Ikutlah bersama kami di The Frontline Summit '25 – membentuk masa depan pekerjaan garis depan. 4Juni | 3.00 GMT+1 / 10.00 EST
Komunikasi Internal Staffordshire University Menghasilkan Lulusan Terbaik dengan Workvivo
Menempatkan Workvivo di inti perjalanan transformasi digital
79%
Persentase staf yang terdaftar di Workvivo
76%
Persentase staf yang mengakses Workvivo per bulan
100%
Persentase pengurangan email semua staf
Universitas terkemuka untuk teknologi digital
Komunikasi internal dan interaksi karyawan bisa sulit dilakukan di industri apa pun, tetapi hal ini bisa jadi tantangan besar di lingkungan universitas.
Universitas biasanya mempekerjakan ribuan orang yang beragam dan karyawannya tersebar di berbagai demografi, kampus, dan departemen. Seorang pengajar kimia organik, misalnya, mungkin tidak akan pernah bertemu dengan seseorang yang bekerja di kantor alumni atau bekerja sebagai penjaga keamanan.
Namun, di dunia saat ini, koneksi adalah salah satu blok bangunan terpenting untuk budaya perusahaan.
Universitas Staffordshire, juga dikenal sebagai The Connected University, yang mempekerjakan 1.700 orang di Inggris. Sebagai universitas terkemuka untuk teknologi digital, mencari cara baru dan inovatif untuk menghubungkan staf adalah langkah alami berikutnya dalam perjalanan Staffordshire.
Itulah sebabnya mereka memilih Workvivo.
Orang
1,800
Industri
Pendidikan Tinggi
Lokasi
Inggris
Kategori
Pasar Menengah
Universitas Staffordshire sebelum Workvivo
Sebagai universitas yang progresif, Staffordshire menyadari bahwa untuk meningkatkan pengalaman dan keterlibatan karyawannya, mereka perlu menggunakan pendekatan kontemporer. Salah satu prioritasnya adalah menjauh dari komunikasi top-down, model usang yang menciptakan silo percakapan dan dapat merusak motivasi karyawan.
Instead, Staffordshire wanted its workers to be engaged and actively involved in sharing information. [Embracing open communication] (https://www.workvivo.com/communications/) would pave the way for two-way conversations at the university, better connecting its employees at every level and boosting their engagement.
Ketika Staffordshire mencari solusi, Profesor Tamu Andrew Proctor adalah Kepala Layanan Digital universitas. Ia berkata: "Kami memiliki begitu banyak saluran yang berbeda di mana orang dapat menerima pembaruan dan informasi serta berkomunikasi satu sama lain. Ada banyak fragmentasi dalam setiap hal yang kami lakukan dan kami ingin menggabungkannya ke dalam satu saluran."
Saat itu, rapat manajemen memiliki banyak informasi dan gagal menunjukkan dampak dari hal yang dilakukan karyawan. Tidak ada ruang untuk dialog dan pengakuan bagi rekan sejawat.
Jadi mereka mengubahnya; sebagai gantinya, anggota tim akan memanfaatkan cerita pengguna untuk menunjukkan nilai pengguna dan dampak dari pekerjaan mereka, yang membantu semua orang memahami makna dan tujuan keseluruhan proyek mereka.
Staffordshire memberi tahu kami bahwa ini adalah “sesuatu yang benar-benar kami harap Workvivo dapat membantu memperkuatnya”.
Merangkul cara berkomunikasi yang lebih terbuka telah menjadi upaya transformatif bagi keterlibatan karyawan kami.
Judy O'Brien
Manajer Komunikasi Internal di Staffordshire
Mengapa Workvivo?
Dengan komunikasi terbuka dan memprioritaskan dampak dalam pikiran, tim di Staffordshire melihat Workvivo sebagai langkah alami berikutnya.
Universitas ini menjadi salah satu pelanggan pertama Workvivo dan mitra institusi pendidikan tinggi pertamanya.
Apa yang dibutuhkan Staffordshire dari platform pengalaman karyawannya?
APLIKASI SOSIAL YANG MUDAH DIGUNAKAN
Staffordshire sedang mencari solusi berbasis aplikasi yang intuitif bagi karyawannya–solusi yang membuatnya mudah untuk masuk dan mulai memosting dan terlibat segera. Ia juga ingin karyawan melihat aplikasi barunya sebagai alat perusahaan yang memperkuat koneksi sosial alih-alih platform berbagi sosial seperti Facebook.
Untuk lingkungan yang biasanya tradisional seperti universitas, berpindah ke intranet sosial bisa menjadi sebuah lompatan besar. Staffordshire menyadari bahwa dengan perubahan harapan para karyawan modern dan generasi muda yang bergabung di dunia kerja, peningkatan komunikasi internal adalah hal yang sangat penting.
PENGAKUAN DAN TUJUAN
Pengakuan adalah prioritas lainnya. Staffordshire ingin memberi stafnya kesempatan untuk menghubungkan kegiatan sehari-hari mereka dengan tujuan perusahaan yang menyeluruh, yang akan memudahkan mereka untuk memamerkan pekerjaan dan menerima pujian sebagai tanggapan.
Menanamkan rasa dihargai dan pengakuan lintas tim akan membangun hubungan yang lebih kuat dan lebih bermakna di antara para karyawan.
KARYAWAN APLIKASI DAPAT MERASA MENJADI BAGIAN DARINYA
Tim kepemimpinan Staffordshire ingin agar karyawan benar-benar memiliki ruang tersebut dan menjadikannya milik mereka, dan sama halnya, anggota staf ingin terhubung dengan pimpinan dengan cara yang lebih mudah diakses dan bermakna.
Meluncurkan Workvivo
Bagian pertama untuk mencapai adopsi karyawan yang tinggi adalah dengan memberi tahu orang-orang tentang aplikasi ini. Universitas menjalankan kampanye komunikasi internal yang menjelaskan mengapa mereka meluncurkan aplikasi karyawan, dengan penekanan khusus pada apa artinya bagi interaksi karyawan. Upaya dipimpin oleh Judy O'Brien, Manajer Komunikasi Internal di Staffordshire.
Staffordshire mengumumkan kepada karyawan bahwa sesuatu yang menarik akan datang, dan setelah membangun momentum, ia meluncurkan Workvivo pada saat yang disebut kepemimpinan dengan 'Happy Friday'.
Para duta yang dinominasikan meluangkan waktu untuk mengunjungi semua kantor institusi untuk membantu orang-orang mengunduh aplikasi dan memastikan bahwa mereka senang dengan aplikasi tersebut. Ini berarti bahwa staf dapat mulai terlibat melalui Workvivo sejak awal.
Menjadi ramah di garda depan adalah hal yang sangat penting bagi Staffordshire yang membutuhkan pengalaman karyawan dan aplikasi komunikasi internalnya. Di antara beragam departemen universitas ada banyak orang di lapangan—fasilitas, keamanan, staf kebersihan, akademisi, dan banyak lagi—yang tidak memiliki akses ke komputer kerja. Menjadi mobile adalah suatu keharusan.
Secara keseluruhan, Staffordshire tengah mencari solusi yang akan dengan lancar mengintegrasikan semua bagian terbaik dari alat perusahaan dengan komponen sosial dan koneksi yang akrab.
Menyiapkan Staffordshire menuju kesuksesan
Dengan begitu banyak bagian yang bergerak di universitas, menerapkan aplikasi pengalaman karyawan membutuhkan perencanaan dan pertimbangan yang matang. Apa yang dilakukan Staffordshire untuk mempersiapkan dirinya untuk sukses?
Tim Komunikasi, Layanan Digital, dan SDM bekerja dalam kemitraan untuk menyiapkan sistem Workvivo untuk stafnya. Layanan Digital dan SDM memastikan bahwa detail staf selalu diperbarui di Direktori Aktif–mulai dari jabatan hingga departemen dan lokasi. Tim ingin mendorong efisiensi dan beralih dari daftar distribusi email yang sulit dipelihara dan tidak efektif. Memiliki informasi tim untuk setiap anggota staf akan memungkinkan segmentasi audiens dan memastikan pesan yang disampaikan lebih baik. Pada waktunya, Workvivo akan sepenuhnya menggantikan semua email staf.
Pra-penjadwalan bank konten sebelum meluncurkan platform kepada staf merupakan langkah yang mudah. Hal ini berarti bahwa Staffordshire dapat membangun kegembiraan menjelang peluncuran mereka tanpa harus khawatir bahwa hari itu akan menjadi antiklimaks. Segera setelah karyawan masuk untuk pertama kalinya, mereka akan disambut dengan beragam konten yang menunjukkan kepada mereka berbagai cara untuk berinteraksi dengan aplikasi ini.
Sebelum diluncurkan, Staffordshire juga memilih sejumlah anggota tim untuk bertindak sebagai duta Workvivo. Ini adalah titik kontak bagi orang-orang pada tahap awal peluncuran dan juga dapat membuat sumber daya yang berguna, seperti video tentang cara menggunakan platform. Dipadukan dengan materi dukungan dari Workvivo sendiri, interaksi karyawan dengan aplikasi ini menjadi awal yang baik.
Mempertahankan Interaksi pasca-peluncuran
Ketika hari peluncuran akhirnya datang dan pergi, penting bagi Judy dan tim untuk menjaga momentum terus berjalan. Staf didorong untuk terlibat dalam sejumlah cara; misalnya, mereka diundang untuk mengambil bagian dalam kompetisi dan untuk mengomentari dan berinteraksi dengan postingan.
Kampanye interaksi karyawan awal yang dilakukan Staffordshire menggunakan Workvivo termasuk meminta orang-orang untuk membagikan kutipan favorit mereka dari buku untuk Hari Buku Sedunia, dan mengadakan hari shoutout di antara rekan kerja tentang cara meningkatkan gaya hidup mereka.
Pada tahun 2020, ada 765 shoutout individu dan tim dan 1.296 pembaruan dari seluruh organisasi.
Semua ini berarti bahwa Staffordshire mencapai tujuannya untuk membangun banyak koneksi di Workvivo sedini mungkin. Ini juga membantu universitas mendapatkan keseimbangan yang tepat antara membuat informasi penting mudah ditemukan dan shout-out rekan sejawat.
Hari ini, 62% staf mengakses Workvivo setiap minggu, dan 76% kembali setiap bulan.
Staffordshire setelah Workvivo
Judy mengatakan, “Merangkul cara berkomunikasi yang lebih terbuka telah menjadi upaya transformatif bagi interaksi karyawan kami. Kini karyawan memiliki suara dan didorong untuk menggunakannya untuk mengajukan pertanyaan dan memberi tahu pimpinan tidak hanya tentang apa yang mereka butuhkan, tetapi juga apa yang mereka inginkan.
"Ada kesan bahwa staf memimpin budaya, bukan hanya ikut serta dalam perjalanan; para pekerja sendiri yang membentuk dan memilikinya."
Berbicara tentang pengalamannya sendiri, Andrew berkata, “Workvivo termasuk dalam lima aplikasi teratas yang saya gunakan setiap hari. Ini adalah salah satu cara penting agar saya–sebagai pemimpin dan anggota komunitas besar di universitas–dapat melacak segala sesuatu yang terjadi.
“Dan itu sangat penting, terutama karena kita lebih jauh dari satu sama lain secara fisik daripada sebelumnya. Ini hanya tentang mempertahankan kesadaran akan semua hal yang dilakukan orang.”
Meletakkan dasar sebelum meluncurkan Workvivo berarti bahwa ketika pandemi melanda, kepuasan karyawan dengan komunikasi internal naik, bukan turun. 74% karyawan melaporkan bahwa mereka merasa puas dengan pembaruan komunikasi internal mereka tentang COVID dan 78% mendapati bahwa shout-out sangat bermanfaat dalam meningkatkan semangat tim.
Area Workvivo telah membantu meningkatkan
Karyawan di Staffordshire terhubung lebih baik daripada sebelumnya.
- Orang-orang saling terhubung satu sama lain terkait berbagai topik seperti kesehatan mental dan keberlanjutan, dan para rekan kerja saling memberi dukungan satu sama lain. Mereka dapat memberikan gambaran kepada rekan kerja tentang siapa mereka sebenarnya di balik jabatan mereka. Semua ini telah menghasilkan percakapan yang lebih bermakna, yang memperkuat ikatan karyawan dan menumbuhkan rasa kepemilikan.
- Menemukan orang yang tepat untuk pekerjaan melalui bagan dan struktur organisasi di Workvivo berarti lebih sedikit waktu yang terbuang untuk mencari, dan karyawan dapat melihat wajah dan nama.
- Komunikasi korporat juga dapat dilakukan dengan lebih mudah; misalnya, Layanan Digital dapat menerima pemberitahuan terkait masalah internet melalui platform.
- “Workvivo adalah sebuah anugerah ketika kami beralih ke pekerjaan jarak jauh”; karena semua orang sudah memiliki Workvivo, pembaruan formal menjadi mudah dan efisien selama perubahan tempat kerja yang belum pernah terjadi sebelumnya.
- Pengakuan dari rekan kerja menjadi lebih kuat dari sebelumnya dan ada lebih banyak kepercayaan dan transparansi di antara anggota tim; mereka memiliki kepercayaan diri untuk menjadi diri mereka yang autentik dan secara rutin terlibat.
- Saat ini, semua komunikasi internal di Staffordshire dilakukan melalui Workvivo. Ketika diluncurkan, Judy dan tim meminta fakultas untuk tidak lagi mengirim email ke semua staf. Sebaliknya, mereka menunjukkan kepada rekan-rekan mereka manfaat menyederhanakan komunikasi dengan memilih saluran Workvivo terbaik untuk pesan yang ada, seperti pembaruan parkir dan perizinan, pengumuman perlengkapan olahraga, dan acara yang akan datang.
Area Workvivo telah membantu meningkatkan
Karyawan di Staffordshire terhubung lebih baik daripada sebelumnya.
- Orang-orang saling terhubung satu sama lain terkait berbagai topik seperti kesehatan mental dan keberlanjutan, dan para rekan kerja saling memberi dukungan satu sama lain. Mereka dapat memberikan gambaran kepada rekan kerja tentang siapa mereka sebenarnya di balik jabatan mereka. Semua ini telah menghasilkan percakapan yang lebih bermakna, yang memperkuat ikatan karyawan dan menumbuhkan rasa kepemilikan.
- Menemukan orang yang tepat untuk pekerjaan melalui bagan dan struktur organisasi di Workvivo berarti lebih sedikit waktu yang terbuang untuk mencari, dan karyawan dapat melihat wajah dan nama.
- Komunikasi korporat juga dapat dilakukan dengan lebih mudah; misalnya, Layanan Digital dapat menerima pemberitahuan terkait masalah internet melalui platform.
- “Workvivo adalah sebuah anugerah ketika kami beralih ke pekerjaan jarak jauh”; karena semua orang sudah memiliki Workvivo, pembaruan formal menjadi mudah dan efisien selama perubahan tempat kerja yang belum pernah terjadi sebelumnya.
- Pengakuan dari rekan kerja menjadi lebih kuat dari sebelumnya dan ada lebih banyak kepercayaan dan transparansi di antara anggota tim; mereka memiliki kepercayaan diri untuk menjadi diri mereka yang autentik dan secara rutin terlibat.
- Saat ini, semua komunikasi internal di Staffordshire dilakukan melalui Workvivo. Ketika diluncurkan, Judy dan tim meminta fakultas untuk tidak lagi mengirim email ke semua staf. Sebaliknya, mereka menunjukkan kepada rekan-rekan mereka manfaat menyederhanakan komunikasi dengan memilih saluran Workvivo terbaik untuk pesan yang ada, seperti pembaruan parkir dan perizinan, pengumuman perlengkapan olahraga, dan acara yang akan datang.
The Connected University
Bermitra dengan Workvivo telah membantu Staffordshire melakukan transformasi pada komunikasi internalnya dan bagaimana mereka menginspirasi karyawannya untuk memberikan yang terbaik dalam bekerja.
Aplikasi ini membantu Staffordshire memperjuangkan nilai-nilainya sebagai The Connected University setiap hari, memenuhi janjinya untuk menghubungkan siswa dan stafnya satu sama lain, dengan bisnis, dan dengan peluang karier yang menarik.
