Ikutlah bersama kami di The Frontline Summit '25 – membentuk masa depan pekerjaan garis depan. 4Juni | 3.00 GMT+1 / 10.00 EST
Royal Berkshire NHS: Merevolusi Komunikasi Internal untuk Karyawan Rumah Sakit
Moving healthcare comms from company-wide emails and Facebook groups to a secure and engaging employee app with Workvivo
84%
Karyawan yang terdaftar di Workvivo
83%
Aktif di Workvivo setiap minggu
73%
Aktif di Workvivo setiap bulan
Sebagai salah satu lembaga yayasan rumah sakit umum terbesar di Inggris, Royal Berkshire NHS Foundation Trust melayani masyarakat lokal sekitar 1 juta orang.
Dengan lebih dari 7.000 karyawan, ini adalah penyedia utama layanan perawatan akut dan spesialis untuk Berkshire West.
Orang
7,000
Industri
Kesehatan
Lokasi
Inggris
Kategori
Perusahaan
Kami belum pernah melihat yang seperti Workvivo di dalam NHS sebelumnya
Niall Norbury
Manajer Kampanye dan Pemasaran
Sebelum Workvivo
Sesaat sebelum bermitra dengan Workvivo, Royal Berkshire memutuskan untuk memikirkan kembali intranetnya di samping pengembangan kembali situs webnya.
Niall Norbury, Manajer Kampanye dan Pemasaran di lembaga tersebut, mengatakan tujuannya adalah untuk beralih ke platform “yang dapat menggabungkan banyak hal yang kami lakukan secara terpisah pada waktu itu”.
Sebagai contoh...
- Komunikasi internal bergantung pada email umum perusahaan
- Percakapan karyawan terjadi di grup Facebook staf
- Intranet statis dan usang yang tidak kondusif untuk komunikasi terbuka
Ketiga saluran ini terpisah dan memakan waktu. “Kami memiliki masalah nyata di mana masing-masing saluran ini menimbulkan banyak hambatan bagi staf,” Niall mengatakan, tantangan utamanya adalah kurangnya akses komputer di rumah sakit dan lingkungan perawatan kesehatan.
Jika Anda seorang porter, asisten rumah tangga, atau petugas keamanan–Anda cenderung tidak memiliki komputer. Demikian pula dengan banyak dokter dan perawat, mereka tidak akan duduk di depan komputer.
Dengan grup Facebook staf, saya tidak pernah merasa nyaman dengan fakta bahwa orang-orang harus menggunakan akun pribadi mereka untuk mengakses informasi pekerjaan. Bagi saya, kami ingin orang-orang dapat meletakkan batasan di tempat yang mereka inginkan; untuk dapat mengatakan 'di sinilah pekerjaan saya dimulai, dan di sinilah pekerjaan saya berhenti'.
Keseimbangan sangat penting untuk membangun budaya yang lebih baik di Royal Berkshire. “Ini merupakan perpaduan antara memungkinkan orang untuk meletakkan penghalang di tempat yang mereka inginkan sekaligus mengurangi penghalang yang secara tidak sengaja kami ciptakan untuk mereka.”
Dengan pemikiran tersebut, Niall dan timnya mengikuti tender untuk mendapatkan alat yang akan menyederhanakan dan menyatukan saluran komunikasi dan keterlibatan mereka. Sejak awal prosesnya, Workvivo terlihat menarik perhatian.
Saya rasa hal ini terjadi karena kami berpikir tentang komunikasi dengan cara yang belum pernah kami lakukan sebelumnya. Kami masih memiliki pandangan tradisional tentang komunikasi internal, antara intranet statis dengan beberapa pembaruan, forum terpisah, dan kemudian email.
Workvivo membuat kami berpikir sedikit berbeda, dan kami merasa bahwa alat ini bisa menjadi cara baru untuk berkomunikasi secara keseluruhan.
Mengapa Workvivo?
Mengapa Royal Berkshire memutuskan untuk memilih Workvivo? Sebagai permulaan, Niall mengatakan bahwa hal ini sesuai dengan keinginan timnya:
- Ini akan memungkinkan mereka untuk menjangkau lebih banyak staf
- Ini akan memberi karyawan lebih banyak kendali dan kapasitas atas apa yang mereka lihat
- Itu adalah “tawaran yang jauh lebih menarik dan intuitif”
Kami belum pernah melihat yang seperti Workvivo di NHS sebelumnya. Ada beberapa platform yang memiliki elemen yang mirip dengan Workvivo, tetapi sepertinya ini merupakan paket yang jauh lebih komprehensif dan kohesif.
Kami merasa bahwa dengan penawaran yang lain, kami hanya akan mendapatkan versi yang bagus dari apa yang sudah kami lakukan. Dengan Workvivo, kami merasa dapat memikirkan kembali seluruh pendekatan tentang cara mengirim komunikasi kepada staf dan bagaimana kami dapat melibatkan karyawan dalam komunikasi itu.
Keamanan dan kepatuhan
Keamanan intranet adalah prioritas utama bagi hampir setiap perusahaan, tetapi risikonya lebih besar untuk institusi perawatan kesehatan. Niall membagikan cara Workvivo memenuhi persyaratan keamanan dan kepatuhan Royal Berkshire dengan mudah.
Tim siber kami harus memeriksa apakah semua baik-baik saja dan aman dari perspektif keamanan murni. Selanjutnya tim tata kelola informasi kami juga harus mempertimbangkan dampak dari menciptakan platform yang lebih terbuka daripada yang biasa kami lakukan, tetapi tetap memastikan bahwa hal tersebut tidak mengarah pada kasus-kasus di mana staf dapat membocorkan informasi di luar organisasi.
Dalam kedua situasi tersebut, ini cukup nyaman. Ada sedikit perubahan budaya, dan saya rasa ada beberapa kekhawatiran yang muncul, tetapi sepengetahuan saya, tidak ada satu pun insiden yang terjadi sejak kami melakukan siaran langsung, di mana seorang anggota staf mengambil sesuatu dari Workvivo dan memindahkannya secara eksternal.
Grup Facebook staf sebenarnya memiliki risiko keamanan yang lebih besar. Masalah besarnya adalah sangat sulit untuk mengatur pemindahan anggota dari ruang tersebut. Jadi, mungkin ada seseorang yang telah meninggalkan organisasi berbulan-bulan yang lalu, tetapi karena berada di perusahaan besar di NHS, yang terkunci untuk pekerja kontrak sementara, kami mungkin harus mengeluarkan seratus orang setiap bulannya, yang sangat sulit untuk dilacak.
Workvivo memang memiliki elemen-elemen platform media sosial, tetapi orang-orang masih merasa bahwa Workvivo cukup berbeda dari platform lainnya. Jadi kami belum mengalami masalah apa pun dari perspektif itu.
Efek Workvivo
Sejak diluncurkan untuk tenaga kerja Royal Berkshire pada April 2023, Workvivo telah menciptakan dampak luar biasa pada berbagai aspek, termasuk penyebaran pesan dan informasi, personalisasi, produktivitas, kepuasan, partisipasi survei, dan banyak lagi.
“Bagi kami sebagai tim komunikasi, ini sungguh luar biasa. Kami bekerja dengan cara yang benar-benar berbeda. Kami hampir tidak pernah mengirim email ke staf sama sekali sekarang. Ada banyak alat yang kami miliki. Dengan aplikasi Workvivo, kami bisa langsung mengirimkan notifikasi push ketika ada pemberitahuan yang sangat penting tentang perubahan kebijakan atau pembaruan medis.”
"Kami dapat membatasi akses ke hal-hal tertentu, tetapi kami juga dapat memberi orang akses ke platform tempat mereka berada sebelumnya di jaringan tepercaya untuk menerimanya, tetapi sekarang mereka dapat mengaksesnya dari rumah."
Saya pikir untuk kepercayaan secara keseluruhan, poin bagusnya adalah orang-orang memiliki lebih banyak kendali atas apa yang mereka lakukan dan tidak mereka lihat.
Sebelumnya, kami harus memberikan prioritas yang sama untuk pembaruan tentang sesuatu yang tidak penting tetapi menarik untuk diketahui orang, dan pembaruan yang sangat penting untuk diketahui setiap orang.
Dan dengan Space, jika Anda benar-benar tertarik dengan peluang pembelajaran dan pelatihan, misalnya, Anda bisa mencari tahu tentangnya. Namun jika Anda tidak menginginkannya di feed Anda, Anda tidak perlu melakukannya.
Hal yang sama juga berlaku jika Anda tertarik dengan pekerjaan yang kami lakukan mengenai keberlanjutan sebagai sebuah organisasi, yang sangat kami banggakan.
Sebelum menggunakan Workvivo, ada banyak komunikasi yang keluar dari akun tanpa identitas. Sekarang, karena kami harus memperhatikan wajah pada komunikasi, hal ini benar-benar membantu akuntabilitas dan visibilitas kepemimpinan. Mengajak mereka untuk datang dan berinteraksi dengan staf secara langsung melalui komentar, dan memberikan tempat bagi karyawan untuk bertanya kepada CEO, misalnya, telah memperkuat budaya terbuka yang kami miliki.
Efek Workvivo
Sejak diluncurkan untuk tenaga kerja Royal Berkshire pada April 2023, Workvivo telah menciptakan dampak luar biasa pada berbagai aspek, termasuk penyebaran pesan dan informasi, personalisasi, produktivitas, kepuasan, partisipasi survei, dan banyak lagi.
“Bagi kami sebagai tim komunikasi, ini sungguh luar biasa. Kami bekerja dengan cara yang benar-benar berbeda. Kami hampir tidak pernah mengirim email ke staf sama sekali sekarang. Ada banyak alat yang kami miliki. Dengan aplikasi Workvivo, kami bisa langsung mengirimkan notifikasi push ketika ada pemberitahuan yang sangat penting tentang perubahan kebijakan atau pembaruan medis.”
"Kami dapat membatasi akses ke hal-hal tertentu, tetapi kami juga dapat memberi orang akses ke platform tempat mereka berada sebelumnya di jaringan tepercaya untuk menerimanya, tetapi sekarang mereka dapat mengaksesnya dari rumah."
Saya pikir untuk kepercayaan secara keseluruhan, poin bagusnya adalah orang-orang memiliki lebih banyak kendali atas apa yang mereka lakukan dan tidak mereka lihat.
Sebelumnya, kami harus memberikan prioritas yang sama untuk pembaruan tentang sesuatu yang tidak penting tetapi menarik untuk diketahui orang, dan pembaruan yang sangat penting untuk diketahui setiap orang.
Dan dengan Space, jika Anda benar-benar tertarik dengan peluang pembelajaran dan pelatihan, misalnya, Anda bisa mencari tahu tentangnya. Namun jika Anda tidak menginginkannya di feed Anda, Anda tidak perlu melakukannya.
Hal yang sama juga berlaku jika Anda tertarik dengan pekerjaan yang kami lakukan mengenai keberlanjutan sebagai sebuah organisasi, yang sangat kami banggakan.
Sebelum menggunakan Workvivo, ada banyak komunikasi yang keluar dari akun tanpa identitas. Sekarang, karena kami harus memperhatikan wajah pada komunikasi, hal ini benar-benar membantu akuntabilitas dan visibilitas kepemimpinan. Mengajak mereka untuk datang dan berinteraksi dengan staf secara langsung melalui komentar, dan memberikan tempat bagi karyawan untuk bertanya kepada CEO, misalnya, telah memperkuat budaya terbuka yang kami miliki.
Dengan Workvivo, kami merasa dapat memikirkan kembali seluruh pendekatan kami terhadap cara kami mengirimkan komunikasi kepada staf
Niall Norbury
Manajer Kampanye dan Pemasaran
Sorotan: Survei Staf NHS
Mulai September hingga Oktober 2023, karyawan Royal Berkshire diundang untuk mengambil bagian dalam Survei Staf NHS. Untuk pertama kalinya, Niall dan timnya menjalankan survei hampir secara eksklusif melalui Workvivo.
Kami memiliki tingkat respons tertinggi yang pernah kami miliki.
Biasanya, kami mungkin mencoba menawarkan insentif finansial kepada orang-orang. Namun, hal besar yang kami lakukan adalah menjalankannya melalui Workvivo, dan menurut saya, kami memiliki salah satu tingkat respons tertinggi untuk sebuah kepercayaan yang tinggi di negara ini.
Royal Berkshire berhasil meningkatkan setiap nilainya dari tahun sebelumnya:
- 75% staf merasa diberdayakan untuk membuat saran untuk perbaikan
- 89% yakin dengan tanggung jawab mereka
- 92% merasa dipercaya untuk menjalankan pekerjaan mereka
- 69% merasa aman untuk berbicara tentang masalah tempat kerja
- 64% merasa mereka dapat mengakses peluang belajar dan pengembangan yang tepat
- 73% senang dengan rasa hormat yang mereka terima dari rekan kerja
- 82% senang bekerja dengan rekan kerja mereka
- 20% kemungkinan akan mencari pekerjaan baru dalam 12 bulan ke depan
- 75% merasa didukung dan didorong oleh manajer langsung mereka
Poin yang juga sangat berguna adalah kemampuan untuk menetapkan segmentasi audiens. Sebelumnya, kami harus mengirimkan komunikasi luas kepada semua orang di organisasi. Namun, kami tahu bahwa ada beberapa departemen yang benar-benar terlibat, dan kami tidak perlu melakukan pekerjaan apa pun dengan mereka, dan ada departemen lain yang mungkin tidak memiliki keterlibatan sama sekali.
Dengan Workvivo, kami bisa mengirim pesan khusus ke departemen katering atau departemen darurat, misalnya. Kami tahu bahwa setiap departemen memiliki keunikan tersendiri; beberapa departemen berurusan dengan orang-orang yang masuk melalui pintu depan, sementara departemen lainnya berurusan dengan rujukan dokter umum. Ada departemen yang sangat sibuk di siang hari, ada juga yang sibuk di malam hari. Dapat menyesuaikan pesan untuk dokter secara berbeda dengan pesan untuk staf admin di belakang meja sangatlah membantu.
Sorotan: Pengakuan
Dalam hal pengakuan karyawan, Niall mengatakan bahwa Workvivo telah menciptakan “lingkaran yang mulia”–sesuatu yang sangat berbeda dengan grup Facebook staf organisasi yang lama.
Saya pikir orang-orang di sini benar-benar terkejut mengenai bagaimana sebuah ruang, yang dalam beberapa aspek fungsinya sangat mirip dengan grup Facebook itu, bisa sangat berbeda.
Saya rasa sebagian besar dari hal ini tergantung pada bagaimana Workvivo mendorong Anda untuk terlibat dengan platform ini; bagaimana Workvivo mendorong Anda untuk memosting hal-hal positif seperti shoutout. Kami melihat banyak orang yang menggunakannya sebagai cara untuk menyoroti departemen yang sangat baik dalam membantu satu sama lain, dan mengucapkan terima kasih kepada departemen telah memberikan dampak yang baik bagi mereka.
Demikian pula, Anda menandai postingan dengan nilai-nilai, dan hal ini sangat positif bagi orang lain untuk merefleksikannya.
Cara platform ini dibangun secara alami membuat orang cenderung untuk memosting secara lebih positif.
