Join us for The Frontline Summit '25 – shaping the future of frontline work. June 4th | 3pm GMT+1 / 10am EST
Associa ziet 'ongelooflijke' betrokkenheid van werknemers met Workvivo
Elke medewerker van Amerika's grootste beheerbedrijf van verenigingen van huiseigenaren met elkaar in contact brengen als nooit tevoren
71%
Van de werknemers die actief zijn op Workvivo
74%
Gebruik Workvivo elke maand
14
Weken van aftrap tot lancering
Associa is Amerika's grootste beheerder voor Verenigingen van Eigenaren (VvE) dat gespecialiseerd is in landelijk vastgoedbeheer en gemeenschapsbeheer met een volledig pakket diensten op het gebied van beheer, onderhoud en onroerend goed voor vrijwel elke gemeenschap.
Deze speciale casestudy is volledig geschreven door onze klant, Sarah Clausen – Director of Corporate Communications bij Associa.
Ga je gang, Sarah!
Medewerkers
8,000
Sector
Onroerend goed
Locatie
Noord-Amerika (hoofdkantoor in Texas)
Categorie
Enterprise
Ik houd me bezig met de ervaring van onze werknemers en Workvivo maakt dat werk zo veel gemakkelijker
Sarah Clausen
Director of Corporate Communications
De uitdaging
"We zaten absoluut niet op één lijn in onze organisatie. We zijn een organisatie die bestaat uit veel overnames en elke keer dat we een nieuw bedrijf overnemen, zijn er nieuwe e-mailadressen en een nieuw HR-systeem. Het wordt steeds moeilijker om te communiceren naarmate we meer bedrijven overnemen. Het was dus een kwestie van communiceren met alle medewerkers, niet alleen met degenen die in ons HR-systeem staan.
"Ons oude intranet was erg statisch. Het was een heel oud programma. Je kon zelfs niets opzoeken en het was frustrerend voor al onze medewerkers. We waren op zoek naar een nieuwe intranetprovider, maar ook naar een nieuwe manier om met elkaar te communiceren.
"Ik heb jarenlang verschillende leveranciers doorgelicht en Workvivo kwam om zoveel redenen als beste uit de bus. Het platform zelf, de mogelijkheid om het te maken zoals we wilden, en dan de mensen die bij Workvivo werken - vanaf dag één waren ze zo, zo behulpzaam.
"Onze grootste uitdaging was een verspreid personeelsbestand waar we niet altijd goed mee konden communiceren. Nu kunnen we met iedereen communiceren; iedereen voelt de werknemerscultuur, de bedrijfscultuur, en alle werknemers voelen zich nu verbonden en een echt deel van ons bedrijf."
De oplossing
"Er waren veel dingen om uit te werken. Zo hebben de e-mailadressen van onze werknemers heel wat verschillende domeinnamen., wat voor een heuse uitdaging heeft gezorgd.
"Het team van Workvivo en mijn team hebben echt moeten samenwerken om alles uit te zoeken. In het begin was het ontmoedigend, maar toen ik eenmaal besefte dat het team van Workvivo me antwoorden kon geven die ik niet had, was het een prachtige samenwerking.
"We hebben 14 weken nodig gehad om op te starten, inclusief het aanpassen van ons volledige intranet – en dat zijn maar liefst duizenden documenten en pagina's! We zijn nu vier maanden bezig en ik controleer nog steeds elke dag om de pagina's te controleren en ze een beetje beter te maken, want aan het eind moest alles heel snel gaan om het rond te krijgen. En dat is het mooie van Workvivo; als ik iets wil veranderen, kan ik dat meteen doen. Ik hoef niet te wachten.
"Ons oude intranet was gecodeerd, dus als ik iets wilde veranderen, moest ik mijn medewerker bellen en moest hij letterlijk de code schrijven. Met Workvivo kunnen we heel eenvoudig doen wat we willen. We zijn nog maar vier maanden bezig en ik heb al verschillende veranderingen doorgevoerd op basis van feedback van werknemers en wat belangrijk voor hen is."
Het resultaat
"De betrokkenheid van werknemers is ongelooflijk. Als je aan een dergelijk project begint, kun je bang zijn dat mensen zich gaan misdragen of onbeschofte opmerkingen en dat soort dingen gaan schrijven, maar het tegendeel is absoluut gebeurd. Er is nog nooit een negatief bericht of opmerking gemeld. Mensen zijn zo blij om met elkaar in contact te komen en hun verhalen te delen en te zien wat er in het hele bedrijf gebeurt. Ze vinden het geweldig om een ander beeld van onze leidinggevenden te krijgen en hen te ontmoeten door naar hun verhalen te luisteren.
"De feedback en de aanname ervan waren gewoon prachtig. We zitten nog niet op 100%, maar we zijn goed op weg. En de mensen die meedoen, zijn ook écht betrokken en moedigen hun teams aan om mee te doen aan het initiatief.
“Ik zie dat mensen het prettig vinden dat ze gemakkelijk de dingen kunnen vinden die ze nodig hebben. Ze kunnen op het intranet zoeken, wat we voorheen niet konden. Door dit soort eenvoudige dingen zullen ze minder tijd kwijt zijn aan het vinden van dat ene specifieke bestand dat ze nodig hebben. Gewoon even zoeken ... gevonden! Vroeger hadden ze pagina na pagina van ons oude intranet moeten doorbladeren.
"Ik weet dat onze productiviteit absoluut gaat veranderen. Maar alleen al de betrokkenheid van de werknemers en het feit dat mensen weten voor wie ze werken, wat onze bedrijfscultuur is, wat onze waarden zijn en waar we voor staan zorgt al voor verandering. En het staat niet in een e-mail - het staat op deze prachtige site waar mensen foto's en verhalen kunnen delen.
"Elke keer als ik ik er ben, krijg ik een energieboost en een gevoel van: 'Ik hou van mijn werk. Ik houd me bezig met de ervaring van onze werknemers en Workvivo maakt dat werk zo veel gemakkelijker'.
“De feedback was buitengewoon. Werknemers houden echt van deze nieuwe manier om contact te leggen en zich deel van het bedrijf te voelen. Ze hebben het gevoel dat hun dagelijkse taken echt belangrijk zijn."
Favoriete functie: Alles!
"Er is niet per se één favoriete functie, maar gewoon het hele platform in het algemeen - het gemak van het intranet, het vinden van inhoud, de connecties, de mogelijkheid om contact te leggen en vragen te stellen aan een medewerker. Als ik in Texas werk, kan ik met een werknemer in New York, Canada of Mexico praten.
"Het is die mogelijkheid om met elkaar in contact te komen en ideeën te delen, en te onthouden dat we hier allemaal in hetzelfde team zitten, ook al zijn we verspreid, dat Workvivo zo geweldig maakt.
"En als ik niet weet hoe ik iets moet doen, dan garandeer ik je dat er iemand in de organisatie is die dat wel weet. Nu kan ik gemakkelijk een berichtje plaatsen en vragen: "Hé, weet iemand hoe je dit moet doen?" en dan geven mensen een reactie.
"Ook de erkenningsberichten en de shoutouts zijn leuk. Dat zijn de dingen waarvan we beseffen dat ze een grote impact hebben. Als de CEO van je bedrijf je een shoutout geeft, is dat echt fantastisch en zeer belangrijk voor de ervaring van een werknemer."
Interne campagnes:
'Vijf vragen met ... 'en 'Laat Workvivo voor jou werken'
"Eén ding dat we hebben gelanceerd was 'Vijf vragen met ...'. Dat is een videoserie waarin een van onze leidinggevenden iemand in het bedrijf interviewt. Het begon met de CEO, maar ook eerstelijnsmedewerkers worden geïnterviewd. Er zijn vier vragen die over het bedrijf gaan - hoe gaat het met ons, loopbaanontwikkeling, dat soort dingen - en de laatste vraag is gewoon een aparte, originele vraag. Laatst kreeg onze CEO bijvoorbeeld de vraag: "Wat is iets waarvan mensen verbaasd zouden zijn als ze het over jou te weten kwamen?" en hij zei: "Ik heb een kudde longhornrunderen".
"En dus hebben we vandaag foto's van hem met zijn Longhorn-vee. Zulke kleine dingen helpen je om de mens achter de leidinggevende te zien.
"Verder heb ik ook de 'Laat Workvivo voor jou werken'-campagne ontwikkeld. Telkens als werknemers een bericht met die banner zien, weten ze dat ze een tip, een trucje of iets anders te zien krijgen om Workvivo aan hen aan te passen."
Waarom Workvivo?
"Kies Workvivo als je aandacht wilt geven aan de ervaring van je werknemers, hen een plek wilt geven waar ze contact kunnen leggen en zich een deel van het bedrijf kunnen voelen, en als je wilt dat ze hun belang en hun rol in het bedrijf begrijpen. Workvivo brengt jullie allemaal samen. Het helpt je verhalen te delen, te verbinden, samen te werken en gewoon iedereen samen te brengen zoals nooit tevoren.
"Het Workvivo-team is het meest geweldige, ongelooflijke team waar ik ooit mee heb gewerkt. Ik heb nog nooit een team ontmoet dat zo snel reageert. En ze reageren niet alleen snel, ze handelen ook snel. Een paar weken geleden vroeg ik of we een zoekfunctie konden krijgen voor niet-geactiveerde medewerkers en binnen een uur hadden ze dat toegevoegd.
"Ze helpen je bij elke stap die je zet. Je zult je nooit verloren, verward of overweldigd voelen omdat ze voor je klaarstaan. Ze blijven je volgen vanaf de dag dat je tekent tot elke dag daarna en beantwoorden elke vraag. En het is niet alleen je Workvivo-vertegenwoordiger, het is het hele team. Je hebt een enorm team aan je zijde dat voor je werkt."
