SupportNinja: ‘Of all the platforms we’ve launched company-wide, Workvivo has had the biggest impact’

SupportNinja trước Workvivo

Khi Phó Giám Đốc về Giao Tiếp và Gắn Kết Toàn Cầu của SupportNinja, Otto Salumbre, gia nhập công ty, công ty đã xác định được nhu cầu cần một nền tảng nhân viên để liên kết tốt hơn các thành viên trong nhóm trên khắp Philippines, Mỹ, Colombia, Ireland, Romania và nhiều quốc gia khác.

Trên thực tế, Otto được thuê để điều hành dự án đó và xây dựng chương trình truyền thông nội bộ – một chương trình mà nhóm mới của Otto chưa từng có.

Otto cho biết: “Một trong những điều đầu tiên tôi làm là xác định nhu cầu của từng phòng ban chức năng – cho ban lãnh đạo và lực lượng lao động nói chung”. “Cách họ truyền tải thông điệp và thông tin cập nhật không có tổ chức, nói giảm đi thì – thông tin đến từ tứ phía. Không có lý do hay quy tắc nào về cách cung cấp thông tin.

“Vì vậy, về cơ bản, tiêu chí chính mà chúng tôi tìm kiếm là một nền tảng mà có thể thấy thông tin ngay từ lần đầu tiếp xúc, chẳng hạn như chính sách, quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), nghiên cứu tình huống và thậm chí là thông tin dựa trên kiến thức, như cách nộp đơn xin nghỉ phép có hưởng lương. Những thứ mà mọi người sẽ tìm kiếm.”

Giao tiếp nội bộ là một điểm khó khăn lớn đối với SupportNinja, nhưng bất cứ giải pháp nào mà họ chọn cũng cần đáp ứng một số yêu cầu khác. “Công ty đã phát triển theo cấp số nhân khi chúng tôi mua lại các doanh nghiệp và khách hàng, và chúng tôi đang trên đà tăng gấp đôi nhân viên cũng như cơ sở khách hàng. Chúng tôi thực sự cần một nền tảng sẵn dùng và dễ triển khai.”

Tại sao lại là Workvivo?

Vậy tại sao Workvivo lại giành được chiến thắng? Otto cho biết sản phẩm này có một vài điểm "chiếm được cảm tình" của nhóm Otto.

Đầu tiên là sự tinh tế của nền tảng. Nền tảng thực sự đơn giản. Trong lĩnh vực giao tiếp nội bộ, chúng tôi coi đây là một nền tảng thời đại mới, khi kết hợp chức năng của nền tảng mạng nội bộ và nền tảng mạng xã hội. Thiết kế của nền tảng không chỉ là những góc cạnh cứng nhắc. Nền tảng rất toàn diện, đầy màu sắc, hấp dẫn – và đó là chủ đề rất quan trọng đối với chúng tôi.

Thứ hai, khả năng tạo không gian cho những người bên ngoài tổ chức, ví dụ như khách hàng của chúng tôi. Đó là một vấn đề lớn, vì việc chỉ chia sẻ thông tin quan trọng với người dùng bên ngoài là điều chưa từng xảy ra trong lĩnh vực giao tiếp nội bộ.

Khả năng thiết lập các phần bên ngoài của nền tảng nội bộ là một “bước đột phá” đối với SupportNinja. Đội ngũ của Otto đã có thể sử dụng chức năng này để đưa khách hàng vào, thực hiện quá trình gia nhập cho nhân viên mới và thậm chí là tiếp nhận việc mua lại. “Chúng tôi thực sự đã làm tất cả ba việc đó trong vòng sáu tháng đầu tiên!”

Điều thứ ba – đây là điều mà cá nhân tôi yêu thích – khả năng quản lý triển khai. Đối với chúng tôi, việc hoàn thiện một nền tảng trong thời gian có hạn là điều vô cùng quan trọng. Workvivo đã có quy trình gia nhập và sẵn sàng tinh tế mà thậm chí tôi còn có thể tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của mình cũng như công ty.

Nếu không có Workvivo, Otto biết giải pháp thay thế sẽ như thế nào. “Chỉ cần tưởng tượng một giai đoạn gia nhập điển hình là khoảng sáu tháng. Tôi nghĩ là ưu đãi gia nhập đặc biệt thì mất khoảng ba tháng.

“Đội ngũ Workvivo có thể tùy chỉnh lịch trình gia nhập cho tôi trong vòng 2 tuần. Tôi tin là các nhà quản lý trải nghiệm của khách hàng tại Workvivo chưa bao giờ nghe nói đến triển khai trong 2 tuần – nhưng chúng tôi đã làm điều đó. Giai đoạn chuẩn bị sẵn sàng được thực hiện trong 7 ngày. Quá trình tải lên diễn ra trong 7 ngày. Trong vòng 2 tuần, chúng tôi đã sẵn sàng ra mắt!.

Với chúng tôi, điều quan trọng là phải khởi chạy nhanh vì sắp có một vụ mua lại. Mục tiêu là đảm bảo rằng nền tảng này sẵn sàng đón 300 người mới trong vài tuần tới và chúng tôi đã thực hiện được mục tiêu này với sự trợ giúp của Workvivo.