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Mitarbeitereinbindung bei Bus Éireann steigt mit Workvivo um 55 %
Bus Éireann entwickelt eine neue Strategie für die interne Kommunikation mit seiner verteilten Belegschaft.
55%
Steigerung des Mitarbeiterengagements mit Workvivo
89%
der Belegschaft sind bei Workvivo registriert
83%
Prozentsatz der Mitarbeiter, die jede Woche auf Workvivo zugreifen
Staatliches Busunternehmen mit Dienstleistungsangebot in ganz Irland
Mitarbeiter im Außendienst – und im Fall von Bus Éireann Mitarbeiter im Straßenverkehr – sind mit herkömmlichen Kommunikationsmitteln nicht so leicht zu erreichen. Noch schwieriger wird es, wenn man eine Botschaft gleichzeitig an Frontline-Mitarbeiter und die Belegschaft im Büro übermitteln muss. Und wenn dann noch eine globale Gesundheitskrise hinzukommt, die einen Großteil der Belegschaft dazu zwingt, von zu Hause aus zu arbeiten, dann steht man vor Herausforderungen, mit denen man wahrscheinlich nie gerechnet hätte. Wenn man an Mitarbeitererfahrungen und Unternehmenskommunikation denkt, kommen einem möglicherweise zunächst Firmennewsletter, E-Mail-Kampagnen und virtuelle Schwarze Bretter in den Sinn. Aber es gibt sehr viele Arbeitnehmer auf der Welt – fast zwei Milliarden –, die ihre Aufgaben nicht hinter einem Schreibtisch erledigen, die keinen (regelmäßigen) Zugriff auf einen Computer haben und daher mit solchen Kommunikationsmethoden nichts anfangen können.
Laut Microsoft beschäftigen 88 % der Unternehmen sogenannte Frontline-Mitarbeiter. Diese sitzen nicht hinter Schreibtischen, sondern arbeiten direkt an der Front (Englisch: Frontline). Mit Newslettern kann man zwar seine bürobasierte Belegschaft gut einbinden, riskiert jedoch, andere auszuschließen. Und das wäre schädlich für die Unternehmenskultur und die allgemeine Zufriedenheit der Beschäftigten.
Bei Bus Éireann, einem staatlichen Busdienst, der in der gesamten Republik Irland tätig ist, haben mehr als 71 % der Mitarbeiter keine geschäftliche Telefonnummer oder E-Mail-Adresse und keinen Firmencomputer. In der 2.700 Mitarbeiter starken Belegschaft sind 1.700 Fahrer und 300 Werkstattmitarbeiter angestellt.
Bevor sich das Team von Bus Éireann an Workvivo wandte, gab es keine Möglichkeit, drei Viertel der Mitarbeiter richtig im Unternehmen einzubinden oder sogar direkt mit ihnen zu kommunizieren. Um dies zu ändern, brauchte das Team eine einzigartige, kostengünstige Lösung, die den spezifischen Anforderungen von Bus Éireann gerecht würde.
Die Lösung: Workvivo
Mitarbeiter
2,800
Branche
Öffentlicher Personenverkehr
Standort
Irland
Kategorie
Mittelstandsunternehmen
55 % höhere Mitarbeitereinbindung
Zwei Jahre später sind 89 % der Mitarbeiter von Bus Éireann in der Mitarbeiter-App von Workvivo registriert. Und jeden Tag melden sich 1.500 Personen (60 %) dort an.
Seit der Zusammenarbeit mit Workvivo hat Bus Éireann in verschiedenen Bereichen des Unternehmens große Fortschritte gesehen. In nur zwei Jahren verbesserte sich die Bewertung der Mitarbeitereinbindung von 51 % auf 79 %, was einem Anstieg von 55 % entspricht.
Das Team verzeichnete außerdem einen Anstieg des Vertrauens in die Geschäftsleitung und in die Unternehmensstrategie um 114 % ebenso wie einen Anstieg des Verständnisses für strategische Prioritäten und Ziele um 67 %.
„Am schönsten für uns ist, dass wir jetzt direkt und sofort kommunizieren können“, sagt Head of Internal Communications bei Bus Éireann, Tanya Waldron. „Es kommen ständig unternehmenskritische Informationen rein – besonders während der Pandemie. Beispielsweise erfuhren wir gleichzeitig mit allen anderen Iren von den neuen Transportkapazitäten und der räumlichen Trennung. Allerdings mussten wir als Busunternehmen das alles über Nacht umsetzen.“
Es war also sehr wichtig, dass ich unsere Fahrer und Werkstattmitarbeiter so schnell wie möglich erreichen konnte.
Das Team von Bus Éireann wünschte sich außerdem eine benutzerfreundliche Lösung, für die nur ein Minimum an Schulungsaufwand erforderlich war. Genau diesen Anspruch erfüllte die vertraute Benutzeroberfläche von Workvivo. Die Workvivo-Plattform wurde mit den Logos, Farben und Bildern von Bus Éireann personalisiert, damit sich die Belegschaft des Unternehmens dort gleich wie zu Hause fühlen würde.
Am schönsten für uns ist, dass wir jetzt direkt und sofort kommunizieren können.
Tanya Waldron
Leiter der internen Kommunikation – Bus Éireann
Finanzielle Auswirkungen
Mit Workvivo können Unternehmen nicht nur ihre Mitarbeiter besser einbinden und eine integrative, dynamische Unternehmenskultur schaffen, sie können auch von finanziellen Vorteilen profitieren. Bus Éireann kann über Workvivo mit jedem Mitarbeiter kommunizieren, egal ob er eine Office 365-Lizenz oder eine Firmen-E-Mail-Adresse hat oder nicht, denn das Workvivo-System unterstützt auch Kollegen ohne geschäftliche E-Mail-Adresse. Eine Office 365-Lizenz könnte ein 1.000-Personen-Unternehmen über 45.000 EUR pro Jahr kosten.
Ein weiterer interessanter Vorteil von Workvivo ist die Unterstützung der automatischen Benutzerbereitstellung von Microsoft AzureAD über SCIM, ein Industriestandardprotokoll. Diese Integration spart Teams Zeit, da neue Benutzer automatisch hinzugefügt und deaktivierte Benutzer automatisch entfernt werden. Auch Mitarbeiterdaten werden damit automatisiert aktualisiert.
Unternehmen haben auch die Möglichkeit, Single Sign-on (SSO) zu aktivieren, um überall und zu jeder Zeit auf jedem Gerät eine sichere Authentifizierung von Nutzern auf der Workvivo-Plattform zu gewährleisten. Workvivo konnte also die Multi-Faktor-Authentifizierung übernehmen, die für das SSO-Erlebnis von Bus Éireann aktiviert ist.
Von den 2.700 Mitarbeitern des Unternehmens füllen nur noch 350 Umfragen zum Mitarbeiterengagement auf Papier aus. Die anderen schicken ihre Antworten über Workvivo, wo sie übrigens auch Nominierungen und Stimmen für interne Mitarbeiterpreise abgeben können.
Das bedeutet zwei Dinge: weniger Kosten und weniger Aufwand. Tanya und ihr Team müssen heute keine Informationsblätter mehr ausdrucken und aufhängen, die möglicherweise sowieso nicht von den Leuten gelesen werden.
Eine höhere Kundenzufriedenheit
Auch die Kunden von Bus Éireann profitieren von der Implementierung von Workvivo. Seit der Einführung der Plattform ist die Kundenzufriedenheit des Unternehmens von 84 % im Jahr 2019 auf 91 % im 2. Quartal 2022 angestiegen.
Tanya erklärt, dass Workvivo ihrem Unternehmen auch dabei helfen konnte, seine Ansprüche an die Kundenzufriedenheit nie aus den Augen zu verlieren. „Wenn du nicht ständig daran erinnert wirst, wirst du auch nicht daran arbeiten.“
Wir sehen uns regelmäßig die Ergebnisse unserer Kundenzufriedenheitsumfragen an. Wenn Mitarbeiter ihre Ziele übertroffen haben, teilen wir das der Belegschaft mit – und das wird dann natürlich gefeiert.
Einfacher Zugang zu Drittanbieter-Apps
Dem Team von Bus Éireann war es wichtig, dass Dienstpläne und Gehaltsabrechnungen für alle leicht zugänglich sind, nicht nur für Mitarbeiter mit einem Firmencomputer. Außerdem wünschte es sich eine Lösung, in der man auch Apps von Drittanbietern launchen konnte. Nutzer sollten in der Lage sein, von einer zentralen Stelle aus zu diesen externen Apps zu navigieren.
Nach der Einführung von Workvivo kann die gesamte Belegschaft nun mühelos auf Dienstpläne und Gehaltsabrechnungen zugreifen. Das bedeutet nicht nur, dass das Unternehmen an Druck- und Portokosten spart, sondern auch, dass Bus Éireann als Arbeitsplatz integrativer geworden ist.
Effizientere interne Kommunikation
Das Team von Bus Éireann ist stolz auf seine offene, ehrliche und transparente Kommunikation und wollte diese mit Workvivo noch weiter stärken. Tanya erzählt uns, dass ihr Team aktiv den Dialog im Unternehmen fördert und dass jeder Mitarbeiter die Möglichkeit hat, auf der Plattform zu posten.
Im Gespräch mit dem Irish Examiner Anfang 2021 sagte Stephen Kent, CEO von Bus Éireann, dass sein Team täglich wichtige Nachrichten über Workvivo sendet und empfängt. Die Einführung der Workvivo-Plattform hat also den Weg für eine Kommunikation in beide Richtungen geebnet. Kent zufolge profitiert Bus Éireann nun von „besseren statt weniger Informationen“.
Der CEO des Transportunternehmens erklärte, dass Workvivo Bus Éireann angesichts der „enormen Herausforderung“, die der Wechsel zur Fernarbeit für das Unternehmen darstellte, bei den nötigen Veränderungen unterstützte. Er sagte:
Sie haben für uns eine interne Kommunikationsplattform entwickelt, mit deren Hilfe die Belegschaft unsere Mitteilungen und Aktualisierungen auf ihren Handys aufrufen können. Wir haben knapp 2.700 Mitarbeiter, und etwa 2.300 von ihnen haben die App auf ihrem Handy. Wir versenden jeden Tag Nachrichten.
Die Fahrer von Bus Éireann können den zuständigen Kollegen heute umgehend mitteilen, wo es zu Zwischenfällen gekommen ist. Und die Werkstattkollegen können dann ebenso mühelos antworten, an welchem Standort etwaige Reparaturarbeiten stattfinden werden.
Das hat zu besseren statt weniger Informationen geführt, sodass wir jetzt viel direkter miteinander interagieren: Die Fahrer können uns mitteilen, wo es Zwischenfälle gab, und wir können ihnen sagen, wo die entsprechenden Reparaturleistungen stattfinden werden. Außerdem können sie jetzt auch Videos verschicken.
Als wir plötzlich so weit voneinander entfernt arbeiten mussten, war Workvivo wirklich fantastisch. Die Plattform hat uns alle zusammengeschweißt und ein tolles Gefühl von Teamwork geschaffen. Das wiederum hat uns geholfen, die nötigen Veränderungen vorzunehmen.
Tanya weist noch darauf hin, wie vorteilhaft es ist, „alles kommunizieren zu können, von Unternehmensnachrichten, neuen Stellenausschreibungen, dringenden und wichtigen Informationen bis hin zu mehr Social-Posts“.
Beliebte Workvivo-Funktionen bei Bus Éireann
Workvivo hat Bus Éireann dabei geholfen, eines seiner bestehenden Programme zu verbessern: die jährlichen GEM Employee Awards (Mitarbeiterauszeichnungen). Anhand der Auszeichnungsfunktion auf der Plattform kann die Belegschaft ganz einfach Kollegen für diese Awards nominieren. Und das ermöglicht es dem Unternehmen wiederum, seine organisatorischen Werte zum Leben zu erwecken.
In its first year of using Workvivo, Bus Éireann received 456 nominations from staff for the Hero of the Year award alone.
Beliebte Workvivo-Funktionen bei Bus Éireann
Workvivo hat Bus Éireann dabei geholfen, eines seiner bestehenden Programme zu verbessern: die jährlichen GEM Employee Awards (Mitarbeiterauszeichnungen). Anhand der Auszeichnungsfunktion auf der Plattform kann die Belegschaft ganz einfach Kollegen für diese Awards nominieren. Und das ermöglicht es dem Unternehmen wiederum, seine organisatorischen Werte zum Leben zu erwecken.
In its first year of using Workvivo, Bus Éireann received 456 nominations from staff for the Hero of the Year award alone.
Workvivo: Das Team für die interne Kommunikation bei Bus Éireann erhält Unterstützung
In einem globalen Arbeitstrend, der weit über Bus Éireann hinausreicht, werden unter Mitarbeitern im Personalwesen und Personalverantwortlichen die höchsten Burn-out-Raten aller Zeiten verzeichnet. Wenn du deinem Team für die interne Kommunikation die Werkzeuge an die Hand gibst, mit denen sie ihre Visionen verwirklichen und Spaß an ihrer Arbeit haben können, hat das enorme Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen.
„Du stellst etwas auf Workvivo ein und kannst es buchstäblich innerhalb von Sekunden aktualisieren“, erklärt Tanya. „Für mich als Kommunikationsmanagerin ist es ein funktionales Tool, mit dem wir unsere Mitteilungen sofort in die Hände unserer Mitarbeiter senden können. Ohne viel Tamtam.“
Tanya Waldron, Claire Doolan und ihr preisgekröntes Team für die interne Kommunikation bei Bus Éireann fahren mithilfe von Workvivo weiterhin auf der Überholspur.
Hier kannst du dir die Website von Bus Éireann ansehen.
