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Keyloop erforscht mit Workvivo das Potenzial einer offenen Kommunikation
Nach dem Wechsel zu einem offenen Kommunikationsmodell mit Workvivo profitiert Keyloop kulturell und finanziell.
91%
der Belegschaft sind bei Workvivo registriert
€70k
Direkte jährliche Einsparungen bei Übersetzungen und Engagement-Tools
1 Tag
Wöchentliche Zeitersparnis des Kommunikationsteams
Globaler Anbieter von digitalen Lösungen für die Automobilhandelsbranche
Keyloop ist ein globaler Anbieter von digitalen Lösungen für den Autohandel. Das Unternehmen beschäftigt 2.600 Mitarbeiter, verteilt über seine britische Zentrale und Niederlassungen in APAC, Spanien, Italien, Südafrika, dem Nahen Osten und Kanada.
Als B2B-Softwareunternehmen benötigt Keyloop Teams unter anderem für die Bereiche Support, Produkt, Engineering, Marketing und Kundenerfolg.
Caz Meech, Head of Global Communications and Engagement bei Keyloop, erzählt uns, wie die Workvivo-Plattform von Keyloop seit ihrer Einführung im Februar 2022 dem Unternehmen immer wieder neue Vorteile gebracht und die interne Kommunikation verändert hat.
Mitarbeiter
2,600
Branche
Automobil-IT
Standort
Global (Hauptsitz in Großbritannien)
Kategorie
Mittelstandsunternehmen
Keyloop vor Workvivo
Vor der Zusammenarbeit mit Workvivo nutzte das Kommunikationsteam von Keyloop eine Reihe von Tools, um seine Kollegen mit Informationen zu erreichen und einzubinden. Doch Caz ist davon überzeugt, dass jeder einzelne Mitarbeiter in einem Unternehmen eine Stimme haben sollte und sie wusste, dass man dafür im Idealfall eine Plattform benötigt, die eine offene Kommunikation fördert.
Mit einer Belegschaft, die in mehr als 40 globalen Niederlassungen arbeitet und 26 verschiedene Sprachen spricht, konnten die bisherigen Tools des Unternehmens einfach nicht mehr mithalten. Caz sagt, diese seien „völlig statisch“ gewesen.
Ihr Team machte sich also auf die Suche nach einer dynamischen Alternative, bei der die Kollegen „selbst mitmachen können und nicht nur Teil eines hierarchischen Kommunikationssystems sind“.
„Ich glaube fest daran, dass jeder kommunizieren kann und dass jeder kommunizieren sollte, und wir müssen eine Plattform schaffen, auf der sie sich bei der Kommunikation wohlfühlen.“
Um diese neue Art der Kommunikation bei Keyloop einzuführen, musste die Unternehmenskommunikation grundlegend überholt werden. Statt eines einseitigen, hierarchischen Modells sollte nun ein Modell umgesetzt werden, bei dem die Wertschätzung unterschiedlicher Kulturen deutlich wurde, bei dem ein informelles Kommunikationsumfeld geschaffen wurde und das ein Gefühl der Zusammengehörigkeit schuf. Da dies die wichtigsten Punkte waren, die es zu erfüllen galt, war Workvivo für Caz „eine ganz natürliche Wahl“.
Implementierung und Einführung von Workvivo
Um die alten Tools von Keyloop ausmustern zu können, brauchte Caz allerdings noch die Zustimmung einiger anderer Mitglieder im Unternehmen. Das IT-Team von Keyloop hatte beispielsweise erst Bedenken, eine andere Plattform auszuprobieren. Caz erklärt: „Aber als wir dann die Implementierungsphase durchliefen, sagten sie: ‚Oh, die haben es uns wirklich leicht gemacht.‘“
„Sie konnten über den gesamten Prozess nur Positives sagen. Obwohl die Kollegen aus der IT-Abteilung anfangs also eher zurückhaltend waren, war der Einführungsprozess so einfach, dass sie zu den ersten überzeugten Anwendern von Workvivo gehörten.“
Die Workvivo-Plattform von Keyloop war innerhalb von acht Wochen einsatzbereit. Aber wie kam Workvivo bei allen anderen im Unternehmen an? Seit dem Launch haben sich fast 2.400 Keyloop-Mitarbeiter (91 %) für die Plattform registriert und über 80 % von ihnen sind dort jeden Monat aktiv.
Caz erklärt: „Selbst diejenigen, die keine Erfahrung mit Social Media haben, sind von Workvivo überzeugt. Am Anfang hatten sie vielleicht noch ein bisschen Angst, aber dann merkten sie, wie benutzerfreundlich die Plattform ist.“
Zum gesamten Implementierungsprozess sagt Caz noch: „Ehrlich gesagt ist es einfach eine große Freude, mit euren Teams zusammenzuarbeiten. Ich habe zuvor bereits mit vielen externen Agenturen zusammengearbeitet und dies war bei Weitem meine beste Erfahrung mit einer Agentur.“
Selbst diejenigen, die keine Erfahrung mit Social Media haben, sind von Workvivo überzeugt. Am Anfang hatten sie vielleicht noch ein bisschen Angst, aber dann merkten sie, wie benutzerfreundlich die Plattform ist.
Caz Meech
Global Head of Internal Communications and Employee Engagement bei Keyloop
Zeit- und Geldersparnisse bei Keyloop
Seit der Einführung von Workvivo hat Keyloop seine vorherigen Tools schrittweise abgeschafft und konnte so Geld sparen und seine Effizienz steigern. Caz schätzt, dass allein das integrierte Übersetzungstool auf der Plattform dem Unternehmen in den ersten sieben Monaten rund 20.000 EUR gespart hat.
Workvivo hat dem Team von Keyloop auch dabei geholfen, eine neue Strategie für die Belohnung und Anerkennung von Mitarbeitern zu definieren. Statt der alten Engagement-Tools nutzt das Team jetzt Workvivo, um viel zielgerichteter vorzugehen – wodurch insgesamt über 50.000 EUR pro Jahr eingespart werden.
„Workvivo hat uns dazu gebracht, anders über unser Belohnungsprogramm nachzudenken“, erklärt Caz. „Wir machen uns jetzt mehr Gedanken darüber, wie wir Kollegen anerkennen, und unser Ansatz ist viel zielgerichteter geworden.“
Was die Kommunikationsprozesse angeht, sind Caz und ihr Team von dem traditionellen Newsletter abgerückt, für dessen Erstellung sie fünf Stunden pro Woche benötigten und der sowieso nicht genug Keyloop-Mitarbeiter ansprach, um den Arbeitsaufwand zu rechtfertigen. Heute werden Mitarbeiter-Updates – von Neuigkeiten über Veranstaltungen bis hin zu kritischen Mitteilungen – auf Workvivo gepostet, und Caz kann sich ansehen, wie stark ihre Kollegen mit jeder einzelnen Nachricht interagieren.
„Viele Kollegen wollen über Nachrichten informiert werden, sobald wir sie bekommen. Wenn jemand hingegen nur einen wöchentlichen Überblick braucht, kann er einfach durch den Feed scrollen oder sich den Nachrichtenbereich durchlesen. Letztendlich haben wir damit eine Plattform geschaffen, auf der unsere Kollegen für sie relevante Infos genau dann aufrufen können, wenn sie das wollen, anstatt dass wir ihre Postfächer mit Informationen fluten, die für sie nicht relevant sind.“
„Was mir besonders gut gefällt, ist die Bestätigungsfunktion auf Nachrichtenbeiträgen. Einmal veröffentlichte ich einen Nachrichtenartikel, der innerhalb von fünf Minuten von 1.000 Kollegen bestätigt wurde. Für mich war das eine ganz neue Erfahrung.“
Die Workvivo-Plattform von Keyloop hat außerdem einen separaten Bereich für interne Dokumente, wie zum Beispiel Informationen zu Sozialleistungen und Richtlinien für Mitarbeiter. Dadurch, dass diese Informationen für jeden Mitarbeiter des Unternehmens an einem zentralen Ort zugänglich sind, verbringt das Kommunikationsteam weniger Zeit damit, Personalanfragen per E-Mail zu beantworten, und spart so mindestens vier Stunden pro Woche.
Insgesamt hat Workvivo dem Kommunikationsteam von Keyloop jede Woche acht bis neun Stunden – oder mehr als einen ganzen Tag – Arbeit eingespart.
Workvivo als Teil der Kommunikationsstrategie von Keyloop
Caz zufolge sitzt Workvivo in der internen Kommunikationsstrategie von Keyloop „ganz oben“, „weil es so viele Dinge unterstützen kann“.
„Es unterstützt unsere Mitarbeitermeetings, unsere ‚Wellbeing Wednesdays‘ sowie interne, hybride Veranstaltungen, die dort veröffentlicht werden. Für mich ist Workvivo also der Startpunkt, von dem alle anderen Initiativen ausgehen.“
Teil ihrer Strategie besteht darin, mithilfe von Workvivo die Effektivität der Kommunikation zu verfolgen. Caz bestimmt ihren Erfolg anhand der folgenden Fragen:
- Erhöht Workvivo die Teilnahme an Mitarbeitermeetings?
- Erhöht Workvivo die Leserschaft der versendeten Nachrichten und Informationen?
Bisher sprechen die Ergebnisse für sich.
- Die Beteiligung an Mitarbeitermeetings hat sich verdoppelt – „Alle sehen sofort, wann die Veranstaltung stattfindet, und können daran teilnehmen, auch wenn sie sie nicht in ihrem Kalender stehen haben.“
- Die Gesamtleserschaft für Nachrichten innerhalb der ersten fünf Minuten nach Veröffentlichung ist von 28 % auf 50 % gestiegen.
Workvivo ist heute auch der Ort, an dem die Mitarbeiter von Keyloop an Umfragen zur Mitarbeitereinbindung teilnehmen können. Caz und ihr Team können ihnen dort mitteilen, wann eine neue Umfrage eingestellt wird und bis wann man teilnehmen kann.
„Workvivo hat entscheidend dazu beigetragen, die Teilnahmebereitschaft zu erhöhen. Man kann sich einfach kein richtiges Bild von der Situation machen, wenn man nicht eine größere Beteiligung hat. Deshalb haben wir heute ein besseres Verständnis von der Stimmung im Unternehmen.“
Dadurch, dass die Bemühungen zur Verbesserung des Mitarbeitererlebnisses auf Workvivo nun sichtbarer sind als zuvor, konnte das Team von Keyloop folgende Ergebnisse verzeichnen:
- Die eNPS-Werte von Keyloop sind um 16 Punkte gestiegen.
- Die Bewertung der Gesundheit und des Wohlbefindens der Mitarbeiter von Keyloop ist um 11 Punkte gestiegen.
- Der Promoter Score von Keyloop stieg in nur sieben Monaten von 35 % auf 43 %.
Auch Keyloops Initiativen für die gesellschaftliche Unternehmensverantwortung verzeichnen ein höheres Mitarbeiterengagement – zum Beispiel die Zusage des Unternehmens, Spenden für wohltätige Zwecke zu verdoppeln. Die Belegschaft kann ebenso über Workvivo wohltätige Aktivitäten mit Kollegen teilen und so die Aufmerksamkeit dafür erhöhen, was zu höheren Spendeneinnahmen führt.
Die internen Kommunikationsfunktionen, die Keyloop-Mitarbeiter lieben
Mit Workvivo kann Caz sicher sein, dass sich die Mitarbeiter von Keyloop „in ihrer eigenen Sprache wohlfühlen“. Für sie war das integrierte Übersetzungstool der Plattform das größte Verkaufsargument. Keyloop nutzt diese Übersetzungsfunktion, um jeden neuen Artikel automatisch in 26 verschiedene Sprachen zu übersetzen.
„Eine einheitliche Plattform, die Menschen weltweit nutzen können – das gab es bei Keyloop vorher nicht. Eine der größten Hürden war, dass wir von regionalen Hauptquartieren zu funktionalen Hauptquartieren im Vereinigten Königreich wechselten. Es gab damals eine große Sprachbarriere, aber mit Workvivo konnten wir sie überwinden. Mit der Übersetzungsfunktion erreichen wir jeden Mitarbeiter in seiner Muttersprache.“
Die internen Kommunikationsfunktionen, die Keyloop-Mitarbeiter lieben
Mit Workvivo kann Caz sicher sein, dass sich die Mitarbeiter von Keyloop „in ihrer eigenen Sprache wohlfühlen“. Für sie war das integrierte Übersetzungstool der Plattform das größte Verkaufsargument. Keyloop nutzt diese Übersetzungsfunktion, um jeden neuen Artikel automatisch in 26 verschiedene Sprachen zu übersetzen.
„Eine einheitliche Plattform, die Menschen weltweit nutzen können – das gab es bei Keyloop vorher nicht. Eine der größten Hürden war, dass wir von regionalen Hauptquartieren zu funktionalen Hauptquartieren im Vereinigten Königreich wechselten. Es gab damals eine große Sprachbarriere, aber mit Workvivo konnten wir sie überwinden. Mit der Übersetzungsfunktion erreichen wir jeden Mitarbeiter in seiner Muttersprache.“
Eine offene Kommunikation bei Keyloop
Tom Kilroy, CEO von Keyloop, zufolge spielte Workvivo eine Schlüsselrolle bei den positiven Veränderungen, die das Unternehmen in den Bereichen Kommunikation und Kultur gesehen hat.
Er meint: „Workvivo hat maßgeblich dazu beigetragen, die Unternehmenskultur bei Keyloop zu stärken. Die Plattform ist lebendig und dynamisch und bietet unserer Belegschaft Zugriff auf Neuigkeiten, Updates und sogar Events in Echtzeit.“
„Sie ermöglicht unseren Mitarbeitern, wirklich sie selbst zu sein und mit anderen zu teilen, was ihnen wichtig ist. Diese Systeme versprechen oft viel, aber wir haben festgestellt, dass Workvivo problemlos integriert wurde und weithin genutzt wird.“
