Royal Berkshire NHS：病院職員の院内コミュニケーションを革新

Workvivo導入前

Workvivoと提携する直前に、NHSはWebサイトの再開発と並行してイントラネットを再考することを決定していました。

NHSのキャンペーンおよびマーケティングマネージャーであるNiall Norbury氏は、当時個別に行っていた次のようなアクティビティを統合できるプラットフォームに移行することが目的だったと語ります。

例：

• 社内コミュニケーションは一般的な全社メールに頼っていた
• 職員の会話はスタッフのFacebookグループで行われていた
• オープンなコミュニケーションに役立たない、一方通行で時代遅れのイントラネット

これら3つのチャネルはすべて別々であり、リアルタイムでアップデートできません。「これらすべてが職員に多くの壁を設けているという深刻な問題がありました」とNorbury氏は語り、特に深刻な課題は、病院や医療現場でコンピューターにアクセスできないという点だったと言います。

ポーター、清掃担当者、警備員などが、コンピューターを持っていることはあまりありません。同様に、多くの医師や看護師も、現場ではコンピューターの前に座っているわけではありません。

職員向けのFacebookグループでは、仕事の情報にアクセスするために自分の個人アカウントを使わなければならないことに、私自身が常に不快に感じていました。個人的には、「ここまでは仕事、ここからはプライベート」と、職員が希望するところで線を引けるようにしたいと考えています。

NHSでより良い文化を築くにはバランスが重要でした。「つまり、職員が希望するところで線を引きながらも、組織が誤って作り出してしまった障壁を減らすことが必要でした」。

それを念頭に置いて、Norbury氏率いるチームは、コミュニケーションとエンゲージメントのチャネルを合理化して統合するツールを検討し始めました。。審査プロセスの早い段階から、Workvivoは際立っていました。

それは、私たちがこれまで考えたことのないような方法でコミュニケーションについて考えるようになったからだと思います。私たちは、社内コミュニケーションに関して、いくつかの最新機能が更新される静的なイントラネット、個別フォーラム、そしてEメールという、かなり伝統的な方法に固執していました。

Workvivoによって私たちは少し違った考え方をするようになり、このツールは全体として新しいコミュニケーション方法になる可能性があると感じました。

セキュリティとコンプライアンス

イントラネットセキュリティは、ほぼすべての企業にとって最優先事項ですが、医療機関にとってのリスクはさらに重大なものです。Norbury氏は、WorkvivoがNHSのセキュリティとコンプライアンスの要件をいかに簡単に満たしたかについて語ってくれました。

私たちのサイバーチームは、純粋にセキュリティの観点から、それが正常で安全であることを確認する必要がありました。次に、情報ガバナンスチームは、これまでよりも本質的にオープンなプラットフォームを作成することの影響も考慮する必要がありましたが、それでも、職員が組織外に情報を漏らす可能性がある事態が発生しないように注意する必要がありました。

どちらの要件も、Workvivoは難なく通過しました。これまで慣れ親しんでいた文化が少し変化することで、導入時には不安もあったと思いますが、私の知る限り、稼働開始以来、職員がWorkvivoから何かを持ち出して外部に移動させるような事件は1件も発生していません。

Facebookの職員向けグループのほうが、ずっと大きなセキュリティリスクでした。このグループの問題は、そのスペースから人々を退去させることが非常に困難だったことです。つまり、NHSという大規模な組織には臨時契約の労働者も多く働いており、おそらく月に100人ほどの雇用契約が終了するため、数か月前に組織を辞めた人がいたとしてもこれらすべてを追跡するのが非常に困難でした。

Workvivoには確かにSNSプラットフォームの要素もありますが、それでも他のプラットフォームとはまったく異なるものであると職員は感じています。したがって、そうした観点からいかなる問題にも遭遇していません。

スポットライト：NHS職員を対象にした調査

9月から10月にかけて、NHSは職員にアンケート調査に参加するよう招待しました。2023これは、Norbury氏率いるチームがほぼWorkvivoのみを通じてアンケート調査を実施した初めてのイベントとなりました。

回答率は、これまでで最高を達成しました。

通常のアンケート調査では、回答してくれた職員に対して謝礼の支払いを検討しています。しかし、今回特別にしたことと言えば、Workvivoを通じて実施したというだけで、国内の急性期医療信託の中で最も高い回答率を達成したと思います。

NHSは前年度のスコアをすべて上回りました。

• 改善提案を行う権限を与えられていると感じている従業員の割合：75%
• 自分の責任に自信を持っている従業員の割合：89%
• 自分の仕事を任されていると感じている従業員の割合：92%
• 職場の懸念について安心して発言できると感じている従業員の割合：69%
• 適切な学習および開発の機会にアクセスできると感じている従業員の割合：64%
• 同僚から受ける尊敬に満足している従業員の割合：73%
• 82% が同僚と一緒に働くことを楽しんでいる
• 今後12か月以内に新しい仕事を探す可能性がある従業員の割合：20%
• 直属の上司からサポートと励ましを受けていると感じている従業員の割合：75%

また、オーディエンスをセグメント化する機能もとても役立ちました。以前は、組織内の全員に実に多岐にわたる通知を送信する必要がありました。一部の部門はこうした通知内容にすでに非常に熱心に取り組んでおり、私たちがこれらの部門と今更連携する必要がないことや、一方で、この通知内容とは全く関連性がない部門があることもわかっていましたが、それでも、全職員に向けて通知を出していました。

Workvivoを使用すると、たとえばケータリング部門や救急部門に特定のメッセージを送信できます。各部門には独自の特徴があります。正面玄関から入ってくる患者に対応する部門もあれば、一般開業医からの紹介に対応する部門もあります。日中忙しい職員もいれば、夜間忙しい職員もいます。医師向けのメッセージと受付の事務スタッフ向けのメッセージを別々にカスタマイズできることは、とても役に立ちます。