SupportNinja: ‘Of all the platforms we’ve launched company-wide, Workvivo has had the biggest impact’

SupportNinja vóór Workvivo

Toen Otto Salumbre, Associate Director of Global Communications and Engagement bij SupportNinja, bij het bedrijf kwam, stelde hij vast dat er behoefte was aan een werknemersplatform om teamleden verspreid over de Filipijnen, de VS, Colombia, Ierland, Roemenië en meer beter te verenigen.

In feite werd Otto aangenomen om dat project te leiden en een intern communicatieprogramma op te zetten – iets wat zijn nieuwe team nog nooit had gehad.

"Een van de eerste dingen die ik deed was de behoeften voor elke functie bepalen, voor de leidinggevenden en het algemene personeel", aldus Otto. "De manier waarop ze berichten en updates verspreidden was op zijn zachtst gezegd ongeorganiseerd - informatie kwam van alle kanten tegelijk. Er zat geen logica in de manier waarop informatie werd gegeven.

"Het was vooral belangrijk dat we kozen voor een platform waarin informatie bij het eerste contact kon worden gezien. Denk bijvoorbeeld aan beleidsregels, SOP's, casestudy's en zelfs op kennis gebaseerde informatie, zoals hoe je betaald verlof kunt aanvragen. In feite de dingen waar mensen naar zouden zoeken."

Interne communicatie was een belangrijk pijnpunt voor SupportNinja, maar welke oplossing het ook koos, het moest ook aan een aantal andere eisen voldoen. "Het bedrijf stond op het punt om exponentieel te gaan groeien omdat we bedrijven en accounts binnenhaalden en op het punt stonden ons aantal werknemers en ons klantenbestand te verdubbelen. We hadden echt een platform nodig dat klaar en gemakkelijk uit te rollen was."

Waarom Workvivo?

Dus waarom kwam Workvivo als beste uit de bus? Otto zei dat hij en zijn team over een aantal dingen op één lijn zaten over het product.

Ten eerste de elegantie van het platform. Het was heel eenvoudig. Het is wat we in de interne communicatiekring beschouwen als een new-age platform, wanneer je de functionaliteit van een intranetplatform en een social media platform combineert. Het ontwerp heeft niet allemaal harde randen. Het was zeer professioneel, het was kleurrijk, het was interactief – en dat was heel belangrijk voor ons.

Ten tweede was er de mogelijkheid om ruimtes te creëren voor externe mensen zoals onze klanten. Dat was een belangrijk punt, want het was ongezien in de interne communicatie om alleen de belangrijkste informatie met externe gebruikers te delen.

De mogelijkheid om externe onderdelen van het interne platform op te zetten was een "gamechanger" voor SupportNinja. Otto's team kon dit gebruiken voor onboarding van klanten, onboarding van nieuwe medewerkers en zelfs onboarding van overnames. “En die drie dingen hebben we eigenlijk allemaal gedaan in de eerste zes maanden!”

Het derde punt – mijn persoonlijke favoriet – was het uitrolmanagement. Het was enorm belangrijk voor ons om het platform binnen een beperkte tijd klaar te hebben ... En Workvivo had een interessant onboarding- en voorbereidingsproces dat ik zelfs kon aanpassen aan mijn behoeften en die van mijn bedrijf.

Otto wist hoe het alternatief eruit zou zien zonder Workvivo. “Weet dat een typische onboardingfase ongeveer zes maanden duurt. Ik denk dat er een speciaal startprogramma was van ongeveer drie maanden.

"Maar het Workvivo-team was in staat om voor mij een startschema van twee weken op maat te maken. De Client Success Managers van Workvivo hadden geloof ik nog nooit gehoord van een uitrol van twee weken – maar we hebben het gedaan. De voorbereidingsfase duurde zeven dagen. Het uploaden gebeurde in zeven dagen. Binnen twee weken waren we klaar voor de lancering!

Het was voor ons van groot belang om snel te lanceren, omdat er een overname op komst was. Het was een doel om ervoor te zorgen dat dit platform binnen de volgende weken klaar was voor 300 nieuwe mensen, en dat hebben we mogelijk gemaakt met de hulp van Workvivo.