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Workvivo-Datenschutzrichtlinie
Datum des Inkrafttretens: 20. April 2023
EINFÜHRUNG
Diese Datenschutzrichtlinie beschreibt, wie Workvivo Limited („wir“, „uns“, „unser“ u. Ä.) deine Daten erhebt, verwendet, offenlegt, überträgt, speichert, aufbewahrt oder anderweitig verarbeitet und wie du die Verwendung deiner personenbezogenen Daten steuern kannst, einschließlich des Rechts, bestimmten Arten der Verarbeitung zu widersprechen (weitere Informationen zu deinen Rechten als betroffene Person findest du weiter unten unter „Deine Rechte“).
Workvivo Limited ist der Verantwortliche für deine personenbezogenen Daten (mit Ausnahme von Kundendaten, wie nachstehend definiert). Personenbezogene Daten sind Informationen, anhand derer du identifiziert werden kannst, wie etwa dein Name, deine E-Mail-Adresse oder Privatadresse, oder Informationen, die nach vernünftigem Ermessen auf dich zurückgeführt werden können.
Wir betreiben die Desktop- und Mobilanwendungen von Workvivo („Workvivo“), die für die Nutzung durch unsere Kunden gemäß den von ihnen gegebenen Anweisungen bestimmt sind. Wenn einer unserer Kunden (z. B. dein Arbeitgeber oder eine andere Organisation, die deinen Zugang zu Workvivo und dessen Nutzung autorisiert hat) dir eine Instanz von Workvivo zur Verfügung stellt, ist dieser für die Erfassung und Nutzung aller Daten (wie Nachrichten, Dateien oder anderer Inhalte) verantwortlich, die du über diese Instanz von Workvivo einreichst oder zur Verfügung stellst oder die wir anderweitig in Übereinstimmung mit seinen Anweisungen verarbeiten („Kundendaten“) (und unterliegen den Bedingungen, die wir mit ihm vereinbart haben). Du solltest die Datenschutzrichtlinie einer solchen Organisation lesen, um Informationen darüber zu erhalten, wie sie Kundendaten verwendet. Wir sind nicht der Verantwortliche für Kundendaten, die wir gemäß den Anweisungen unserer Kunden verarbeiten.
- Arten von erfassten Daten
- Verwendung von Daten
- Verwendung statistischer Daten
- Aufbewahrung von Daten
- Übertragung von Daten
- Sicherheit der Daten
- Deine Rechte
- Weitergabe personenbezogener Daten
- Änderungen an dieser Datenschutzrichtlinie
- Kontakt
Arten von erfassten Daten
Wir erfassen die folgenden Daten, die du uns mitteilst oder die automatisch erhoben werden:
Informationskategorie | Beschreibung |
Persönliche Daten und Kontaktinformationen |
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Daten des Kundenadministratorkontos |
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Marketing-, Veranstaltungs- und Kommunikationspräferenzen |
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Anfrage- und andere Kommunikationsdaten |
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Informationen aus dem Kontext der Personalbeschaffung |
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Web session data |
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Nutzungsdaten |
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Cookie-Daten |
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Feedback-Daten |
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Wenn die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben ist (oder für den Abschluss eines Vertrags erforderlich ist), werden wir dich zu gegebener Zeit über die möglichen Folgen der Nichtbereitstellung informieren.
Wir sammeln auch Daten aus den folgenden Quellen:
Informationskategorie | Beschreibung und Quelle |
Persönliche Daten und Kontaktinformationen |
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Daten des Kundenadministratorkontos |
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Verwendung von Daten
Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten auf folgende Weise:
Purpose | Informationskategorie | Anwendbare Rechtsgrundlagen |
Um unsere Beziehung zu dir oder einem Kunden zu verwalten. Dies kann Folgendes beinhalten: (a) die Verwaltung des Kundenkontos, wenn du ein Kundenkonto-Administrator bist (b) die Benachrichtigung über Aktualisierungen unserer Bedingungen, Richtlinien und Produkte. |
| Berechtigte Interessen – es liegt in unserem und deinem Interesse (und ggf. dem des Kunden), unsere Beziehung zu dir/einem Kunden zu verwalten und unsere Verträge mit unseren Kunden zu erfüllen. |
Um dir Marketingmitteilungen, Veranstaltungen und Werbung bereitzustellen und dich zu bitten, an einem Feedback-Panel oder einer Umfrage teilzunehmen. |
| Einwilligung oder, wenn nicht auf deiner Einwilligung beruhend, berechtigte Interessen – es liegt in unserem und deinem Interesse (und gegebenenfalls im Interesse des tatsächlichen oder potenziellen Kunden), dass wir:
|
Um unsere Marketing- und Werbeaktivitäten zu personalisieren, deren Effektivität zu messen und sie zu verbessern, indem wir (durch Analyse) ermitteln, was unserer Meinung nach für dich von Interesse sein könnte, und um festzustellen, wie du auf unser Marketing und unsere Werbung eingegangen bist. |
| Einwilligung oder, wenn nicht auf deiner Einwilligung beruhend, berechtigte Interessen – es liegt sowohl in unserem als auch in deinem Interesse (und ggf. im Interesse des tatsächlichen oder potenziellen Kunden), dass wir dir Marketing- und Werbematerial mit Inhalten zusenden, die unserer Meinung nach für dich von Interesse sein könnten, und dass wir den Erfolg unserer Marketing- und Werbekampagnen sowie unserer Marketing- und Werbeveranstaltungen messen und verbessern. |
Um deine Anfragen (z. B. über unsere Webformulare, Chatbots und Marketingkanäle) und andere Mitteilungen zu beantworten. |
| Berechtigte Interessen – es liegt in unserem und deinem Interesse (und ggf. im Interesse des tatsächlichen oder potenziellen Kunden), dass wir Kommunikationskanäle wie Webformulare und Chatbots betreiben, auf deine Anfragen und andere Mitteilungen antworten, dich auf dem Laufenden halten, unsere Produkte/Veranstaltungen vermarkten und dich über neue oder aktualisierte Produkte von Interesse informieren. |
Um generell technische Probleme bei unseren Diensten zu erkennen, zu verhindern und zu beheben. Dies gilt nicht für die Verarbeitung von Kundendaten zur Beantwortung kundenspezifischer Supportanfragen in Übereinstimmung mit den Anweisungen des Kunden, wenn wir als Auftragsverarbeiter unseres Kunden handeln. |
| Berechtigte Interessen – es liegt in unserem Interesse und im Interesse unserer Nutzer und Kunden, generell technische Probleme in unseren Diensten (einschließlich Workvivo) zu erkennen, zu verhindern und zu beheben. |
Um die Sicherheit und Integrität unserer Dienste (einschließlich Workvivo) zu fördern, wie z. B.:
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| Berechtigte Interessen – es liegt in unserem Interesse und im Interesse unserer Nutzer und Kunden, unsere Systeme und Dienste (einschließlich Workvivo) zu sichern, Spam, Betrug, Bedrohungen, Missbrauch oder Sicherheitsverletzungen zu bekämpfen und zu verhindern und die Sicherheit unserer Dienste (einschließlich Workvivo) zu fördern. |
Um zu verstehen, was unsere Nutzer und Kunden wollen und welche Erfahrungen sie mit unseren Produkten gemacht haben, damit wir bestehende Produkte bereitstellen, betreiben und verbessern sowie neue Produkte entwickeln können, unter anderem durch (a) die Erstellung entidentifizierter und aggregierter Daten aus personenbezogenen Daten wie Nutzungsdaten; (b) die Analyse der Nutzung unserer Dienste (einschließlich Workvivo) unter Verwendung entidentifizierter und aggregierter Daten; (c) die Analyse und Behebung technischer Probleme, die mit unseren Diensten (einschließlich Workvivo) aufgetreten sind; und (d) die Analyse von Feedback. |
| Berechtigte Interessen – es liegt in unserem Interesse und im Interesse unserer Kunden, dass wir verstehen, was unsere Nutzer und Kunden wollen und welche Erfahrungen sie mit unseren Produkten gemacht haben, damit wir bestehende Produkte anbieten, betreiben und verbessern sowie neue entwickeln können. |
Um unsere Bedingungen und Richtlinien bei unseren Nutzern und Kunden durchzusetzen. |
| Berechtigte Interessen – es liegt in unserem Interesse, geeignete Schritte zu unternehmen, um sicherzustellen, dass unsere Richtlinien und Bedingungen eingehalten werden und unser geistiges Eigentum und andere Vermögenswerte geschützt sind. |
Zur Personalbeschaffung und Auswahl von potenziellen Mitarbeitern und Auftragnehmern. |
| Berechtigte Interessen – es liegt in unserem Interesse und im Interesse unserer Kunden, hervorragende und geeignete Kandidaten für die Arbeit in unserem Unternehmen zu gewinnen, und die Möglichkeit, sich bei uns zu bewerben, liegt im Interesse der Bewerber. |
Um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, wie zum Beispiel:
| Alle von uns verarbeiteten Daten | Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder, wenn das geltende Recht eines Landes außerhalb der Europäischen Union ist, unser berechtigtes Interesse, die Gesetze des jeweiligen Landes einzuhalten. |
Verwendung statistischer Daten
Wie oben beschrieben, erstellen und verwenden wir entidentifizierte aggregierte Nutzungsstatistiken und Leistungskennzahlen, um unsere Dienste (wie unsere Website oder Workvivo) für den internen Gebrauch von Workvivo und andere rechtmäßige Zwecke bereitzustellen, zu betreiben und zu verbessern. Dies kann beispielsweise die Anzahl der in Workvivo gespeicherten Datensätze, die Anzahl und Art der Transaktionen, Konfigurationen, in Workvivo verarbeiteten Berichte und die Leistungsergebnisse für Workvivo umfassen. Wir geben Kunden in aggregierten Statistiken weder direkt noch indirekt die Identität anderer Kunden (oder ihrer autorisierten Benutzer) oder bestimmte Inhalte, die von einem anderen Kunden (oder seinen autorisierten Benutzern) über Workvivo eingereicht wurden, weiter.
Aufbewahrung von Daten
Wir bewahren deine personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie es für die in dieser Datenschutzrichtlinie dargelegten Zwecke erforderlich ist. Um die angemessene Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten zu bestimmen, berücksichtigen wir verschiedene Kriterien, darunter die Menge, Art und Sensibilität der personenbezogenen Daten, das potenzielle Risiko eines Schadens durch unbefugte Nutzung oder Offenlegung deiner personenbezogenen Daten, die Zwecke, für die wir deine personenbezogenen Daten verarbeiten, und ob wir diese Zwecke mit anderen Mitteln erreichen können, und die geltenden gesetzlichen, behördlichen, steuerlichen, buchhalterischen oder sonstigen Anforderungen. Wenn es notwendig ist, personenbezogene Daten aufzubewahren, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen (z. B. wenn wir verpflichtet sind, deine Daten aufzubewahren, um geltende Gesetze einzuhalten), Streitigkeiten beizulegen und unsere rechtlichen Vereinbarungen und Richtlinien durchzusetzen oder anderweitig Rechtsansprüche zu begründen, zu verteidigen oder auszuüben, dann werden wir dies tun.
Sobald bestimmte Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und wir keinen spezifischen Grund mehr haben, diese personenbezogenen Daten aufzubewahren, werden die betreffenden personenbezogenen Daten gelöscht oder so angepasst, dass sie nicht mehr personenbezogene Daten sind.
Unter bestimmten Umständen kannst du uns auffordern, deine Daten zu löschen. Informationen zu deinen Datenschutzrechten findest du weiter unten im Abschnitt „Deine Rechte“. Du hast auch das Recht, der Verarbeitung personenbezogener Daten für Direktmarketingzwecke zu widersprechen (obwohl wir in diesem Fall ausreichende Informationen aufbewahren, um sicherzustellen, dass wir dir in Zukunft keine Direktmarketing-Nachrichten mehr senden).
Übertragung von Daten
Deine personenbezogenen Daten können auf Computer außerhalb deines Staates, deiner Provinz, deines Landes oder einer anderen staatlichen Gerichtsbarkeit übertragen und dort gespeichert werden, wo möglicherweise andere Datenschutzgesetze als in deiner Gerichtsbarkeit gelten. Zum Beispiel haben wir Niederlassungen im Vereinigten Königreich und in den Vereinigten Staaten und nutzen auch Dienstleister in diesen Ländern, und dementsprechend können einige personenbezogene Daten in diese Länder übertragen werden. Länder außerhalb des EWR bieten möglicherweise nicht das gleiche Datenschutzniveau wie dein Heimatland. Diese Übertragungen sind für die Verwaltung unserer Geschäftstätigkeit erforderlich. Wir stützen uns auf Standardvertragsklauseln, die von der Europäischen Kommission genehmigt wurden, und auf die Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission für bestimmte Länder, um deine Daten aus dem EWR zu übertragen. Zum Beispiel stützen wir uns bei der Übermittlung personenbezogener Daten zwischen dem EWR und dem Vereinigten Königreich auf den Angemessenheitsbeschluss des Vereinigten Königreichs. Eine Liste der Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission findest du hier. Du kannst eine Kopie der Standardvertragsklauseln in Bezug auf deine personenbezogenen Daten anfordern, indem du Kontakt mit uns aufnimmst.
Wir ergreifen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass deine personenbezogenen Daten nicht in ein Land außerhalb des EWR übermittelt werden, es sei denn, es sind angemessene Kontrollen vorhanden, auch zum Schutz deiner personenbezogenen Daten.
Sicherheit der Daten
Die Sicherheit deiner Daten ist uns wichtig. Wir ergreifen technische und organisatorische Maßnahmen, um ein Sicherheitsniveau für personenbezogene Daten zu gewährleisten, das den Risiken für Einzelpersonen, die sich aus der versehentlichen oder unrechtmäßigen Zerstörung, dem versehentlichen oder unrechtmäßigen Verlust, der versehentlichen oder unrechtmäßigen Änderung, der versehentlichen oder unrechtmäßigen unbefugten Offenlegung oder dem versehentlichen oder unrechtmäßigen unbefugten Zugriff auf die personenbezogenen Daten ergeben können, angemessen ist.
Deine Rechte
Vorbehaltlich der geltenden Gesetze hast du verschiedene Rechte in Bezug auf deine personenbezogenen Daten. Während einige dieser Rechte allgemein gelten, gelten bestimmte Rechte nur in begrenzten Fällen.
- Auskunftsrecht: Du hast das Recht, Zugang zu deinen personenbezogenen Daten zu verlangen und eine Kopie bestimmter Informationen zu erhalten, einschließlich der Kategorien deiner personenbezogenen Daten, die wir erheben und offenlegen.
- Recht auf Berichtigung: Du hast das Recht zu verlangen, dass wir unrichtige personenbezogene Daten zu deiner Person berichtigen.
- Recht auf Löschung: Du hast in bestimmten Fällen das Recht, von uns die Löschung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern dafür triftige Gründe vorliegen und das geltende Recht dies zulässt.
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Du hast möglicherweise das Recht, bestimmte deiner Informationen in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Informationen an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
- Widerspruchsrecht (Marketing): Du hast das Recht, der Verarbeitung zu Zwecken des Direktmarketings jederzeit zu widersprechen.
- Widerspruchsrecht (berechtigtes Interesse): Wenn wir deine personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, kannst du dieser Verarbeitung unter bestimmten Umständen widersprechen. Sofern wir keine zwingenden berechtigten Gründe haben oder wenn dies aus rechtlichen Gründen erforderlich ist, werden wir die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten einstellen, wenn du Widerspruch einlegst.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Du hast das Recht, in bestimmten Fällen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch uns vorübergehend einzuschränken, sofern triftige Gründe dafür vorliegen.
- Recht auf Widerruf deiner Einwilligung: Wenn du deine Einwilligung für bestimmte Verarbeitungstätigkeiten erteilt hast, hast du das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Bitte beachte, dass die Rechtmäßigkeit jeglicher Verarbeitung, die vor deinem Widerruf der Einwilligung vorgenommen wurde, durch den Widerruf nicht beeinträchtigt wird.
- Recht auf Beschwerde: Du hast auch das Recht, eine Beschwerde bei deiner örtlichen Datenschutzbehörde einzureichen. Klicke hier, um deine lokale Aufsichtsbehörde zu finden.
Diese Rechte können aber unter bestimmten Umständen nicht ausgeübt werden, z. B. wenn die Verarbeitung deiner Daten zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung oder zur Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Bitte beachte, dass wir dich möglicherweise bitten, deine Identität zu verifizieren, bevor wir auf solche Anfragen antworten.
Weitergabe personenbezogener Daten
Wir beschäftigen Drittunternehmen und Einzelpersonen („Dienstleister“), um unsere Dienste zu ermöglichen, den Dienst in unserem Namen bereitzustellen, Dienst-bezogene Services zu erbringen oder uns bei der Analyse der Nutzung unserer Dienste zu unterstützen. Diese Dritten haben nur Zugriff auf deine personenbezogenen Daten, um diese Aufgaben in unserem Namen auszuführen, und sind verpflichtet, sie nicht weiterzugeben oder für andere Zwecke zu verwenden. Alle personenbezogenen Daten, die an Dritte weitergegeben werden, sind auf das beschränkt, was sie zur Erfüllung ihrer zugewiesenen Funktionen brauchen.
Kategorien von Dritten, mit denen wir deine personenbezogenen Daten teilen | Beschreibung der fraglichen Dienstleistungen |
Dienstanbieter |
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Unsere Unternehmensgruppe |
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Strafverfolgungsbehörden oder andere Regulierungsbehörden oder ähnliche Institutionen |
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Potenzielle Geschäftspartner |
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Professionelle Berater | Erbringung von Rechts-, Buchhaltungs-, Wirtschaftsprüfungs-, Versicherungs- und anderen professionellen Dienstleistungen |
Änderungen an dieser Datenschutzrichtlinie
Wir können unsere Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir werden dich über sämtliche Änderungen informieren, indem wir die neue Datenschutzrichtlinie auf dieser Seite veröffentlichen und das „Datum des Inkrafttretens“ oben in dieser Datenschutzrichtlinie aktualisieren.
Wir empfehlen dir, diese Datenschutzrichtlinie regelmäßig auf Änderungen zu überprüfen. Wenn wir wesentliche Änderungen an dieser Datenschutzrichtlinie vornehmen, benachrichtigen wir dich per E-Mail, durch einen deutlichen Hinweis in unseren Diensten oder auf andere geeignete Weise und geben dir die Möglichkeit, die Änderungen zu überprüfen, bevor du dich für die weitere Nutzung unserer Dienste entscheidest.
Kontakt
Wenn du Fragen oder Kommentare zu dieser Datenschutzrichtlinie oder der Art und Weise hast, wie wir deine personenbezogenen Daten verarbeiten, oder wenn du eines deiner hier aufgeführten Rechte in Anspruch nehmen möchtest, kontaktiere uns bitte unter:
Workvivo Limited
dpo@workvivo.com
Exham House, The Fingerpost, Douglas, Co Cork T12 PDD2, Irland