Ikutlah bersama kami di The Frontline Summit '25 – membentuk masa depan pekerjaan garis depan. 4Juni | 3.00 GMT+1 / 10.00 EST

Keyloop Membuka Kekuatan Komunikasi Terbuka Dengan Workvivo

Keyloop beralih ke model komunikasi terbuka dengan Workvivo dan telah menuai manfaat secara budaya dan finansial sejak itu.

91%

Adopsi Workvivo di kalangan karyawan

€70k

Penghematan langsung pada terjemahan dan alat keterlibatan setiap tahun

1 Hari

Waktu yang dihemat oleh tim Comms per minggu

Pemasok global solusi digital untuk industri ritel otomotif

Keyloop adalah pemasok global solusi digital untuk industri ritel otomotif. Keyloop mempekerjakan 2.600 orang di kantor pusat dan kantornya di Inggris di seluruh APAC, Spanyol, Italia, Afrika Selatan, Timur Tengah, dan Kanada.

Sebagai perusahaan perangkat lunak B2B, Keyloop memiliki tim yang bekerja di bidang dukungan, produk, teknik, pemasaran, kesuksesan pelanggan, dan banyak lagi.

Di sini, Caz Meech, Kepala Komunikasi dan Keterlibatan Global Keyloop, berbagi tentang bagaimana platform Workvivo milik Keyloop telah berkembang pesat dan mengubah komunikasi di perusahaan sejak diluncurkan pada bulan Februari 2022.

Orang

2,600

Industri

IT Otomotif

Lokasi

Global (Kantor Pusat di Inggris)

Kategori

Pasar Menengah

Keyloop sebelum Workvivo

Sebelum bekerja sama dengan Workvivo, Keyloop menggunakan sejumlah alat untuk berkomunikasi dan melibatkan staf. Namun, Caz sangat yakin bahwa setiap orang di perusahaan harus diberi suara, dan ia tahu bahwa platform yang dibangun untuk komunikasi terbuka adalah cara terbaik untuk mencapainya.

Dengan 40 lebih kantor global dan 26 bahasa yang berbeda untuk dipenuhi, alat lama perusahaan tidak membuahkan hasil. Ia mengatakan bahwa mereka "benar-benar statis".

Sebaliknya, ia mencari alternatif dinamis di mana karyawan “bisa melibatkan diri dan tidak hanya mengandalkan sistem komunikasi hierarkis”.

“Saya sangat percaya bahwa setiap orang dapat berkomunikasi, dan semua orang harus berkomunikasi, dan kami harus menciptakan platform bagi mereka untuk merasa nyaman saat berkomunikasi.”

Mengadopsi cara komunikasi baru di Keyloop berarti mengubah komunikasi perusahaan dari model hierarkis atas-bawah menjadi model yang mencerminkan apresiasinya terhadap budaya yang berbeda, lingkungan informal, dan rasa kebersamaan. Dengan semua hal ini sebagai kunci utama yang harus dipenuhi, Caz mengatakan bahwa baginya, “Workvivo adalah pilihan yang logis”.

Menerapkan dan meluncurkan Workvivo

Beralih dari alat lama tersebut membutuhkan dukungan untuk penggantinya. Tim TI Keyloop, misalnya, pada awalnya memiliki kekhawatiran untuk mencoba platform lain. Caz berkata, “Namun, ketika kami melewati tahap implementasi, mereka seperti, 'Oh, orang-orang ini telah membuat semuanya menjadi sangat mudah bagi kami.

“Mereka mengatakan semua prosesnya begitu positif. Kendati awalnya tim TI merasa ragu, proses orientasi sangat mudah dilakukan sehingga mereka menjadi salah satu pengguna awal terbesar Workvivo."

Platform Workvivo Keyloop ditayangkan dalam waktu delapan minggu. Tapi bagaimana dengan tim Keyloop lainnya? Sejak peluncuran, hampir 2.400 karyawan Keyloop (91%) telah mendaftar ke platform dan lebih dari 80% staf aktif setiap bulan.

Caz mengatakan: "Bahkan bagi orang-orang yang tidak memiliki pengalaman dengan media sosial, mereka bisa menjadi sangat mahir. Mereka mungkin sedikit khawatir pada awalnya, tetapi selanjutnya mereka baru menyadari betapa mudahnya Workvivo digunakan.”

Memberikan komentar keseluruhan proses penerapan Workvivo, ia menambahkan: “Jujur, sangat menyenangkan bekerja dengan tim Anda, karena saya telah bekerja dengan banyak agensi eksternal sebelumnya, dan sejauh ini merupakan pengalaman terbaik saya dalam hubungan dengan agensi.”

Bahkan bagi orang-orang yang tidak memiliki pengalaman dengan media sosial, mereka bisa menjadi sangat mahir. Mereka mungkin sedikit khawatir pada awalnya, tetapi selanjutnya mereka baru menyadari betapa mudahnya Workvivo digunakan.”

Caz Meech

Kepala Global Komunikasi Internal dan Keterlibatan Karyawan di Keyloop

Menghemat waktu dan uang di Keyloop

Sejak meluncurkan Workvivo, Keyloop telah menghapus alat bantu sebelumnya secara bertahap, demi menghemat uang dan menciptakan efisiensi dalam prosesnya. Caz memperkirakan bahwa alat terjemahan bawaan platform saja telah menyelamatkan organisasi sekitar €20.000 hanya dalam tujuh bulan pertama.

Workvivo juga telah membantu Keyloop mengatur kembali pendekatannya terhadap penghargaan dan pengakuan, mengganti alat keterlibatan sebelumnya dengan pendekatan yang lebih terarah melalui Workvivo, sehingga menghemat lebih dari €50.000 per tahun.

“Workvivo telah membuat kami berpikir tentang bagaimana kami melakukan program penghargaan secara berbeda,” kata Caz. “Ada lebih banyak pemikiran yang diberikan untuk mengenali rekan kerja, dan pendekatan kami menjadi jauh lebih terarah.”

Dalam hal proses komunikasi, Caz dan timnya telah beralih dari pendekatan buletin tradisional yang membutuhkan waktu lima jam per minggu untuk memproduksinya dan tidak cukup melibatkan karyawan Keyloop untuk membuatnya bermanfaat. Sekarang, pembaruan staf–dari berita tentang acara hingga komunikasi kritis–diposting di Workvivo, dan Caz dapat melihat seberapa banyak rekan-rekannya terlibat.

“Apa yang rekan-rekan kami inginkan adalah berita ketika kami mendapatkannya. Jika ingin melihat tampilan mingguan, mereka tinggal menggulir ke bawah feed atau menelusuri bagian Berita. Pada akhirnya, hal yang dapat kami lakukan adalah menyediakan platform bagi karyawan kami untuk mengakses informasi yang mereka inginkan, kapan pun mereka menginginkannya, daripada memenuhi kotak masuk mereka dengan informasi yang tidak relevan bagi mereka.

"Sesuatu yang sangat saya sukai adalah bagian ucapan terima kasih pada item berita. Suatu hari saya menerbitkan sebuah artikel berita dan dalam waktu lima menit 1.000 orang melihatnya. Bagi saya, hal tersebut tidak pernah terjadi sebelumnya.”

Platform Workvivo Keyloop juga memiliki ruang khusus untuk dokumen internal, seperti tunjangan dan kebijakan karyawan. Menyimpannya di satu tempat yang dapat dengan mudah diakses oleh setiap orang di perusahaan telah membuat tim komunikasi menghabiskan lebih sedikit waktu untuk membalas permintaan SDM melalui email, menghemat waktu setidaknya empat jam per minggu.

Secara keseluruhan, Workvivo telah menyelamatkan tim komunikasi Keyloop delapan atau sembilan jam–atau lebih dari satu hari penuh–setiap minggu.

Menyesuaikan Workvivo ke dalam strategi komunikasi Keyloop

Caz mengatakan bahwa Workvivo "berada di posisi teratas" dalam hal strategi komunikasi internal Keyloop "karena dapat mendorong banyak hal".

“Kini, hal ini mendorong diskusi lokal kami, Wellbeing Wednesday kami, serta acara hybrid internal yang dipublikasikan di sana. Jadi bagi saya, Workvivo adalah titik awal saya, dan kemudian segala sesuatu mengalir dari sana.”

Bagian dari strategi tersebut adalah menggunakan Workvivo untuk melacak keberhasilan komunikasi. Metrik keberhasilan Caz adalah:

Apakah Workvivo meningkatkan partisipasi di acara diskusi lokal?
Apakah Workvivo meningkatkan jumlah pembaca berita dan informasi yang diunggah?

Sejauh ini, hasilnya berbicara sendiri.

Partisipasi dalam diskusi lokal meningkat dua kali lipat–"Orang-orang dapat melihat langsung saat acara digelar dan mereka dapat datang meskipun mereka belum melihatnya di buku harian mereka."
Potongan berita telah melonjak dari 28% total pembaca menjadi 50% dalam lima menit pertama sejak diposting.

Workvivo juga merupakan cara karyawan Keyloop mempelajari dan berpartisipasi dalam survei keterlibatan karyawan. Caz dan timnya dapat memberi tahu mereka kapan survei akan digelar dan akan berakhir.

“Hal penting yang telah dilakukan Workvivo adalah meningkatkan partisipasi. Anda tidak akan mendapatkan refleksi yang sesungguhnya kecuali jika Anda memiliki partisipasi yang lebih besar. Jadi, dengan melakukan hal tersebut, kami mendapatkan cerminan yang lebih baik dari perasaan di seluruh perusahaan.”

Berkat upaya pengalaman karyawan yang lebih terlihat di Workvivo:

Skor eNPS Keyloop telah meningkat sebesar 16 poin
Skor kesehatan dan kesejahteraan Keyloop telah meningkat 11 poin
Skor promotor Keyloop naik dari 35% menjadi 43% hanya dalam tujuh bulan

Hal ini juga meningkatkan keterlibatan karyawan dengan inisiatif CSR Keyloop, seperti janjinya untuk memenuhi donasi amal. Rekan kerja dapat menggunakan Workvivo untuk membagikan kegiatan amal mereka dan meningkatkan kesadaran di sekitar mereka, sehingga menghasilkan lebih banyak donasi.

Fitur komunikasi internal yang disukai karyawan Keyloop

Dengan Workvivo, Caz dapat yakin bahwa karyawan Keyloop “merasa nyaman dalam bahasa mereka sendiri”. Baginya, alat terjemahan bawaan platform adalah nilai jual terbesarnya. Keyloop menggunakan kemampuan terjemahan ini untuk menerjemahkan secara otomatis setiap artikel baru ke dalam 26 bahasa berbeda.

“Sebuah platform terpadu yang dapat digunakan orang secara global, dan Keyloop tidak memiliki hal itu sebelumnya. Salah satu hambatan utama adalah kami beralih dari kantor pusat regional ke kantor pusat fungsional di Inggris. Terdapat hambatan bahasa yang sangat besar dan kini Workvivo menghilangkan tembok pembatas itu. Dengan fitur terjemahan bahasa, kini kami dapat menjangkau mereka dalam bahasa mereka sendiri.

Fitur komunikasi internal yang disukai karyawan Keyloop

Membuka kunci komunikasi terbuka di Keyloop

Tom Kilroy, CEO Keyloop, percaya bahwa Workvivo telah menjalankan peran kunci dalam perubahan positif yang telah dilihat perusahaan di seluruh komunikasi dan budaya.

Ia mengatakan: “Workvivo telah berperan penting dalam mendorong budaya kami ke depan di Keyloop. Ini hidup dan dinamis, dan memberi karyawan kami akses ke berita, pembaruan, dan bahkan acara secara real time.

“Ini memungkinkan orang-orang kita untuk benar-benar menjadi diri mereka sendiri dan membagikan hal yang penting bagi mereka. Banyak sekali janji yang dibuat untuk sistem ini, tetapi kami menemukan bahwa Workvivo dapat diterima dengan mudah dan telah diadopsi secara luas.”