Keyloop社、Workvivoでオープンコミュニケーションのパワーを解き放つ
車載テクノロジーソリューションを提供するKeyloop社は、Workvivoのオープン・コミュニケーション・モデルに移行して以来、文化的にも経済的にもそのメリットを受けています。
91%
従業員によるWorkvivo導入率
€70k
翻訳やエンゲージメントツールによる直接的な毎年の節約分
1 日
コミュニケーションチームが1週間に節約した時間
自動車小売業界向けデジタルソリューションのグローバルサプライヤー
Keyloop社は、自動車小売業界向けのデジタルソリューションを提供する世界的サプライヤーです。同社は英国本社をはじめ、アジア太平洋、スペイン、イタリア、南アフリカ、中東、カナダの各地にオフィスを構え、2,600人の従業員を雇用しています。
Keyloop社は B2Bソフトウェア会社として、サポート、製品、エンジニアリング、マーケティング、顧客成功などの分野で働くチームを擁しています。
ここでは、Keyloop社のグローバルコミュニケーションおよびエンゲージメント責任者であるCaz Meech氏が、Keyloop社にWorkvivoプラットフォームを2022年2月に導入して以来、どのように成長を続け、同社のコミュニケーションを変革してきたかについて説明しています。
人とのつながり
2,600
業界
自動車IT
所在地
グローバル（本社：英国）
カテゴリー
ミッドマーケット
Workvivoを導入する前のKeyloop社
Workvivoを導入する前、Keyloop社は従業員とのコミュニケーションやエンゲージメントのためにさまざまなツールを使用していました。しかし、Meech氏は全従業員が発言できる場を与えるべきだという信念のもと、オープンなコミュニケーションを可能にするプラットフォームがそれを実現する最善の方法であることを理解していました。
世界中に40以上のオフィスがあり、26種類の言語に対応する必要があったため、同社の従来のツールでは対応できませんでした。Meech氏は、こうしたツールではコミュニケーションが「完全に一方通行であった」と言います。
そこでMeech氏は、従業員が「階層的なコミュニケーションシステムに頼るのではなく、自ら関与できる」ダイナミックな代替案を模索しました。
「誰もがコミュニケーションできることの重要性を信じており、実際、誰もがコミュニケーションを取るべきだと思っています。そして、会社は誰もが安心してコミュニケーションを取れるプラットフォームを構築する必要があります」。
Keyloop社でこの新しいコミュニケーション方法を採用するということは、会社のコミュニケーションをトップダウンの階層型モデルから、さまざまな文化、カジュアルな環境、一体感への理解を反映したモデルに移行することを意味しました。これらを主な条件とすると、「Workvivoは当然の選択でした」とMeech氏は語ります。
Workvivoの導入とローンチ
こうした従来のツールから移行するには、代替ツールへの同意が必要でした。たとえば、Keyloop社のITチームは当初、別のプラットフォームを試すことに懸念を抱いていました。「しかし、実装段階を経て、そのようなITチームでさえ『Workvivoの担当チームのお陰で導入プロセスが本当に簡単だった』とコメントしていました」とMeech氏は教えてくれました。
「彼らはプロセス全体を本当に称賛していました。そのため、IT部門は当初は慎重でしたが、オンボーディング・プロセスが非常に簡単だったため、以降、Workvivoを導入初期から率先して使用するようになりました」。
Keyloop社では、わずか8週間でWorkvivoプラットフォームが稼働開始しました。しかし、Keyloop社のITチーム以外の従業員の体験はどのようなものだったでしょうか？導入以来、ほぼ2,400人のKeyloop社の従業員（91%）がプラットフォームに登録しており、80%を超える従業員が毎月このプラットフォームを使用しています。
Meech氏は次のように語っています。「SNSの経験がない人でさえ、Workvivoを気に入っているようです。最初は少し怖かったかもしれませんが、すぐに使い方が簡単だと気づいたようでした」。
Workvivo導入の全体的なプロセスについて、さらに次のようにコメントしています。「正直なところ、Workvivoチームとの仕事は本当に喜びに溢れています。これまで多くの外部の代理店と仕事をしてきましたが、Workvivoチームとの連携体験は過去最高です」。
SNSの経験がない人でさえ、Workvivoを気に入っているようです。最初は少し怖かったかもしれませんが、すぐに使い方が簡単だと気づいたようでした
キャズ・ミーチ
Keyloop社社内コミュニケーションおよび従業員エンゲージメント担当グローバル責任者
Keyloop社でコミュニケーションにかける時間とお金を節約
Workvivoの導入以来、Keyloop社は従来使用していたツールを段階的に廃止し、コストを節約してプロセスの効率化を実現してきました。Meech氏は、プラットフォームに組み込まれた翻訳ツールだけで、導入最初の7か月で組織が約€20,000を節約できたと見積もっています。
Workvivoは、Keyloop社が報酬と表彰に対するアプローチを再構築し、以前のエンゲージメント・ツールをWorkvivoを通じてより目的意識の高いアプローチに置き換えるのにも役立ち、年間総額€50,000以上を節約しました。
「Workvivoのおかげで、私たちは報酬プログラムを別の方法で実施する方法について考えるようになりました」とMeech氏は説明します。「同僚を評価する方法についてより深く考えるようになり、私たちのアプローチはより目的意識のあるものになりました」。
コミュニケーション・プロセスに関して、Meech氏率いるチームは、従来のニュースレター作成方法から脱却しました。従来のニュースレター作成方法では、作成に週5時間かかり、Keyloop社の従業員の関心も高くないため、価値あるものではありませんでした。現在は、イベントのニュースから重要なコミュニケーションまで、スタッフの最新情報がWorkvivoに投稿されており、しかも、従業員がそれぞれの情報にどの程度関心を持ったかを確認できます。
「従業員はリアルタイムで最新情報が共有されることを望んでいます。毎週の最新情報を確認したい場合は、フィードを下にスクロールするか、最新情報セクションにアクセスするだけで閲覧できます。結局のところ、これによって私たちが実現できたのは、受信トレイにランダムに情報を送り続けるのではなく、従業員が必要なときに必要な情報にアクセスできるプラットフォームを提供したことです。
「一番気に入っているのは、最新情報の既読状況を確認できる点です。ある日、私は最新情報を公開し、その5分以内に1,000人が記事を読みました。それを確認できたことは、私にとってまったく驚きでした」。
Keyloop社のWorkvivoプラットフォームには、従業員の福利厚生やポリシーなどの社内文書のみを取り扱う専用のスペースもあります。これらを全従業員が簡単にアクセスできる1か所に保管することで、コミュニケーションチームはEメールで人事リクエストに返信する時間が短縮され、少なくとも週に4時間を節約できるようになりました。
全体として、WorkvivoはKeyloop社のコミュニケーションチームの時間を毎週8～9時間、つまり丸1日分以上節約してくれました。
WorkvivoをKeyloop社のコミュニケーション戦略に適合させる
Meech氏は、WorkvivoがKeyloop社の社内コミュニケーション戦略の「中心に据えられているのは、非常に多くのことを推進できるからです」と述べています。
「今では、タウンホールミーティングやウェルビーイングの水曜日などのイベントの開催を推進し、そこで公開されている社内のハイブリッドイベントを推進しています。私にとって、Workvivoは起点です。すべてのものはそこから始まっているのです」。
その戦略の一環として、Workvivoを使用して社内コミュニケーションの成功を測定しています。測定基準は次のとおりです。
- Workvivoはタウンホールイベントへの参加者数を増やしているか？
- Workvivoは発信するニュースや情報の読者を増やしているか？
これまでのところ、結果は明白です。
- ハウンホールイベントへの参加者は倍増し、「人々はイベントの開催をすぐに確認でき、アジェンダに載っていなくても参加できる」ようになりました。
- ニュース記事は、投稿後最初の5分以内の総読者数は全従業員の28%から50%に急増しています。
Workvivoを通して従業員は、従業員エンゲージメント調査結果について知るだけではなく、こうした調査に参加することもできます。Meech氏率いるチームは、いつ新しい調査の実施予定と参加期限を従業員に知らせることができます。
「Workvivoを導入したことにより、参加者数は劇的に増加しました。大勢が参加してくれなければ、現実を反映した結果を得ることはできません。これにより、会社全体の状況をより正確に把握できるようになります」。
Workvivoにより、従業員体験を向上させるための取り組みがより見える化されるようになったおかげで、次のことが実現されました。
- Keyloop社のeNPSスコアが16ポイント上昇
- Keyloop社の健康と幸福スコアが11ポイント上昇
- Keyloop社のプロモータースコアはわずか7か月で35%から43%に上昇
また、慈善寄付であるマッチングファンドへの募金など、Keyloop社のCSRイニシアチブに対する従業員の関与も強化されました。Workvivoを使用して慈善活動に関する活動を共有し、周囲の認知度を高めることで、より多くの寄付を募ることができるようになりました。
Keyloop社の従業員に人気の社内コミュニケーション機能
Workvivoを使用することで、Keyloop社の従業員が「母国語で快適にツールを活用できる」とMeech氏は確信しています。何と言っても、Meech氏がWorkvivoを選んだ決め手は、プラットフォームに組み込まれた翻訳ツールでした。Keyloop社はこの翻訳機能を使用して、すべての新しい記事を26言語に自動翻訳しています。
「世界中で使用できる統合プラットフォームは、Keyloop社にはこれまでありませんでした。大きな障壁の1つは、地域本部から英国内の機能本部に移行したことでした。これまでは大きな言語の壁がありましたが、Workvivoによってその壁が取り除かれました。言語翻訳機能により、ユーザー自身の言語で連絡を取ることができるようになりました。
Keyloop社の従業員に人気の社内コミュニケーション機能
Workvivoを使用することで、Keyloop社の従業員が「母国語で快適にツールを活用できる」とMeech氏は確信しています。何と言っても、Meech氏がWorkvivoを選んだ決め手は、プラットフォームに組み込まれた翻訳ツールでした。Keyloop社はこの翻訳機能を使用して、すべての新しい記事を26言語に自動翻訳しています。
「世界中で使用できる統合プラットフォームは、Keyloop社にはこれまでありませんでした。大きな障壁の1つは、地域本部から英国内の機能本部に移行したことでした。これまでは大きな言語の壁がありましたが、Workvivoによってその壁が取り除かれました。言語翻訳機能により、ユーザー自身の言語で連絡を取ることができるようになりました。
Keyloop社でオープンコミュニケーションの障害を解消する
Keyloop社のCEOであるTom Kilroy氏は、同社がコミュニケーションと文化全体で経験した前向きな変化において、Workvivoが重要な役割を果たしたと考えています。
「WorkvivoはKeyloop社の企業文化をより良いものにするのに重要な役割を果たしてきました。Workvivoは極めてダイナミックなコミュニケーションを可能にするツールで、従業員はニュース、最新情報、さらにはイベントにリアルタイムでアクセスできます」とKilroy氏は評価します。
「これにより、従業員は自分を偽ることも無理することもなく、自分にとって重要なことを分かち合うことができるようになっています。これらのシステムには多くの期待が寄せられていますが、Workvivoは簡単に導入でき、広く浸透できることがわかりました」。
