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Le comunicazioni interne della Staffordshire University hanno ottenuto la lode con Workvivo
Mettere Workvivo al centro del percorso di trasformazione digitale
79%
del personale è registrato su Workvivo
76%
dei dipendenti accede a Workvivo ogni mese
100%
di riduzione delle e-mail dirette a tutto il personale
Università leader per le tecnologie digitali
Le comunicazioni interne e il coinvolgimento dei dipendenti possono essere difficili da gestire correttamente in qualsiasi settore, ma possono essere particolarmente impegnativi in un contesto universitario.
Le università impiegano in genere migliaia di persone diverse e i dipendenti sono distribuiti in più settori demografici, campus e dipartimenti. Una persona che insegna chimica organica, ad esempio, potrebbe non incontrare mai qualcuno che si occupa degli ex studenti o che lavora come guardia di sicurezza.
Tuttavia, nel mondo di oggi, la connessione è uno degli elementi più importanti della cultura aziendale.
La Staffordshire University, nota anche come The Connected University, impiega 1.700 persone nel Regno Unito. In quanto università leader nel campo delle tecnologie digitali, la ricerca di modi nuovi e innovativi per consentire al personale di comunicare è stato un naturale passo successivo nel percorso di Staffordshire.
Ecco perché ha scelto la piattaforma Workvivo.
Dipendenti
1,800
Settore
Istruzione superiore
Posizione
Regno Unito
Categoria
Azienda di medie dimensioni
La Staffordshire University prima di Workvivo
Inoltre, in quanto università all'avanguardia, Staffordshire sapeva che, per migliorare l'esperienza e il coinvolgimento dei dipendenti, doveva adottare un approccio moderno. Una delle sue priorità consisteva nell'abbandonare le comunicazioni dall'alto verso il basso, un modello obsoleto che crea conversazioni isolate e può danneggiare la motivazione dei dipendenti.
Instead, Staffordshire wanted its workers to be engaged and actively involved in sharing information. [Embracing open communication] (https://www.workvivo.com/communications/) would pave the way for two-way conversations at the university, better connecting its employees at every level and boosting their engagement.
Quando Staffordshire era alla ricerca di una soluzione, il professore ospite Andrew Proctor era il responsabile dei servizi digitali dell'università. Spiega Proctor: "Avevamo tanti canali diversi in cui le persone potevano ricevere aggiornamenti e informazioni e comunicare tra loro. C'era molta frammentazione in quello che stavamo facendo e volevamo consolidare il tutto in un unico canale".
All'epoca, le riunioni del management erano ricche di informazioni e non riuscivano a mostrare l'impatto di ciò che facevano i dipendenti. Non c'era spazio per il dialogo e il riconoscimento tra colleghi.
L'università ha quindi cambiato il proprio approccio: i membri del team hanno deciso di attingere alle storie degli utenti per dimostrare il valore e l'impatto del loro lavoro, aiutando tutti a comprendere il significato e lo scopo generali dei progetti.
Staffordshire ci ha detto che questo era "assolutamente qualcosa che volevamo che Workvivo ci aiutasse ad amplificare".
Adottare un modo di comunicare più aperto è stato trasformativo per il coinvolgimento dei nostri dipendenti.
Judy O'Brien
Responsabile delle comunicazioni interne presso Staffordshire
Perché Workvivo?
Pensando alle comunicazioni aperte e alla priorità dell'impatto, il team di Staffordshire ha visto Workvivo quale naturale passo successivo.
L'università è diventata uno dei primi clienti di Workvivo e il suo primo istituto di istruzione superiore partner.
Di cosa aveva bisogno Staffordshire dalla sua piattaforma di esperienza dei dipendenti?
APP SOCIAL FACILE DA USARE
Staffordshire era alla ricerca di una soluzione basata su app che fosse intuitiva per i suoi dipendenti, in grado di semplificare il login e che consentisse di iniziare a pubblicare e a interagire immediatamente. Voleva anche che i dipendenti vedessero la nuova app come uno strumento aziendale in grado di rafforzare le relazioni, piuttosto che una semplice piattaforma di condivisione social come Facebook.
Negli ambienti solitamente tradizionali come le università, il passaggio a una intranet social può rappresentare un salto nel vuoto. Staffordshire sapeva che, con le mutevoli aspettative dei dipendenti moderni e delle nuove generazioni che entravano a far parte della forza lavoro, migliorare le comunicazioni interne era fondamentale.
RICONOSCIMENTO E OBIETTIVI
Il riconoscimento era un'altra priorità. Staffordshire voleva dare al personale l'opportunità di collegare le proprie attività quotidiane a un obiettivo aziendale generale, il che avrebbe reso molto più facile per loro dimostrare il proprio lavoro e ricevere una gratificazione.
Infondere un senso di apprezzamento e riconoscimento tra i team avrebbe creato legami più forti e significativi tra i dipendenti.
UN'APP DI CUI I DIPENDENTI POSSANO SENTIRSI PARTE
Il team di leadership di Staffordshire voleva che i dipendenti fossero davvero i proprietari dello spazio e lo rendessero loro e, allo stesso modo, il personale voleva comunicare con la leadership in modo più accessibile e significativo.
Lancio di Workvivo
La prima fase del raggiungimento di un elevato tasso di adozione da parte dei dipendenti è stata quella di informare le persone riguardo all'app. L'università ha condotto una campagna di comunicazione interna spiegando perché stava lanciando un'app per i dipendenti, con particolare enfasi su ciò che essa avrebbe significato per il coinvolgimento dei dipendenti. Gli sforzi sono stati guidati da Judy O'Brien, responsabile delle comunicazioni interne di Staffordshire.
Staffordshire ha annunciato ai dipendenti che stava arrivando qualcosa di entusiasmante e, dopo avere creato un senso di aspettativa, ha lanciato Workvivo durante quello che la leadership ha chiamato "Appy Friday".
Gli ambassador dell'app hanno visitato tutti gli uffici dell'università per aiutare le persone a scaricarla e per assicurarsi che fossero soddisfatte. In questo modo il personale ha potuto iniziare a interagire con Workvivo fin dall'inizio.
La facilità di utilizzo era un requisito fondamentale che Staffordshire doveva soddisfare con la sua app per l'esperienza dei dipendenti e le comunicazioni interne. Tra i diversi dipartimenti dell'università ci sono molte persone sul campo (personale addetto alle strutture, alla sicurezza, alle pulizie, docenti ecc.) che non hanno accesso a un computer aziendale. Era fondamentale passare ai dispositivi mobili.
Nel complesso, Staffordshire cercava una soluzione che integrasse perfettamente tutte le migliori caratteristiche di uno strumento aziendale con un componente social e di comunicazione con cui gli utenti avessero già familiarità.
Preparare Staffordshire al successo
Considerando i numerosi elementi in movimento all'interno di un'università, l'implementazione di un'app per l'esperienza dei dipendenti richiede un'attenta pianificazione e valutazione. Cosa ha fatto Staffordshire per garantire il successo dell'iniziativa?
I team di comunicazione, servizi digitali e risorse umane hanno collaborato per configurare il sistema Workvivo per il personale. I team dei servizi digitali e delle risorse umane hanno assicurato che i dati del personale fossero aggiornati in Active Directory, dai titoli professionali ai dipartimenti e alle sedi. Il team voleva aumentare l'efficienza e abbandonare le liste di distribuzione e-mail, inefficaci e difficili da mantenere. Disporre di informazioni a livello di team per ogni dipendente avrebbe consentito la segmentazione del pubblico e avrebbe garantito un migliore invio dei messaggi. Col tempo, Workvivo avrebbe sostituito completamente tutte le e-mail del personale.
Pianificare in anticipo un insieme di contenuti prima di lanciare la piattaforma è stato facile. Staffordshire è stata in grado di creare un senso di entusiasmo in vista del lancio senza doversi preoccupare che il giorno del lancio risultasse deludente. Quando i dipendenti hanno effettuato l'accesso per la prima volta, hanno trovato tutti i tipi di contenuti che mostravano loro i diversi modi in cui potevano interagire con l'app.
Prima del lancio, Staffordshire ha anche scelto alcuni membri del team come ambassador di Workvivo. Queste figure hanno fatto da punto di contatto per i dipendenti nelle prime fasi del lancio e sono state anche in grado di creare risorse utili, come video sull'utilizzo della piattaforma. Oltre al materiale di supporto di Workvivo, il coinvolgimento dei dipendenti nei confronti dell'applicazione è iniziato nel migliore dei modi.
Mantenere il coinvolgimento dopo il lancio
Dopo il giorno del lancio, per Judy e il team era importante mantenere alto l'interesse. Il coinvolgimento del personale è stato incoraggiato in diversi modi, ad esempio attraverso inviti a partecipare a concorsi e a commentare e interagire con i post.
Le prime campagne di coinvolgimento dei dipendenti condotte da Staffordshire utilizzando Workvivo hanno incluso la richiesta di condividere le proprie citazioni preferite tratte dai libri, in occasione della Giornata mondiale del libro, e l'organizzazione di una giornata di riconoscimenti tra colleghi che aveva per tema il miglioramento dello stile di vita.
Nel 2020, ci sono stati 765 riconoscimenti individuali e di team e 1.296 aggiornamenti da tutta l'organizzazione.
Tutto ciò ha fatto sì che Staffordshire raggiungesse l'obiettivo di creare molte connessioni su Workvivo nel più breve tempo possibile. Ha inoltre aiutato l'università a trovare il giusto equilibrio tra la facilità di reperimento delle informazioni importanti e i riconoscimenti tra colleghi.
Oggi, il 62% del personale accede a Workvivo ogni settimana e il 76% torna ogni mese.
Staffordshire dopo Workvivo
Judy afferma: "Adottare un modo di comunicare più aperto è stato trasformativo per il coinvolgimento dei nostri dipendenti. I dipendenti ora hanno una voce e sono incoraggiati a usarla per porre domande e comunicare alla leadership non solo di cosa hanno bisogno, ma anche cosa vogliono.
"C'è la sensazione che sia il personale a guidare la cultura aziendale, anziché limitarsi a seguirla; sono i lavoratori stessi a darle forma e a farla propria".
Parlando della sua esperienza personale, Andrew ha detto: "Workvivo è tra le prime cinque applicazioni che uso ogni giorno. È uno dei modi principali in cui io, in qualità di leader e membro di una grande comunità universitaria, posso tenere traccia di tutto ciò che accade.
"E questo è incredibilmente importante, soprattutto perché siamo più distanti fisicamente rispetto a prima. In questo modo si mantiene la consapevolezza di tutte le cose che le persone stanno facendo."
Avendo gettato le basi prima del lancio di Workvivo, quando è scoppiata la pandemia la soddisfazione dei dipendenti per le comunicazioni interne è aumentata anziché diminuire. Il 74% dei dipendenti ha dichiarato di essere soddisfatto degli aggiornamenti delle comunicazioni interne sul COVID e il 78% ha trovato i riconoscimenti molto utili per migliorare il morale del team.
Aree in cui Workvivo ci ha aiutato a migliorare
I dipendenti di Staffordshire sono più connessi che mai.
- Le persone interagiscono tra loro su temi quali la salute mentale e la sostenibilità e i colleghi esprimono riconoscimenti a vicenda. Possono dare ai colleghi un'idea di chi sono davvero, al di là del titolo professionale. Tutto questo ha portato a conversazioni più significative, rafforzando i legami tra i dipendenti e generando un senso di appartenenza.
- Trovare la persona giusta per il lavoro tramite organigrammi e strutture su Workvivo significa perdere meno tempo nella ricerca e consentire ai dipendenti di dare un volto ai nomi.
- Anche la comunicazione aziendale è più facile; ad esempio, il team dei servizi digitali può essere avvisato dei problemi di connessione internet tramite la piattaforma.
- "Workvivo è stato una manna dal cielo quando siamo passati al lavoro da remoto"; poiché tutti avevano già Workvivo, gli aggiornamenti formali sono stati facili ed efficienti durante i cambiamenti senza precedenti avvenuti sul luogo di lavoro.
- Il riconoscimento tra colleghi è più forte che mai e c'è più fiducia e trasparenza tra i componenti del team, poiché possono essere sé stessi e interagiscono regolarmente.
- Tutte le comunicazioni interne di Staffordshire passano oggi tramite Workvivo. Durante il lancio, Judy e il team hanno invitato la facoltà a non inviare più e-mail a tutto il personale. Hanno mostrato invece ai colleghi i vantaggi della semplificazione delle comunicazioni scegliendo il miglior canale Workvivo per il messaggio da trasmettere, come gli aggiornamenti sui parcheggi e sui permessi, gli annunci di avvenimenti sportivi e i prossimi eventi.
Aree in cui Workvivo ci ha aiutato a migliorare
I dipendenti di Staffordshire sono più connessi che mai.
- Le persone interagiscono tra loro su temi quali la salute mentale e la sostenibilità e i colleghi esprimono riconoscimenti a vicenda. Possono dare ai colleghi un'idea di chi sono davvero, al di là del titolo professionale. Tutto questo ha portato a conversazioni più significative, rafforzando i legami tra i dipendenti e generando un senso di appartenenza.
- Trovare la persona giusta per il lavoro tramite organigrammi e strutture su Workvivo significa perdere meno tempo nella ricerca e consentire ai dipendenti di dare un volto ai nomi.
- Anche la comunicazione aziendale è più facile; ad esempio, il team dei servizi digitali può essere avvisato dei problemi di connessione internet tramite la piattaforma.
- "Workvivo è stato una manna dal cielo quando siamo passati al lavoro da remoto"; poiché tutti avevano già Workvivo, gli aggiornamenti formali sono stati facili ed efficienti durante i cambiamenti senza precedenti avvenuti sul luogo di lavoro.
- Il riconoscimento tra colleghi è più forte che mai e c'è più fiducia e trasparenza tra i componenti del team, poiché possono essere sé stessi e interagiscono regolarmente.
- Tutte le comunicazioni interne di Staffordshire passano oggi tramite Workvivo. Durante il lancio, Judy e il team hanno invitato la facoltà a non inviare più e-mail a tutto il personale. Hanno mostrato invece ai colleghi i vantaggi della semplificazione delle comunicazioni scegliendo il miglior canale Workvivo per il messaggio da trasmettere, come gli aggiornamenti sui parcheggi e sui permessi, gli annunci di avvenimenti sportivi e i prossimi eventi.
L'università connessa
Collaborando con Workvivo, Staffordshire ha trasformato le comunicazioni interne e il modo in cui ispira le persone a dare il meglio di sé al lavoro.
L'app aiuta Staffordshire a promuovere i suoi valori di università connessa ogni giorno, mantenendo la promessa di mettere in contatto studenti e personale tra di loro, con il business e con interessanti opportunità di carriera.
