Hãy cùng chúng tôi tham gia Hội Nghị Thượng Đỉnh dành cho Nhân Viên Tuyến Đầu năm 2025 – định hình tương lai cho công việc của nhân viên tuyến đầu. Ngày 4 tháng 6 | 3 giờ chiều theo giờ GMT+1 / 10 giờ sáng theo giờ EST

Keyloop đã Mở Khóa Sức Mạnh của Giao Tiếp Mở Nhờ Workvivo

Keyloop đã chuyển sang mô hình giao tiếp mở nhờ Workvivo và từ đó đã gặt hái được những lợi ích về văn hóa và tài chính.

91%

Chấp nhận Workvivo trong số tổng nhân viên

€70k

Số tiền tiết kiệm trực tiếp cho các công cụ dịch thuật và tương tác hàng năm

1 ngày

Thời gian mà đội ngũ Truyền thông tiết kiệm được mỗi tuần

Nhà cung cấp các giải pháp kỹ thuật số cho ngành bán lẻ ô tô trên toàn cầu

Keyloop là nhà cung cấp các giải pháp kỹ thuật số cho ngành bán lẻ ô tô trên toàn cầu. Công ty sử dụng 2.600 nhân viên tại các trụ sở chính và văn phòng ở Vương quốc Anh trên khắp Châu Á Thái Bình Dương (APAC), Tây Ban Nha, Ý, Nam Phi, Trung Đông và Canada.

Là một công ty phần mềm B2B, Keyloop có các đội ngũ làm việc ở bộ phận hỗ trợ, sản phẩm, kỹ thuật, tiếp thị, thành công của khách hàng, v.v.

Tại đây, Caz Meech, Trưởng Bộ Phận Truyền Thông và Gắn Kết Toàn Cầu của Keyloop, chia sẻ cách nền tảng Workvivo của Keyloop đã phát triển mạnh mẽ và thay đổi giao tiếp tại công ty kể từ khi ra mắt vào tháng 2 năm 2022.

Con người

2,600

Ngành

CNTT ngành ô tô

Địa điểm

Toàn cầu (Trụ sở chính tại Vương quốc Anh)

Loại

Thị trường tầm trung

Keyloop trước khi có Workvivo

Trước khi hợp tác với Workvivo, Keyloop đã sử dụng một số công cụ để giao tiếp và tương tác với nhân viên. Nhưng Caz là người tin tưởng mạnh mẽ vào việc trao quyền cho mọi người trong công ty và bà biết rằng một nền tảng được xây dựng để giao tiếp mở là cách tốt nhất để đạt được điều đó.

Với hơn 40 văn phòng trên toàn cầu và 26 ngôn ngữ khác nhau để truyền tải, các công cụ cũ của công ty đã không còn hiệu quả nữa. Bà cho biết chúng “hoàn toàn bất động”.

Thay vào đó, bà tìm kiếm một giải pháp thay thế năng động, nơi nhân viên “có thể tự mình tham gia và không chỉ dựa vào hệ thống giao tiếp phân cấp”.

“Tôi rất tin tưởng rằng mọi người đều có thể giao tiếp và nên giao tiếp, và chúng tôi phải tạo ra một nền tảng để họ cảm thấy thoải mái khi giao tiếp.”

Việc chấp nhận cách giao tiếp mới này tại Keyloop có nghĩa là chuyển phương thức giao tiếp của công ty từ mô hình phân cấp từ trên xuống sang mô hình phản ánh sự trân trọng đối với các nền văn hóa khác nhau, môi trường không chính thức và tinh thần đoàn kết. Với những tiêu chí chính cần đánh dấu này, Caz cho biết đối với bà “Workvivo là lựa chọn hiển nhiên”.

Triển khai và ra mắt Workvivo

Việc loại bỏ những công cụ cũ đó đòi hỏi mọi người chấp thuận để thay thế chúng. Ví dụ, đội ngũ CNTT của Keyloop đã có những lo ngại ban đầu về việc thử một nền tảng khác. Caz nói: “Nhưng sau đó khi chúng tôi trải qua giai đoạn thực hiện, họ đã nói, ‘Ồ, những người này đã khiến việc này trở nên thực sự dễ dàng đối với chúng tôi’.

“Tất cả những gì họ nói đều là những điều thực sự tích cực về toàn bộ quá trình. Vì vậy, mặc dù ban đầu bộ phận CNTT khá thận trọng, nhưng quá trình gia nhập diễn ra rất dễ dàng đến nỗi họ đã trở thành một trong những đơn vị lớn nhất chấp nhận Workvivo sớm nhất.”

Nền tảng Workvivo của Keyloop đã hoạt động trong vòng tám tuần. Nhưng những đội ngũ còn lại của Keyloop thì sao? Kể từ khi ra mắt, gần 2.400 nhân viên Keyloop (91%) đã đăng ký trên nền tảng và hơn 80% nhân viên hoạt động hàng tháng.

Caz nói: “Ngay cả đối với những người không có kinh nghiệm về mạng xã hội cũng bị thuyết phục. Ban đầu họ có thể hơi sợ, nhưng sau đó họ đã nhận ra nó dễ sử dụng như thế nào.”

Nhận xét về quy trình triển khai Workvivo tổng thể, bà nói thêm: “Thành thật mà nói, thật vui khi được làm việc với đội ngũ của bạn, bởi vì tôi đã làm việc với rất nhiều tổ chức bên ngoài trước đây và đây là trải nghiệm tốt nhất của tôi về mối quan hệ đại lý.”

Ngay cả đối với những người không có kinh nghiệm về mạng xã hội cũng bị thuyết phục. Ban đầu họ có thể hơi sợ hãi, và sau đó họ nhận ra nó dễ sử dụng như thế nào.

Caz Meech

Trưởng Phòng Giao Tiếp Nội Bộ và Gắn Kết Nhân Viên Toàn Cầu tại Keyloop

Tiết kiệm thời gian và tiền bạc tại Keyloop

Kể từ khi ra mắt Workvivo, Keyloop đã dần loại bỏ các công cụ trước đây, tiết kiệm tiền và tạo ra hiệu quả trong quá trình này. Caz ước tính rằng chỉ riêng công cụ dịch thuật tích hợp của nền tảng đã tiết kiệm được cho tổ chức khoảng €20.000 chỉ trong bảy tháng đầu.

Workvivo cũng đã giúp Keyloop định hình lại cách tiếp cận của mình đối với phần thưởng và sự công nhận, thay thế các công cụ tương tác trước đây bằng cách tiếp cận có mục đích hơn thông qua Workvivo, giúp công ty tiết kiệm tổng cộng hơn 50.000 EUR mỗi năm.

Caz nói: “Workvivo đã khiến chúng tôi suy nghĩ về cách chúng tôi thực hiện một chương trình phần thưởng khác biệt”. “Chúng tôi suy nghĩ nhiều hơn về cách công nhận đồng nghiệp và cách tiếp cận của chúng tôi đã trở nên có mục đích hơn nhiều.”

Về quy trình truyền thông, Caz và nhóm của mình đã ngừng sử dụng phương pháp bản tin truyền thống vốn mất 5 giờ mỗi tuần để sản xuất và không thu hút đủ nhân viên Keyloop để tạo ra sản phẩm có giá trị. Hiện nay, các cập nhật của nhân viên – từ tin tức về các sự kiện cho đến các thông tin quan trọng – đều được đăng trên Workvivo và Caz có thể biết được mức độ tương tác của đồng nghiệp với từng thông tin.

“Điều mà đồng nghiệp của chúng tôi muốn là tin tức khi chúng tôi nhận được. Nếu mọi người muốn xem tin tức hàng tuần, họ chỉ cần cuộn xuống bảng tin hoặc vào mục Tin tức. Cuối cùng, điều này cho phép chúng tôi cung cấp một nền tảng để mọi người có thể truy cập vào thông tin họ muốn, khi họ muốn, thay vì lấp đầy hộp thư đến của họ bằng thông tin không liên quan đến họ.

“Điều tôi thực sự thích là phần ghi nhận trên mục tin tức. Một ngày nọ, tôi đăng một bài báo và trong vòng năm phút có 1.000 người đã ghi nhận nó. Với tôi, điều đó là chưa từng có.”

Nền tảng Workvivo của Keyloop cũng có một không gian dành riêng cho các tài liệu nội bộ, chẳng hạn như quyền lợi và chính sách của nhân viên. Việc lưu trữ những thông tin này ở một nơi mà mọi người trong công ty đều có thể dễ dàng truy cập đã giúp đội ngũ truyền thông tiết kiệm thời gian trả lời các yêu cầu của nhân sự qua email, giúp họ tiết kiệm ít nhất bốn giờ mỗi tuần.

Nhìn chung, Workvivo đã tiết kiệm cho đội ngũ truyền thông của Keyloop tám hoặc chín giờ – hoặc nhiều hơn một ngày – mỗi tuần.

Workvivo hoàn toàn phù hợp với chiến lược truyền thông của Keyloop

Caz nói rằng Workvivo “đứng đầu” trong chiến lược giao tiếp nội bộ của Keyloop “vì nó có thể thúc đẩy rất nhiều thứ”.

“Hiện tại, nó đang thúc đẩy các cuộc họp công khai của chúng tôi, thúc đẩy các ngày Thứ Tư Khỏe Mạnh, thúc đẩy các sự kiện nội bộ, kết hợp đang được công bố trên đó. Vì vậy, đối với tôi, Workvivo là điểm khởi đầu, và mọi thứ khác sẽ xuất phát từ đó.”

Một phần của chiến lược đó là sử dụng Workvivo để theo dõi sự thành công của truyền thông. Các chỉ số thành công của Caz là:

Workvivo có giúp tăng sự tham gia vào các sự kiện công khai không?
Workvivo có giúp tăng lượng độc giả đọc tin tức và thông tin được gửi đi không?

Cho đến nay, kết quả đã nói lên tất cả.

Tỷ lệ tham gia cuộc họp toàn công ty đã tăng gấp đôi – “Mọi người có thể biết ngay khi sự kiện diễn ra và họ có thể tham gia ngay cả khi họ không thấy sự kiện trong nhật ký của mình”.
Các mẩu tin tức đã tăng lượng độc giả từ 28% lên 50% trong vòng năm phút đầu tiên sau khi đăng.

Workvivo cũng là cách để nhân viên Keyloop tìm hiểu và tham gia vào các cuộc khảo sát về gắn kết nhân viên. Caz và đội ngũ của bà có thể cho họ biết khi nào có khảo sát và khi nào khảo sát hết hạn.

“Điều quan trọng mà Workvivo đã làm là tăng cường sự tham gia. Bạn sẽ không nhận được phản ánh thực sự trừ khi có nhiều người tham gia hơn. Vì vậy, bằng cách đó, chúng tôi có thể phản ánh tốt hơn cảm nhận của toàn công ty.”

Nhờ những nỗ lực nâng cao trải nghiệm của nhân viên rõ ràng trên Workvivo:

Điểm eNPS của Keyloop đã tăng 16 điểm
Điểm sức khỏe và hạnh phúc của Keyloop đã tăng 11 điểm
Điểm quảng bá của Keyloop đã tăng từ 35% lên 43% chỉ trong bảy tháng

Nền tảng cũng thúc đẩy nhân viên tham gia vào các sáng kiến CSR của Keyloop, chẳng hạn như cam kết tài trợ từ thiện. Các đồng nghiệp có thể sử dụng Workvivo để chia sẻ các hoạt động từ thiện của họ và nâng cao nhận thức xung quanh họ, dẫn đến việc có nhiều quyên góp hơn.

Các tính năng giao tiếp nội bộ mà nhân viên Keyloop yêu thích

Với Workvivo, Caz có thể yên tâm rằng nhân viên Keyloop “cảm thấy thoải mái sử dụng ngôn ngữ của họ”. Đối với bà, công cụ dịch thuật tích hợp của nền tảng là điểm hấp dẫn nhất của nó. Keyloop sử dụng khả năng dịch thuật này để tự động dịch mọi bài viết mới sang 26 ngôn ngữ khác nhau.

“Trước đây, Keyloop chưa từng có một nền tảng thống nhất mà mọi người có thể sử dụng trên toàn cầu. Một trong những rào cản lớn nhất là chúng tôi phải chuyển từ trụ sở khu vực sang trụ sở chức năng tại Vương quốc Anh. Trước đây có một rào cản ngôn ngữ rất lớn và giờ Workvivo đã xóa được rào cản đó. Với tính năng dịch ngôn ngữ, giờ đây chúng tôi có thể tiếp cận họ bằng ngôn ngữ của riêng họ.

Các tính năng giao tiếp nội bộ mà nhân viên Keyloop yêu thích

Mở khóa giao tiếp mở tại Keyloop

Tom Kilroy, Tổng Giám Đốc Điều Hành của Keyloop, tin rằng Workvivo đã đóng một vai trò quan trọng trong những thay đổi tích cực mà công ty đã chứng kiến ở mảng truyền thông và văn hóa.

Ông nói: “Workvivo đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy văn hóa của chúng tôi phát triển tại Keyloop. Nền tảng này sống động và năng động, đồng thời cung cấp cho nhân viên của chúng tôi quyền truy cập vào tin tức, thông tin cập nhật và thậm chí cả các sự kiện trong thời gian thực.

“Workvivo cho phép nhân viên của chúng tôi thực sự là chính họ và chia sẻ những gì quan trọng đối với họ. Có rất nhiều lời hứa hẹn về các hệ thống này, nhưng chúng tôi thấy rằng Workvivo đã dễ dàng đạt được mục tiêu và được chấp nhận rộng rãi.”