스태퍼드셔 대학교의 사내 커뮤니케이션, Workvivo를 통해 최고의 성적을 거두다
Workvivo를 디지털 전환 여정의 중심점으로
79%
Workvivo에 등록된 직원 비율
76%
월별 Workvivo 접속 직원 비율
100%
전 직원 이메일 감소율
디지털 기술을 선도하는 대학
어느 산업에서든 내부 커뮤니케이션과 직원 참여를 제대로 실현하기란 쉽지 않지만, 대학에서는 특히 더 어려울 수 있습니다.
대학은 일반적으로 수천 명의 다양한 사람들을 고용하고 있으며, 서로 다른 인구통계학적 특징을 지닌 직원들이 여러 캠퍼스와 학과에 분산되어 있습니다. 예를 들어, 유기화학을 가르치는 사람은 동창회 사무실에 근무하거나 경비원으로 일하는 사람과 만날 일이 거의 없습니다.
하지만 오늘날 세상에서 연결은 기업 문화를 형성하는 가장 중요한 구성 요소 중 하나입니다.
커넥티드 대학교(Connected University)라고도 알려진 스태퍼드셔 대학교(Staffordshire University)는 영국에서 1700명의 직원을 고용하고 있습니다. 디지털 기술 분야를 선도하는 대학으로서 직원들을 연결하는 새롭고 혁신적인 방법을 모색하는 것은 스태포드셔 대학의 여정에서 자연스러운 다음 단계였습니다.
이것이 바로 Workvivo를 선택한 이유였습니다.
직원 수
1,800
산업
고등교육
위치
영국
카테고리
중규모 기업
Workvivo를 도입하기 전의 스태포드셔 대학교
스태포드셔 대학교는 진보적인 대학으로서, 직원 경험과 참여를 높이려면 현대적인 접근 방식을 도입해야 한다는 사실을 알고 있었습니다. 회사의 우선순위 중 하나는 상향식 의사소통에서 벗어나는 것이었습니다. 상향식 의사소통은 대화의 고립을 초래하고 직원의 동기를 저하시킬 수 있는 오래된 모델입니다.
Instead, Staffordshire wanted its workers to be engaged and actively involved in sharing information. [Embracing open communication] (https://www.workvivo.com/communications/) would pave the way for two-way conversations at the university, better connecting its employees at every level and boosting their engagement.
스태포드셔 대학교가 해결책을 찾고 있을 때, 객원 교수인 Andrew Proctor는 이 대학의 디지털 서비스 책임자였습니다. 그는 이렇게 말했습니다. "사람들이 업데이트와 정보를 받고 소통할 수 있는 다양하고 이질적인 채널이 너무나 많았습니다. 우리가 하는 일은 매우 파편화되어 있었기 때문에 이를 하나의 채널로 통합하고 싶었습니다."
그 당시 경영 회의는 정보 중심이었고, 직원들의 활동이 미치는 영향을 보여주는 데 실패했습니다. 동료 간 대화와 인정이 끼어들 틈도 없었습니다.
그래서 우리는 방식을 바꾸었습니다. 팀원들은 사용자 스토리를 활용하여 사용자 가치와 업무의 영향을 입증했고, 이를 통해 모든 사람이 프로젝트의 전반적인 의미와 목적을 이해하도록 도왔습니다.
스태포드셔 대학교는 "이는 Workvivo의 도움이 절대적으로 필요했던 부분"이라고 말했습니다.
더욱 개방적인 커뮤니케이션 방식을 채택한 것은 우리 직원 참여에 있어 획기적인 변화였습니다.
Judy O'Brien
Staffordshire의 내부 커뮤니케이션 관리자
Workvivo를 선택한 이유
개방적인 의사소통과 효과를 우선시하는 스태포드셔 대학교의 팀은 자연스레 Workvivo를 다음 단계로 생각했습니다.
이 대학은 Workvivo의 첫 고객이자 최초의 고등교육기관 파트너가 되었습니다.
스태포드셔 대학교가 직원 경험 플랫폼에서 필요로 한 것은 무엇일까요?
사용하기 쉬운 소셜 앱
스태포드셔 대학교는 직원들이 직관적으로 사용할 수 있는 앱 기반 솔루션을 찾고 있었는데, 이 솔루션을 통해 쉽게 로그인하여 즉시 게시물을 올리고 참여할 수 있었습니다. 또한 스태포드셔 대학교는 직원들이 새로운 앱을 Facebook과 같은 소셜 공유 플랫폼이 아닌, 사회적 연결을 강화하는 회사 도구로 인식하기를 바랐습니다.
대학과 같은 전통적인 환경에서 소셜 인트라넷으로 전환하는 것은 섣부른 행보가 될 수 있습니다. 하지만 스태포드셔 대학교는 직원들의 기대치가 변화하고 젊은 세대가 직장에 합류함에 따라 사내 커뮤니케이션을 개선하는 것이 중요하다는 것을 알고 있었습니다.
인정 및 목표
또 다른 우선 순위는 인지도였습니다. 스태포드셔 대학교는 직원들에게 일상적인 업무를 대학의 중요한 목표와 연계할 수 있는 기회를 제공하고자 했습니다. 이를 통해 직원들이 자신의 업무를 훨씬 더 쉽게 보여주고 그에 대한 칭찬을 받을 수 있을 것이라고 생각했기 때문입니다.
소중한 대우를 받는다는 느낌과 팀 전체의 인정을 심어주면 직원 간에 더욱 밀접하고 의미 있는 관계가 형성될 것입니다.
직원들이 소속감을 느낄 수 있는 앱
스태포드셔 대학의 리더십 팀은 직원들이 플랫폼 공간을 직접 관리하며 그들만의 공간으로 만들기를 원했으며, 직원들은 더욱 접근이 쉽고 의미 있는 방식으로 리더십과 소통할 수 있기를 바랐습니다.
Workvivo 시작하기
직원들의 도입률을 높이기 위한 첫 단계는 사람들에게 앱에 대해 알리는 것입니다. 대학 측은 직원용 앱을 출시하는 이유를 설명하는 내부 커뮤니케이션 캠페인을 진행했는데, 특히 직원 참여에 어떤 의미가 있는지를 중점적으로 설명했습니다. 이러한 노력은 스태포드셔 대학의 내부 커뮤니케이션 관리자인 Judy O’Brien이 주도했습니다.
스태포드셔 대학교는 직원들에게 흥미로운 일이 예정되어 있음을 알렸고, 추진력을 얻은 후 경영진이 '애피 프라이데이(Appy Friday)'라고 부르는 날에 Workvivo를 출시했습니다.
지명된 홍보대사는 사람들이 앱을 다운로드하고 앱에 만족하는지 확인하기 위해 시간을 할애하여 기관의 모든 사무실을 방문했습니다. 즉, 직원들은 처음부터 Workvivo를 통해 참여할 수 있었습니다.
일선 직원에게 친화적이라는 것은 스태포드셔 대학교가 직원 경험과 내부 커뮤니케이션 앱에 요구하는 중요한 요소였습니다. 대학의 여러 부서에는 시설 담당 직원, 보안 직원, 청소 직원, 교수진 등 업무용 컴퓨터를 사용할 수 없는 사람들이 많습니다. 따라서 모바일로의 전환은 필수였습니다.
전반적으로 스태포드셔 대학교는 기업 도구의 모든 장점과 익숙한 소셜 및 연결 요소를 원활하게 통합하는 솔루션을 찾고 있었습니다.
스태포드셔 대학교의 성공을 위한 준비
대학 내에는 동적인 구성 요소가 너무 많으므로, 직원 경험 앱을 구현하려면 신중한 계획과 고려가 필요합니다. 스태포드셔 대학은 성공을 위해 어떤 준비를 했을까요?
커뮤니케이션, 디지털 서비스, HR 팀이 협력하여 직원들을 위한 Workvivo 시스템을 구축했습니다. 디지털 서비스 팀과 HR 팀은 액티브 디렉터리의 직원 세부 정보(직함, 부서, 위치 등)가 최신 상태인지 확인했습니다. 팀은 효율성을 높이고, 유지 관리가 어렵고 비효율적인 이메일 배포 목록에서 벗어나고자 했습니다. 각 직원의 팀 정보가 있으면 대상을 세분화하고 메시지를 더 쉽게 전달할 수 있습니다. 이를 통해 시간이 지나면서 모든 직원의 이메일을 Workvivo로 완전히 대체하고자 했습니다.
플랫폼을 출시하기 전에 많은 콘텐츠를 일정에 맞춰 직원에게 미리 제공하는 건 쉬운 일이었습니다. 스태포드셔 대학은 이를 통해 막상 출시 당일에 김이 샐까 봐 걱정할 필요 없이 출시에 앞서 기대감을 고조시킬 수 있었습니다. 처음으로 로그인한 직원들에게는 다양한 앱 사용 방법을 알려 주는 다양한 콘텐츠가 표시되었습니다.
스태포드셔 대학은 출시에 앞서 여러 팀원을 Workvivo 홍보대사로 선정하기도 했습니다. 이들은 출시 초기 단계에 있는 사람들과의 접점이 되었으며, 플랫폼 사용 방법을 설명하는 비디오 등 유용한 자료도 제작할 수 있었습니다. 직원들의 앱 참여는 Workvivo의 자체 지원 자료와 함께 성공적인 시작에 기여했습니다.
출시 후 참여 유지
마침내 출시일이 다가왔을 때, Judy와 팀원들은 지금까지의 기세를 유지하는 것을 중요하게 생각했습니다. 직원들은 대회에 참여하거나 게시물에 댓글을 달고 참여하는 등 다양한 방식으로 참여하도록 독려를 받았습니다.
초기에 스태포드셔 대학교는 Workvivo를 활용하여 세계 책의 날을 맞아 사람들에게 책에서 가장 좋아하는 명언을 공유하도록 요청하고 하루 동안 동료들과 라이프스타일을 개선하는 방법에 관해 이야기하는 캠페인을 주최했습니다.
2020년에는 조직 전체에서 개인과 팀을 대상으로 765건의 감사 표시가 등록되었으며, 1,296회의 업데이트가 있었습니다.
이 모든 성과는 스태포드셔 대학이 가능한 한 빨리 Workvivo에서 많은 연결을 실현한다는 목표를 달성했음을 의미했습니다. 또한 대학은 이를 통해 중요한 정보를 쉽게 찾을 수 있도록 지원하는 동시에 직원들이 서로 칭찬을 아끼지 않는 문화를 조성할 수 있었습니다.
현재는 62%의 직원이 매주 Workvivo를 이용하며, 76%는 매달 이용합니다.
Workvivo를 도입한 후의 스태포드셔 대학교
Judy는 "더욱 개방적인 커뮤니케이션 방식을 채택한 것은 우리 직원 참여에 있어 획기적인 변화였습니다. 직원들은 자신의 의견을 말할 수 있으며, Workvivo를 활용하여 질문을 하고 필요한 것뿐 아니라 원하는 것도 경영진에게 말하도록 독려를 받았습니다."라며,
"직원들이 그저 따르는 것이 아니라 문화를 주도한다는 인식이 있습니다. 직원들 스스로 문화를 형성하고 이끌어나가고 있습니다."라고 말했습니다.
Andrew는 자신의 경험에 대해 "Workvivo는 제가 매일 사용하는 앱 중 상위 5위 안에 드는 앱입니다. 리더이자 대학 내 대규모 커뮤니티의 일원으로서 제가 어떤 일들이 일어나고 있는지 파악할 수 있는 중요한 수단 중 하나죠."라고 밝혔습니다.
"이 사실은 엄청나게 중요해요. 특히 우리가 과거에 비해 물리적으로 더 멀어졌기 때문에 더욱 더 그렇습니다. Workvivo 덕분에 다들 뭘 하는지 계속해서 파악할 수 있죠."라고 Andrew는 덧붙였습니다.
Workvivo를 출시하기 전에 기반을 다진 덕분에 팬데믹이 닥쳤을 때 사내 커뮤니케이션에 대한 직원들의 만족도가 하락하지 않고 오히려 상승했습니다. 직원의 74%는 COVID에 관한 사내 커뮤니케이션 업데이트에 만족한다고 답했으며, 78%는 감사 표시가 팀 사기를 높이는 데 매우 유용하다고 답했습니다.
Workvivo가 개선에 도움이 된 분야
스태포드셔 대학의 직원들은 그 어느 때보다도 더 긴밀하게 연결되어 있습니다.
- 직원들은 마음 건강과 지속 가능성과 같은 주제에 관해 소통하고, 동료들과 서로 감사를 표합니다. 직원들은 직함을 넘어 자신의 진정한 모습을 직장 동료들에게 보여 줄 수 있습니다. 이 모든 변화는 더욱 의미 있는 대화로 이어졌고, 직원들 간의 유대감을 강화했으며, 소속감을 고취했습니다.
- Workvivo의 조직도와 구조를 통해 직무에 적합한 사람을 찾으면 검색에 낭비되는 시간을 줄이고 직원들의 이름뿐 아니라 얼굴까지 기억할 수 있습니다.
- 사내 커뮤니케이션도 더욱 수월해졌습니다. 예를 들어, 디지털 서비스 팀에서는 이 플랫폼을 통해 인터넷 문제에 관한 알림을 받을 수 있습니다.
- "원격 근무로 전환하게 되자, Workvivo는 신의 선물처럼 느껴졌습니다." 모두가 이미 Workvivo를 사용하고 있었기 때문에 전례 없는 업무 환경의 변화에도 공식 업데이트가 쉽고 효율적으로 이루어졌습니다.
- 동료 직원들의 상호 인정이 그 어느 때보다도 증가했으며, 팀원 간의 신뢰와 투명성이 커졌습니다. 직원들은 진정한 자신의 모습을 드러낼 수 있다는 자신감을 갖고 자주 참여합니다.
- 오늘날 스태포드셔 대학의 모든 내부 커뮤니케이션은 Workvivo를 통해 이루어집니다. 출시 당시 Judy와 팀은 교수진이 더 이상 전 직원에게 이메일을 보내지 말도록 권장했습니다. 대신 주차 및 허가증 업데이트, 스포츠 경기 일정 공지, 예정된 이벤트 등 전달해야 하는 메시지에 가장 적합한 Workvivo 채널을 선택함으로써 동료들에게 커뮤니케이션 간소화의 이점을 보여주었습니다.
Workvivo가 개선에 도움이 된 분야
스태포드셔 대학의 직원들은 그 어느 때보다도 더 긴밀하게 연결되어 있습니다.
- 직원들은 마음 건강과 지속 가능성과 같은 주제에 관해 소통하고, 동료들과 서로 감사를 표합니다. 직원들은 직함을 넘어 자신의 진정한 모습을 직장 동료들에게 보여 줄 수 있습니다. 이 모든 변화는 더욱 의미 있는 대화로 이어졌고, 직원들 간의 유대감을 강화했으며, 소속감을 고취했습니다.
- Workvivo의 조직도와 구조를 통해 직무에 적합한 사람을 찾으면 검색에 낭비되는 시간을 줄이고 직원들의 이름뿐 아니라 얼굴까지 기억할 수 있습니다.
- 사내 커뮤니케이션도 더욱 수월해졌습니다. 예를 들어, 디지털 서비스 팀에서는 이 플랫폼을 통해 인터넷 문제에 관한 알림을 받을 수 있습니다.
- "원격 근무로 전환하게 되자, Workvivo는 신의 선물처럼 느껴졌습니다." 모두가 이미 Workvivo를 사용하고 있었기 때문에 전례 없는 업무 환경의 변화에도 공식 업데이트가 쉽고 효율적으로 이루어졌습니다.
- 동료 직원들의 상호 인정이 그 어느 때보다도 증가했으며, 팀원 간의 신뢰와 투명성이 커졌습니다. 직원들은 진정한 자신의 모습을 드러낼 수 있다는 자신감을 갖고 자주 참여합니다.
- 오늘날 스태포드셔 대학의 모든 내부 커뮤니케이션은 Workvivo를 통해 이루어집니다. 출시 당시 Judy와 팀은 교수진이 더 이상 전 직원에게 이메일을 보내지 말도록 권장했습니다. 대신 주차 및 허가증 업데이트, 스포츠 경기 일정 공지, 예정된 이벤트 등 전달해야 하는 메시지에 가장 적합한 Workvivo 채널을 선택함으로써 동료들에게 커뮤니케이션 간소화의 이점을 보여주었습니다.
연결된 대학
Workvivo와의 파트너십을 통해 스태포드셔 대학은 내부 커뮤니케이션을 혁신하고 직원들이 업무에 최선을 다할 수 있도록 영감을 주는 방법을 개선했습니다.
이 앱은 스태포드셔가 매일 연결된 대학으로서의 가치를 옹호하고, 학생과 교직원을 서로 및 비즈니스와 유망한 커리어 기회와 연결한다는 약속을 이행하는 데 도움이 됩니다.
