„Die Kommunikation über Workvivo hat für Allied Global den entscheidenden Unterschied gemacht“

Allied Global vor Workvivo

Was fehlte der Unternehmenskultur bei Allied Global vor der Einführung von Workvivo? Gabriela erklärt, dass es „eine Reihe von selbstgemachten Plattformen gab, die uns nicht dabei unterstützten, effektiv zu kommunizieren“.

Ein Beispiel hierfür ist eine interne Plattform, die vor fast 15 Jahren implementiert wurde und bei der Gabrielas Team jeden Inhalt und jede Kommunikation separat im Intranet jedes einzelnen Kundenkontos veröffentlichen musste. Es war „völlig ineffektiv“, so Gabriela, diesen Arbeitsschritt für 12 bis 15 verschiedene Kundenkonten gesondert auszuführen.

Auf dieser Plattform konnten wir auch nicht messen, ob unsere Kunden tatsächlich lasen, was wir veröffentlichten oder kommunizierten, oder welchen Effekt es auf sie hatte. Nachdem wir drei Jahre lang auf diese Weise gearbeitet hatten, begannen wir, uns alternative Plattformen anzusehen.

Bevor wir auf Workvivo stießen, probierten wir noch eine andere Plattform aus. Es war eine tolle Plattform, aber das Supportsystem in Lateinamerika war nicht sehr gut. Die Plattform entsprach nicht unseren ursprünglichen Erwartungen und auch nicht den PCI-Sicherheitsstandards.

Als wir unsere damalige Plattform und unsere Bedürfnisse neu evaluierten, sahen wir uns noch einmal nach Alternativen um. Und da fanden wir Workvivo.

Vor Workvivo wechselten wir ständig von einer Plattform zur anderen. Unsere Kommunikation war stark von E-Mails abhängig und wir verschickten auch viele Sammel-E-Mails, sodass die meisten davon im Junk-Ordner landeten und nicht von unseren Empfängern gelesen wurden.

Im Unternehmen herrschte insgesamt die Meinung, dass wir nicht so effektiv und konsequent kommunizierten, wie das von uns erwartet wurde.

Der Workvivo-Effekt

Aber Workvivo konnte nicht nur einen guten ersten Eindruck machen: Gabriela und ihr Team sahen gleich ab dem Launchtag die positiven Auswirkungen der Plattform.

Der Implementierungs- und Onboardingprozess mit euch war einfach phänomenal. Wir hatten drei Wochen Zeit, um die Plattform einzuführen, da wir unsere bisherige Plattform bereits abgeschafft hatten.

Das Workvivo-Team war gleich von Beginn an sehr offen und half uns zu verstehen, wie wir unsere Zielstellungen möglichst umfassend und geordnet umsetzen könnten. Nachdem wir uns dann für die Zusammenarbeit mit Workvivo entschieden hatten, lernte ich unser unglaubliches Onboarding-Team kennen. Es war dynamisch, gut organisiert, detail- und zielorientiert. Das Team hatte eine Projektcharta und eine fantastische To-do-Liste für jede Woche vor der Implementierung vorbereitet. Darin wurde definiert, dass ich als Stakeholder der Plattform innerhalb unseres Unternehmens sowohl der Eigentümer als auch der Projektmanager des Implementierungsprozesses sein würde.

Der Onboarding-Prozess war so gut organisiert und durchdacht, dass wir richtig Spaß dabei hatten. Es war viel weniger stressig als erwartet. Und schon nach drei Wochen war die Plattform startbereit. Außerdem sahen wir gleich in der ersten Woche eine erstaunliche Teilnahmebereitschaft in der Belegschaft. Für unsere vorherige Plattform konnten wir in den fast anderthalb Jahren, in denen wir sie hatten, nur eine Teilnahmerate von 30 % erreichen, aber für Workvivo hatten sich gleich in den ersten anderthalb Wochen 45 % der Belegschaft registriert.

Seitdem ist es nur noch besser geworden. Am Ende des Jahres, nur sechs Monate nach dem Launch von Workvivo, lag die Teilnahmerate von Allied Global bei 93 %.

Auch auf die Mitarbeitereinbindung und die interne Kommunikation hat sich Workvivo Gabrielas Angaben zufolge „sehr positiv“ ausgewirkt.

Unsere Belegschaft weiß, dass sie auf unserer Workvivo-Plattform Antworten auf ihre wichtigsten Fragen bekommt. Wenn jemand zum Beispiel wissen will, wann die Gehaltsabrechnungen gemacht werden, schaut er einfach auf Workvivo nach. Wenn die Klimaanlage an einem unserer Standorte nicht funktioniert, meldet man das Problem über Workvivo.

Unsere Belegschaft nutzt Workvivo als zentralen Anlaufpunkt, um Mitteilungen aus dem gesamten Unternehmen zu erhalten. Übrigens verwenden wir auch keine Papierkommunikation mehr an unseren Standorten, denn die Kommunikation über Workvivo ist einfach so viel effektiver.

Was würdest du anderen sagen, die Workvivo in Betracht ziehen?

Es gibt drei Aspekte, für die ich Workvivo empfehlen würde. Der erste ist das Team. Euer Team war so hilfreich im Vergleich zu anderen Plattformen. Es ist einfach erstaunlich, wie schnell das Workvivo-Team reagiert und wie menschlich die Zusammenarbeit ist.

Der zweite wäre, dass die Plattform eines der schönsten Benutzererlebnisse bietet, das ich je gesehen habe. Unsere Mitarbeiter sagen, dass es sogar schöner ist als Facebook. Das ist also ein großes Kompliment.

Und drittens wären da die Analysen, die man auf der Plattform bekommt.

Einfach unglaublich ist allerdings die Tatsache, dass das Workvivo-Team extrem offen ist, wenn es darum geht, wie man die Plattform noch verbessern kann.