Per noi, come team di comunicazione, è stato fantastico. Lavoriamo in modo completamente diverso. Ormai non inviamo quasi più e-mail al personale. Abbiamo molti altri strumenti a disposizione. Con l'app Workvivo possiamo inviare istantaneamente notifiche push quando abbiamo un avviso davvero importante su un cambiamento delle policy o su un aggiornamento sanitario".
"Possiamo limitare l'accesso a determinate cose, ma possiamo anche dare alle persone l'accesso a piattaforme a cui prima dovevano accedere tramite la rete interna, mentre ora possono farlo da casa".
Penso che per l'ente nel suo complesso, ciò che è stato davvero positivo è che le persone hanno molto più controllo su ciò che vedono e non vedono.
Prima avremmo dovuto dare la stessa priorità a un aggiornamento su qualcosa di non critico ma interessante da sapere e a un aggiornamento davvero importante per tutti.
Grazie a Spaces, se ti interessano davvero le opportunità di apprendimento e formazione, per esempio, puoi andare a scoprirle. Tuttavia, se non le vuoi vedere nel tuo feed, puoi farlo.
Lo stesso vale per le nostre iniziative di sostenibilità come organizzazione, di cui siamo davvero orgogliosi.
Prima di Workvivo, molte comunicazioni provenivano da un account anonimo. Ora, poiché dobbiamo dare un volto alle comunicazioni, tutto questo ha davvero aiutato la responsabilità e la visibilità della leadership. Consentendo alla leadership di interagire direttamente con il personale attraverso i commenti e offrendo ai dipendenti uno spazio in cui porre domande al CEO, ad esempio, abbiamo rafforzato la nostra cultura aperta.
Con Workvivo abbiamo ritenuto di poter rivedere il nostro approccio al modo in cui inviamo le comunicazioni al personale
Niall Norbury
Responsabile delle campagne e del marketing
In primo piano: sondaggio per il personale dell'NHS
Da settembre a ottobre 2023, i dipendenti di Royal Berkshire sono stati invitati a partecipare al sondaggio per il personale dell'NHS. Per la prima volta, Niall e il suo team hanno condotto il sondaggio quasi esclusivamente tramite Workvivo.
Abbiamo avuto il tasso di risposta più alto di sempre.
Normalmente potremmo provare a offrire incentivi economici alle persone. Ma la cosa più importante che abbiamo fatto è stata condurlo su Workvivo e, di fatto, penso che abbiamo ottenuto una delle percentuali di risposta più alte per un ente di assistenza sanitaria acuta nel Paese.
Royal Berkshire ha migliorato tutti i suoi punteggi rispetto all'anno precedente:
- Il 75% del personale si sente autorizzato a fare suggerimenti per i miglioramenti
- L'89% è sicuro di quali siano le proprie responsabilità
- Il 92% ritiene che l'ente abbia fiducia nelle sue capacità di svolgere il lavoro
- Il 69% si sente sicuro di parlare delle preoccupazioni sul posto di lavoro
- Il 64% ritiene di poter accedere alle giuste opportunità di apprendimento e sviluppo
- Il 73% è soddisfatto del rispetto che riceve dai colleghi
- L'82% ama lavorare con i propri colleghi
- Il 20% probabilmente cercherà un nuovo lavoro nei prossimi 12 mesi
- Il 75% si sente supportato e incoraggiato dal proprio diretto responsabile
Molto utile è stata anche la possibilità di segmentare il pubblico. Prima dovevamo inviare comunicazioni generali a tutti all'interno dell'organizzazione. Sapevamo tuttavia che alcuni reparti erano davvero coinvolti e non avevamo bisogno di lavorarci, mentre altri non erano affatto coinvolti.
Con Workvivo possiamo invece inviare un messaggio specifico alla funzione di catering o al reparto della medicina d'emergenza, ad esempio. Sappiamo che ogni reparto ha le sue peculiarità; alcuni hanno a che fare con persone che entrano direttamente dalla porta principale, mentre altri hanno a che fare con i pazienti inviati dai medici di base. Alcuni sono molto impegnati durante il giorno, altri durante la notte. Poter adattare il messaggio a un medico in modo diverso rispetto al messaggio destinato al personale amministrativo è stato davvero utile.
In primo piano: riconoscimento
Per quanto riguarda il riconoscimento dei dipendenti, Niall afferma che Workvivo ha creato un "circolo virtuoso", qualcosa di molto diverso dal vecchio gruppo Facebook dell'organizzazione.
Penso che le persone siano davvero scioccate dal fatto che uno spazio, che per certi versi funziona in modo molto simile a quel gruppo Facebook, possa essere così diverso.
Penso che molto dipenda dal modo in cui Workvivo ti spinge a interagire con la piattaforma, da come ti incoraggia a pubblicare cose positive, come i riconoscimenti. Vediamo persone che lo usano per mettere in risalto i reparti che sono stati davvero bravi ad aiutarsi a vicenda e per i quali un ringraziamento è stato davvero positivo.
Allo stesso modo, i post taggati hanno dei valori, e questo è stato davvero positivo per le persone, che hanno potuto rifletterci sopra.
Il modo in cui è progettata la piattaforma porta le persone a postare in modo più positivo.
