Royal Berkshire NHS: 병원 직원을 위한 사내 커뮤니케이션 혁신

Workvivo 도입 전

Royal Berkshire는 Workvivo와 파트너십을 맺기 직전 웹사이트를 재개발하고 인트라넷을 재구상하기로 결정했습니다.

신탁재단의 캠페인 및 마케팅 매니저인 Niall Norbury는 "당시 개별적으로 수행하던 많은 작업을 결합할 수 있는 플랫폼으로 전환하는 것이 목표였다"고 말했습니다.

예를 들어...

• 내부 커뮤니케이션은 회사 전체의 일반 이메일에 의존하여 이루어졌습니다.
• 직원 대화는 직원 Facebook 그룹에서 이루어졌습니다.
• 정적이고 오래된 인트라넷은 개방적인 커뮤니케이션에 적합하지 않았습니다.

이 세 채널은 모두 분리되어 있었으며, 많은 시간을 잡아먹었습니다. Niall은 "직원들이 각 채널에 상당한 장벽을 느끼는 심각한 문제가 있었습니다."라고 말했습니다. 가장 큰 어려움은 병원과 의료 시설에서 컴퓨터에 접근할 수 없다는 것이었습니다.

포터, 청소부와 경비원은 보통 컴퓨터를 이용하지 않습니다. 마찬가지로 의사와 간호사들이 컴퓨터 앞에 앉아있을 일도 없습니다.

직원용 Facebook 그룹에서 업무에 관한 정보에 접근하기 위해 개인 계정을 사용해야 한다는 사실도 불편하게 느껴졌습니다. 저는 사람들이 원하는 지점에서 선을 그을 수 있기를 바랍니다. '내 일은 여기서부터 여기까지야'라고 말할 수 있기를 바라죠.

Royal Berkshire에서 더 나은 조직 문화를 조성하려면 균형이 매우 중요했습니다. "직원들이 원하는 지점에서 선을 그을 수 있도록 하는 동시에 의도치 않게 직원들에게 초래한 장벽을 줄이는 작업을 병행해야 했습니다."

Niall과 그의 팀은 이러한 점을 염두에 두고, 커뮤니케이션 및 참여 채널을 간소화하고 통합할 도구의 입찰을 진행했습니다. Workvivo는 이 과정 초기부터 두드러졌습니다.

이는 Workvivo가 이전에는 생각지 못했던 방식으로 커뮤니케이션에 대해 생각해 보도록 했기 때문이기도 합니다. 우리는 여전히 몇몇 업데이트만이 적용된 정적인 인트라넷과 별도의 포럼, 그리고 이메일 등 전통적인 내부 의사소통 방식을 고수하고 있었습니다.

Workvivo는 우리가 조금 다르게 사고하게 만들었고, 이 도구 전체가 새로운 커뮤니케이션 방식이 될 수 있다는 생각이 들었습니다.

보안 및 규정 준수

인트라넷 보안은 사실상 모든 회사에서 가장 중요한 우선 순위이지만, 의료 기관의 경우 위험이 더 큽니다. Niall은 Workvivo가 Royal Berkshire의 보안 및 규정 준수 요구 사항을 쉽게 충족한 방법을 공유했습니다.

저희 사이버팀은 순전히 보안의 관점에서 Workvivo가 괜찮고 안전한지 확인해야 했습니다. 또한 정보 거버넌스 팀도 기존보다 좀 더 개방적인 플랫폼을 만드는 경우의 영향을 고려하는 동시에 직원이 조직 외부로 정보를 유출할 수 있는 사례가 발생하지 않도록 해야 했습니다.

Workvivo는 두 팀의 심사를 여유롭게 통과했습니다. 문화의 변화에 따른 약간의 불안감은 있었지만, 제가 알기로는 직원이 Workvivo에서 무언가를 가져가서 외부로 옮기는 사고가 발생하는 일은 단 한 번도 없었습니다.

사실 직원 Facebook 그룹이야말로 보안 위험이 더 컸습니다. 가장 큰 문제는 사람들을 그 공간에서 퇴장시키는 일이 매우 어렵다는 점이었습니다. 예를 들어 이미 몇 달 전에 퇴사한 사람이 그룹에 남아 있을 수도 있는데, 계약직 직원들에 의존하는 NHS의 대형 고용주로서 매월 약 100명의 퇴사자를 직원 Facebook 그룹에서 퇴장시키고 일일히 추적하기란 너무 어려운 일입니다.

Workvivo의 경우 소셜 미디어 플랫폼의 요소가 있긴 하지만, 사람들은 여전히 다른 플랫폼과 상당히 다르다고 생각합니다. 따라서 그러한 관점에서는 어떠한 문제도 겪지 않았습니다.

Spotlight: NHS 직원 설문조사

2023년 9월부터 10월까지 Royal Berkshire 직원들은 NHS 직원 설문조사 참여 초대를 받았습니다. Niall과 그의 팀은 처음으로 거의 Workvivo를 통해서만 설문조사를 진행했습니다.

역대 가장 높은 응답률을 기록했습니다.

보통 우리는 사람들에게 금전적 보상을 내걸지만, Workvivo를 통해 설문조사를 진행한 것이 가장 큰 도움이 되었고, 그 결과 아마도 전국 지역 병원 중 가장 높은 응답률을 달성했습니다.

Royal Berkshire는 전년 대비 모든 점수가 개선되었습니다.

• 75%의 직원이 개선 사항을 제안할 힘을 얻었다고 느낍니다.
• 89%는 자신의 책임이 무엇인지 확실히 알고 있습니다.
• 92%는 업무를 수행할 때 신뢰받는다고 느낍니다.
• 69%는 직장에서의 우려에 관해 목소리를 내는 것이 안전하다고 느낍니다.
• 64%는 자신이 적합한 학습 및 개발 기회에 접근할 수 있다고 생각합니다.
• 73%는 동료들의 존중에 만족합니다.
• 82%는 동료와 함께 일하는 것을 즐깁니다.
• 20%는 향후 12개월 내에 새로운 일자리를 구할 가능성이 높습니다.
• 75%는 직속 상사로부터 지원과 격려를 받았다고 느꼈습니다.

또한 정말 유용했던 점은 대상을 세분화할 수 있다는 점이었습니다. 이전에는 조직의 모든 구성원에게 전체 대상의 커뮤니케이션을 보내야 했습니다. 하지만 어떤 부서들은 정말 참여도가 높아 따로 커뮤니케이션할 필요가 없었으며, 반면 전혀 참여하지 않는 부서들도 있었습니다.

Workvivo를 사용하면 케이터링 부서나 응급실을 겨냥한 메시지를 보낼 수 있습니다. 부서마다 특성이 고유합니다. 어떤 부서는 직접 찾아온 환자들을 상대하는 반면, 일반의가 의뢰한 환자들을 상대하는 부서도 있죠. 어떤 사람들은 낮에 정말 바쁘지만, 다른 사람들은 밤에 정말 바쁘고요. 의사에게 전달하는 메시지와 접수 창구의 원무 직원에게 전달하는 메시지를 다르게 조정할 수 있는 기능은 정말 유용합니다.