Workvivo Privacybeleid

Ingangsdatum 20 april 2023

INTRODUCTIE

Dit Privacybeleid beschrijft hoe Workvivo Limited ("wij", "we", of "onze") je gegevens verzamelt, gebruikt, bekendmaakt, overdraagt, bewaart of anderszins verwerkt en de manieren waarop je het gebruik van je persoonsgegevens kunt beheren, inclusief het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking (zie "Je rechten" hieronder voor meer informatie over je rechten als betrokkene).

Workvivo Limited is de verantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens (met uitzondering van Klantgegevens, zoals hieronder gedefinieerd). Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee je geïdentificeerd kunt worden, zoals je naam, e-mailadres of huisadres, of gegevens die redelijkerwijs aan jou gekoppeld kunnen worden.

Wij beheren de Workvivo desktop- en mobiele applicaties ("Workvivo") die bedoeld zijn voor gebruik door onze klanten in overeenstemming met de instructies die zij ons geven.  Als een van onze klanten (bijv. je werkgever of een andere organisatie die je toegang tot en gebruik van Workvivo heeft geautoriseerd) een versie van Workvivo aan je beschikbaar stelt, zijn zij verantwoordelijk voor het verzamelen en gebruiken van gegevens (zoals berichten, bestanden of andere inhoud) die je indient of verstrekt via die versie van Workvivo of die wij anderszins verwerken in overeenstemming met hun instructies ("Klantgegevens") (en zijn zij onderworpen aan de voorwaarden die wij met hen hebben). Je moet het privacybeleid van een dergelijke organisatie lezen om te weten hoe zij klantgegevens gebruiken. Wij zijn niet de verwerkingsverantwoordelijke van de klantgegevens die wij verwerken in overeenstemming met de instructies van onze klanten.

• Soorten gegevens verzameld
• Gebruik van gegevens
• Gebruik van statistische gegevens.
• Bewaren van gegevens
• Overdracht van gegevens
• Beveiliging van gegevens
• Je rechten
• Delen van mijn persoonsgegevens
• Wijzigingen in dit privacybeleid
• Neem contact met ons op

Soorten gegevens verzameld

We verzamelen de volgende gegevens die je ons verstrekt of die automatisch worden verzameld:

Als het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens een wettelijke of contractuele vereiste is (of noodzakelijk is voor het aangaan van een overeenkomst), zullen wij je op het relevante moment informeren over de mogelijke gevolgen van het niet verstrekken ervan.

We verzamelen ook gegevens uit andere bronnen als volgt:

Gebruik van gegevens

We verwerken je persoonsgegevens op de volgende manieren:

Gebruik van statistische gegevens.
 

Zoals hierboven uiteengezet, creëren en gebruiken we geaggregeerde, niet-geïdentificeerde gebruiksstatistieken en prestatiecijfers om onze diensten (zoals onze website of Workvivo) aan te bieden, te exploiteren en te verbeteren voor intern gebruik door Workvivo en andere wettige doeleinden. Dit kan bijvoorbeeld het aantal records in Workvivo omvatten, het aantal en de soorten transacties, configuraties, rapporten die in Workvivo worden verwerkt en de prestatieresultaten voor Workvivo. Wij maken aan klanten geen geaggregeerde statistieken bekend over de identiteit, direct of indirect, van andere klanten (of hun geautoriseerde gebruikers) of over specifieke inhoud die door een andere klant (of hun geautoriseerde gebruikers) via Workvivo is ingediend.

Bewaren van gegevens

We bewaren je persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is voor de doeleinden zoals uiteengezet in dit Privacybeleid. Om de juiste bewaartermijn voor persoonsgegevens te bepalen, houden we rekening met verschillende criteria, waaronder de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van de persoonsgegevens, het potentiële risico op schade door ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van je persoonsgegevens, de doeleinden waarvoor we jepersoonsgegevens verwerken en of we die doelen op andere manieren kunnen bereiken, en de toepasselijke wettelijke, regelgevende, fiscale, boekhoudkundige of andere vereisten. Wanneer het noodzakelijk is om persoonsgegevens te bewaren om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld als we verplicht zijn je gegevens te bewaren om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving), geschillen op te lossen en onze juridische overeenkomsten en beleidsregels af te dwingen of anderszins juridische claims vast te stellen, te verdedigen of uit te oefenen, dan zullen we dit doen.

Zodra specifieke bewaartermijnen zijn verstreken en we geen specifieke reden meer hebben om die persoonsgegevens te bewaren, worden de betreffende persoonsgegevens gewist of aangepast zodat ze niet langer persoonsgegevens zijn.

In sommige gevallen kun je ons vragen je gegevens te verwijderen. Zie "Je rechten" hieronder voor informatie over je rechten op het gebied van gegevensbescherming. Je hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden (maar als je dat doet, zullen we voldoende informatie bewaren om ervoor te zorgen dat we je in de toekomst geen direct marketing berichten sturen).

Overdracht van gegevens

Je persoonsgegevens kunnen worden overgedragen naar - en bewaard op - computers die zich buiten je staat, provincie, land of andere overheidsjurisdictie bevinden, waar de wetten voor gegevensbescherming kunnen verschillen van die in jouw jurisdictie.  We hebben bijvoorbeeld kantoren in het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten en maken ook gebruik van serviceproviders in die landen, waardoor sommige persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan deze landen.  Landen buiten de EER bieden mogelijk niet hetzelfde niveau van gegevensbescherming als in je eigen land. Deze overdrachten zijn noodzakelijk voor het beheer van onze activiteiten. Wij vertrouwen op standaard contractuele clausules die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie en op de adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie over bepaalde landen om uw gegevens vanuit de EER over te dragen. We vertrouwen bijvoorbeeld op de Britse adequaatheidsbeslissing voor de overdracht van persoonsgegevens tussen de EER en het VK.  Hier vind je een overzicht van de adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie. Je kunt een kopie aanvragen van de standaardcontractbepalingen met betrekking tot je persoonsgegevens door contact met ons op te nemen.

We implementeren maatregelen die ervoor zorgen dat jouw persoonsgegevens niet naar een land buiten de EER worden overgedragen, tenzij er adequate controles zijn, inclusief voor de beveiliging van jouw persoonsgegevens.

Beveiliging van gegevens

De veiligheid van je gegevens is belangrijk voor ons. Wij implementeren technische en organisatorische maatregelen die zijn ontworpen om een beveiligingsniveau voor de persoonsgegevens te waarborgen dat geschikt is voor de risico's voor personen die kunnen voortvloeien uit de onopzettelijke of onwettige vernietiging, het verlies, de wijziging, de ongeoorloofde openbaarmaking van of de toegang tot de persoonsgegevens.

Je rechten

Je hebt verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens, afhankelijk van de toepasselijke wetgeving. Terwijl sommige van deze rechten algemeen van toepassing zijn, zijn bepaalde rechten slechts in beperkte gevallen van toepassing.

• Recht op toegang: Je hebt het recht om toegang te vragen tot je persoonsgegevens en om een kopie te krijgen van bepaalde informatie, waaronder de categorieën van je persoonsgegevens die we verzamelen en openbaar maken.
• Recht op rectificatie: Je hebt het recht om ons te verzoeken onjuiste persoonsgegevens over jou te corrigeren.
• Recht op verwijdering: In bepaalde gevallen heb je het recht om ons te vragen je persoonsgegevens te verwijderen, op voorwaarde dat daar geldige redenen voor zijn en met inachtneming van de toepasselijke wetgeving.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Je kunt het recht hebben om bepaalde van je gegevens te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat en om dergelijke gegevens door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
• Recht om bezwaar te maken (marketing): Je hebt het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen verwerking voor direct marketingdoeleinden.
• Recht om bezwaar te maken (legitiem belang): Wanneer we je persoonsgegevens verwerken op basis van gerechtvaardigde belangen, kun je onder bepaalde omstandigheden bezwaar maken tegen deze verwerking. Tenzij we dwingende legitieme redenen hebben of wanneer het nodig is om juridische redenen, zullen we stoppen met het verwerken van je persoonsgegevens wanneer je bezwaar maakt.
• Recht op beperking van de verwerking: Je hebt in bepaalde gevallen het recht om de verwerking van je persoonsgegevens door ons tijdelijk te beperken, mits daar geldige redenen voor zijn.
• Recht om je toestemming in te trekken: Wanneer je toestemming hebt gegeven voor bepaalde verwerkingsactiviteiten, heb je het recht om die toestemming op elk moment in te trekken. Houd er rekening mee dat de rechtmatigheid van verwerkingen die zijn uitgevoerd voordat je je toestemming hebt ingetrokken, niet wordt beïnvloed door de intrekking.
• Recht om een klacht in te dienen: Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij je lokale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. Klik hier om je lokale toezichthoudende autoriteit te vinden.

Deze rechten kunnen echter in bepaalde omstandigheden niet worden uitgeoefend, bijvoorbeeld wanneer de verwerking van je gegevens noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor de uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.

Houd er rekening mee dat we je kunnen vragen om je identiteit te verifiëren voordat we op dergelijke verzoeken reageren.

Delen van mijn persoonsgegevens
 

We maken gebruik van externe bedrijven en personen om onze diensten te faciliteren ("Dienstverleners"), om de dienst namens ons uit te voeren, om servicegerelateerde diensten uit te voeren of om ons te helpen analyseren hoe onze diensten worden gebruikt. Deze derden hebben alleen toegang tot je persoonsgegevens om deze taken namens ons uit te voeren en zijn verplicht deze gegevens niet openbaar te maken of te gebruiken voor andere doeleinden.  Alle persoonsgegevens die met derden worden gedeeld, blijven beperkt tot wat zij nodig hebben om hun aangewezen functies uit te voeren.

Wijzigingen in dit privacybeleid
 

We kunnen ons privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. We brengen je op de hoogte van eventuele wijzigingen door het nieuwe Privacybeleid op deze pagina te plaatsen en de "ingangsdatum" bovenaan dit Privacybeleid bij te werken.

Je wordt geadviseerd om dit Privacybeleid regelmatig te controleren op eventuele wijzigingen. Als we wezenlijke wijzigingen aanbrengen in dit Privacybeleid, stellen we je hiervan op de hoogte via e-mail, een opvallende mededeling in onze diensten of andere passende middelen. We bieden u de mogelijkheid om het beleid te controleren voordat je besluit om onze diensten te blijven gebruiken.

Neem contact met ons op

Als je vragen of opmerkingen hebt over dit Privacybeleid of de manier waarop we je persoonsgegevens verwerken, of als je gebruik wilt maken van een van je rechten die hier worden uiteengezet, neem dan contact met ons op via:

Workvivo Limited.

dpo@workvivo.com

Exham House, The Fingerpost, Douglas, Co Cork T12 PDD2, Ierland