Royal Berkshire NHS: Revolutionierung der internen Kommunikation für Krankenhausangestellte

Vor Workvivo

Kurz vor Beginn der Partnerschaft mit Workvivo beschloss das Team von Royal Berkshire, seine Website und sein Intranet ganz neu zu gestalten.

Niall Norbury, Campaigns and Marketing Manager des Trusts, wünschte sich eine Plattform, „auf der wir einige Kanäle zusammenführen konnten, die bis dahin voneinander getrennt waren“.

Zum Beispiel …

• Interne Kommunikation basierte auf allgemeinen unternehmensweiten E-Mails
• Mitarbeitergespräche fanden in einer Facebook-Gruppe statt.
• Das statische, veraltete Intranet erschwerte eine offene Kommunikation.

Diese drei Kanäle waren komplett voneinander getrennt und mit einem hohen Zeitaufwand verbunden. „Wir hatten ein echtes Problem, da jeder dieser Kanäle eine zusätzliche Barriere für das Personal bedeutete“, erzählte Niall. Die größte Herausforderung dabei war, dass in einer Krankenhausumgebung nicht jeder immer Zugang zu einem Computer hat.

Wenn man als Teil der Hausverwaltung, der Reinigungsmannschaft oder des Sicherheitsteams arbeitet, hat man an seinem Arbeitsplatz nicht unbedingt Zugriff auf einen Computer. Ähnlich verhält es sich mit dem Ärzte- und Pflegepersonal: Sie sitzen nicht den ganzen Tag am Schreibtisch.

Bezüglich unserer Facebook-Gruppe war mir nie ganz wohl dabei, dass die Leute ihre persönlichen Konten benutzen mussten, um auf Arbeitsinformationen zuzugreifen. Sie sollen in der Lage sein, Privates und Berufliches deutlich voneinander zu trennen.

Um die Unternehmenskultur bei Royal Berkshire zu verbessern, musste einiges wieder ins Lot gebracht werden. „Einerseits wollten wir der Belegschaft ermöglichen, eigene Grenzen zu ziehen, andererseits wollten wir Barrieren abbauen, die wir ohne Absicht errichtet hatten.“

Vor diesem Hintergrund suchten Niall und sein Team nach einem Tool, das ihre Kommunikations- und Engagementkanäle rationalisieren und vereinheitlichen würde. Workvivo stach schon früh positiv heraus.

Ich denke, das lag zum Teil daran, dass wir dadurch auf eine ganz neue Art und Weise über Kommunikation nachzudenken begannen. Bis dahin hatten wir eine ziemlich traditionelle Vorstellung von der internen Kommunikation: ein statisches Intranet, hier und da vielleicht ein paar Updates, ein separates Forum und E-Mails.

Workvivo hat uns dazu gebracht, unsere Denkweise etwas anzupassen. Wir hatten das Gefühl, dass das Tool uns eine völlig neue Art der Kommunikation eröffnen könnte.

Sicherheit und Konformität

Die Sicherheit im Intranet hat zwar für die meisten Unternehmen hohe Priorität, doch eine Gesundheitseinrichtung trägt noch einmal viel größere Sicherheitsrisiken. Niall berichtete, dass Workvivo die Sicherheits- und Compliance-Anforderungen von Royal Berkshire problemlos erfüllte.

Unser Cyber-Team musste aus rein sicherheitstechnischer Sicht prüfen, ob die Plattform für uns so in Ordnung ist. Dann musste unser Information-Governance-Team auch berücksichtigen, ob eine offenere Plattform zusätzliche Risiken für uns schaffen würde. Sie mussten sicherstellen, dass Mitarbeiter dadurch nicht Dinge außerhalb des Unternehmens leaken könnten.

In beiden Fällen bestand die Plattform mit Bravour. Der Plattformwechsel war ein kleiner Kulturwandel, und ich glaube, es gab bei manchen auch Bedenken, aber seit dem Launch gab es meines Wissens nach keinen einzigen Vorfall, bei dem ein Mitarbeiter etwas von Workvivo nach außen weitergegeben hätte.

Die Facebook-Gruppe war tatsächlich ein größeres Sicherheitsrisiko. Wir konnten zum Beispiel nur schwer Leute daraus entfernen. Es kam durchaus vor, dass jemand noch in der Gruppe war, obwohl er das Unternehmen schon vor Monaten verlassen hatte. Da wir zu einem großen Arbeitgeber gehören, der auf Zeitarbeitskräfte angewiesen ist, wäre es mitunter nötig gewesen, hundert Leute pro Monat zu entfernen, was wirklich schwer im Auge zu behalten war.

Workvivo ähnelt zwar einer Social-Media-Plattform, aber man hat trotzdem das Gefühl, dass sie sich deutlich von anderen Plattformen unterscheidet. Aus dieser Perspektive sind uns also keinerlei Probleme begegnet.

NHS-Personalumfrage

Zwischen September und Oktober 2023 hatten die Mitarbeiter von Royal Berkshire die Möglichkeit, an einer NHS-Mitarbeiterumfrage teilzunehmen. Niall und sein Team führten die Umfrage zum ersten Mal fast ausschließlich über Workvivo durch.

Wir konnten die bislang höchste Rücklaufquote verzeichnen.

Früher hätten wir versucht, finanzielle Anreize zu bieten. Stattdessen führten wir die Umfrage einfach auf Workvivo durch und ich glaube, wir hatten eine der höchsten Rücklaufquoten in einem Akutkrankenhaus im ganzen Land.

Royal Berkshire verbesserte jeden einzelnen seiner Werte aus dem Vorjahr:

• 75 % der Mitarbeiter fühlen sich wohl dabei, Verbesserungsvorschläge zu machen.
• 89 % wissen genau, was ihre Verantwortlichkeiten sind.
• 92 % haben das Gefühl, dass man ihnen vertraut, ihre Arbeit gut zu machen.
• 69 % fühlen sich wohl dabei, Probleme am Arbeitsplatz anzusprechen.
• 64 % glauben, dass ihnen die richtigen Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.
• 73 % denken, dass ihre Kollegen sie respektieren.
• 82% arbeiten gern mit ihren Kollegen zusammen
• 20 % werden wahrscheinlich in den nächsten 12 Monaten nach einem neuen Job suchen.
• 75 % fühlen sich von ihrem direkten Vorgesetzten unterstützt und ermutigt.

Sehr nützlich war auch die Möglichkeit, das Publikum zu segmentieren. Früher mussten wir allgemeine Mitteilungen an alle Mitarbeiter verschicken. Wir wussten jedoch, dass einige Abteilungen bereits richtig gut engagiert waren und diese Informationen nicht brauchten, während andere vielleicht überhaupt gar nicht eingebunden waren.

Mit Workvivo können wir zum Beispiel eine Nachricht gezielt nur an unsere Catering-Abteilung oder unsere Notaufnahme schicken. Wir wissen, dass jede Abteilung ihre eigenen Besonderheiten hat: Einige haben mit Laufkundschaft zu tun, andere nur mit Überweisungen von Hausärzten. Einige haben tagsüber am meisten zu tun, andere nachts. Es war sehr hilfreich, dass wir Ärzten eine andere Art von Mitteilung senden konnten als Verwaltungsmitarbeitern, die den größten Teil des Tages hinter dem Schreibtisch sitzen.