Learn what 7,500+ frontline workers feel about culture, communication, and recognition.

Kebijakan Privasi Workvivo

Tanggal berlaku 20 April 2023

Pendahuluan

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Workvivo Limited ("kami") mengumpulkan, menggunakan, mengungkapkan, mentransfer, menyimpan, menahan, atau memproses informasi Anda dan cara-cara yang dapat Anda lakukan untuk mengatur bagaimana data pribadi Anda digunakan, termasuk hak untuk menolak jenis pemrosesan tertentu (lihat Hak-hak Anda di bawah ini untuk informasi lebih lanjut tentang hak-hak Anda sebagai subjek data).

Workvivo Limited adalah pengontrol data pribadi Anda (kecuali Data Pelanggan, sebagaimana didefinisikan secara langsung di bawah). Data pribadi adalah informasi yang dapat mengidentifikasi Anda, seperti nama, alamat email atau alamat rumah Anda, atau informasi yang secara wajar dapat dihubungkan kembali kepada Anda.

Kami mengoperasikan aplikasi desktop dan seluler Workvivo ("Workvivo") yang dimaksudkan untuk digunakan oleh pelanggan kami sesuai dengan instruksi yang mereka berikan kepada kami. Jika salah satu pelanggan kami (mis. perusahaan Anda atau organisasi lain yang telah mengizinkan akses Anda ke, dan penggunaan untuk, Workvivo) membuat aplikasi Workvivo tersedia untuk Anda, mereka bertanggung jawab atas pengumpulan dan penggunaan data apa pun (seperti pesan, file, atau konten lainnya) yang Anda kirimkan atau berikan melalui contoh Workvivo tersebut atau yang kami proses sesuai dengan instruksi mereka ("Data Pelanggan") (dan tunduk pada ketentuan yang kami miliki dengan mereka). Anda harus membaca kebijakan privasi organisasi tersebut untuk informasi tentang bagaimana mereka menggunakan Data Pelanggan. Kami bukan pengendali Data Pelanggan yang kami proses sesuai dengan instruksi pelanggan kami.

Jenis Data yang Dikumpulkan
Penggunaan Data
Penggunaan Data Statistik
Penyimpanan Data
Transfer Data
Keamanan Data
Hak-hak Anda
Berbagi Data Pribadi
Perubahan pada Kebijakan Privasi ini
Hubungi

Jenis Data yang Dikumpulkan

Kami mengumpulkan data berikut yang Anda berikan kepada kami atau yang dikumpulkan secara otomatis:

Kategori informasi	Deskripsi
Detail pribadi dan informasi kontak	Nama Anda. Informasi kontak seperti alamat, nomor telepon, alamat email. Detail pekerjaan seperti jabatan dan pemberi kerja.
Data akun admin pelanggan	Setiap data Anda yang disertakan dalam akun admin pelanggan (seperti detail pribadi dan informasi kontak tempat Anda menjadi administrator akun).
Preferensi pemasaran, acara, dan komunikasi	Preferensi pemasaran, acara, dan komunikasi Anda.
Pertanyaan dan data komunikasi lainnya	Ketika Anda menghubungi kami dengan pertanyaan (seperti melalui formulir web dan chatbot atau saluran pemasaran kami) atau berkomunikasi dengan kami, Anda dapat memberi kami informasi sehubungan dengan pertanyaan Anda dan informasi lain yang Anda anggap bermanfaat.
Informasi perekrutan	Informasi yang dimuat dalam lamaran dan CV, seperti kualifikasi, pendidikan, dan latar belakang pekerjaan.
Web session data	Informasi tentang dan pemutaran ulang klik, gerakan mouse, gulir, dan penekanan tombol/sentuhan tombol pengguna web kami selama kunjungan situs web. Data sesi web membantu kami mendiagnosis masalah kegunaan dengan situs web kami dan mengidentifikasi area peningkatan. Anda dapat mempelajari Clarity lebih lanjut di https://clarity.microsoft.com/terms, dan Anda dapat memilih untuk tidak menerima perekaman sesi web oleh Clarity di https://privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement.
Data penggunaan	Informasi seperti informasi terkait layanan, diagnostik, dan kinerja. Ini termasuk informasi tentang aktivitas Anda (termasuk cara Anda menggunakan situs web dan layanan kami, dan waktu, frekuensi, dan durasi aktivitas Anda), file log, dan log diagnostik, kerusakan, layanan, dan laporan kinerja.
Data cookie	Cookie dan teknologi serupa sebagaimana dijelaskan dalam Kebijakan Cookie kami. Harap baca Kebijakan Cookie kami untuk mempelajari praktik dan kontrol yang kami berikan kepada Anda.
Data umpan balik	Umpan balik, tanggapan survei, dan informasi lain yang diberikan mengenai penggunaan layanan kami (termasuk Workvivo), yang dapat melibatkan pengalaman pribadi, informasi kontak, usia, jenis kelamin, detail tentang peran bisnis Anda, cara Anda menggunakan layanan kami, dan umpan balik Anda.

Jika penyediaan data pribadi tertentu merupakan persyaratan undang-undang atau kontraktual (atau diperlukan untuk menandatangani kontrak), kami akan memberi tahu Anda pada waktu yang relevan dan kemungkinan konsekuensinya jika data pribadi tidak diberikan.

Kami juga mengumpulkan data dari sumber lain sebagai berikut:

Kategori informasi	Deskripsi dan sumber
Detail pribadi dan informasi kontak	Nama, jabatan, pemberi kerja, dan informasi kontak seperti alamat email dan nomor telepon disediakan oleh pihak ketiga seperti Zoominfo sehingga kami dapat menghubungi calon pelanggan.
Data akun admin pelanggan	Setiap data Anda yang disertakan oleh seseorang di organisasi Anda di akun admin pelanggan (seperti detail pribadi dan informasi kontak di mana Anda adalah administrator akun).

Penggunaan Data

Kami memproses data pribadi Anda dengan cara berikut:

Tujuan	Kategori informasi	Dasar Hukum yang Berlaku
Untuk mengelola hubungan kami dengan Anda atau pelanggan. Ini dapat mencakup: (a) administrasi akun pelanggan dengan Anda sebagai administrator akun pelanggan (b) memberi tahu Anda tentang pembaruan persyaratan, kebijakan, dan produk kami.	Detail pribadi dan informasi kontak Data akun admin pelanggan	Kepentingan yang sah – adalah kepentingan kami dan Anda (dan, jika berlaku, pelanggan) bagi kami untuk mengelola hubungan kami dengan Anda/pelanggan dan untuk melaksanakan kontrak kami dengan pelanggan kami.
Untuk menyediakan komunikasi pemasaran, acara, dan iklan, serta meminta Anda berpartisipasi dalam panel umpan balik atau mengikuti survei.	Detail pribadi dan informasi kontak Preferensi pemasaran, acara, dan komunikasi Data cookie Data umpan balik	Persetujuan, atau jika tidak didasarkan pada persetujuan dan kepentingan sah Anda – adalah kepentingan kami dan Anda (dan, jika berlaku, pelanggan aktual atau calon pelanggan) bagi kami untuk: menanggapi komunikasi terkait pemasaran, acara, dan iklan Anda; memasarkan dan mengiklankan (termasuk menggunakan jaringan iklan pihak ketiga) produk dan acara kami kepada Anda dan memberi Anda informasi tentang produk dan acara tersebut; dan meminta Anda untuk memberikan umpan balik atau berpartisipasi dalam survei.
Untuk mempersonalisasi, mengukur efektivitas, dan meningkatkan pemasaran dan periklanan kami dengan mengidentifikasi (melalui analisis) hal yang menurut kami mungkin menarik bagi Anda dan untuk menentukan bagaimana Anda terlibat dengan pemasaran dan periklanan kami.	Detail pribadi dan informasi kontak Preferensi pemasaran, acara, dan komunikasi Data cookie Data umpan balik	Persetujuan, atau jika tidak berdasarkan persetujuan Anda, kepentingan yang sah – adalah kepentingan kami dan Anda (dan, jika berlaku, pelanggan aktual atau calon pelanggan) bagi kami untuk mengirimi Anda pemasaran dan iklan yang disesuaikan dengan hal yang menurut kami mungkin menarik bagi Anda dan untuk mengukur serta meningkatkan keberhasilan kampanye dan acara pemasaran dan periklanan kami.
Menanggapi pertanyaan Anda (seperti melalui formulir web, chatbot, dan saluran pemasaran kami) dan komunikasi lainnya.	Pertanyaan dan data komunikasi lainnya	Kepentingan yang sah – adalah kepentingan kami dan Anda (dan, jika berlaku, pelanggan aktual atau calon pelanggan) agar kami mengoperasikan saluran komunikasi seperti formulir web dan chatbot, menanggapi pertanyaan dan komunikasi Anda lainnya, dan terus memberi Anda informasi, memasarkan produk/acara kami, dan memberi Anda informasi tentang produk baru atau terkini yang menarik.
Untuk mendeteksi, mencegah, dan mengatasi masalah teknis di seluruh layanan kami secara umum. Ini tidak termasuk pemrosesan Data Pelanggan kami untuk menanggapi permintaan dukungan khusus pelanggan sesuai dengan instruksi mereka, tempat kami bertindak sebagai pemroses pelanggan kami.	Data penggunaan Web session data	Kepentingan yang sah — adalah kepentingan kami dan pengguna dan pelanggan kami untuk mendeteksi, mencegah, dan mengatasi masalah teknis di seluruh layanan kami (termasuk Workvivo) secara umum.
Untuk mempromosikan keselamatan, integritas, dan keamanan layanan kami (termasuk Workvivo), seperti: mencegah insiden keamanan mengamankan layanan kami dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab menyelidiki aktivitas mencurigakan pada layanan kami mendeteksi dan mencegah spam menjaga integritas layanan kami.	Data penggunaan Data cookie	Kepentingan yang sah — adalah kepentingan kami dan pengguna dan pelanggan kami untuk mengamankan sistem dan layanan kami (termasuk Workvivo) dan melawan dan mencegah spam, penipuan, ancaman, penyalahgunaan, atau aktivitas pelanggaran dan menggalakkan keselamatan dan keamanan pada layanan kami (termasuk Workvivo).
Untuk memahami keinginan pengguna dan pelanggan kami serta pengalaman mereka dengan produk kami sehingga kami dapat menyediakan, mengoperasikan, dan meningkatkan produk yang sudah ada serta mengembangkan produk baru, termasuk dengan (a) membuat data yang dianonimkan dan diagregasi dari data pribadi seperti Data Penggunaan; (b) menganalisis penggunaan layanan kami (termasuk Workvivo) menggunakan data yang dianonimkan dan diagregasi; (c) menganalisis dan menangani masalah teknis yang dialami dengan layanan kami (termasuk Workvivo); dan (d) menganalisis umpan balik.	Pertanyaan dan data komunikasi lainnya (dalam bentuk agregat yang diihapus pengidentifikasinya) Data cookie Data penggunaan, seperti metrik kinerja dan statistik penggunaan (dalam bentuk agregat yang tidak teridentifikasi) Web session data	Kepentingan yang sah – adalah kepentingan kami dan pelanggan kami untuk memahami apa yang diinginkan oleh pengguna dan pelanggan serta pengalaman mereka dengan produk kami sehingga kami dapat menyediakan, mengoperasikan, dan meningkatkan produk yang sudah ada serta mengembangkan produk baru.
Untuk menegakkan persyaratan dan kebijakan kami dengan pengguna dan pelanggan kami.	Detail pribadi dan informasi kontak Data akun admin pelanggan	Kepentingan yang sah – adalah kepentingan kami untuk mengambil langkah yang tepat guna memastikan kebijakan dan ketentuan kami ditaati dan dipatuhi, serta kekayaan intelektual dan aset lainnya dilindungi.
Rekrutmen dan seleksi calon karyawan dan kontraktor.	Informasi perekrutan	Kepentingan yang sah – adalah kepentingan kami dan pelanggan kami adalah untuk merekrut kandidat yang unggul dan sesuai untuk bekerja di bisnis kami dan kesempatan untuk melamar pekerjaan bersama kami merupakan kepentingan kandidat.
Untuk mematuhi kewajiban hukum kami, seperti: mematuhi permintaan penyediaan data dari lembaga penegak hukum sehubungan dengan penyelidikan, seperti berdasarkan Pasal 10 Undang-Undang Peradilan Pidana (Ketentuan Lain-lain) tahun 1997 sebagaimana telah diubah atau guna mengambil langkah-langkah untuk melaporkan informasi kepada penegak hukum jika diperlukan; mematuhi kewajiban kami berdasarkan undang-undang pajak dan undang-undang perusahaan, seperti Undang-Undang Perusahaan Irlandia tahun 2014 (sebagaimana telah diamendemen)	Semua data diproses oleh kami	Kepatuhan terhadap kewajiban hukum atau, jika hukum yang berlaku adalah hukum negara di luar Uni Eropa, demi kepentingan sah kami untuk mematuhi hukum negara yang bersangkutan.

Penggunaan Data Statistik

Sebagaimana diuraikan di atas, kami membuat dan menggunakan statistik penggunaan dan metrik kinerja agregat yang tidak diidentifikasi untuk menyediakan, mengoperasikan, dan meningkatkan layanan kami (seperti situs web kami atau Workvivo) untuk penggunaan internal Workvivo dan tujuan hukum lainnya. Ini mungkin termasuk, misalnya, jumlah catatan yang disimpan di Workvivo, jumlah dan jenis transaksi, konfigurasi, laporan yang diproses di Workvivo, dan hasil kerja untuk Workvivo. Kami tidak mengungkapkan identitas pelanggan lain (atau pengguna resmi mereka) atau konten spesifik apa pun yang dikirimkan oleh pelanggan lain (atau pengguna resmi mereka) melalui Workvivo kepada pelanggan dalam statistik gabungan apa pun, baik secara langsung maupun tidak langsung.

Penyimpanan Data

Kami akan menyimpan data pribadi Anda hanya selama diperlukan untuk tujuan yang ditetapkan dalam Kebijakan Privasi ini. Untuk menentukan jangka waktu penyimpanan yang tepat untuk data pribadi, kami mempertimbangkan berbagai kriteria termasuk kuantitas, sifat, dan sensitivitas data pribadi, potensi risiko kerugian dari penggunaan atau pengungkapan data pribadi yang tidak sah, tujuan kami memproses data pribadi Anda dan apakah kami dapat mencapai tujuan tersebut melalui cara lain, dan persyaratan hukum, peraturan, pajak, akuntansi, atau persyaratan lainnya yang berlaku. Bilamana diperlukan untuk menyimpan data pribadi guna mematuhi kewajiban hukum kami (misalnya, jika kami diharuskan menyimpan data Anda guna mematuhi undang-undang yang berlaku), menyelesaikan sengketa, dan menegakkan perjanjian dan kebijakan hukum kami, atau dengan cara lain menetapkan, membela, atau melaksanakan tuntutan hukum, maka kami akan melakukannya.

Setelah jadwal retensi tertentu telah berlalu dan kami tidak memiliki alasan khusus lebih lanjut untuk menyimpan data pribadi tersebut, data pribadi yang relevan akan dihapus atau disesuaikan sehingga tidak lagi menjadi data pribadi.

Dalam beberapa keadaan, Anda dapat meminta kami untuk menghapus data Anda. Lihat Hak Anda di bawah ini untuk informasi tentang hak perlindungan data Anda. Anda juga memiliki hak untuk menolak pemrosesan data pribadi kami untuk tujuan pemasaran langsung (dan jika Anda melakukannya, kami akan menyimpan informasi yang memadai untuk memastikan kami tidak mengirimkan pesan pemasaran langsung kepada Anda di masa mendatang).

Transfer Data

Data pribadi Anda dapat ditransfer ke — dan disimpan di — komputer yang terletak di luar negara bagian, provinsi, negara, atau yurisdiksi pemerintah lainnya yang mungkin menerapkan undang-undang perlindungan data berbeda dari yang ada di yurisdiksi Anda. Misalnya, kami memiliki kantor di Inggris dan Amerika Serikat, dan juga menggunakan penyedia layanan di negara-negara tersebut, dan karenanya beberapa data pribadi dapat ditransfer ke negara-negara ini. Negara-negara yang berada di luar EEA mungkin tidak menawarkan tingkat perlindungan data yang sama seperti di negara asal Anda. Transfer ini diperlukan untuk pengelolaan operasi kami. Kami mengandalkan Klausul Kontrak Standar yang telah disetujui oleh Komisi Eropa dan keputusan kecukupan Komisi Eropa pada negara-negara tertentu untuk mentransfer informasi Anda dari EEA. Misalnya, kami mengandalkan keputusan kecukupan Inggris untuk transfer data pribadi antara EEA dan Inggris. Temukan daftar keputusan kecukupan Komisi Eropa di sini. Anda dapat meminta salinan Klausul Kontrak Standar yang berkaitan dengan data pribadi Anda dengan menghubungi kami.

Kami menerapkan langkah-langkah yang dirancang untuk memastikan bahwa tidak ada transfer data pribadi Anda yang terjadi ke negara di luar EEA kecuali jika kontrol yang memadai telah diterapkan, termasuk untuk keamanan data pribadi Anda.

Keamanan Data

Keamanan data Anda penting bagi kami. Kami menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasi yang dirancang untuk memastikan tingkat keamanan data pribadi yang sesuai dengan risiko bagi individu yang mungkin timbul akibat penghancuran, kehilangan, perubahan, pengungkapan yang tidak sah, atau akses ke data pribadi yang tidak disengaja atau melanggar hukum.

Hak-hak Anda

Anda memiliki beberapa hak sehubungan dengan data pribadi Anda, tunduk pada hukum yang berlaku. Meskipun beberapa hak ini berlaku secara umum, beberapa hak tertentu hanya berlaku dalam kasus-kasus tertentu.

Hak akses: Anda memiliki hak untuk meminta akses ke data pribadi Anda dan menerima salinan informasi tertentu, termasuk kategori data pribadi Anda yang kami kumpulkan dan ungkapkan.
Hak perbaikan: Anda berhak meminta kami untuk memperbaiki data pribadi Anda yang tidak akurat.
Hak penghapusan: Anda memiliki hak, dalam kasus tertentu, untuk meminta kami menghapus data pribadi Anda, asalkan ada alasan yang sah untuk melakukannya dan tunduk pada hukum yang berlaku.
Hak atas portabilitas data: Anda mungkin memiliki hak untuk menerima informasi tertentu Anda dalam format yang terstruktur, umum digunakan, dan dapat dibaca mesin dan untuk mengirimkan informasi tersebut ke pengontrol lain.
Hak untuk menolak (pemasaran): Anda berhak untuk menolak pemrosesan untuk tujuan pemasaran langsung kapan saja.
Hak untuk menolak (kepentingan yang sah): Jika kami memproses data pribadi Anda berdasarkan kepentingan yang sah, Anda dapat menolak pemrosesan ini dalam keadaan tertentu. Kecuali jika kami memiliki alasan sah yang kuat atau diperlukan untuk alasan hukum, kami akan berhenti memproses data pribadi Anda jika Anda berkeberatan.
Hak untuk membatasi pemrosesan: Anda memiliki hak, dalam kasus tertentu, untuk membatasi sementara pemrosesan data pribadi Anda oleh kami, asalkan ada alasan yang sah untuk melakukannya.
Hak untuk mencabut persetujuan Anda: Apabila Anda telah memberikan persetujuan Anda untuk aktivitas pemrosesan tertentu, Anda memiliki hak untuk menarik persetujuan tersebut kapan saja. Harap dicatat bahwa keabsahan pemrosesan apa pun yang dilakukan sebelum pencabutan persetujuan Anda tidak akan terpengaruh oleh pencabutan tersebut.
Hak untuk keberatan: Anda juga memiliki hak untuk mengajukan keluhan kepada otoritas pengawas setempat untuk perlindungan data. Klik di sini untuk menemukan otoritas pengawas setempat Anda.

Namun, hak-hak ini tidak dapat digunakan dalam keadaan tertentu, seperti ketika pemrosesan data Anda diperlukan untuk mematuhi kewajiban hukum atau untuk pelaksanaan atau pembelaan klaim hukum.

Harap diperhatikan bahwa kami mungkin meminta Anda untuk memverifikasi identitas Anda sebelum menanggapi permintaan tersebut.

Berbagi Data Pribadi

Kami mempekerjakan perusahaan dan individu pihak ketiga untuk memfasilitasi layanan kami ("Penyedia Layanan"), untuk menyediakan layanan atas nama kami, untuk melakukan layanan terkait layanan, atau untuk membantu kami menganalisis bagaimana layanan kami digunakan. Pihak ketiga ini memiliki akses ke data pribadi Anda hanya untuk melakukan tugas-tugas ini atas nama kami dan berkewajiban untuk tidak mengungkapkan atau menggunakannya untuk tujuan lain apa pun. Setiap data pribadi yang dibagikan dengan pihak ketiga dibatasi pada apa yang mereka butuhkan untuk menjalankan fungsi yang ditentukan.

Kategori pihak ketiga yang menerima data pribadi Anda dari kami	Deskripsi layanan yang dimaksud
Penyedia layanan	Untuk meng-hosting situs web kami Untuk meng-hosting platform Workvivo kami Untuk analitik atau layanan serupa, seperti untuk membantu kami memahami umpan balik, menjaga keamanan layanan kami, dan meningkatkan produk dan layanan kami, termasuk dengan berbagi data sesi web seperti yang dijelaskan di atas Untuk memfasilitasi komunikasi, termasuk melalui fungsionalitas chatbot otomatis Untuk membantu pemasaran dan survei Untuk periklanan, seperti jaringan periklanan Untuk memantau penggunaan di situs web/platform kami
Perusahaan grup kami	Untuk memungkinkan mereka menyediakan fungsi penting seperti layanan penjualan dan dukungan.
Penegak hukum atau badan pengatur atau badan serupa lainnya	Kami tidak membagikan data pribadi Anda secara sukarela kepada penegak hukum atau badan pengatur. Kami memerlukan proses hukum yang sah sebelum kami memberikan data apa pun kepada penegak hukum atau badan lainnya.
Calon mitra bisnis	Kami dapat mentransfer informasi apa pun yang kami miliki tentang Anda sebagai aset sehubungan dengan merger, akuisisi, atau penjualan yang diusulkan atau telah selesai (termasuk transfer yang dilakukan sebagai bagian dari proses kepailitan atau kebangkrutan) yang melibatkan semua atau sebagian dari Workvivo Limited atau sebagai bagian dari reorganisasi perusahaan atau perubahan lain dalam kendali perusahaan.
Penasihat profesional	Penyediaan layanan hukum, akuntansi, audit, asuransi, dan profesional lainnya

Perubahan pada Kebijakan Privasi Ini

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi kami dari waktu ke waktu. Kami akan memberi tahu Anda tentang perubahan apa pun dengan memposting Kebijakan Privasi baru di halaman ini dan memperbarui "tanggal berlaku" di bagian atas Kebijakan Privasi ini.

Anda disarankan untuk meninjau Kebijakan Privasi ini secara berkala untuk mengetahui adanya perubahan. Jika kami membuat perubahan material pada Kebijakan Privasi ini, kami akan memberi tahu Anda melalui email, pemberitahuan yang jelas dalam layanan kami, atau cara lain yang sesuai dan memberi Anda kesempatan untuk meninjau sebelum Anda memilih untuk terus menggunakan layanan kami.

Hubungi

Jika Anda memiliki pertanyaan atau komentar tentang Kebijakan Privasi ini atau cara kami memproses data pribadi Anda, atau Anda ingin memanfaatkan hak-hak Anda yang ditetapkan di sini, silakan hubungi kami di:

Workvivo Limited.

dpo@workvivo.com

Exham House, The Fingerpost, Douglas, Co Cork T12 PDD2, Irlandia