Join us for The Frontline Summit '25 – shaping the future of frontline work. June 4th | 3pm GMT+1 / 10am EST
Interne communicatie van Staffordshire University krijgt hoogste onderscheiding met Workvivo
Workvivo centraal stellen in de digitale transformatie reis
79%
Percentage van het personeel dat geregistreerd is op Workvivo
76%
Percentage van het personeel dat elke maand toegang heeft tot Workvivo
100%
Percentage van vermindering in e-mails onder werknemers
Toonaangevende universiteit voor digitale technologieën
Interne communicatie en medewerkersbetrokkenheid kunnen in elke sector moeilijk goed te krijgen zijn, maar ze kunnen bijzonder uitdagend zijn in een universitaire omgeving.
Universiteiten hebben meestal duizenden verschillende mensen in dienst en hun werknemers zijn verspreid over verschillende demografische groepen, campussen en afdelingen. Iemand die bijvoorbeeld biochemie doceert, kruist misschien nooit het pad van iemand die op het alumnikantoor werkt of als bewaker werkt.
In de wereld van vandaag is verbinding echter een van de belangrijkste bouwstenen voor de bedrijfscultuur.
Staffordshire University, ook bekend als The Connected University, heeft 1.700 mensen in het VK in dienst. Als toonaangevende universiteit op het gebied van digitale technologieën was het zoeken naar nieuwe en innovatieve manieren om medewerkers met elkaar in contact te brengen een natuurlijke volgende stap in het traject van Staffordshire.
Daarom koos het bedrijf voor Workvivo.
Medewerkers
1,800
Sector
Hoger onderwijs
Locatie
UK
Categorie
Middenmarkt
Staffordshire University vóór Workvivo
Als vooruitstrevende universiteit wist Staffordshire dat een eigentijdse aanpak nodig was om de ervaring en betrokkenheid van werknemers op een hoger plan te brengen. Een van de prioriteiten was om af te stappen van top-downcommunicatie, een verouderd model dat gesprekssilo's creëert en de motivatie van medewerkers kan schaden.
Instead, Staffordshire wanted its workers to be engaged and actively involved in sharing information. [Embracing open communication] (https://www.workvivo.com/communications/) would pave the way for two-way conversations at the university, better connecting its employees at every level and boosting their engagement.
Toen Staffordshire op zoek was naar een oplossing, was gastprofessor Andrew Proctor Head of Digital Services van de universiteit. Hij zei: "We hadden zoveel verschillende kanalen waar mensen updates en informatie konden ontvangen en met elkaar konden communiceren. Er was veel versnippering in wat we deden en we wilden het consolideren in één kanaal."
Vroeger waren managementvergaderingen vooral gefocust op informatie en was er geen duidelijk beeld van de impact van wat werknemers deden. Er was geen ruimte voor gesprekken tussen collega's en erkenning.
De dingen moesten veranderingen. Medewerkers gingen aan de slag met user stories om de gebruikerswaarde en impact van hun werk aan te tonen, zodat iedereen de algehele betekenis en het doel van hun projecten begreep.
Staffordshire vertelde ons dat dit "iets was waarbij Workvivo ons absoluut moest helpen".
Het omarmen van een meer open manier van communiceren is baanbrekend geweest voor de betrokkenheid van onze medewerkers.
Judy O'Brien
Manager interne communicatie bij Staffordshire
Waarom Workvivo?
Met open communicatie en een focus op de impact van activiteiten zag het team van Staffordshire de keuze voor Workvivo als hun logische volgende stap.
De universiteit werd een van de eerste klanten van Workvivo en de allereerste partner voor instellingen voor hoger onderwijs.
Wat had Staffordshire nodig van zijn gebruikerservaringsplatform?
GEBRUIKSVRIENDELIJKE SOCIALE APP
Staffordshire was op zoek naar een app-gebaseerde oplossing die intuïtief zou zijn voor zijn werknemers – een oplossing die het gemakkelijk maakte om in te loggen en meteen te beginnen met posten en contact te leggen. Het bedrijf wilde ook dat werknemers de nieuwe app zouden zien als een bedrijfsmiddel dat de sociale verbondenheid versterkt in plaats van als een sociaal deelplatform zoals Facebook.
Voor typisch traditionele omgevingen zoals universiteiten kan de overstap naar een sociaal intranet een sprong in het diepe zijn. Staffordshire wist dat met de veranderende verwachtingen van moderne werknemers en jongere generaties die toetreden tot het personeelsbestand, het van cruciaal belang was om de interne communicatie naar een hoger niveau te tillen.
ERKENNING EN DOELEN
Erkenning was een andere prioriteit. Staffordshire wilde zijn personeel de kans geven om hun dagelijkse activiteiten te koppelen aan een overkoepelend bedrijfsdoel, waardoor het voor hen veel gemakkelijker zou worden om hun werk te laten zien en een pluim te krijgen.
Door dat gevoel van waardering en teamoverstijgende erkenning op te wekken, bouw je sterkere, betekenisvollere banden tussen werknemers.
EEN APP WAAR WERKNEMERS ZICH ONDERDEEL VAN VOELEN
De leidinggevenden van Staffordshire wilden dat hun werknemers zich de nieuwe tool echt eigen zouden maken, en evenzeer wilden de werknemers op meer toegankelijke en betekenisvolle manieren verbonden zijn met de leidinggevenden.
Workvivo lanceren
Mensen vertellen over de app was de eerste stap om de tool te laten aanvaarden. De universiteit voerde een interne communicatiecampagne waarin werd uitgelegd waarom er een werknemersapp werd gelanceerd, met speciale nadruk op wat het zou betekenen voor de betrokkenheid van werknemers. Alles werd in goede banen geleid door Judy O'Brien, Internal Communications Manager bij Staffordshire.
Staffordshire kondigde aan zijn werknemers aan dat er iets spannends aan zat te komen en nadat het momentum was opgebouwd, lanceerde het Workvivo op wat de leidinggevenden 'Appy Friday' noemde.
Aangeduide ambassadeurs namen de tijd om alle kantoren van de universiteit te bezoeken om mensen te helpen de app te downloaden en te gebruiken. Dat betekende dat het personeel meteen met Workvivo aan de slag kon.
Voor Staffordshire was het ook van cruciaal belang dat de eerstelijnsmedewerkers de app voor werknemerservaring en interne communicatie konden gebruiken. Onder de verschillende afdelingen van de universiteit zijn er veel mensen op het terrein - faciliteiten, beveiliging, schoonmaakpersoneel, academici en meer - die geen toegang hebben tot een werkcomputer. Mobiel gaan was een must.
Over het algemeen was Staffordshire op zoek naar een oplossing die naadloos alle beste onderdelen van een zakelijke tool zou integreren met een vertrouwde sociale en verbindingscomponent.
Staffordshire voorbereiden op succes
Met zoveel bewegende delen in een universiteit vergt het implementeren van een employee experience app zorgvuldige planning en overweging. Wat heeft Staffordshire gedaan om succes te boeken?
De teams van Communicatie, Digitale Diensten en HR werkten samen om het Workvivo-systeem voor het personeel op te zetten. Digital Services en HR zorgden ervoor dat de personeelsgegevens up-to-date waren in de Active Directory – van functienamen tot afdelingen en locaties. Het team wilde de efficiëntie verhogen en afstappen van moeilijk te onderhouden en ineffectieve lijsten met e-mailadressen. Als je voor elk personeelslid informatie over het team hebt, kun je groepen creëren en berichten beter laten terechtkomen. Na verloop van tijd zou Workvivo alle e-mailadressen van medewerkers volledig vervangen.
Informatie plannen voordat het platform op de medewerkers werd losgelaten was een troef. Het betekende dat Staffordshire de spanning kon opbouwen in de aanloop naar de lancering, zonder zich zorgen te hoeven maken dat de dag zelf een anticlimax zou zijn. Zodra werknemers voor het eerst inlogden, kregen ze heel wat informatie die hen de verschillende manieren liet zien waarop ze met de app konden werken.
Voorafgaand aan de lancering koos Staffordshire ook een aantal teamleden om als Workvivo-ambassadeurs op te treden. Die ambassadeurs waren aanspreekpunten voor mensen in de beginfase van de uitrol en konden ook nuttige hulpmiddelen creëren, zoals video's over het gebruik van het platform. In combinatie met Workvivo's eigen ondersteunende materialen kende de werknemerservaring met de app een sterke start.
Betrokkenheid behouden na de lancering
Toen de dag van de lancering eindelijk was aangebroken, was het belangrijk voor Judy en het team om de vaart erin te houden. Medewerkers werden op verschillende manieren aangemoedigd om mee te doen; ze werden bijvoorbeeld uitgenodigd om deel te nemen aan wedstrijden en om een reactie te geven op posts.
De eerste campagnes voor werknemersbetrokkenheid die Staffordshire organiseerde met Workvivo waren onder andere het vragen aan mensen om hun favoriete quotes uit boeken te delen voor Wereldboekendag en het organiseren van een dag met shout-outs tussen collega's over hoe ze hun levensstijl kunnen verbeteren.
In 2020 waren er 765 individuele en teamshout-outs en 1.296 updates uit de hele organisatie.
Dit alles betekende dat Staffordshire zijn doel bereikte om zo vroeg mogelijk veel contacten te laten leggen op Workvivo. Het hielp de universiteit ook om de juiste balans te vinden tussen het gemakkelijk terugvinden van belangrijke informatie en shout-outs tussen collega's.
Vandaag heeft 62% van het personeel elke week toegang tot Workvivo, en 76% komt elke maand terug.
Staffordshire na Workvivo
Judy zegt: "Het omarmen van een meer open manier van communiceren is baanbrekend geweest voor de betrokkenheid van onze medewerkers. Medewerkers hebben nu een stem en worden aangemoedigd om die te gebruiken om vragen te stellen en de leidinggevenden niet alleen te vertellen wat ze nodig hebben, maar ook wat ze willen.
"Er is een gevoel dat het personeel de cultuur leidt in plaats van alleen maar meeloopt; de werknemers geven er zelf vorm aan en beheren het."
Over zijn eigen ervaring zei Andrew: "Workvivo staat in de top vijf van apps die ik elke dag gebruik. Het is een van de belangrijkste manieren waarop ik – als leidinggevende en lid van een grote gemeenschap op de universiteit – op de hoogte kan blijven van alles wat er gebeurt.
"En dat is ongelooflijk belangrijk, vooral omdat we fysiek verder van elkaar af staan dan vroeger. Het zorgt er gewoon voor dat je je bewust blijft van alle dingen die mensen doen."
Door het voorbereidende werk voor de lancering van Workvivo te doen, kon de tevredenheid van de werknemers over de interne communicatie toenemen in plaats van afnemen toen de pandemie toesloeg. 74% van de werknemers gaf aan tevreden te zijn met hun interne communicatie-updates over COVID en 78% vond shout-outs ongelooflijk nuttig om het moreel van het team op te krikken.
Domeinen die Workvivo heeft verbeterd
De werknemers van Staffordshire zijn beter met elkaar verbonden dan ooit tevoren.
- Mensen praten met elkaar over onderwerpen als geestelijke gezondheid en duurzaamheid, en collega's geven elkaar shout-outs. Ze kunnen elkaar laten zien wie ze echt zijn achter hun functietitel. Dit alles heeft geleid tot zinvollere gesprekken, een sterkere band tussen werknemers en een gevoel van saamhorigheid.
- De juiste persoon voor de baan vinden via organigrammen en structuren op Workvivo betekent dat er minder tijd wordt verspild aan zoeken, en dat werknemers gezichten bij namen kunnen plaatsen.
- Bedrijfscommunicatie is ook eenvoudiger. Zo kan Digital Services via het platform op de hoogte worden gebracht van internetproblemen.
- "Workvivo was een godsgeschenk toen we overstapten op werken op afstand". Iedereen werkte al met Workvivo waardoor de aanpassingen vlot konden verlopen tijdens deze periode van ongekende veranderingen op de werkplek.
- Erkenning tussen collega's is sterker dan ooit en er is meer vertrouwen en transparantie tussen teamleden; ze hebben het vertrouwen om echt zichzelf te zijn en regelmatig contact te leggen.
- Tegenwoordig verloopt alle interne communicatie bij Staffordshire via Workvivo. Toen de tool werd gelanceerd, raadden Judy en haar team de faculteit af om nog e-mails naar alle medewerkers te sturen. In plaats daarvan lieten ze hun collega's de voordelen zien van het stroomlijnen van communicatie door het beste Workvivo-kanaal te kiezen voor de betreffende boodschap, zoals parkeer- en vergunningsupdates, aankondigingen van sportwedstrijden en komende evenementen.
Domeinen die Workvivo heeft verbeterd
De werknemers van Staffordshire zijn beter met elkaar verbonden dan ooit tevoren.
- Mensen praten met elkaar over onderwerpen als geestelijke gezondheid en duurzaamheid, en collega's geven elkaar shout-outs. Ze kunnen elkaar laten zien wie ze echt zijn achter hun functietitel. Dit alles heeft geleid tot zinvollere gesprekken, een sterkere band tussen werknemers en een gevoel van saamhorigheid.
- De juiste persoon voor de baan vinden via organigrammen en structuren op Workvivo betekent dat er minder tijd wordt verspild aan zoeken, en dat werknemers gezichten bij namen kunnen plaatsen.
- Bedrijfscommunicatie is ook eenvoudiger. Zo kan Digital Services via het platform op de hoogte worden gebracht van internetproblemen.
- "Workvivo was een godsgeschenk toen we overstapten op werken op afstand". Iedereen werkte al met Workvivo waardoor de aanpassingen vlot konden verlopen tijdens deze periode van ongekende veranderingen op de werkplek.
- Erkenning tussen collega's is sterker dan ooit en er is meer vertrouwen en transparantie tussen teamleden; ze hebben het vertrouwen om echt zichzelf te zijn en regelmatig contact te leggen.
- Tegenwoordig verloopt alle interne communicatie bij Staffordshire via Workvivo. Toen de tool werd gelanceerd, raadden Judy en haar team de faculteit af om nog e-mails naar alle medewerkers te sturen. In plaats daarvan lieten ze hun collega's de voordelen zien van het stroomlijnen van communicatie door het beste Workvivo-kanaal te kiezen voor de betreffende boodschap, zoals parkeer- en vergunningsupdates, aankondigingen van sportwedstrijden en komende evenementen.
The Connected University
Door samen te werken met Workvivo heeft Staffordshire haar interne communicatie en de manier waarop het haar mensen inspireert grondig gewijzigd zodat alle werknemers het beste uit zichzelf kunnen halen.
De app helpt Staffordshire om elke dag haar waarden als The Connected University uit te dragen en haar belofte na te komen om studenten en medewerkers met elkaar, met het bedrijfsleven en met boeiende carrièremogelijkheden te verbinden.
