Hãy cùng chúng tôi tham gia Hội Nghị Thượng Đỉnh dành cho Nhân Viên Tuyến Đầu năm 2025 – định hình tương lai cho công việc của nhân viên tuyến đầu. Ngày 4 tháng 6 | 3 giờ chiều theo giờ GMT+1 / 10 giờ sáng theo giờ EST
Khoa Truyền Thông Nội Bộ của Đại Học Staffordshire Tốt Nghiệp Hạng Nhất với Workvivo
Đưa Workvivo vào trọng tâm của hành trình chuyển đổi số
79%
Tỷ lệ nhân viên đã đăng ký trên Workvivo
76%
Tỷ lệ nhân viên truy cập Workvivo mỗi tháng
100%
Tỷ lệ giảm lượng email của toàn thể nhân viên
Trường đại học hàng đầu về công nghệ số
Truyền thông nội bộ và sự gắn kết của nhân viên có thể khó thực hiện đúng trong bất kỳ ngành nào, nhưng chúng có thể đặc biệt khó khăn trong môi trường đại học.
Các trường đại học thường tuyển dụng hàng nghìn người ở nhiều lĩnh vực khác nhau và nhân viên của họ trải rộng trên nhiều cơ sở, khoa và nhóm nhân khẩu học khác nhau. Ví dụ: một giảng viên dạy môn hóa hữu cơ có thể không bao giờ tiếp xúc với một người làm việc tại văn phòng cựu sinh viên hoặc nhân viên bảo vệ.
Tuy nhiên, trong thế giới ngày nay, kết nối là một trong những mảnh ghép xây dựng quan trọng nhất cho văn hóa công ty.
Đại Học Staffordshire, còn được gọi là The Connected University (Đại Học Kết Nối), tuyển dụng 1.700 người ở Vương quốc Anh. Là một trường đại học hàng đầu về công nghệ số, bước đi tự nhiên tiếp theo là tìm kiếm những cách mới và sáng tạo để kết nối nhân viên trong hành trình của Staffordshire.
Đó là lý do tại sao công ty chọn Workvivo.
Con người
1,800
Ngành
Giáo dục đại học
Địa điểm
Vương quốc Anh
Loại
Thị trường tầm trung
Đại Học Staffordshire trước khi có Workvivo
Là một trường đại học tiến bộ, Staffordshire biết rằng để nâng cao sự gắn kết và trải nghiệm nhân viên thì cần phải có phương pháp tiếp cận hiện đại. Một trong những ưu tiên của trường là tránh xa hình thức giao tiếp từ trên xuống, một mô hình lỗi thời tạo ra các cuộc trò chuyện riêng lẻ và có thể phá hủy động lực của nhân viên.
Instead, Staffordshire wanted its workers to be engaged and actively involved in sharing information. [Embracing open communication] (https://www.workvivo.com/communications/) would pave the way for two-way conversations at the university, better connecting its employees at every level and boosting their engagement.
Khi Staffordshire tìm kiếm một giải pháp, Giáo Sư Thỉnh Giảng Andrew Proctor đang là Trưởng Phòng Dịch Vụ Kỹ Thuật Số của trường. Ông cho biết: “Chúng tôi có rất nhiều kênh khác nhau, nơi mọi người có thể nhận thông tin cập nhật, thông tin và giao tiếp với nhau. Những gì chúng tôi đang làm rất rời rạc nên chúng tôi muốn hợp nhất thành một kênh”.
Vào thời điểm đó, các cuộc họp quản lý thường tập trung vào thông tin và không thể hiện được tác động của những gì nhân viên đang làm. Không hề có đối thoại và công nhận giữa đồng nghiệp với nhau.
Vì vậy, họ đã thay đổi một số thứ; thay vào đó, các thành viên trong nhóm sẽ dựa trên các câu chuyện của người dùng để chứng minh giá trị người dùng và tác động của công việc của họ, giúp mọi người hiểu được ý nghĩa và mục đích chung của các dự án.
Staffordshire nói với chúng tôi rằng đây “hoàn toàn là điều chúng tôi muốn Workvivo giúp chúng tôi lan tỏa”.
Việc áp dụng phương pháp giao tiếp cởi mở hơn đã thay đổi mức độ gắn kết của nhân viên.
Judy O'Brien
Trưởng Phòng Giao Tiếp Nội Bộ tại Staffordshire
Tại sao lại là Workvivo?
Với tinh thần giao tiếp cởi mở và ưu tiên tác động, đội ngũ tại Staffordshire đã coi Workvivo là bước tiếp theo tự nhiên của họ.
Trường đã trở thành một trong những khách hàng đầu tiên của Workvivo và là đối tác giáo dục đại học đầu tiên của công ty.
Staffordshire cần gì từ nền tảng trải nghiệm nhân viên?
ỨNG DỤNG XÃ HỘI DỄ SỬ DỤNG
Staffordshire đang tìm kiếm một giải pháp dựa trên ứng dụng trực quan cho nhân viên của mình – một giải pháp giúp dễ dàng đăng nhập, bắt đầu đăng bài và tương tác ngay lập tức. Nhà trường cũng muốn các nhân viên xem ứng dụng mới của mình như một công cụ của tổ chức để tăng cường kết nối xã hội chứ không chỉ là một nền tảng mạng xã hội chia sẻ như Facebook.
Đối với những môi trường truyền thống như trường đại học, việc chuyển sang mạng nội bộ xã hội có thể là một bước đột phá. Staffordshire biết rằng với sự thay đổi kỳ vọng của nhân viên hiện đại và thế hệ trẻ gia nhập lực lượng lao động, việc nâng cao khả năng truyền thông nội bộ là rất quan trọng.
CÔNG NHẬN VÀ MỤC TIÊU
Sự công nhận cũng là một ưu tiên khác. Staffordshire muốn nhân viên của mình có cơ hội liên kết các hoạt động hàng ngày của họ với mục tiêu chung của nhà trường, điều này sẽ giúp họ dễ dàng thể hiện công việc của mình và đổi lại là nhận được lời khen ngợi.
Việc tạo ra cảm giác được coi trọng và sự công nhận giữa các nhóm sẽ xây dựng nên mối liên kết bền chặt, có ý nghĩa hơn giữa các nhân viên.
MỘT ỨNG DỤNG MÀ NHÂN VIÊN CÓ THỂ CẢM THẤY MÌNH THUỘC VỀ
Đội ngũ lãnh đạo của Staffordshire muốn nhân viên thực sự sở hữu không gian riêng và biến nó thành của họ, đồng thời, các nhân viên cũng muốn được kết nối với đội ngũ lãnh đạo theo những cách dễ tiếp cận và có ý nghĩa hơn.
Ra mắt Workvivo
Phần đầu tiên để đạt được tỷ lệ nhân viên sử dụng cao là phải giới thiệu cho mọi người về ứng dụng. Trường đã triển khai chiến dịch truyền thông nội bộ, giải thích lý do tại sao trường ra mắt ứng dụng dành cho nhân viên, đặc biệt nhấn mạnh vào vai trò của ứng dụng đối với sự gắn kết của nhân viên. Những nỗ lực được dẫn dắt bởi Judy O'Brien – Giám đốc Truyền thông Nội bộ của Staffordshire.
Staffordshire đã thông báo với nhân viên rằng có một điều thú vị sắp diễn ra, và sau khi tạo được đà, họ đã ra mắt Workvivo theo cái mà ban lãnh đạo gọi là ‘Appy Friday’ (Thứ Sáu Ứng Dụng).
Các đại sứ được đề cử đã dành thời gian đến thăm tất cả các văn phòng của tổ chức để giúp mọi người tải ứng dụng xuống và đảm bảo rằng họ hài lòng với ứng dụng đó. Điều này có nghĩa là nhân viên có thể bắt đầu tương tác qua Workvivo ngay từ đầu.
Thân thiện với nhân viên tuyến đầu là điều quan trọng mà Staffordshire cần ở ứng dụng giao tiếp nội bộ và trải nghiệm nhân viên của họ để ứng dụng đạt yêu cầu. Trong số các khoa đa dạng của trường đại học có rất nhiều người làm việc tại chỗ – cơ sở vật chất, an ninh, nhân viên dọn dẹp, học giả, v.v. – những người không có quyền truy cập vào máy tính làm việc. Nên có tính di động là điều bắt buộc.
Nhìn chung, Staffordshire đang tìm kiếm một giải pháp có thể tích hợp liền mạch tất cả các ưu điểm của một công cụ doanh nghiệp với thành phần kết nối và xã hội quen thuộc.
Giúp Staffordshire đạt được thành công
Với rất nhiều bộ phận thay đổi trong một trường đại học, việc triển khai ứng dụng trải nghiệm nhân viên cần được lên kế hoạch và cân nhắc cẩn thận. Staffordshire đã làm gì để đạt được thành công?
Các đội ngũ Truyền thông, Dịch vụ kỹ thuật số và Nhân sự đã hợp tác để thiết lập hệ thống Workvivo cho nhân viên của mình. Dịch vụ kỹ thuật số và Nhân sự đảm bảo rằng thông tin chi tiết về nhân viên được cập nhật trong Thư mục hoạt động – từ chức danh công việc đến các khoa và địa điểm. Đội ngũ muốn thúc đẩy hiệu quả và tránh xa danh sách phân phối email khó duy trì và không hiệu quả. Việc có thông tin đội ngũ cho từng nhân viên sẽ cho phép phân khúc đối tượng và đảm bảo truyền tải thông điệp tốt hơn. Theo thời gian, Workvivo sẽ thay thế hoàn toàn tất cả email của nhân viên.
Lên lịch trước một kho nội dung trước khi ra mắt nền tảng cho nhân viên là một nhiệm vụ dễ dàng. Điều đó có nghĩa là Staffordshire có thể tạo nên sự phấn khích trước khi ra mắt mà không phải lo lắng về việc ngày ra mắt sẽ trở nên nhạt nhẽo. Ngay khi nhân viên đăng nhập lần đầu, họ đã thấy đủ loại nội dung chỉ dẫn họ những cách khác nhau để tương tác với ứng dụng.
Trước khi ra mắt, Staffordshire cũng đã chọn một số thành viên trong đội ngũ làm đại sứ Workvivo. Đây là những điểm liên hệ dành cho mọi người trong giai đoạn đầu triển khai và cũng có thể tạo các tài nguyên hữu ích, chẳng hạn như video về cách sử dụng nền tảng. Kết hợp với các tài liệu hỗ trợ của riêng Workvivo, sự tương tác của nhân viên với ứng dụng đã có một khởi đầu tốt đẹp.
Duy trì mức độ tương tác sau khi ra mắt
Khi ngày ra mắt cuối cùng cũng đến và trôi qua, điều quan trọng đối với Judy và nhóm là phải duy trì đà phát triển. Nhân viên được khuyến khích tham gia theo nhiều cách; ví dụ: nhân viên được mời tham gia các cuộc thi, bình luận và tương tác với các bài đăng.
Các chiến dịch gắn kết nhân viên ban đầu mà Staffordshire thực hiện bằng Workvivo bao gồm yêu cầu mọi người chia sẻ những câu trích dẫn yêu thích của họ từ những cuốn sách nhân Ngày Sách Thế Giới và tổ chức một ngày khen ngợi trong đó các đồng nghiệp chia sẻ cách cải thiện lối sống của họ.
Vào năm 2020, đã có 765 lời khen ngợi đội ngũ và cá nhân cũng như 1.296 thông tin cập nhật từ khắp tổ chức.
Tất cả những điều này có nghĩa là Staffordshire đã đạt được mục tiêu xây dựng nhiều kết nối trên Workvivo càng sớm càng tốt. Nền tảng cũng giúp trường đại học đạt được sự cân bằng phù hợp giữa việc tạo điều kiện để dễ tìm kiếm thông tin quan trọng và những lời khen ngợi giữa các đồng nghiệp.
Ngày nay, có 62% nhân viên truy cập Workvivo mỗi tuần và 76% quay trở lại mỗi tháng.
Staffordshire sau khi có Workvivo
Judy cho biết: “Việc áp dụng phương pháp giao tiếp cởi mở hơn đã mang lại thay đổi cho sự gắn kết nhân viên của chúng tôi. Giờ đây, nhân viên có tiếng nói và được khuyến khích sử dụng để đặt câu hỏi và cho lãnh đạo biết về không chỉ những gì họ cần, mà cả những gì họ muốn.
“Có cảm giác như nhân viên đang dẫn dắt văn hóa công ty thay vì chỉ tham gia theo; bản thân nhân viên đang định hình và sở hữu nó.”
Khi nói về kinh nghiệm của chính mình, Andrew cho biết: “Workvivo là một trong năm ứng dụng hàng đầu tôi sử dụng hàng ngày. Đó là một trong những cách quan trọng mà tôi – với tư cách là một nhà lãnh đạo và là thành viên của một cộng đồng lớn trong trường đại học – có thể theo dõi mọi thứ đang diễn ra.
“Và điều đó cực kỳ quan trọng, đặc biệt là khi chúng tôi ngày càng xa nhau về mặt địa lý so với trước. Nền tảng này duy trì nhận thức về tất cả những điều mà mọi người đang làm.”
Việc chuẩn bị nền tảng trước khi ra mắt Workvivo có nghĩa là khi đại dịch xảy ra, mức độ hài lòng của nhân viên về mặt giao tiếp nội bộ sẽ tăng lên thay vì giảm xuống. 74% nhân viên cho biết họ cảm thấy hài lòng với thông tin cập nhật trong giao tiếp nội bộ về COVID và 78% nhận thấy lời khen ngợi cực kỳ có lợi trong việc thúc đẩy tinh thần của đội nhóm.
Các lĩnh vực Workvivo đã giúp cải thiện
Nhân viên tại Staffordshire được kết nối tốt hơn bao giờ hết.
- Mọi người liên kết với nhau về các chủ đề như sức khỏe tâm thần và phát triển bền vững, và các đồng nghiệp thì khen ngợi nhau. Họ có thể cho đồng nghiệp cảm giác về việc họ thực sự là ai đằng sau chức danh công việc của họ. Tất cả những điều này đã dẫn đến những cuộc trò chuyện có ý nghĩa hơn, củng cố mối quan hệ nhân viên và nuôi dưỡng cảm giác thuộc về.
- Việc tìm đúng người cho công việc thông qua sơ đồ và cấu trúc tổ chức trên Workvivo có nghĩa là đỡ lãng phí thời gian tìm kiếm và nhân viên có thể biết mặt nhau.
- Hoạt động truyền thông của công ty cũng dễ dàng hơn; ví dụ: Dịch vụ kỹ thuật số có thể được cảnh báo về các sự cố internet thông qua nền tảng.
- “Workvivo là lựa chọn tuyệt vời chúng tôi chuyển sang làm việc từ xa”; vì mọi người đều đã có Workvivo nên việc cập nhật chính thức trở nên dễ dàng và hiệu quả trong bối cảnh môi trường làm việc có nhiều thay đổi chưa từng có.
- Hoạt động công nhận đồng nghiệp trở nên mạnh mẽ hơn bao giờ hết và có nhiều sự tin tưởng và minh bạch hơn giữa các thành viên trong nhóm; họ tự tin thể hiện chính mình và thường xuyên tham gia.
- Hiện nay, mọi hoạt động truyền thông nội bộ tại Staffordshire đều thông qua Workvivo. Khi ứng dụng ra mắt, Judy và nhóm không khuyến khích giảng viên gửi email cho tất cả nhân viên nữa. Thay vào đó, họ cho đồng nghiệp thấy những lợi ích của việc đơn giản hóa hoạt động truyền thông bằng cách chọn kênh Workvivo tốt nhất cho thông điệp đang truyền tải, chẳng hạn như thông tin cập nhật về bãi đậu xe và giấy phép, thông báo về lịch thi đấu thể thao và các sự kiện sắp tới.
Các lĩnh vực Workvivo đã giúp cải thiện
Nhân viên tại Staffordshire được kết nối tốt hơn bao giờ hết.
- Mọi người liên kết với nhau về các chủ đề như sức khỏe tâm thần và phát triển bền vững, và các đồng nghiệp thì khen ngợi nhau. Họ có thể cho đồng nghiệp cảm giác về việc họ thực sự là ai đằng sau chức danh công việc của họ. Tất cả những điều này đã dẫn đến những cuộc trò chuyện có ý nghĩa hơn, củng cố mối quan hệ nhân viên và nuôi dưỡng cảm giác thuộc về.
- Việc tìm đúng người cho công việc thông qua sơ đồ và cấu trúc tổ chức trên Workvivo có nghĩa là đỡ lãng phí thời gian tìm kiếm và nhân viên có thể biết mặt nhau.
- Hoạt động truyền thông của công ty cũng dễ dàng hơn; ví dụ: Dịch vụ kỹ thuật số có thể được cảnh báo về các sự cố internet thông qua nền tảng.
- “Workvivo là lựa chọn tuyệt vời chúng tôi chuyển sang làm việc từ xa”; vì mọi người đều đã có Workvivo nên việc cập nhật chính thức trở nên dễ dàng và hiệu quả trong bối cảnh môi trường làm việc có nhiều thay đổi chưa từng có.
- Hoạt động công nhận đồng nghiệp trở nên mạnh mẽ hơn bao giờ hết và có nhiều sự tin tưởng và minh bạch hơn giữa các thành viên trong nhóm; họ tự tin thể hiện chính mình và thường xuyên tham gia.
- Hiện nay, mọi hoạt động truyền thông nội bộ tại Staffordshire đều thông qua Workvivo. Khi ứng dụng ra mắt, Judy và nhóm không khuyến khích giảng viên gửi email cho tất cả nhân viên nữa. Thay vào đó, họ cho đồng nghiệp thấy những lợi ích của việc đơn giản hóa hoạt động truyền thông bằng cách chọn kênh Workvivo tốt nhất cho thông điệp đang truyền tải, chẳng hạn như thông tin cập nhật về bãi đậu xe và giấy phép, thông báo về lịch thi đấu thể thao và các sự kiện sắp tới.
Ngôi trường đại học luôn kết nối
Việc hợp tác với Workvivo đã chứng kiến Staffordshire chuyển đổi giao tiếp nội bộ của mình và cách truyền cảm hứng cho nhân viên phát huy hết khả năng cho công việc.
Ứng dụng này giúp Staffordshire khẳng định các giá trị của mình với tư cách là Trường Đại Học Kết Nối mỗi ngày, thực hiện lời hứa kết nối sinh viên và nhân viên với nhau, với doanh nghiệp và với các cơ hội nghề nghiệp thú vị.
