Join us for The Frontline Summit '25 – shaping the future of frontline work. June 4th | 3pm GMT+1 / 10am EST
ฝ่ายสื่อสารภายในของมหาวิทยาลัย Staffordshire สำเร็จการศึกษาด้วยคะแนนสูงสุดจาก Workvivo
การนำ Workvivo เข้ามาเป็นศูนย์กลางของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล
79%
เปอร์เซ็นต์ของพนักงานที่ลงทะเบียนกับ Workvivo
76%
เปอร์เซ็นต์ของพนักงานที่เข้าถึง Workvivo ต่อเดือน
100%
เปอร์เซ็นต์การลดลงของอีเมลพนักงานทั้งหมด
มหาวิทยาลัยชั้นนำด้านเทคโนโลยีดิจิทัล
การสื่อสารภายในและการมีส่วนร่วมของพนักงานอาจเป็นเรื่องยากที่จะทำได้ถูกต้องในทุกอุตสาหกรรม แต่อาจเป็นเรื่องท้าทายอย่างยิ่งในแวดวงมหาวิทยาลัย
โดยทั่วไปมหาวิทยาลัยจะจ้างบุคลากรที่มีความหลากหลายหลายพันคน และพนักงานของมหาวิทยาลัยจะกระจายอยู่ในกลุ่มประชากร วิทยาเขต และแผนกที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น ผู้ที่สอนเคมีอินทรีย์อาจไม่เคยเจอใครที่อยู่ที่สำนักงานศิษย์เก่าหรือทำงานเป็นเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยเลย
อย่างไรก็ตาม ในโลกปัจจุบัน การเชื่อมต่อถือเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของวัฒนธรรมองค์กร
Staffordshire University หรือที่รู้จักในชื่อ The Connected University มีพนักงาน 1,700 คนในสหราชอาณาจักร ในฐานะมหาวิทยาลัยชั้นนำด้านเทคโนโลยีดิจิทัล เป็นเรื่องธรรมดาที่ Staffordshire จะมองหาวิธีใหม่ๆ เพื่อเชื่อมโยงกับพนักงาน
นั่นคือเหตุผลว่าทำไมจึงเลือก Workvivo
ผู้คน
1,800
อุตสาหกรรม
การศึกษาระดับอุดมศึกษา
ที่ตั้ง
สหราชอาณาจักร
หมวดหมู่
ตลาดกลาง
Staffordshire University ก่อนใช้งาน Workvivo
ในฐานะมหาวิทยาลัยที่ก้าวหน้า Staffordshire ตระหนักดีว่าการจะยกระดับประสบการณ์และการมีส่วนร่วมของพนักงานนั้น จำเป็นต้องใช้แนวทางสมัยใหม่ หนึ่งในเป้าหมายสำคัญคือการเปลี่ยนแปลงจากรูปแบบการสื่อสารแบบบนลงล่างซึ่งล้าสมัยซึ่งจำกัดการสนทนาแบบเปิดและอาจลดแรงจูงใจของพนักงาน
Instead, Staffordshire wanted its workers to be engaged and actively involved in sharing information. [Embracing open communication] (https://www.workvivo.com/communications/) would pave the way for two-way conversations at the university, better connecting its employees at every level and boosting their engagement.
เมื่อ Staffordshire มองหาโซลูชัน ศาสตราจารย์รับเชิญ Andrew Proctor เป็นหัวหน้าฝ่ายบริการดิจิทัลของมหาวิทยาลัย เขากล่าวว่า: "เรามีช่องทางต่างๆ มากมายที่แตกต่างกันซึ่งผู้คนสามารถรับข้อมูลอัปเดตและสื่อสารกันได้" มีการแยกส่วนมากมายในสิ่งที่เราทำ และเราต้องการที่จะรวบรวมไว้เป็นช่องทางเดียว"
เมื่อก่อนนี้ การประชุมฝ่ายบริหารจะเน้นไปที่ข้อมูลเป็นหลัก และไม่สามารถแสดงผลกระทบของสิ่งที่พนักงานทำได้เลย ไม่มีพื้นที่สำหรับการสนทนาและการยอมรับแบบเพื่อนต่อเพื่อน
สมาชิกในทีมจึงเปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆ แทนที่จะใช้เรื่องราวของผู้ใช้เพื่อแสดงคุณค่าของผู้ใช้และผลลัพธ์จากงาน ช่วยให้ทุกคนเข้าใจถึงความหมายโดยรวมและจุดประสงค์ของโครงการของพวกเขา
Staffordshire บอกกับเราว่านี่คือ "สิ่งที่เราต้องการให้ Workvivo ช่วยเราขยายบริการนี้"
การใช้แนวทางการสื่อสารที่เปิดกว้างมากขึ้นถือเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญต่อการมีส่วนร่วมของพนักงานของเรา
Judy O'Brien
ผู้จัดการฝ่ายสื่อสารภายในของ Staffordshire
ทำไมต้องใช้ Workvivo
ด้วยการสื่อสารแบบเปิดกว้างและให้ความสำคัญกับผลกระทบเป็นหลัก ทีมงานที่ Staffordshire มองว่า Workvivo คือก้าวต่อไปตามธรรมชาติ
มหาวิทยาลัยกลายเป็นหนึ่งในลูกค้ารายแรกๆ ของ Workvivo และเป็นพันธมิตรสถาบันอุดมศึกษาแห่งแรก
Staffordshire ต้องการอะไรจากแพลตฟอร์มประสบการณ์พนักงาน
แอปโซเชียลที่ใช้งานง่าย
Staffordshire กำลังมองหาโซลูชันบนแอปที่ใช้งานง่ายสำหรับพนักงาน โซลูชันที่ทำให้การเข้าสู่ระบบและการเริ่มโพสต์และการมีส่วนร่วมได้ทันทีเป็นเรื่องง่าย นอกจากนี้ ยังต้องการให้พนักงานมองว่าแอปใหม่นี้เป็นเครื่องมือขององค์กรที่ช่วยเสริมสร้างการเชื่อมต่อทางสังคม มากกว่าที่จะเป็นแพลตฟอร์มการแชร์ทางโซเชียลเช่น Facebook
สำหรับสภาพแวดล้อมแบบดั้งเดิมอย่างมหาวิทยาลัย การย้ายไปใช้อินทราเน็ตโซเชียลอาจถือเป็นการแสดงศรัทธา Staffordshire ทราบดีว่าเมื่อความคาดหวังของพนักงานยุคใหม่และคนรุ่นใหม่เข้าสู่กำลังแรงงานเปลี่ยนไป การยกระดับการสื่อสารภายในจึงถือเป็นสิ่งสำคัญ
การรับรู้และเป้าหมาย
การรับรู้คือสิ่งสำคัญอีกประการหนึ่ง Staffordshire ต้องการให้โอกาสให้พนักงานเชื่อมโยงกิจกรรมประจำวันกับเป้าหมายที่ครอบคลุมของบริษัทซึ่งจะทำให้พวกเขาสามารถแสดงผลงานและรับคำชื่นชมในการตอบสนองได้ง่ายขึ้น
การปลูกฝังความรู้สึกถึงคุณค่าและการให้การยอมรับร่วมกันระหว่างทีมจะช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งและมีความหมายมากขึ้นระหว่างพนักงาน
แอปที่พนักงานรู้สึกเป็นส่วนหนึ่ง
ทีมผู้นำของ Staffordshire ต้องการให้พนักงานเป็นเจ้าของพื้นที่และทำให้รู้สึกเป็นเจ้าของจริงๆ และพนักงานต้องการเชื่อมต่อกับความเป็นผู้นำด้วยวิธีที่เข้าถึงได้และมีความหมายมากขึ้น
เปิดตัว Workvivo
ขั้นตอนแรกในการทำให้พนักงานนำไปใช้งานจริงได้สูงคือการบอกให้ผู้คนทราบเกี่ยวกับแอปดังกล่าว มหาวิทยาลัยได้จัดแคมเปญการสื่อสารภายในเพื่ออธิบายว่าทำไมจึงเปิดตัวแอปสำหรับพนักงาน โดยเน้นเป็นพิเศษว่าแอปนี้จะมีความหมายต่อการมีส่วนร่วมของพนักงานอย่างไร ความพยายามดังกล่าวได้รับการนำโดย Judy O'Brien ซึ่งเป็นผู้จัดการฝ่ายสื่อสารภายในของ Staffordshire
Staffordshire ประกาศให้พนักงานทราบว่าจะมีสิ่งน่าตื่นเต้นเกิดขึ้น และหลังจากสร้างโมเมนตัมได้แล้ว ก็ได้เปิดตัว Workvivo ในสิ่งที่ฝ่ายบริหารเรียกว่า "Appy Friday"
ตัวแทนที่ได้รับการเสนอชื่อจะใช้เวลาเยี่ยมชมสำนักงานของสถาบันทุกแห่งเพื่อช่วยให้ผู้คนดาวน์โหลดแอปและมั่นใจได้ว่าพอใจกับแอปนี้ ซึ่งหมายความว่าพนักงานสามารถเริ่มมีส่วนร่วมผ่าน Workvivo ได้ตั้งแต่เริ่มต้น
Staffordshire ต้องการให้แอปประสบการณ์ของพนักงานและการสื่อสารภายในนั้นใช้งานง่ายและมีประสิทธิภาพเพื่อให้บุคลากรหน้างานหน้าสามารถใช้งานได้ ในบรรดาแผนกต่างๆ ของมหาวิทยาลัย มีบุคลากรจำนวนมากที่ทำงานภาคสนาม เช่น ฝ่ายอำนวยความสะดวก ฝ่ายรักษาความปลอดภัย เจ้าหน้าที่ทำความสะอาด อาจารย์ และอื่นๆ ที่ไม่สามารถเข้าถึงคอมพิวเตอร์ที่ทำงานได้เลย การใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่เป็นสิ่งที่จำเป็น
โดยรวมแล้ว Staffordshire กำลังมองหาโซลูชันที่สามารถผสานรวมส่วนที่ดีที่สุดทั้งหมดของเครื่องมือองค์กรเข้ากับส่วนประกอบทางสังคมและการเชื่อมต่อที่คุ้นเคยได้อย่างราบรื่น
การเตรียม Staffordshire ให้พร้อมสําหรับความสําเร็จ
การนำแอปประสบการณ์พนักงานมาใช้ในมหาวิทยาลัยจำเป็นต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบเนื่องจากมีองค์ประกอบต่างๆ มากมายที่เกี่ยวข้อง Staffordshire ดำเนินการอย่างไรบ้างเพื่อเตรียมพร้อมสู่ความสำเร็จ
ทีมงานสื่อสาร บริการดิจิทัล และทรัพยากรบุคคลทำงานร่วมกันเพื่อจัดตั้งระบบ Workvivo ให้กับพนักงาน ทีมบริการดิจิทัลและ HR มั่นใจว่าข้อมูลพนักงานได้รับการอัปเดตใน Active Directory ไม่ว่าจะเป็นชื่อตำแหน่งงาน แผนก และสถานที่ตั้ง ทีมงานต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและเลิกใช้รายชื่ออีเมลที่ยากต่อการบำรุงรักษาและไม่มีประสิทธิภาพ การมีข้อมูลทีมสำหรับสมาชิกแต่ละคนจะช่วยให้แบ่งกลุ่มเป้าหมายได้และช่วยให้ส่งข้อความได้ดียิ่งขึ้น ในที่สุด Workvivo จะแทนที่อีเมลของพนักงานทั้งหมด
การกำหนดเวลาคลังเนื้อหาไว้ล่วงหน้าก่อนเปิดตัวแพลตฟอร์มให้กับเจ้าหน้าที่ถือเป็นความสำเร็จที่ง่ายดาย หมายความว่า Staffordshire สามารถสร้างความตื่นเต้นก่อนการเปิดตัวได้โดยไม่ต้องกังวลว่าวันเปิดตัวจริงนั้นจะทำให้ผิดหวัง ทันทีที่พนักงานเข้าสู่ระบบเป็นครั้งแรก ก็จะพบกับเนื้อหาสารพัดรูปแบบที่แสดงให้เห็นวิธีต่างๆ ในการมีส่วนร่วมกับแอป
ก่อนที่จะเปิดตัว Staffordshire ยังได้เลือกสมาชิกในทีมจำนวนหนึ่งเพื่อทำหน้าที่เป็นตัวแทนของ Workvivo อีกด้วย เหล่านี้คือจุดติดต่อสำหรับผู้คนในช่วงเริ่มต้นของการเปิดตัว และยังสามารถสร้างแหล่งข้อมูลที่มีประโยชน์ เช่น วิดีโอเกี่ยวกับการใช้งานแพลตฟอร์มได้อีกด้วย เมื่อรวมกับเอกสารสนับสนุนของ Workvivo เอง การมีส่วนร่วมของพนักงานกับแอปก็เริ่มต้นได้อย่างแข็งแกร่ง
การรักษาการมีส่วนร่วมหลังเปิดตัว
เมื่อวันเปิดตัวมาถึงและผ่านไปในที่สุด สิ่งสำคัญสำหรับ Judy และทีมงานคือการรักษาโมเมนตัมนี้ต่อไป พนักงานได้รับการสนับสนุนให้มีส่วนร่วมในหลายๆ วิธี เช่น การได้รับเชิญให้เข้าร่วมการแข่งขันและแสดงความคิดเห็นและมีส่วนร่วมกับโพสต์ต่างๆ
แคมเปญการมีส่วนร่วมของพนักงานในระยะเริ่มแรกที่ Staffordshire ดำเนินการโดยใช้ Workvivo ได้แก่ การขอให้ผู้คนแชร์คำคม shout-outs ระหว่างเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงไลฟ์สไตล์ของตน
ในปี 2020 มี Shoutouts รายบุคคล 765 ครั้งและมีการอัปเดต 1,296 รายการจากทั่วทั้งองค์กร
ทั้งหมดนี้หมายความว่า Staffordshire บรรลุเป้าหมายในการสร้างการเชื่อมต่อมากมายบน Workvivo ได้เร็วที่สุด นอกจากนี้ยังช่วยให้มหาวิทยาลัยสร้างสมดุลที่เหมาะสมระหว่างการทำให้ข้อมูลสำคัญค้นหาได้ง่ายและการส่งต่อข้อมูลแบบเพื่อนถึงเพื่อน
ปัจจุบัน พนักงาน 62% เข้าถึง Workvivo ในแต่ละสัปดาห์และกลับมาใช้บริการอีก 76% ในทุกเดือน
สแตฟฟอร์ดเชียร์หลังจาก Workvivo
Judy กล่าวว่า "การเปิดรับวิธีการสื่อสารที่เปิดกว้างมากขึ้นถือเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญต่อการมีส่วนร่วมของพนักงานเรา" ปัจจุบันพนักงานได้รับการสนับสนุนให้แสดงความคิดเห็น ถามคำถาม และแจ้งความต้องการของตนกับผู้นำ
"มีการมองว่าพนักงานเป็นผู้นำวัฒนธรรมแทนที่จะแค่เข้ามามีส่วนร่วม แต่พนักงานเองต่างหากที่เป็นผู้กำหนดและเป็นเจ้าของวัฒนธรรมนั้น"
Andrew กล่าวถึงประสบการณ์ของตัวเองว่า "Workvivo ติดอันดับ 5 แอปยอดนิยมที่ฉันใช้ทุกวัน โดยเป็นหนึ่งในวิธีสำคัญที่ผมในฐานะผู้นำและสมาชิกของชุมชนขนาดใหญ่ในมหาวิทยาลัย สามารถติดตามทุกสิ่งทุกอย่างที่กำลังเกิดขึ้นได้
"และนั่นเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเราห่างไกลกันมากขึ้นกว่าเดิม แค่รักษาการตระหนักรู้ถึงทุกสิ่งที่ผู้คนกำลังทำอยู่"
การวางรากฐานก่อนเปิดตัว Workvivo หมายความว่าเมื่อเกิดโรคระบาด ความพึงพอใจของพนักงานที่มีต่อการสื่อสารภายในจะเพิ่มขึ้นแทนที่จะลดลง พนักงาน 74% กล่าวว่ารู้สึกพึงพอใจกับการอัปเดตการสื่อสารภายในเกี่ยวกับโควิดและ 78% พบว่า shout-outs มีประโยชน์อย่างมากในการเพิ่มขวัญกำลังใจของทีม
พื้นที่ที่ Workvivo ช่วยปรับปรุง
พนักงานที่ Staffordshire มีการเชื่อมโยงกันดีขึ้นกว่าที่เคย
- ผู้คนเชื่อมโยงกันในหัวข้อต่างๆ เช่น สุขภาพจิตและความยั่งยืน และเพื่อนร่วมงานก็ส่ง Shoutouts ให้กัน พวกเขาสามารถให้เพื่อนร่วมงานรู้สึกว่าพวกเขาเป็นใครอยู่เบื้องหลังตําแหน่งงานของพวกเขา ทั้งหมดนี้นําไปสู่การสนทนาที่มีความหมายมากขึ้น กระชับสายสัมพันธ์ของพนักงาน และปลูกฝังความรู้สึกเป็นเจ้าของ
- การค้นหาบุคคลที่เหมาะสมสำหรับงานผ่านแผนภูมิองค์กรและโครงสร้างบน Workvivo หมายความว่าต้องเสียเวลาในการค้นหาน้อยลง และพนักงานสามารถเชื่อมโยงหน้ากับชื่อได้
- การสื่อสารขององค์กรก็ง่ายขึ้นเช่นกัน ตัวอย่างเช่น สามารถแจ้งเตือนบริการดิจิทัลถึงปัญหาอินเทอร์เน็ตผ่านแพลตฟอร์มได้
- "Workvivo ให้ความช่วยเหลืออย่างมากเมื่อเราเปลี่ยนมาทำงานจากระยะไกล เนื่องจากทุกคนใช้กันอยู่แล้ว การแชร์อัปเดตจึงทำได้ง่ายและมีประสิทธิภาพระหว่างที่มีการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในสถานที่ทำงาน
- การยอมรับแบบเพื่อนต่อเพื่อนมีความแข็งแกร่งมากกว่าที่เคย และมีความไว้วางใจและความโปร่งใสมากขึ้นระหว่างสมาชิกในทีม โดยมีความมั่นใจที่จะเป็นตัวของตัวเองและมีส่วนร่วมเป็นประจำ
- ปัจจุบันการสื่อสารภายในทั้งหมดใน Staffordshire จะผ่าน Workvivo เมื่อเปิดตัว Judy และทีมงานไม่สนับสนุนให้คณาจารย์ส่งอีเมลถึงเจ้าหน้าที่ทุกคนอีกต่อไป แทนที่จะทำเช่นนั้น ทีมงานกลับแสดงให้เพื่อนร่วมงานเห็นประโยชน์ของการปรับปรุงการสื่อสารโดยเลือกช่องทาง Workvivo ที่ดีที่สุดสำหรับข้อความในมือ เช่น การอัปเดตที่จอดรถและใบอนุญาต การประกาศการแข่งขันกีฬา และกิจกรรมที่จะเกิดขึ้น
พื้นที่ที่ Workvivo ช่วยปรับปรุง
พนักงานที่ Staffordshire มีการเชื่อมโยงกันดีขึ้นกว่าที่เคย
- ผู้คนเชื่อมโยงกันในหัวข้อต่างๆ เช่น สุขภาพจิตและความยั่งยืน และเพื่อนร่วมงานก็ส่ง Shoutouts ให้กัน พวกเขาสามารถให้เพื่อนร่วมงานรู้สึกว่าพวกเขาเป็นใครอยู่เบื้องหลังตําแหน่งงานของพวกเขา ทั้งหมดนี้นําไปสู่การสนทนาที่มีความหมายมากขึ้น กระชับสายสัมพันธ์ของพนักงาน และปลูกฝังความรู้สึกเป็นเจ้าของ
- การค้นหาบุคคลที่เหมาะสมสำหรับงานผ่านแผนภูมิองค์กรและโครงสร้างบน Workvivo หมายความว่าต้องเสียเวลาในการค้นหาน้อยลง และพนักงานสามารถเชื่อมโยงหน้ากับชื่อได้
- การสื่อสารขององค์กรก็ง่ายขึ้นเช่นกัน ตัวอย่างเช่น สามารถแจ้งเตือนบริการดิจิทัลถึงปัญหาอินเทอร์เน็ตผ่านแพลตฟอร์มได้
- "Workvivo ให้ความช่วยเหลืออย่างมากเมื่อเราเปลี่ยนมาทำงานจากระยะไกล เนื่องจากทุกคนใช้กันอยู่แล้ว การแชร์อัปเดตจึงทำได้ง่ายและมีประสิทธิภาพระหว่างที่มีการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในสถานที่ทำงาน
- การยอมรับแบบเพื่อนต่อเพื่อนมีความแข็งแกร่งมากกว่าที่เคย และมีความไว้วางใจและความโปร่งใสมากขึ้นระหว่างสมาชิกในทีม โดยมีความมั่นใจที่จะเป็นตัวของตัวเองและมีส่วนร่วมเป็นประจำ
- ปัจจุบันการสื่อสารภายในทั้งหมดใน Staffordshire จะผ่าน Workvivo เมื่อเปิดตัว Judy และทีมงานไม่สนับสนุนให้คณาจารย์ส่งอีเมลถึงเจ้าหน้าที่ทุกคนอีกต่อไป แทนที่จะทำเช่นนั้น ทีมงานกลับแสดงให้เพื่อนร่วมงานเห็นประโยชน์ของการปรับปรุงการสื่อสารโดยเลือกช่องทาง Workvivo ที่ดีที่สุดสำหรับข้อความในมือ เช่น การอัปเดตที่จอดรถและใบอนุญาต การประกาศการแข่งขันกีฬา และกิจกรรมที่จะเกิดขึ้น
มหาวิทยาลัยที่เชื่อมต่อกัน
การเป็นพันธมิตรกับ Workvivo ทำให้ Staffordshire เปลี่ยนแปลงการสื่อสารภายใน และสร้างแรงบันดาลใจให้พนักงานนำเอาสิ่งที่ดีที่สุดของตนเองมาสู่การทำงาน
แอปนี้ช่วยให้ Staffordshire สนับสนุนคุณค่าของตนในฐานะ The Connected University ทุกวัน โดยรักษาคำมั่นสัญญาในการเชื่อมโยงนักศึกษาและเจ้าหน้าที่เข้าด้วยกัน กับธุรกิจ และกับโอกาสทางอาชีพที่น่าตื่นเต้น
