Join us for The Frontline Summit '25 – shaping the future of frontline work. June 4th | 3pm GMT+1 / 10am EST
Hoe de personeelsretentie van CluneTech met 30% steeg dankzij Workvivo
CluneTech heeft hun cultuur getransformeerd en zich ontwikkeld op een manier waarvan ze niet eens wisten dat die mogelijk was!
30%
Toename in het behoud van werknemers
336%
Stijging van aanbevelingspercentages van werknemers
91%
Nieuwkomers die zeiden dat ze zich welkom voelden
Geavanceerde oplossingen bieden die wereldwijd zakendoen vereenvoudigen
CluneTech is een suite van bedrijven die geavanceerde oplossingen bieden die wereldwijd zakendoen vereenvoudigen. Hun technologie stroomlijnt bedrijfsprocessen zoals digitale verkoop, wereldwijde salarisadministratie, naleving van belastingwetgeving, wereldwijde btw en grensoverschrijdende betalingen, waardoor hun klanten wereldwijd beter zaken kunnen doen.
Voordat CluneTech voor Workvivo koos, was de bedrijfscultuur heel anders dan nu. Omdat het verspreid was over acht verschillende bedrijven in 30 landen, kregen werknemers weinig mogelijkheden om verbinding te maken, en vertrouwen op een verouderd intranet hielp niet. Mensen waren niet in staat om prestaties te vieren, verbinding te maken met de waarden van hun bedrijf en elkaar gewoon te leren kennen. En als gevolg daarvan kwamen de ervaring en betrokkenheid van werknemers tekort.
CluneTech koos in december 2019 officieel voor Workvivo om zijn 1.500+ medewerkers beter te betrekken.
Hier vertelt Rachael Quinlan, Head of Employee Experience van het bedrijf, hoe hun Workvivo-reis heeft bijgedragen aan het stimuleren van de bedrijfscultuur en het samenbrengen van de teams – verspreid over acht bedrijven in 30 landen – zowel tijdens COVID als daarna.
Medewerkers
1,500
Sector
Softwareontwikkeling
Locatie
Wereldwijd (hoofdkantoor in Ierland)
Categorie
Middenmarkt
Workvivo heeft onze #OneTeam-cultuur getransformeerd en toen die echt getest werd, heeft het ons in staat gesteld om te evolueren op een manier waarvan we niet eens wisten dat het mogelijk was!
Rachael Quinlan
Head of Employee Experience bij CluneTech
Het personeelsbehoud steeg met 30%
Met Workvivo aan haar zijde heeft CluneTech enorme vooruitgang geboekt in het verbinden van haar mensen. "In werken op afstand hebben we het allemaal over menselijke verbinding, en dat is voor ons de grootste verbetering geweest.
Workvivo heeft door dit alles onze cultuur niet alleen in stand gehouden, maar zelfs verbeterd en naar een punt gestuwd waar ik niet denk dat het zou zijn als de pandemie en Workvivo er niet waren geweest.
En dat alles wordt bevestigd door sterke retentie- en verwijzingspercentages, die volgens Rachael niet mogelijk waren geweest zonder Workvivo. Het percentage vertrekkers daalde van 14% in 2019 tot 10% in 2021, een verbetering van bijna 30%, ondanks het feit dat het personeelsbestand van CluneTech met 16% groeide.
Dit is een enorme prestatie in een tijd waarin bedrijven over de hele wereld worstelen met massaal verloop en tal van vrijwillige ontslagen, waardoor dit jaar tot 60% van de mensen hun baan zouden kunnen opzeggen.
Met Workvivo stegen de aanbevelingspercentages van werknemers met 336%
Aanbevelingen van werknemers besparen een bedrijf tijd en geld bij het werven en verhogen de kwaliteit van nieuwe werknemers aanzienlijk. Het is een zekere manier om te weten dat je de best mogelijke mensen voor je bedrijf hebt werken, maar ook dat je werknemers genoeg van het bedrijf houden om het aan te bevelen aan mensen die ze kennen.
"Sinds we Workvivo hebben geïmplementeerd, hebben we zeker een positieve toename gemerkt in de aanbevelingen van onze werknemers", zei Rachael. "Onze aanbevelingspercentages zijn meer dan verviervoudigd van 47 in 2020 naar 205 in 2021!" Deze sprong betekende een stijging van 336% sinds de indiensttreding bij Workvivo, een voordeel dat het bedrijf honderdduizenden euro's aan wervingskosten heeft bespaard.
Naast het regelmatig promoten van ons Refer a Friend-programma via Workvivo, hebben we ook een gemakkelijk toegankelijke informatiesectie in onze Employee Benefits-ruimte.
Tijdens wat Rachael omschreef als de "enorme culturele verschuiving" bij het aanpassen aan werken op afstand, was haar team in staat om de "#OneTeam-cultuur en moraal" van CluneTech te behouden.
Workvivo had daar een grote rol in.
CluneTech's 2022 Great Place to Work-statistieken
Zie hoe Workvivo een direct rendement op de investering heeft opgeleverd voor CluneTech
91%
Nieuwkomers voelen zich welkom
90%
Vriendelijke plek om te werken
83%
Trots op de prestaties van het bedrijf
84%
Mensen geven om elkaar
De reis van CluneTech om mensen binnen en tussen bedrijven met elkaar in contact te brengen
Net als de meeste organisaties werd CluneTech gedwongen om te gaan werken op afstand toen de pandemie toesloeg. De werknemers – die in 35 kantoren in 30 verschillende landen werkten – moesten plotseling worden verplaatst van volledig onsite naar volledig op afstand.
Zelfs vóór COVID liet de wijdverspreide geografie van het bedrijf niet veel mogelijkheden over voor de mensen om met elkaar in contact te komen. Silo's vormden een groot obstakel en deze werden niet geholpen door het indertijd door CluneTech zelf gebouwde intranet, dat Rachael vergeleek met een "comic sans-poster in je plaatselijke supermarkt".
"Onze benadering van betrokkenheid, communicatie en de algehele werknemerservaring was behoorlijk verouderd, wat behoorlijk beschamend was voor een techbedrijf", legt Rachael uit. "Iedereen was op kantoor en de hele aanpak was volledig lokaal."
Het oude intranet van CluneTech ontving gemiddeld tussen de 12k en 15k unieke bezoeken per maand met 2,7 pagina's per bezoek. Het bracht een aantal problemen met zich mee. Het grootste probleem was dat het geen sociale ruimte was waar werknemers met elkaar in contact konden komen en op een zinvolle manier konden samenwerken, maar dat het een verouderd en transactioneel systeem was dat in de nieuwe wereld van werk volledig overbodig was geworden.
Rachael vertelde ons: "Het is belangrijk om te weten dat we via ons vorige intranet niet konden samenwerken. Er ontbrak een activity feed en werknemers konden geen updates plaatsen of delen. Daarom waren alle bezoeken heel specifiek voor een taak. Een medewerker kan bijvoorbeeld op zoek zijn geweest naar een bepaalde polis of een RSVP voor een evenement."
Minder stress voor ontwikkelaars en IT
Het bedrijf vertrouwde ook sterk op zijn ontwikkelaars om het intranet bij te werken. Eén ontwikkelaar besteedde maar liefst 6 tot 8% van zijn tijd aan het onderhoud ervan.
"Daarnaast moesten ik en Kristina, die ook zorgt voor interne communicatie en betrokkenheid, samenwerken met ons ontwerpteam dat de afbeeldingen zou creëren die onze ontwikkelaars dan zouden uploaden", legde ze uit. "Als je kijkt naar de grote hoeveelheid tijd, middelen en mensen die nodig waren om de site te onderhouden, was het een ongelooflijk kostbare tool die weinig waarde had voor onze mensen."
CluneTech wilde een nieuwe ervaring voor hun medewerkers, die alles zou bieden wat hun oude intranet niet kon bieden. Rachaels team werd geïnspireerd om na te denken over een app voor werknemerservaringen die zou passen bij de specifieke behoeften van CluneTech, zoals het verbinden van al haar merken op hetzelfde platform.
Rachael wist dat de bedrijven van CluneTech een oplossing nodig hadden waarbij cultuur en open communicatie centraal stonden, en niet middelen en productiviteit. Door boven alles te focussen op de werknemerservaring, zouden mensen over de hele wereld betrokken kunnen worden, wat uiteindelijk zou werken als een katalysator voor productiviteit en impact.
Er waren opties beschikbaar voor communicatie tussen werknemers in het algemeen, maar CluneTech vond het moeilijk om een app te vinden die specifiek de communicatie tussen bedrijven zou bevorderen.
Maatwerk was ook belangrijk voor haar team. "We wisten vanaf het begin dat de suggesties en feedback die we vanaf dag één aan Workvivo gaven, werden meegenomen en we konden het zien in de productupdates – dat is op zichzelf al van onschatbare waarde", zei ze.
"Als admin op Workvivo hebben we volledige controle over het aanbrengen van wijzigingen en updates aan ons platform. Taken zoals het wijzigen van de banner van de hoofdactivity feed of het bijwerken van documenten of beleidsregels kunnen nu in een paar seconden worden uitgevoerd en, nog belangrijker, door één persoon! Vanuit dat perspectief heeft Workvivo veel van onze tijd vrijgemaakt en ons in staat gesteld om ons te richten op meer impactvolle activiteiten."
In stijl feestvieren in een virtuele werkomgeving
De ambities van CluneTech om een bedrijfsoverschrijdende cultuur onder zijn merken te bevorderen, werden echt gerealiseerd toen ze Workvivo gebruikten als onderdeel van hun virtuele kerstfeest op meerdere platforms in december 2020. Als wereldwijde organisatie met veel verschillende vestigingen was het bedrijf nooit in staat geweest om een kerstfeest te organiseren waar al hun medewerkers bij aanwezig konden zijn. Maar het houden van betekenisvolle vieringen om mensen te helpen ontspannen, contact te maken en hun prestaties te markeren, is een cruciaal onderdeel van elke geweldige werknemerservaring.
Met Workvivo kon CluneTech nu elke werknemer uitnodigen voor de viering zonder zich zorgen te hoeven maken over de logistiek van een persoonlijk evenement.
In de aanloop naar het feest postte een medewerker van CluneTech een video op Workvivo waarin hij de rest van het bedrijf liet zien hoe ze hun eigen Waldorf ster konden bouwen en er kwamen veel reacties van collega's die hun eigen Waldorf ster postten.
De campagne was zo succesvol dat de Waldorf-ster werd gebruikt als thema voor het kerstfeest. "Het was de eerste keer dat iedereen aanwezig kon zijn en mensen stemden af op de livestream vanuit hun thuiskantoor met kinderen op schoot," zei Rachael.
Voor een overkoepelend bedrijf als CluneTech kan het uitrollen van nieuwe initiatieven die verschillende teams op verschillende locaties bij elkaar brengen financiële risico's met zich meebrengen. "Workvivo maakt het gemakkelijk om dit soort dingen uit te proberen en er zinvolle gesprekken over te voeren", voegde Rachael toe.
"Het neemt het risico weg om veel tijd en geld te investeren in iets soortgelijks, en stelt je toch in staat om de hoge impact te bereiken en deze vervolgens op een heel gemakkelijke manier te analyseren."
Het gebruik van een platform voor werknemerservaringen om dergelijke creatieve concepten tot leven te brengen voor hun verschillende bedrijven is iets wat CluneTech van onschatbare waarde heeft gevonden.
"Toen we thuis moesten werken vanwege COVID, heeft Workvivo onze cultuur niet alleen in stand gehouden, maar zelfs verbeterd."
Workvivo betekent dat we onze vreemde en wonderlijke ideeën van ontwerp tot uitvoering kunnen brengen.
Rachael Quinlan
Head of Employee Experience bij CluneTech
Een culturele impact maken – van binnen en van buiten
Investeren in je bedrijfscultuur is cruciaal voor het behouden van personeel, maar het extern promoten ervan is de sleutel tot het werven van de juiste mensen. Erkend worden als een Great Place to Work is een zekere manier om nieuwe medewerkers aan te trekken, en Rachael benadrukte de cruciale rol die Workvivo heeft gespeeld bij het behouden van de onderscheiding van CluneTech.
Rachaels team gebruikte Workvivo om hun levendige bedrijfscultuur te laten zien in hun sollicitatie. Het platform bood een manier om de geest van CluneTech vast te leggen door middel van foto's, gemeenschapsgroepen, shout-outs, evenementen en meer.
"Nu bestaat het grootste deel van ons cultuurauditdocument waarschijnlijk uit screenshots en afbeeldingen die worden opgeslagen van wat we hebben gedaan", legde Rachael uit. "Van de externe kant is het echt cool om te kunnen laten zien wat we doen zonder alinea's vol informatie te hoeven schrijven."
Met Workvivo in de hand overtrof CluneTech meerdere benchmarks in de industrie op het gebied van bedrijfscultuur. Het Great Place to Work-beoordelingsproces kijkt bijvoorbeeld naar hoe gastvrij een bedrijf is voor nieuwkomers, hoe vriendelijk het in het algemeen is, of de medewerkers trots zijn op de prestaties van het bedrijf en hoeveel ze om elkaar geven.
De samenwerking van CluneTech met Workvivo betekende dat het bedrijf de branchemiddelden op elk gebied overtrof.
Haal het meeste uit je employee experience app
Voor bedrijven die een platform overwegen waarin de werknemer centraal staat, had Rachael een paar wijze woorden. De belangrijkste punten? Houd het simpel, zoek een partner die je visie deelt, zoek een team dat "een verlengstuk" van je eigen team kan worden en, het allerbelangrijkste, maak plezier.
Workvivo liet haar zien dat zelfs kleine acties boekdelen kunnen spreken en een positieve, blijvende impact kunnen hebben op authenticiteit.
Afzonderlijk, zei ze, zullen zulke eenvoudige initiatieven "er niet voor zorgen dat iemand bij een bedrijf blijft" - maar "als onderdeel van een veel groter geheel kunnen ze zo'n impact hebben" voor zowel huidige als toekomstige werknemers.
Zo heeft Workvivo senior medewerkers bij CluneTech, waaronder CEO's, geholpen om meer persoonlijke en betekenisvolle gesprekken te voeren met hun teams, of het nu gaat om het Chatten over hun favoriete boek of het delen van het advies dat ze hun jongere zelf zouden geven.
De opnames van deze gesprekken vormden een 'Meet the CEO' videoserie bij CluneTech en waren "iets wat we niet alleen konden delen met mensen die zich aansloten tijdens COVID," zei Rachael, "maar ook via Workvivo Spaces". Ze maken nu zelfs deel uit van CluneTech's officiële inwerkproces voor nieuw personeel.
"Als je iets op Workvivo plaatst, blijft het daar voor altijd en kun je er gemakkelijk naar zoeken", zei ze. "Maar als je het opnieuw kunt gebruiken, creëer je waarde – het verdwijnt niet zomaar in de afgrond.
"Als je aan een nieuwe baan begint, krijg je je e-mailadres en je login, maar de mogelijkheid om de verhalen terug te kijken is echt belangrijk.
"Workvivo heeft ons niet alleen in staat gesteld om onze cultuur te behouden – het heeft ons ook in staat gesteld om onze cultuur te ontwikkelen."
