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Associa verzeichnet mit Workvivo ein „unglaubliches“ Mitarbeiterengagement
Workvivo vernetzt die gesamte Belegschaft von Amerikas größter Verwaltungsgesellschaft für Hauseigentümergemeinschaften.
71%
der auf Workvivo aktiven Mitarbeitenden
74%
Nutze Workvivo jeden Monat
14
Wochen vom Kick-off bis zum Launch-Tag
Associa ist das größte Verwaltungsunternehmen für Hauseigentümergemeinschaften (HOA) der USA, das auf landesweites Immobilien- und Gemeinschaftsmanagement spezialisiert ist und ein umfassendes Paket an Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Immobiliendiensten für nahezu jede Gemeinschaft bietet.
Diese Sonderfallstudie wurde vollständig von unserer Kundin Sarah Clausen, Director of Corporate Communications bei Associa, geschrieben.
Du hast das Wort, Sarah!
Mitarbeiter
8,000
Branche
Immobilien
Standort
Nordamerika (Hauptsitz in Texas)
Kategorie
Unternehmen
Mein Job ist die Mitarbeitererfahrung und Workvivo macht diesen Job so viel einfacher
Sarah Clausen
Direktor für Unternehmenskommunikation
Die Herausforderung
„In unserer Organisation gab es definitiv ein paar Kommunikationsprobleme. Unser Unternehmen ist aus einer Reihe von Übernahmen heraus entstanden und bei jeder Neuakquise haben wir es mit neuen E-Mail-Adressen und einem neuen HR-System zu tun. Je mehr Unternehmen wir übernehmen, desto schwieriger wird demnach auch die Kommunikation. Es ging uns also darum, mit allen Mitarbeitern kommunizieren zu können, nicht nur mit denen, die in unserem HR-System erfasst sind.“
„Unser vorheriges Intranet war recht statisch. Es war ein sehr altes Programm, das nicht einmal Suchanfragen unterstützte, und das Benutzererlebnis war einfach nur frustrierend. Also machten wir uns auf die Suche nach einem neuen Intranet-Anbieter und nach einer neuen Möglichkeit, miteinander in Kontakt zu treten.“
„Ich habe über viele Jahre hinweg verschiedene Anbieter geprüft, und Workvivo hat sich aus vielen Gründen hervorgetan. Die Plattform selbst, die Fähigkeit, sie unseren Ansprüchen entsprechend anzupassen, und dann die Leute, die bei Workvivo arbeiten – sie waren vom ersten Tag an enorm hilfreich.“
„Unsere verteilte Belegschaft war eine große Herausforderung, da wir nicht unbedingt immer mit jedem kommunizieren konnten. Heute können wir alle problemlos erreichen. Jeder spürt die Mitarbeiterkultur, die Unternehmenskultur, und alle fühlen sich verbunden und als Teil unseres Unternehmens.“
Die Lösung
„Es gab eine Menge Dinge zu klären. Ein Problem war, dass wir Mitarbeiter mit verschiedenen Domains haben und E-Mail-Adressen zu Identifizierung verwenden.“
„Um herauszufinden, wie wir das Problem anpacken sollten, arbeiteten das Team von Workvivo und mein Team eng zusammen. Anfangs schien das Ganze einfach überwältigend, aber als mir klar wurde, dass das Workvivo-Team für uns da war und die passenden Antworten parat hatte, wurde es eine tolle Zusammenarbeit.“
„Wir brauchten 14 Wochen bis zum Launch, und dazu gehörte auch die vollständige Migration unseres gesamten Intranets – das waren Tausende von Dokumenten und Seiten! Das sind jetzt vier Monate her und ich schaue immer noch jeden Tag rein, um kleine Verbesserungen vorzunehmen. Denn zum Schluss hin musste alles ziemlich schnell migriert werden. Und das ist das Schöne an Workvivo; wenn ich eine Änderung vornehmen möchte, kann ich das sofort tun. Ich muss nicht warten.“
„Unser altes Intranet konnte nur durch eine Bearbeitung des Quellcodes angepasst werden. Wenn ich also etwas abändern wollte, musste ich einen Mitarbeiter anrufen, damit er den Programmcode für mich umschrieb. Ein großer Vorteil von Workvivo ist deshalb, dass wir die Plattform unseren Ansprüchen nach selbst gestalten können. Auch wenn wir erst vier Monate damit arbeiten, habe ich bereits mehrere Änderungen vorgenommen, die auf dem Feedback von Mitarbeitern basierten.“
Das Ergebnis
„Unsere Mitarbeiter waren absolut motiviert für diese Initiative. Wenn man sich auf so ein Abenteuer einlässt, hat man vielleicht Angst, dass sich die Leute daneben benehmen oder unhöfliche Kommentare schreiben. Aber genau das Gegenteil ist der Fall. Es wurden noch keine Beiträge oder Kommentare gemeldet. Unsere Teams freuen sich so sehr, miteinander in Kontakt zu treten, ihre Geschichten zu teilen und zu sehen, was im Rest des Unternehmens so los ist. Sie sehen unsere Führungskräfte in einem ganz anderen Licht und lernen sie durch ihre Geschichten kennen.“
„Das Feedback und die Teilnahmebereitschaft waren einfach großartig. Wir haben zwar noch nicht ganz 100 % erreicht, aber wir sind auf einem guten Weg. Und alle, die die Plattform nutzen, sind wirklich sehr engagiert und ermutigen auch ihre Teams, sich aktiv einzubringen.“
„Unsere Teams freuen sich, dass sie jetzt leichter Dinge finden, da sie das Intranet durchsuchen können. Das war vorher nicht möglich. Es ist eigentlich eine recht einfache Lösung, aber sie hilft ihnen dabei, ihren Zeitaufwand bei der Suche zu reduzieren. Heute starten sie eine einfache Suchanfrage und können dann direkt auf die benötigte Datei zugreifen. Früher hätten sie sich Seite für Seite durch unser altes Intranet wühlen müssen.“
„Ich weiß, dass sich in puncto Produktivität definitiv etwas ändern wird. Unsere Teams sehen jetzt jeden Tag, für wen sie arbeiten, was unsere Unternehmenskultur ist, was unsere Werte sind und wofür wir stehen. Und zwar nicht in einer E-Mail, sondern auf dieser wunderschönen Website, auf der wir Bilder und Geschichten teilen können.“
„Wenn ich auf die Plattform gehe, bekomme ich jedes Mal einen Energieschub und ich denke: ‚Ich liebe meine Arbeit.‘ In meinem Job geht es um das Mitarbeitererlebnis, und Workvivo macht diesen Job um einiges einfacher.“
„Das Feedback war beeindruckend. Unsere Mitarbeiter lieben diese neue Möglichkeit, sich mit dem Unternehmen zu verbinden. Sie bekommen das Gefühl, dass ihr täglicher Input wirklich wichtig ist.“
Lieblingsfunktion: Alles!
„Ich habe nicht wirklich eine Lieblingsfunktion – mir gefällt die gesamte Plattform: die Benutzerfreundlichkeit des Intranets, die Inhaltssuche, die Möglichkeit, sich mit anderen zu verbinden und ihnen Fragen zu stellen. Wenn ich in Texas arbeite, kann ich mit einem Mitarbeiter in New York, Kanada oder Mexiko sprechen.“
„Wir können uns vernetzen und Ideen austauschen, und sind uns dadurch immer bewusst, dass wir alle im selben Team sind, auch wenn wir weit voneinander entfernt arbeiten.“
„Und wenn ich einmal nicht weiß, wie etwas geht, gibt es garantiert jemanden in der Organisation, der mir aushelfen kann. Jetzt hab ich eine einfache Möglichkeit, meine Frage zu posten und zu sagen: ‚Hey, weiß jemand, wie das geht?‘, und dann warte ich auf die Kommentare.“
„Auch die Anerkennungsbeiträge und die Shout-outs haben eine große Wirkung. Wenn der CEO deines Unternehmens dich lobt, ist das schon eine große Sache und definitiv auch von entscheidender Bedeutung für das Mitarbeitererlebnis.“
Interne Kampagnen:
„Fünf Fragen an …“ und „Es steckt noch mehr in Workvivo“
„Eine Kampagne, die wir eingeführt haben, war ‚Fünf Fragen an …‘. Dabei handelt es sich um eine Serie von Videos, in denen jeweils einer unserer Chefs jemanden in der Firma interviewt. Der erste Kandidat war unser CEO, aber wir werden uns später auch mit Frontline-Mitarbeitern unterhalten. Wir stellen zunächst vier Fragen, die mehr oder weniger mit der Arbeit zu tun haben – wie es uns geht, etwas zur Laufbahn, solche Sachen –, aber die letzte Frage soll nicht ganz so ernst sein. Neulich wurde unser CEO zum Beispiel gefragt: ‚Was kannst du uns über dich erzählen, das andere überraschen würde?‘, und er sagte: ‚Ich besitze eine Herde Longhorn-Rinder‘.“
„Natürlich haben wir auf der Plattform heute Bilder von ihm mit seinen Longhorn-Rindern stehen. Diese Dinge helfen dir dabei, dich deinen Führungskräften als Menschen verbunden zu fühlen.“
„Eine weitere Kampagne, die ich entwickelt habe, war ‚Es steckt noch mehr in Workvivo‘. Jedes Mal, wenn die Kollegen einen Beitrag mit diesem Banner sehen, wissen sie, dass sie dort einen Tipp oder Trick bekommen, der ihnen hilft, Workvivo weiter zu personalisieren.“
Warum Workvivo?
„Wenn dir das Mitarbeitererlebnis wichtig ist und du deinen Mitarbeitern einen Ort geben willst, wo sie sich mit anderen verbinden können, wo sie sich als Teil des Unternehmens fühlen und wo sie ihre Bedeutung und Rolle im Unternehmen verstehen, dann hol dir Workvivo. Workvivo bringt euch alle zusammen. Es hilft euch dabei, eure Geschichten zu teilen, euch zu vernetzen, zusammenzuarbeiten und einfach alle wie nie zuvor miteinander in Kontakt zu treten.“
„Das Workvivo-Team ist das unglaublichste Team, mit dem ich je gearbeitet habe. Ich habe noch nie ein Team getroffen, das so schnell reagiert. Und es reagiert nicht nur schnell, sondern handelt auch schnell. Erst vor ein paar Wochen fragte ich, ob wir eine Suchfunktion für nicht aktivierte Mitarbeiter haben könnten, und innerhalb von einer Stunde war das Feature implementiert.“
„Sie sind bei jedem Schritt an deiner Seite. Du wirst dich also nie verloren, verwirrt oder überfordert fühlen. Sobald du unterschreibst, sind sie jeden Tag für dich da, um alle deine Fragen zu beantworten. Nicht nur dein persönlicher Workvivo-Ansprechpartner, sondern das gesamte Team. Du hast also dieses riesige Team an deiner Seite, das für dich arbeitet.“
