Join us for The Frontline Summit '25 – shaping the future of frontline work. June 4th | 3pm GMT+1 / 10am EST

Keyloop heeft de kracht van open communicatie gevonden met Workvivo

Keyloop is met Workvivo overgestapt op een open communicatiemodel en heeft daar sindsdien cultureel en financieel baat bij gehad.

91%

Aanname van Workvivo onder medewerkers

€70k

Elk jaar directe besparingen op vertalingen en betrokkenheidstools

1 dag

Wekelijks tijd bespaard door het communicatieteam

Wereldwijde leverancier van digitale oplossingen voor de automotive retail

Keyloop is een wereldwijde leverancier van digitale oplossingen voor de automotive retailindustrie. Er werken 2.600 mensen op het Britse hoofdkantoor en kantoren in APAC, Spanje, Italië, Zuid-Afrika, het Midden-Oosten en Canada.

Als B2B-softwarebedrijf heeft Keyloop teams die werken in ondersteuning, product, engineering, marketing, klantensucces en meer.

Caz Meech, Heaf of Global Communications and Engagement bij Keyloop, vertelt hoe het Workvivo-platform van Keyloop steeds beter is geworden en de communicatie binnen het bedrijf heeft getransformeerd sinds de lancering in februari 2022.

Medewerkers

2,600

Sector

IT voor auto's

Locatie

Wereldwijd (hoofdkantoor in het VK)

Categorie

Middenmarkt

Keyloop voor Workvivo

Voordat Keyloop ging samenwerken met Workvivo gebruikte het bedrijf een aantal tools om te communiceren met het personeel. Maar Caz gelooft er heilig in dat iedereen in een bedrijf een stem moet hebben en ze wist dat een platform voor open communicatie de beste manier was om dat te bereiken.

Met wereldwijd meer dan 40 kantoren en 26 verschillende talen om tegemoet te komen, voldeden de oude tools van het bedrijf niet Ze zegt dat ze "volledig statisch" waren.

In plaats daarvan zocht ze naar een dynamisch alternatief waarbij medewerkers "zelf betrokken konden raken en niet alleen vertrouwden op een hiërarchisch communicatiesysteem".

"Ik ben ervan overtuigd dat iedereen kan communiceren, en dat iedereen moet communiceren, en dat we een platform moeten creëren waarin ze zich op hun gemak voelen om te communiceren.”

Door deze nieuwe manier van communiceren bij Keyloop te implementeren, moest de communicatie binnen het bedrijf veranderen van een top-down, hiërarchisch model naar een model dat waardering voor verschillende culturen, een informele omgeving en een gevoel van saamhorigheid weerspiegelde. Met dit als belangrijkste punten zegt Caz dat voor haar "Workvivo een natuurlijke keuze was".

Implementatie en lancering van Workvivo

Om afscheid te nemen van deze verouderde tools was buy-in nodig voor de vervanging ervan. Het IT-team van Keyloop had bijvoorbeeld aanvankelijk bedenkingen bij het uitproberen van een ander platform. Caz zegt: "Maar toen we de implementatiefase doorliepen, hadden ze zoiets van: 'Oh, deze jongens hebben dit echt makkelijk voor ons gemaakt'.

"Ze konden alleen maar positieve dingen zeggen over het hele proces. Dus hoewel IT aanvankelijk voorzichtig was, was het onboardingproces zo eenvoudig dat ze enkele van de grootste early adopters van Workvivo werden."

Het Workvivo-platform van Keyloop was binnen acht weken live. Maar hoe zit het met de rest van Keyloop's teams? Sinds de lancering hebben bijna 2.400 Keyloop-medewerkers (91%) zich geregistreerd op het platform en is meer dan 80% van het personeel elke maand actief.

Caz zegt: "Zelfs mensen zonder ervaring met sociale media zijn helemaal overtuigd. In het begin waren ze misschien een beetje bang, maar al snel beseften ze hoe gemakkelijk het te gebruiken is."

Over de algehele implementatie van Workvivo zegt ze het volgende: "Eerlijk gezegd is het zo'n plezier om met jullie teams te werken. Ik heb eerder met veel externe bureaus gewerkt en dit was veruit mijn beste ervaring met een agency."

Zelfs mensen zonder ervaring met sociale media zijn helemaal overtuigd. In het begin waren ze misschien een beetje bang, maar al snel beseften ze hoe gemakkelijk het te gebruiken is.

Caz Meech

Global Head of Internal Communications and Employee Engagement bij Keyloop

Tijd en geld besparen bij Keyloop

Sinds de lancering van Workvivo heeft Keyloop zijn vorige tools geleidelijk aan afgeschaft, waardoor geld werd bespaard en efficiëntie werd gecreëerd. Caz schat dat alleen al de ingebouwde vertaaltool van het platform de organisatie alleen al in de eerste zeven maanden ongeveer € 20000 heeft bespaard.

Workvivo heeft Keyloop ook geholpen zijn benadering van beloningen en erkenning te herformuleren, waarbij voormalige betrokkenheidstools zijn vervangen door een meer doelgerichte aanpak via Workvivo, waardoor het in totaal meer dan € 50000 per jaar bespaart.

"Workvivo heeft ons laten nadenken over hoe we een beloningsprogramma anders kunnen aanpakken", zegt Caz. "Er wordt meer nagedacht over hoe we collega's erkennen en onze aanpak is veel doelgerichter geworden."

Op het gebied van communicatieprocessen zijn Caz en haar team afgestapt van de traditionele nieuwsbrieven, die hen vijf uur per week kostten om te schrijven en niet genoeg Keyloop-medewerkers boeide om het de moeite waard te maken. Nu worden personeelsupdates - van nieuws over evenementen tot belangrijke communicatie - op Workvivo geplaatst en Caz kan zien hoeveel haar collega's op elke update reageren.

"Wat onze collega's willen is het nieuws als we het krijgen. Als mensen wekelijks eens willen gaan kijken, scrollen ze gewoon door de feed of gaan ze door de nieuwssectie. Uiteindelijk heeft dit ons in staat gesteld om een platform te bieden voor onze mensen om toegang te krijgen tot de informatie die ze willen, wanneer ze die willen, in plaats van hun inbox te vullen met informatie die niet relevant voor hen is.

"Iets wat ik erg leuk vind, is het stukje erkenning bij nieuwsberichten. Op een dag publiceerde ik een nieuwsartikel en binnen vijf minuten hadden 1.000 mensen het gezien. Voor mij was dat vrij ongehoord."

Het Workvivo-platform van Keyloop heeft ook een speciale ruimte voor interne documenten, zoals personeelsbeloningen en beleidsregels. Door deze op één plek te bewaren die voor iedereen in het bedrijf gemakkelijk toegankelijk is, is het communicatieteam minder tijd kwijt aan het beantwoorden van HR-verzoeken via e-mail, waardoor ze minstens vier uur per week besparen.

In totaal heeft Workvivo het communicatieteam van Keyloop elke week acht tot negen uur – of meer dan een hele dag – bespaard.

Workvivo inpassen in de communicatiestrategie van Keyloop

Caz zegt dat Workvivo "bovenaan staat" in de interne communicatiestrategie van Keyloop "omdat het zoveel dingen kan aansturen".

"Nu vormt het de basis voor onze town hall meetings en voor onze Wellbeing Wednesdays. Het het leidt tot interne, hybride evenementen die daar worden gepubliceerd. Dus voor mij is Workvivo mijn startpunt en dan druppelt al het andere daaruit."

Onderdeel van die strategie is het gebruik van Workvivo om communicatiesuccessen bij te houden. De successtatistieken van Caz zijn:

Verhoogt Workvivo de deelname aan town hall events?
Verhoogt Workvivo het aantal lezers van nieuws en informatie die wordt verstuurd?

Tot nu toe spreken de resultaten voor zich.

De deelname aan de town halls is verdubbeld — "Mensen kunnen meteen zien wanneer het evenement loopt en ze kunnen naar binnen, zelfs als ze het niet in hun agenda hebben gezien.”
Nieuwsberichten zijn binnen de eerste vijf minuten na het plaatsen van 28% naar 50% lezers gestegen.

Workvivo is ook de manier waarop medewerkers van Keyloop leren over en deelnemen aan werknemersbetrokkenheidsenquêtes. Caz en haar team kunnen hen laten weten wanneer er een enquête komt en wanneer deze verloopt.

“Wat Workvivo vooral heeft gedaan, is de participatie vergroten. Je krijgt geen echt goed beeld bij een lage participatiegraad. Door dat te doen, krijgen we dus een betere weerspiegeling van het gevoel in het hele bedrijf.”

De meer zichtbare inspanningen op het gebied van werknemerservaringen op Workvivo hebben tot het volgende geleid:

De eNPS-scores van Keyloop zijn met 16 punten gestegen
De gezondheids- en welzijnsscore van Keyloop is met 11 punten gestegen
De promotorscore van Keyloop is in slechts zeven maanden tijd gestegen van 35% naar 43%

Het heeft ook de betrokkenheid van werknemers bij de CSR-initiatieven van Keyloop vergroot, zoals de belofte om donaties aan goede doelen te verdubbelen. Collega's kunnen Workvivo gebruiken om hun liefdadigheidsactiviteiten te delen en de bekendheid ervan te vergroten, wat resulteert in meer donaties.

De interne communicatiefuncties waar Keyloop-medewerkers dol op zijn

Met Workvivo kan Caz er zeker van zijn dat de medewerkers van Keyloop zich "prettig voelen in hun eigen taal". Voor haar was de ingebouwde vertaaltool van het platform het grootste verkoopargument. Keyloop gebruikt deze vertaalmogelijkheid om elk nieuw artikel automatisch te vertalen in 26 verschillende talen.

"Een uniform platform dat mensen wereldwijd kunnen gebruiken, dat had Keyloop nog niet. Een van de grootste barrières was dat we van regionale hoofdkantoren naar functionele hoofdkantoren in het Verenigd Koninkrijk gingen. Er was een enorme taalbarrière en Workvivo neemt die nu weg. Met de vertaalfunctie kunnen we ze nu in hun eigen taal bereiken.

De interne communicatiefuncties waar Keyloop-medewerkers dol op zijn

Open communicatie ontgrendelen bij Keyloop

Tom Kilroy, CEO van Keyloop, gelooft dat Workvivo een sleutelrol heeft gespeeld in de positieve veranderingen die het bedrijf heeft doorgemaakt op het gebied van communicatie en cultuur.

Hij zegt: "Workvivo heeft een grote rol gespeeld in het vooruithelpen van onze cultuur bij Keyloop. Het is levendig en dynamisch en geeft onze mensen toegang tot nieuws, updates en zelfs evenementen in realtime.

"Het stelt onze mensen in staat om echt zichzelf te zijn en te delen wat voor hen belangrijk is. Er worden veel beloftes gedaan voor deze systemen, maar we hebben gemerkt dat Workvivo gemakkelijk aanvaard is en op grote schaal wordt overgenomen."