Join us for The Frontline Summit '25 – shaping the future of frontline work. June 4th | 3pm GMT+1 / 10am EST
De CIO van Carbery over Workvivo: 'Het klinkt me als muziek in de oren'
Hoe Workvivo de interne communicatie en betrokkenheid van Carbery heeft getransformeerd met minimale IT-vereisten
Minimaal
IT-middelen gewijd aan de implementatie en het onderhoud van Workvivo
5
Weken van de start tot de dag van de lancering
94%
Van het personeel aangenomen zonder enige trainingsvereisten
Carbery Group stapte in juni 2020 over op Workvivo. Voorheen gebruikte de wereldwijde zuivel- en ingrediëntenproducent een mix van Workplace en een verouderd intranet voor de interne communicatie en de betrokkenheid van medewerkers. Maar met lage adoptiepercentages en een onrealistische hoeveelheid werk om ze te behouden, werden die oplossingen en inhoud al snel achterhaald.
De CIO van het bedrijf, Anthony O'Callaghan, aan het woord: "Het werd uiteindelijk vooral een SharePoint-site, een bestandsopslagplaats, in plaats van een dynamisch intranet." In hun zoektocht naar een ander systeem dat hun problemen echt oploste, gingen Anthony en zijn team op zoek naar "iets dat heel dynamisch is en dat door de werknemers wordt gedragen". Tijd voor Workvivo.
Medewerkers
1,000
Sector
Voedselproductie
Locatie
Wereldwijd
Categorie
Middenmarkt
De prioriteiten van een CIO
Carbery Group opereerde in het verleden digitaal als drie verschillende bedrijven onder één dak. Als CIO was het Anthony's taak om "binnen te komen en die digitale muren neer te halen en deze bedrijven vanuit een technologisch perspectief naar een enkel operationeel bedrijfsmodel te brengen".
Anthony wist dat Carbery hiervoor een nieuwe technologie nodig had die beter aansloot bij de doelstellingen en waarden van het bedrijf en die toegankelijk was voor alle werknemers, zelfs degenen die bijvoorbeeld in de productie werkten en geen toegang hadden tot een e-mailadres van het bedrijf.
We wilden geen verzameling van aparte systemen. Alles moet afgestemd zijn op ons hoofddoel, namelijk zo min mogelijk leveranciers die allemaal naadloos met elkaar praten.
Daar helpt Workvivo echt bij. Het was het eerste platform dat we voor de hele groep hebben uitgerold.
Anthony was op een missie om de IT-infrastructuur van Carbery te transformeren voor interne communicatie en werknemersbetrokkenheid. Hij begon aan een digitaal transformatieproject om 1) één Office 365-omgeving te creëren voor de hele Carbery Group en 2) Workvivo te lanceren om de bestaande digitale muren neer te halen en iedereen de mogelijkheid te geven vlot samen te werken als één groep wereldwijd.
Workvivo was de belangrijkste ruimte om mensen in het proces te betrekken. En we deden het allemaal op een manier die vrij uniek is voor ons: volledige transparantie, volledige openheid – gewoon zoveel mogelijk vertrouwen opbouwen als we konden.
Ik was op zoek naar iets dat het oude intranet overbodig zou maken, zei hij.
We zochten naar iets dat wereldwijd met ons mee kon schalen en dat vrij eenvoudig te implementeren was. Maar wat voor ons ook belangrijk was, was de juiste match met de bedrijfscultuur.
Anthony O'Callaghan
CIO van Carbery
Dus, waarom heeft Carbery voor Workvivo gekozen?
“Op digitaal vlak waren we intern nogal geïsoleerd”, zei Anthony. "De mogelijkheid van Workvivo om al die bestaande digitale muren neer te halen en ons in staat te stellen te communiceren en samen te werken als één bedrijf was een enorm verkoopargument. En omdat er vanuit het oogpunt van IT-infrastructuur niet heel veranderd moest worden om dit gedaan te krijgen, konden we werken met wat we al hadden.
Vanuit het perspectief van een CIO klinkt het me als muziek in de oren, een platform waar de hele organisatie zo op vertrouwt, maar dat zo weinig beheer vereist. Dat is ideaal.
Het behandelt de communicatie als een prioriteit, maar het benadrukt ook het belang van afstemming op de bedrijfswaarden, waaruit een hoog niveau van intelligentie blijkt.
Workvivo: Een natuurlijke oplossing
Bij de implementatie van Workvivo zei Anthony dat alle zorgen die zijn team mogelijk had over training en het behouden van de dynamiek rond betrokkenheid snel werden weggenomen.
"Ik heb nog nooit gezien dat mensen zo snel iets implementeerden", vertelde hij.
En zaken doen verloopt ook een stuk vlotter. Je hebt geen uitgebreide, gedetailleerde fase nodig om de noodzakelijke elementen te verzamelen.
Dit betekent dat mensen meteen aan de slag konden gaan en met Workvivo konden werken na de configuratie, een proces dat slechts vijf weken in beslag nam.
We zagen het meteen dat mensen het gevoel hadden dat ze gewoon konden meedoen en reacties konden geven en delen. Het was voor hen heel natuurlijk.
We hebben een medewerkerslijst op Workvivo maar ook een organigram en contact die actueel blijft, zodat iedereen weet wat er speelt. Dat is eigenlijk alles wat je ooit van een intranetsite wilt.
Productiviteit wint
Als IT-leider weet Anthony dat traditionele intranetsystemen een aantal problemen kunnen oplossen, maar ze stellen ook meer eisen en leggen een zware last op IT om ze te onderhouden. Anthony: "Het mooie van Workvivo vanuit IT-perspectief is dat we er geen mensen voor nodig hebben. De community houdt het up-to-date en het is altijd actueel. We zetten het platform op en werknemers houden het in leven; niemand in mijn team hoeft zich bezig te houden met Workvivo omdat het zo eenvoudig is. Het is gemakkelijk en intuïtief. De training is minimaal.
We hadden een aantal Workvivo-experts onder onze werknemers die zo behulpzaam waren bij de lancering en het stimuleren van het gebruik van het platform.
Door op die manieren tijd, energie en geld te besparen, kunnen de communicatie- en IT-teams van Carbery productiever zijn op de gebieden die er het meest toe doen.
Leidinggevenden helpen om 'naadloos te communiceren'
Anthony prees Workvivo omdat het managementteam van Carbery de mogelijkheid kreeg om "naadloos te communiceren binnen de hele organisatie met minimale inspanning".
Communicatie wordt steeds belangrijker, net als open en eerlijk zijn tegenover medewerkers.
In zijn eigen functie gebruikt hij Workvivo om updates van IT-projecten te delen, bewustzijn over cyberbeveiliging op te bouwen, collega's te erkennen na hun promotie en nieuwkomers in het IT-team te verwelkomen.
Wat zijn enkele van de meest opvallende veranderingen door het gebruik van Workvivo?
De communicatiemanager van het bedrijf, Louise Kelly, legt uit: "Het belangrijkste dat Workvivo ons heeft gegeven is zichtbaarheid en verbinding met al onze vestigingen over de hele wereld. Het heeft ons ook cultureel verbonden. Het heeft onze medewerkersbetrokkenheidsscores verbeterd en in de analyses kunnen we zien hoe mensen omgaan met de informatie. Het helpt ons om beslissingen te nemen bij het plannen van toekomstige informatie."
Wat zijn enkele van de meest opvallende veranderingen door het gebruik van Workvivo?
De communicatiemanager van het bedrijf, Louise Kelly, legt uit: "Het belangrijkste dat Workvivo ons heeft gegeven is zichtbaarheid en verbinding met al onze vestigingen over de hele wereld. Het heeft ons ook cultureel verbonden. Het heeft onze medewerkersbetrokkenheidsscores verbeterd en in de analyses kunnen we zien hoe mensen omgaan met de informatie. Het helpt ons om beslissingen te nemen bij het plannen van toekomstige informatie."
