Royal Berkshire NHS: การปฏิวัติการสื่อสารภายในองค์กรสำหรับพนักงานของโรงพยาบาล

ก่อน Workvivo

ไม่นานก่อนที่จะร่วมมือกับ Workvivo บริษัท Royal Berkshire ได้ตัดสินใจที่จะคิดทบทวนระบบอินทราเน็ตควบคู่ไปกับการพัฒนาเว็บไซต์ใหม่

Niall Norbury ผู้จัดการฝ่ายแคมเปญและการตลาดของมูลนิธิ กล่าวว่า เป้าหมายคือการย้ายไปยังแพลตฟอร์ม “ที่สามารถรวมสิ่งต่างๆ มากมายที่เราทำแยกกันในขณะนั้นเข้าด้วยกันได้”

ตัวอย่างเช่น…

• การสื่อสารภายในพึ่งพาอีเมลทั่วบริษัท
• การสนทนาของพนักงานเกิดขึ้นในกลุ่ม Facebook ของพนักงาน
• อินทราเน็ตที่ล้าสมัยและไม่เอื้อต่อการสื่อสารแบบเปิด

ทั้งสามช่องทางนี้แยกกันและใช้เวลานาน "ปัญหาหลักขอวเราคือแต่ละคนสร้างอุปสรรคมากมายให้กับพนักงาน" Niall กล่าว โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องมาจากการเข้าถึงคอมพิวเตอร์ในโรงพยาบาลและสถานพยาบาลที่มีจำกัด

หากคุณเป็นพนักงานแบกสัมภาระ พนักงานแม่บ้าน หรือพนักงานรักษาความปลอดภัย คุณคงไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์ในการทำงาน ในทำนองเดียวกัน แพทย์และพยาบาลจำนวนมากแทบไม่ได้นั่งอยู่หน้าคอมพิวเตอร์เลย

เมื่ออยู่ในกลุ่ม Facebook ของพนักงาน ผมรู้สึกไม่สบายใจที่ผู้คนต้องใช้บัญชี Facebook ส่วนตัวเพื่อเข้าถึงข้อมูลการทำงาน สำหรับผมแล้ว เราต้องการให้ผู้คนมีอิสระในการกำหนดขอบเขตของตัวเอง เพื่อให้สามารถระบุได้ชัดเจนว่างานของตนเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ใด"

ความสมดุลเป็นสิ่งสำคัญต่อการสร้างวัฒนธรรมที่ดีขึ้นใน Royal Berkshire "เป็นการช่วยให้ผู้คนกำหนดขอบเขตตามที่ตนต้องการในขณะที่กำจัดอุปสรรคที่ไม่ได้ตั้งใจซึ่งเราสร้างขึ้นสำหรับพวกเขาออกไป"

ด้วยแนวคิดนี้ Niall และทีมเริ่มมองหาเครื่องมือเพื่อทำให้ช่องทางการสื่อสารและการมีส่วนร่วมของตนเรียบง่ายและเป็นหนึ่งเดียวกัน ตั้งแต่เริ่มต้นในกระบวนการ Workvivo เป็นตัวเลือกที่โดดเด่น

ฉันคิดว่าเป็นส่วนหนึ่งเพราะทำให้เราคิดเกี่ยวกับการสื่อสารในรูปแบบที่เราไม่เคยคิดมาก่อน เรายังคงมีมุมมองที่ค่อนข้างดั้งเดิมเกี่ยวกับการสื่อสารภายใน โดยมีทั้งอินทราเน็ตแบบคงที่พร้อมการอัปเดตบางส่วน ฟอรัมแยกต่างหาก และอีเมล

Workvivo ทำให้เราคิดแตกต่างกันเล็กน้อย และเรารู้สึกว่าเครื่องมือนี้อาจเป็นวิธีใหม่ในการสื่อสารโดยรวม

ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกําหนด

ความปลอดภัยอินทราเน็ตเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับแทบทุกบริษัท แต่ความเสี่ยงจะยิ่งมีมากขึ้นสำหรับสถาบันการดูแลสุขภาพ Niall กล่าวว่า Workvivo สามารถตอบสนองความต้องการด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Royal Berkshire ได้อย่างง่ายดาย

ทีมไซเบอร์ของเราต้องมั่นใจว่าทุกอย่างต้องปลอดภัยและมั่นคง จากนั้นทีมกํากับดูแลข้อมูลของเรายังต้องพิจารณาผลลัพธ์ของการสร้างแพลตฟอร์มแบบเปิดมากกว่าที่เราคุ้นเคย แต่ก็ยังต้องแน่ใจว่ามันไม่ได้นําไปสู่กรณีที่คุณอาจมีพนักงานสามารถรั่วไหลของสิ่งต่างๆ ภายนอกองค์กรได้

ในทั้งสองกรณี ผ่านไปค่อนข้างสบาย มีการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมเล็กน้อย และฉันคิดว่าคงมีเรื่องวิตกกังวลเกิดขึ้นบ้าง แต่เท่าที่ฉันทราบ เราไม่ได้มีเหตุการณ์แม้แต่ครั้งเดียวตั้งแต่เราเริ่มใช้งานจริงที่พนักงานคนหนึ่งนำบางสิ่งบางอย่างจาก Workvivo ไปย้ายไปยังภายนอก

กลุ่ม Facebook ของพนักงานนั้นแท้จริงแล้วเป็นความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่ใหญ่กว่า ปัญหาใหญ่ประการหนึ่งก็คือ การจัดการกับการลบผู้คนออกจากพื้นที่นั้นเป็นเรื่องยากมาก ดังนั้น คุณอาจมีใครบางคนออกจากองค์กรไปเมื่อหลายเดือนก่อน แต่ด้วยการเป็นนายจ้างรายใหญ่ใน NHS ซึ่งจำกัดให้มีแต่พนักงานชั่วคราว เราจึงจำเป็นต้องเลิกจ้างพนักงานประมาณร้อยคนต่อเดือน ซึ่งยากต่อการติดตามจริงๆ

Workvivo มีฟีเจอร์โซเชียลมีเดียอยู่บ้าง แต่ผู้คนมองว่ามันแตกต่างอย่างเห็นได้ชัดจากแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียทั่วไป ดังนั้นเราจึงไม่ประสบปัญหาใดๆ จากมุมมองนั้น

เรื่องเด่น: การสำรวจพนักงาน NHS

ตั้งแต่เดือนกันยายนถึงตุลาคม 2023 พนักงานของ Royal Berkshire ได้รับเชิญให้เข้าร่วมในการสำรวจเจ้าหน้าที่ของ NHS เป็นครั้งแรกที่ Niall และทีมทำการสำรวจผ่านทาง Workvivo เกือบทั้งหมด

เรามีอัตราการตอบสนองสูงที่สุดเท่าที่เคยมีมา

โดยปกติแล้ว เราอาจลองเสนอแรงจูงใจทางการเงินให้กับผู้คน แต่สิ่งสำคัญที่เราทำคือการโฮสต์ผ่าน Workvivo และจริงๆ แล้วฉันคิดว่าเรามีอัตราการตอบสนองที่สูงที่สุดแห่งหนึ่งของ Acute Trust ในประเทศ

Royal Berkshire ปรับปรุงคะแนนทุกด้านจากปีก่อน:

• 75% ของพนักงานรู้สึกมีอำนาจในการเสนอแนะแนวทางปรับปรุง
• 89% มั่นใจในความรับผิดชอบของตน
• 92% รู้สึกไว้วางใจในการทำงาน
• 69% รู้สึกปลอดภัยที่จะพูดคุยเกี่ยวกับความกังวลในที่ทำงาน
• 64% รู้สึกว่าพวกเขาสามารถเข้าถึงโอกาสในการเรียนรู้และการพัฒนาที่เหมาะสม
• 73% พอใจกับความเคารพที่ได้รับจากเพื่อนร่วมงาน
• 82% สนุกกับการทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงาน
• 20% น่าจะมองหางานใหม่ใน 12 เดือนข้างหน้า
• 75% รู้สึกได้รับการสนับสนุนและกำลังใจจากผู้จัดการโดยตรง

สิ่งที่เป็นประโยชน์จริงๆ ก็คือความสามารถในการแบ่งเซกเมนต์กลุ่มเป้าหมาย ก่อนหน้านี้ เราจะต้องส่งข้อความสื่อสารในวงกว้างถึงทุกคนในองค์กร แต่เรารู้ว่ามีแผนกบางส่วนที่มีส่วนร่วมอย่างมาก และเราไม่จำเป็นต้องทำงานร่วมกับพนักงานเหล่านั้นและยังมีแผนกอื่นๆ อีกที่อาจไม่มีส่วนร่วมเลย

Workvivo ช่วยให้เราสามารถส่งข้อความเฉพาะไปยังแผนกอาหารหรือแผนกฉุกเฉินของเราได้ เราทราบดีว่าแต่ละแผนกมีลักษณะเฉพาะของตนเอง บางแผนกต้องรับมือกับผู้คนที่เดินเข้ามาทางประตูหน้า ในขณะที่บางแผนกต้องรับมือกับการส่งตัวของแพทย์ทั่วไป บางคนยุ่งมากตอนกลางวัน บางคนยุ่งตอนกลางคืน การปรับแต่งข้อความให้แตกต่างกันสำหรับแพทย์และเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหารนั้นมีประโยชน์อย่างมาก