Royal Berkshire NHS: Cách Mạng Hóa Giao Tiếp Nội Bộ cho Nhân Viên Bệnh Viện

Trước Workvivo

Ngay trước khi hợp tác với Workvivo, Royal Berkshire đã quyết định xem xét lại mạng nội bộ của mình cùng với việc phát triển lại trang web.

Niall Norbury, Giám đốc Tiếp thị và Chiến dịch của quỹ, cho biết mục tiêu là chuyển sang một nền tảng “có thể kết hợp nhiều thứ mà chúng tôi đang thực hiện riêng rẽ vào thời điểm đó”.

Ví dụ…

• Giao tiếp nội bộ dựa trên email chung của toàn công ty
• Các cuộc trò chuyện của nhân viên diễn ra trong một nhóm nhân viên trên Facebook
• Một mạng nội bộ tĩnh, lỗi thời không có lợi cho giao tiếp mở

Cả ba kênh này đều riêng biệt và tốn thời gian. Niall chia sẻ: “Chúng tôi đã gặp vấn đề thực sự khi mỗi kênh đều đặt ra rất nhiều rào cản đối với nhân viên”, thách thức chính là việc thiếu quyền truy cập máy tính trong bệnh viện và môi trường chăm sóc sức khỏe.

Nếu bạn là người khuân vác, là quản gia, là người bảo vệ – bạn thường không có máy tính. Tương tự như vậy, thực tế rất nhiều bác sĩ và y tá sẽ không ngồi trước máy tính.

Với nhóm Facebook của nhân viên, tôi không bao giờ cảm thấy thoải mái khi mọi người phải sử dụng tài khoản cá nhân của mình để truy cập thông tin công việc. Đối với tôi, chúng tôi muốn mọi người có thể đặt hàng rào ở nơi mà họ muốn; để có thể nói ‘đây là nơi công việc của tôi bắt đầu, và đây là nơi nó kết thúc’.

Để xây dựng một nền văn hóa tốt hơn tại Royal Berkshire thì sự cân bằng rất quan trọng. “Đó là sự pha trộn giữa việc cho phép mọi người đặt ra hàng rào ở nơi mà họ muốn trong khi giảm bớt những rào cản mà chúng tôi vô tình tạo ra cho họ.”

Với suy nghĩ đó, Niall và nhóm của anh đã tổ chức đấu thầu để có một công cụ có thể hợp lý hóa và thống nhất các kênh giao tiếp và tương tác của họ. Ngay từ đầu quá trình, Workvivo đã nổi bật.

Tôi nghĩ một phần là vì nó khiến chúng tôi nghĩ về giao tiếp theo cách mà trước đây chúng tôi chưa từng nghĩ tới. Chúng tôi vẫn có quan điểm khá truyền thống về giao tiếp nội bộ, giữa mạng nội bộ tĩnh với một vài bản cập nhật, diễn đàn riêng biệt và sau đó là email.

Workvivo khiến chúng tôi suy nghĩ khác một chút, và nói chung chúng tôi cảm thấy rằng công cụ này có thể là một cách giao tiếp mới.

Bảo mật và tuân thủ

Bảo mật mạng nội bộ là ưu tiên chính đối với hầu hết mọi công ty, nhưng đối với một tổ chức chăm sóc sức khỏe thì rủi ro thậm chí còn lớn hơn. Niall đã chia sẻ cách Workvivo đáp ứng các yêu cầu bảo mật và tuân thủ của Royal Berkshire một cách dễ dàng.

Đội ngũ an ninh mạng của chúng tôi đã phải kiểm tra xem liệu mọi thứ có ổn và an toàn hay không từ góc độ bảo mật thuần túy. Sau đó, đội ngũ quản trị thông tin của chúng tôi cũng phải cân nhắc tác động của việc tạo ra một nền tảng mở hơn so với trước đây, nhưng vẫn đảm bảo không dẫn đến tình trạng nhân viên có thể làm rò rỉ thông tin ra bên ngoài tổ chức.

Trong cả hai trường hợp, mọi chuyện đều diễn ra khá dễ dàng. Văn hóa công ty đã có một chút thay đổi và tôi nghĩ rằng mọi người đã tỏ chút lo lắng về vấn đề này, nhưng theo tôi biết thì kể từ khi chúng tôi đi vào hoạt động, chưa có một nhân viên nào lấy thứ gì đó từ Workvivo rồi chuyển ra bên ngoài.

Nhóm Facebook của nhân viên thực sự là một rủi ro bảo mật lớn hơn. Có một vấn đề lớn với điều đó là rất khó để xóa mọi người ra khỏi không gian đó. Vì vậy, có thể có người đã rời khỏi tổ chức cách đây vài tháng, nhưng là một chủ lao động lớn trong NHS, nơi chỉ tuyển dụng nhân viên hợp đồng tạm thời, chúng tôi có thể phải sa thải khoảng một trăm người mỗi tháng, điều này thực sự khó theo dõi.

Đúng là Workvivo có các yếu tố của một nền tảng mạng xã hội, nhưng mọi người vẫn cảm thấy nó khá khác biệt so với các nền tảng khác. Vì vậy, chúng tôi đã không gặp phải bất kỳ loại vấn đề nào từ góc độ đó.

Spotlight: Khảo Sát Nhân Viên NHS

Từ tháng 9 đến tháng 10 năm 2023, nhân viên Royal Berkshire đã được mời tham gia Khảo sát nhân viên NHS. Lần đầu tiên, Niall và nhóm của mình đã tiến hành khảo sát gần như chỉ qua Workvivo.

Chúng tôi đã đạt được tỷ lệ phản hồi cao nhất từ trước đến nay.

Thông thường, chúng tôi có thể thử cung cấp các ưu đãi tài chính cho mọi người. Nhưng điều quan trọng nhất mà chúng tôi đã làm là tổ chức nó thông qua Workvivo và tôi thực sự nghĩ rằng chúng tôi đã có một trong những tỷ lệ phản hồi cao nhất của một tổ chức cấp cứu trên toàn quốc.

Royal Berkshire đã cải thiện mọi điểm số của mình so với năm trước:

• 75% nhân viên cảm thấy được trao quyền để đưa ra các đề xuất cải thiện
• 89% tự tin vào trách nhiệm của mình
• 92% cảm thấy tin tưởng để thực hiện công việc của họ
• 69% cảm thấy an toàn khi nói lên những lo ngại tại nơi làm việc
• 64% cảm thấy họ có thể tiếp cận các cơ hội học tập và phát triển phù hợp
• 73% hài lòng với sự tôn trọng mà họ nhận được từ đồng nghiệp
• 82% thích làm việc với đồng nghiệp của họ
• 20% có thể sẽ tìm kiếm một công việc mới trong 12 tháng tới
• 75% cảm thấy được hỗ trợ và khuyến khích bởi cấp trên trực tiếp của họ

Một tính năng thực sự hữu ích nữa là khả năng phân khúc đối tượng khán giả. Trước đây, chúng tôi sẽ phải gửi thông tin rộng rãi đến tất cả mọi người trong tổ chức. Nhưng chúng tôi biết rằng một số phòng ban thực sự tham gia và chúng tôi không cần phải làm việc với họ, và cũng có những phòng ban khác có thể không tham gia chút nào.

Ví dụ, với Workvivo, chúng tôi có thể gửi tin nhắn cụ thể đến bộ phận phục vụ ăn uống hoặc khoa cấp cứu. Chúng tôi biết rằng mỗi khoa đều có những đặc thù riêng; một số khoa phải tiếp nhận bệnh nhân đến khám trực tiếp tại cửa trước trong khi những khoa khác phải tiếp nhận bệnh nhân được giới thiệu từ bác sĩ đa khoa. Một số nơi thực sự bận rộn vào ban ngày, một số khác lại bận rộn vào ban đêm. Việc có thể điều chỉnh thông điệp cho bác sĩ khác với thông điệp dành cho nhân viên hành chính đã thực sự hữu ích.