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Mit Workvivo erhält die interne Kommunikation der Staffordshire University eine neue Bestnote
Workvivo stand im Zentrum der digitalen Transformation der Universität
79%
Prozentsatz der Mitarbeiter, die bei Workvivo registriert sind
76%
Prozentsatz der Mitarbeiter, die jeden Monat auf Workvivo zugreifen
100%
Prozentuale Reduzierung der E-Mails an alle Mitarbeitenden
Führende Universität für digitale Technologien
Eine gute interne Kommunikation und Mitarbeitereinbindung zu gewährleisten, kann in jeder Branche schwierig sein, aber im Hochschulbereich liegt darin eine besondere Herausforderung.
Universitäten beschäftigen in der Regel Tausende von Mitarbeitern, die über verschiedene demografische Gruppen, Campus und Abteilungen verteilt arbeiten. So kann es gut sein, dass ein Mitarbeiter, der zum Beispiel organische Chemie unterrichtet, nie mit jemandem zu tun hat, der im Alumni-Büro oder als Wachmann tätig ist.
Nun ist es allerdings so, dass die Verbindung mit den Kollegen einer der wichtigsten Bausteine der Unternehmenskultur ist.
Die britische Staffordshire University, auch bekannt als The Connected University (Die vernetzte Universität), beschäftigt 1.700 Mitarbeiter. Staffordshire gilt außerdem als führende Hochschule im Bereich der digitalen Technologien. Daher wollte man es sich dort nicht nehmen lassen, neue und innovative Wege zu finden, um die Belegschaft untereinander zu vernetzen.
Aus diesem Grund entschied sich Nordell für Workvivo.
Mitarbeiter
1,800
Branche
Hochschulbildung
Standort
UK
Kategorie
Mittelstandsunternehmen
Staffordshire University vor Workvivo
Da Staffordshire eine zukunftsorientierte Uni ist, wollte man dort unbedingt einen zeitgemäßen Ansatz wählen, um das Mitarbeitererlebnis und die Mitarbeitereinbindung zu verbessern. Eine der Prioritäten war die Abkehr von der einseitigen, Hierarchie-gebundenen Kommunikation – einem veralteten Modell, das üblicherweise Gesprächssilos schafft und der Motivation schaden kann.
Instead, Staffordshire wanted its workers to be engaged and actively involved in sharing information. [Embracing open communication] (https://www.workvivo.com/communications/) would pave the way for two-way conversations at the university, better connecting its employees at every level and boosting their engagement.
Zu der Zeit, als das Team von Staffordshire nach einer entsprechenden Lösung suchte, war Gastprofessor Andrew Proctor gerade zuständig für die Leitung der digitalen Dienste der Universität. Er sagte: „Wir hatten so viele verschiedene Kanäle, auf denen die Leute Updates und Informationen erhalten und miteinander kommunizieren konnten. Unsere Aktivitäten waren stark fragmentiert, also wollten wir sie in einem einzigen Kanal zusammenführen."
Damals waren die Verwaltungsbesprechungen an der Uni noch recht informationslastig und die Arbeitserfolge der Belegschaft wurden dort nicht ausreichend gewürdigt. Es gab keinen Raum für Anerkennung oder einen Dialog zwischen den Mitarbeitern.
Also entschied man sich, das zu ändern. Die Teammitglieder brachten Benutzerberichte mit, um ihren Kollegen den konkreten Wert und die Auswirkungen der eigenen Arbeit zu demonstrieren. Dadurch konnte jeder nachvollziehen, welche Bedeutung und welchen Zweck die einzelnen Projekte hatten.
Das Team der Staffordshire University sagte uns, dies sei „etwas, das wir mit Workvivo unbedingt vertiefen wollten.“
Nachdem wir eine offenere Kommunikation etablieren konnten, sahen wir deutliche Verbesserungen bei unserem Mitarbeiterengagement.
Judy O'Brien
Internal Communications Manager an der Staffordshire University
Warum Workvivo?
Da das Team der Staffordshire University seine Kommunikation öffnen und möglichst tief greifende Änderungen vornehmen wollte, war Workvivo sein erster Ansprechpartner.
Die Universität wurde einer der ersten Kunden von Workvivo und sein allererster Hochschulpartner.
Was erwartete man sich an der Staffordshire University von einer Employee Experience Platform?
EINE BENUTZERFREUNDLICHE SOCIAL-MEDIA-APP
Das Team der Staffordshire University war auf der Suche nach einer benutzerfreundlichen, App-basierten Lösung. Mitarbeiter sollten sich dort einfach anmelden und sofort anfangen können zu posten und mit anderen zu interagieren. Wichtig war allerdings auch, dass Mitarbeiter die neue App als ein Unternehmenstool betrachteten, mit dem die sozialen Kontakte an der Uni gestärkt werden sollten, und nicht als eine Social-Media-Sharing-Plattform wie Facebook.
Für eher traditionelle Umgebungen wie eine Universität kann der Wechsel zu einem sozialen Intranet zunächst recht abschreckend wirken. Doch das Team der Staffordshire University wusste, dass seine moderne Belegschaft – mit immer mehr Mitarbeitern jüngerer Generationen – mittlerweile andere Erwartungen hatte als früher und dass es seine interne Kommunikation anpassen musste.
ANERKENNUNG UND ZIELE
Eine weitere Priorität bestand darin, der Belegschaft die Wertschätzung zu geben, die sie verdiente. Das Team der Staffordshire University wollte seinen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre täglichen Aktivitäten auch immer mit einem übergeordneten Unternehmensziel zu verknüpfen. Dadurch würde es für sie dann auch viel einfacher, anderen ihre Arbeitserfolge zu präsentieren und dafür Lob zu erhalten.
Und die teamübergreifende Wertschätzung würde zu stärkeren, bedeutungsvolleren Verbindungen in der Belegschaft führen.
ZUGEHÖRIGKEIT UND AKTIVE TEILNAHME
Das Führungsteam der Staffordshire University wollte, dass die Belegschaft sich die App wirklich zu eigen machte. Gleichzeitig wünschte sich die Belegschaft eine Methode, um einfacher und eingehender mit ihrem Führungsteam zu interagieren.
Einführung von Workvivo
Um eine hohe Teilnahmebereitschaft für diese Initiative zu erzielen, musste die Belegschaft zunächst von der App erfahren. Also führte das Team der Universität eine interne Kommunikationskampagne durch, um zu erklären, warum diese Mitarbeiter-App eingeführt werden sollte. Besonders wurde dabei betont, was diese Aktion für die Mitarbeitereinbindung bedeuten würde. Angeleitet wurde die Kampagne von Judy O’Brien, Internal Communications Manager der Staffordshire University.
Das Team der Staffordshire University kündigte seinen Mitarbeitern zunächst an, dass etwas Aufregendes auf sie zukommen würde, und launchte Workvivo dann am sogenannten „Appy Friday“.
Neu ernannte Botschafter machten die Runde durch die gesamte Institution, um ihren Kollegen beim Herunterladen der App und den ersten Schritten zu helfen. Das bedeutete, dass sich die Belegschaft gleich von Anfang an auf Workvivo einbringen konnte.
Staffordshires neue App für die Mitarbeitererfahrung und interne Kommunikation musste unbedingt auch benutzerfreundlich für diejenigen Mitarbeiter sein, die ihre Zeit üblicherweise nicht in einem Büro verbringen. In den verschiedenen Abteilungen der Uni gibt es viele Mitarbeiter, die keinen Zugriff auf Arbeitscomputer haben, etwa Gebäudetechniker, Sicherheitspersonal, Reinigungskräfte und Lehrkräfte. Die neue App musste also auch für Mobilgeräte optimiert sein.
Die perfekte Lösung für die Staffordshire University sollte alle Vorteile eines Unternehmenstools bereitstellen, gleichzeitig aber auch das vertraute Erlebnis einer Social-Media-Plattform bieten.
Vor dem Launch
Da eine Universität eine enorm große, vielseitige Organisation ist, erfordert die Einführung einer App für die Mitarbeitererfahrung dort sorgfältige Planung. Wie bereitete sich das Team der Staffordshire University vor?
Die Teams für Kommunikation, digitale Dienste und Personalwesen arbeiteten eng zusammen, um das Workvivo-System für ihre Belegschaft einzurichten. Die Personalabteilung, gemeinsam mit dem Team für digitale Dienste, sorgten dafür, dass die Mitarbeiterdaten (Berufsbezeichnungen, Abteilungen, Standorte usw.) in Active Directory auf dem neuesten Stand waren. Die Teams wollten ihre Effizienz steigern und künftig auf E-Mail-Verteilerlisten verzichten. Dadurch, dass nun für jedes Teammitglied genaue Informationen bereitstanden, konnte eine Zielgruppensegmentierung durchgeführt werden, damit Mitteilungen künftig zielgerichtet versendet werden konnten. Mit der Zeit sollten sämtliche Mitarbeiter-E-Mails komplett durch Workvivo-Mitteilungen ersetzt werden.
Das Team der Universität stellte bereits vor dem Launch der Plattform eine umfangreiche Content-Bibliothek zusammen. Das bedeutete, dass das Team im Vorfeld ordentlich Spannung aufbauen konnte, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass die Plattform am Launch-Tag die Nutzer nicht ausreichend ansprechen würde. Sobald sich die Belegschaft zum ersten Mal einloggte, erwarteten sie dort viele tolle Inhalte, die ihr die verschiedenen Möglichkeiten der App aufzeigten.
Vor dem Launch wählte das Staffordshire-Team eine Reihe von Teammitgliedern als Workvivo-Botschafter aus. Sie fungierten in der Anfangsphase als Ansprechpartner für die Belegschaft und erstellten auch nützliche Ressourcen, wie zum Beispiel Videos zur Nutzung der Plattform. Da zusätzlich dazu auch Workvivo entsprechende Supportmaterialien bereitstellte, war die Mitarbeitereinbindung mit der App von Anfang an erfolgreich.
Nach dem Launch
Nach dem großen Launch-Tag war es für Judy und ihr Team wichtig, die anfängliche Dynamik aufrechtzuerhalten. Die Mitarbeiter wurden auf verschiedene Weise dazu ermutigt, sich einzubringen: Sie wurden zum Beispiel eingeladen, an Wettbewerben teilzunehmen und Beiträge zu kommentieren.
In einer der ersten Engagement-Kampagnen, die das Team der Staffordshire University mithilfe von Workvivo durchführte, sollten Mitarbeiter zum Welttag des Buches ihre Lieblingszitate aus Büchern teilen. An einem anderen Tag sollten sich Kollegen über Shout-outs gegenseitig Tipps geben, wie sie ihren Lifestyle verbessern können.
2020 gab es 765 individuelle und Team-Shout-outs sowie 1.296 Updates aus der gesamten Organisation.
Das Ziel des Uni-Teams, schon bald nach dem Launch so viele Verbindungen auf Workvivo wie möglich aufzubauen, war somit erreicht. Gleichzeitig fand das Team schnell heraus, wie es einerseits wichtige Infos auf leicht auffindbare Weise bereitstellen und andererseits Shout-outs unter Kollegen fördern konnte.
Heute greifen 62 % der Mitarbeiter jede Woche auf Workvivo zu, und 76 % jeden Monat.
Staffordshire nach Workvivo
Judy erklärt: „Nachdem wir eine offenere Kommunikation etablieren konnten, sahen wir deutliche Verbesserungen bei unserem Mitarbeiterengagement. Unsere Belegschaft hat jetzt ihr eigenes Sprachrohr. Wir ermutigen sie dazu, über die Plattform Fragen zu stellen und der Führungsebene nicht nur zu sagen, was sie braucht, sondern auch, was sie will.“
„Man hat jetzt das Gefühl, dass die Belegschaft die Unternehmenskultur mitgestaltet, anstatt einfach nur passiv mitzumachen. Unsere Mitarbeiter sind jetzt selbst mit dafür verantwortlich.“
Über seine eigenen Erfahrungen sagte Andrew: „Workvivo gehört zu den fünf wichtigsten Apps, die ich jeden Tag verwende. Es ist eine der besten Möglichkeiten, wie ich – als Leiter der digitalen Dienste und Mitglied einer großen Uni-Community – den Überblick über alles behalten kann.“
„Und das ist unglaublich wichtig, vor allem, weil wir räumlich weiter voneinander entfernt sind als früher. So haben wir immer ein Bewusstsein dafür, was die anderen tun.“
Da das Team vor der Einführung von Workvivo bereits einiges an Vorarbeit geleistet hatte, stieg die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit der internen Kommunikation nach Ausbruch der Pandemie sogar noch weiter an. 74 % der Mitarbeiter gaben an, mit ihren internen Kommunikationsupdates über COVID-19 zufrieden zu sein, und 78 % fanden Shout-outs unglaublich nützlich, um die Moral im Team zu stärken.
In diesen Bereichen konnte Workvivo helfen
Die Mitarbeiter an der Staffordshire University sind heute besser vernetzt als je zuvor.
- Sie tauschen sich über Themen wie Nachhaltigkeit oder ihre psychische Gesundheit aus und geben sich gegenseitig Shout-outs. So können sie besser verstehen, welche Persönlichkeiten eigentlich hinter den einzelnen Berufsbezeichnungen stecken. Das hat dazu geführt, dass die Belegschaft nun bedeutungsvollere Gespräche führt, wodurch die Bindungen gestärkt werden und ein Gefühl der Zusammengehörigkeit entsteht.
- Da Mitarbeiter auf Workvivo dank entsprechenden Organigrammen und einer Übersicht der Unternehmensstruktur leicht Personen für bestimmte Aufgaben ausfindig machen können, verschwenden sie weniger Zeit bei der Suche. Außerdem ist es so einfacher, Namen und Gesichter zuzuordnen.
- Auch die Unternehmenskommunikation wurde vereinfacht. So kann beispielsweise die Abteilung für digitale Dienste über Workvivo auf Internetprobleme aufmerksam gemacht werden.
- „Zum Glück hatten wir Workvivo, als wir zur Telearbeit übergingen“. Da die gesamte Belegschaft bereits Zugriff auf Workvivo hatte, konnte das Team auf einfache und effiziente Weise formale Updates herausgeben, während die Pandemie die Arbeitsbedingungen an der Uni durcheinanderbrachte.
- Die Wertschätzung unter Kollegen ist stärker als je zuvor und es besteht mehr Vertrauen und Transparenz zwischen den einzelnen Teammitgliedern. Sie fühlen sich nun dazu in der Lage, authentisch aufzutreten und sich regelmäßig einzubringen.
- Heute läuft die gesamte interne Kommunikation der Staffordshire University über Workvivo. Beim Launch rieten Judy und das Team den Lehrkräften davon ab, künftig noch Sammel-E-Mails an alle Mitarbeiter zu schicken. Stattdessen zeigten sie ihren Kollegen, wie sie ihre Kommunikation optimieren können, indem sie immer den bestmöglichen Workvivo-Kanal für die jeweilige Nachricht auswählen (zum Beispiel separate Kanäle für Updates zu Parkplätzen oder Genehmigungen und für Ankündigungen von Sportereignissen oder bevorstehenden Veranstaltungen).
In diesen Bereichen konnte Workvivo helfen
Die Mitarbeiter an der Staffordshire University sind heute besser vernetzt als je zuvor.
- Sie tauschen sich über Themen wie Nachhaltigkeit oder ihre psychische Gesundheit aus und geben sich gegenseitig Shout-outs. So können sie besser verstehen, welche Persönlichkeiten eigentlich hinter den einzelnen Berufsbezeichnungen stecken. Das hat dazu geführt, dass die Belegschaft nun bedeutungsvollere Gespräche führt, wodurch die Bindungen gestärkt werden und ein Gefühl der Zusammengehörigkeit entsteht.
- Da Mitarbeiter auf Workvivo dank entsprechenden Organigrammen und einer Übersicht der Unternehmensstruktur leicht Personen für bestimmte Aufgaben ausfindig machen können, verschwenden sie weniger Zeit bei der Suche. Außerdem ist es so einfacher, Namen und Gesichter zuzuordnen.
- Auch die Unternehmenskommunikation wurde vereinfacht. So kann beispielsweise die Abteilung für digitale Dienste über Workvivo auf Internetprobleme aufmerksam gemacht werden.
- „Zum Glück hatten wir Workvivo, als wir zur Telearbeit übergingen“. Da die gesamte Belegschaft bereits Zugriff auf Workvivo hatte, konnte das Team auf einfache und effiziente Weise formale Updates herausgeben, während die Pandemie die Arbeitsbedingungen an der Uni durcheinanderbrachte.
- Die Wertschätzung unter Kollegen ist stärker als je zuvor und es besteht mehr Vertrauen und Transparenz zwischen den einzelnen Teammitgliedern. Sie fühlen sich nun dazu in der Lage, authentisch aufzutreten und sich regelmäßig einzubringen.
- Heute läuft die gesamte interne Kommunikation der Staffordshire University über Workvivo. Beim Launch rieten Judy und das Team den Lehrkräften davon ab, künftig noch Sammel-E-Mails an alle Mitarbeiter zu schicken. Stattdessen zeigten sie ihren Kollegen, wie sie ihre Kommunikation optimieren können, indem sie immer den bestmöglichen Workvivo-Kanal für die jeweilige Nachricht auswählen (zum Beispiel separate Kanäle für Updates zu Parkplätzen oder Genehmigungen und für Ankündigungen von Sportereignissen oder bevorstehenden Veranstaltungen).
Die vernetzte Universität
Durch die Partnerschaft mit Workvivo konnte das Team der Staffordshire University seine interne Kommunikation grundlegend verändern und seine Belegschaft dazu inspirieren, sich bei der Arbeit von ihrer besten Seite zu zeigen.
Mithilfe der App wird die Staffordshire University ihrem Spitznamen als „vernetzte Universität“ allemal gerecht: Die Fakultäten sind jetzt untereinander wie auch mit Unternehmen und spannenden Karrieremöglichkeiten verbunden.
