スタッフォードシャー大学の学内コミュニケーション部門がWorkvivoでトップクラスの成績を収める
Workvivoをデジタルトランスフォーメーションの工程の中心に据える
79%
Workvivoに登録されている従業員の割合
76%
Workvivoに月間アクセスする従業員の割合
100%
全従業員宛てEメールの削減率
デジタルテクノロジーを推進する先進的大学
組織内コミュニケーションと従業員エンゲージメントを適切に行うことは、どの業界でも難しいことですが、大学の環境では特に困難です。
大学では通常、何千人もの多様な人材を雇用しており、その職員の人口統計学的な特性はさまざまであるだけではなく、異なるキャンパスや部門に分散しています。たとえば、有機化学の教授が、同窓会管理事務局や警備員と接する機会はほとんどないかもしれません。
しかし、今日の世界では、つながりは組織文化を強化する最も重要な要素の1つです。
高度につながりっていることを意味する「コネクテッド・ユニバーシティー」の異名を持つスタッフォードシャー大学は、英国で1,700人の職員を雇用しています。デジタル技術のリーディング大学として、職員をつなぐ革新的な方法を模索することは、スタッフォードシャー大学にとって自然な流れでした。
そこで選んだのが Workvivo です。
人とのつながり
1,800
業界
高等教育
所在地
イギリス
カテゴリー
ミッドマーケット
Workvivo導入前のスタッフォードシャー大学
進歩的な大学として、スタッフォードシャー大学は、職員の体験とエンゲージメントを向上させるには、現代的なアプローチを採用する必要があることを認識していました。同校が優先事項の1つとして掲げていたのは、対話のサイロ化を生み出し、職員の士気を下げる可能性がある、時代遅れのトップダウンのコミュニケーション・モデルから脱却することでした。
Instead, Staffordshire wanted its workers to be engaged and actively involved in sharing information. [Embracing open communication] (https://www.workvivo.com/communications/) would pave the way for two-way conversations at the university, better connecting its employees at every level and boosting their engagement.
スタッフォードシャー大学が解決策を探していたとき、大学のデジタルサービス責任者はAndrew Proctor客員教授でした。Proctor教授は「当校では、人々が最新情報や情報を受け取り、互いにコミュニケーションをとることができるチャネルがいくつもありました。これによる断片化が進んでいたため、それを1つのチャネルに統合したいと考えていました」と語ります。
当時は情報過多で、経営会議において、職員の行動がどのような影響を与えるかを示すことができませんでした。ピアツーピアの対話や職員を評価するゆとりはありませんでした。
そこでやり方を変え、チームメンバーがユーザーストーリーを利用して自分たちの仕事のユーザー価値と影響を示し、全員がプロジェクトの全体的な意味と目的を理解できるようにしました。
スタッフォードシャー大学は、「これこそWorkvivo に協力してもらい、強化したいと考えていた点でした」と言います。
「よりオープンなコミュニケーション方法を採用したことで、当校の職員エンゲージメントは大きく変わりました」
Judy O'Brien
スタッフォードシャー大学の校内コミュニケーションマネージャー
Workvivo が選ばれる理由
オープンなコミュニケーションと影響を優先する中、スタッフォードシャー大学では自然にWorkvivoの導入を考えるようになりました。
この大学は、Workvivoの設立初期に契約したお客様の1つで、最初の高等教育機関のお客様でした。
スタッフォードシャー大学は職員体験プラットフォームに何を求めていたのでしょうか？
使いやすいソーシャルアプリ
スタッフォードシャー大学は、職員が直感的に使用でき、簡単にログインしてすぐに投稿や交流を開始できるアプリベースのソリューションを探していました。また、新しいアプリをFacebookのような社会と共有するプラットフォームではなく、校内のつながりを強化するコーポレートツールとして職員に認識してもらいたいと考えていました。
大学のような典型的な伝統的環境では、ソーシャルイントラネットへの移行は大きな飛躍となる可能性があります。スタッフォードシャー大学は、現代の職員の期待が変化し、若い世代が労働力に加わるようになったことで、社内コミュニケーションをレベルアップする必要があることを認識していました。
評価と目標
評価ももう一つの優先事項でした。スタッフォードシャー大学は、職員に日々の活動を大学の全体的な目標と結び付ける機会を与えたいと考えていました。そうすれば、職員が自身の仕事を披露し、それに応じて評価を受けることがはるかに容易になります。
また、大切にされているという意識とチーム間の評価を文化として植え付けることによって、職員間のより強固で有意義なつながりが実現されます。
働く人が一体感を感じられるアプリ
スタッフォードシャー大学のリーダーシップチームは、職員がそれぞれの分野で責任を持ち、より良いものにするために尽力することを望んでいました。同様に、職員は、よりアクセスしやすく有意義な方法でリーダーシップとつながれるようになりたいと考えていました。
Workvivoのローンチ
職員によるWorkvivo使用率を高めるための最初のステップは、人々にこのアプリについて伝えることでした。大学は、職員向けアプリを導入する理由、特に職員のエンゲージメントにこれがどのような意味を持つかを強調した校内コミュニケーションキャンペーンを実施しました。この取り組みは、スタッフォードシャー大学の校内コミュニケーションマネージャーであるJudy O’Brien氏が主導しました。
スタッフォードシャー大学は、「エキサイティングなことがまもなく起きます」と発表して職員の関心を高めた後、経営陣がハッピー・フライデーをもじった「アプリー・フライデー」と名付けた金曜日にWorkvivoをローンチしました。
指名されたアンバサダーは、時間をかけて大学内のすべてのオフィスを訪問し、職員がアプリをダウンロードできるように支援し、アプリに満足していることを確認しました。つまり、職員は最初からWorkvivoを介してつながりあえるようにしました。
最初から直感的に使用できることは、スタッフォードシャー大学が職員体験と校内コミュニケーションアプリに求める重要な要素でした。大学にはさまざまな部門があり、中には、施設、警備、清掃スタッフ、学術関係者など、仕事用のコンピューターにアクセスできない職員が大勢いるため、モバイル化は必須でした。
全体として、スタッフォードシャー大学は、組織向けツールの最も優れた部分と、使い慣れたソーシャルおよび接続コンポーネントをシームレスに連携するソリューションを探していました。
スタッフォードシャーを成功に導く
大学には多くの可動部分があるため、職員体験アプリを導入するには慎重な計画と検討が必要です。そこで、スタッフォードシャー大学はこの取り組みに成功するために以下のことを行いました。
コミュニケーション部、デジタルサービス部、人事部の各チームが協力して、職員向けにWorkvivoシステムをセットアップしました。デジタルサービス部と人事部は、役割から部門、または勤務地に至るまで、職員の詳細が使用されているディレクトリ内で最新の状態であることを確認しました。また、チームは効率性を高め、維持が難しく非効率的なEメール配信リストの使用から脱却したいと考えていました。各職員のチーム情報を把握することで、オーディエンスをセグメント化し、メッセージをより効果的に届けることができます。最終的に、Workvivoは全職員宛てのEメールに完全に取り代わることになるでしょう。
プラットフォームをローンチする前に、コンテンツ一式を事前にスケジュールしておくことは簡単でした。そのため、スタッフォードシャー大学が、ローンチが期待外れになることを心配することなく、それに向けて職員の期待度を高めていくことができました。初回ログオン時には、さまざまなアプリ利用方法について説明するコンテンツが表示されました。
スタッフォードシャー大学は、ローンチに先立ち、Workvivoアンバサダーとして活動するチームメンバーを数名選出しました。アンバサダーは、展開の初期段階で職員との連絡窓口となり、プラットフォームの使用方法に関する動画など、有用なリソースを作成しました。Workvivo独自のサポート資料と組み合わせることで、ローンチ当初から職員はアプリを積極的に使用するようになりました。
ローンチ後のエンゲージメントの維持
O’Brien氏とチームはローンチ期間を過ぎた後も高い使用率を維持することを重視していました。職員はさまざまな方法でアプリを使用することが奨励され、たとえばコンテストに参加したり、投稿にコメントしたり、関与したりすることが奨励されました。
スタッフォードシャー大学がWorkvivoを使用して実施したローンチ当時の職員エンゲージメントキャンペーンには、世界読書デーに本からのお気に入りの引用を共有するよう呼びかけたものや、同僚同士でライフスタイルを改善する方法について意見を交わし、感謝し合う日を開催したことなどがありました。
2020年には、個人およびチームから765件の感謝の投稿、組織全体では1,296件の更新がありました。
こうしたことすべてにより、スタッフォードシャー大学では、Workvivo上で多くのつながりをできるだけ早く構築するという目標を達成しました。また、これにより大学は、職員が重要な情報を簡単に見つけることができるようになり、同時に、職員間で名前を挙げて感謝を伝え合うが可能になりました。
現在、職員の62%が毎週Workvivoにアクセスし、76%が毎月使用しています。
Workvivo導入後のスタッフォードシャー大学
「よりオープンなコミュニケーション方法を採用したことで、当校の職員エンゲージメントは大きく変わりました」と、O’Brien氏は言います。職員は発言権を持ち、それを活用して質問し、経営陣に必要なものだけでなく、希望していることも投稿することが奨励されるようになりました。
「職員は傍観者として職場にいるのではなく、文化醸成に携わっているという意識があります。従業員自身が文化を形作り、責任を担っているのです」。
Proctor氏は自身の体験について、次のように語ります。「Workvivoは私が毎日使用するアプリのトップ5に入っています。これは、大学のコミュニティのリーダーでありメンバーである私にとって、起こっていることすべてを把握できる重要な方法の1つです」。
「特に以前よりも物理的に離れて過ごすようになった今、これは非常に重要です。このアプリは、職員のすべての行動への認識を持ち続けるのに役立っています」。
Workvivoをローンチする前に基盤を築いたおかげで、コロナ禍でも、校内コミュニケーションに対する職員の満足度は低下するどころか上昇しました。職員の74%が、新型コロナウイルスに関する校内コミュニケーションのアップデートに満足していると回答し、78%が、チームの士気を高めるための感謝の伝え合いが非常に役立ったと感じています。
Workvivoが改善に役立った分野
スタッフォードシャー大学の職員は、これまで以上につながりが強化されています。
- 職員はメンタルヘルスや持続可能性といったトピックについて話し合い、職員同士がお互いに名前を挙げて感謝を伝え合っています。また、役職だけでは見せることができなかった、自分の人となりを伝えることができます。これらすべてにより、より有意義な対話が生まれ、職員の絆が強化され、帰属意識が育まれました。
- Workvivoの組織図や構造を通じて仕事に適した人材を見つけることで、検索に費やす時間が減り、職員の名前と顔を一致させることができます。
- コーポレートコミュニケーションも容易になります。たとえば、デジタルサービス部はプラットフォームを通じてインターネットの問題を警告できるようになりました。
- 「リモートワークへの移行に当たり、Workvivoは天の恵みでした」。職員全員がすでにWorkvivoを使用していたため、職場で前例のない変化が起きたときでも、正式な更新は簡単かつ効率的に行われました。
- 同僚同士の帰属認識はこれまで以上に強化され、チームメンバー間の信頼と透明性が高まり、メンバーは自信を持ち、ありのままの自分でいられるようになり、定期的に関わり合うようになりました。
- 現在、スタッフォードシャー大学のすべての校内コミュニケーションはWorkvivoを通じて行われています。ローンチ当初、O’Brien氏率いるチームは、職員が全職員宛てにEメールを送信することを禁止しました。代わりに、駐車場や許可証の更新、スポーツ試合の発表、今後のイベントなど、伝えるべきメッセージの伝達に最適なWorkvivoチャネルを選択することで、コミュニケーションを合理化するメリットを伝えました。
Workvivoが改善に役立った分野
スタッフォードシャー大学の職員は、これまで以上につながりが強化されています。
- 職員はメンタルヘルスや持続可能性といったトピックについて話し合い、職員同士がお互いに名前を挙げて感謝を伝え合っています。また、役職だけでは見せることができなかった、自分の人となりを伝えることができます。これらすべてにより、より有意義な対話が生まれ、職員の絆が強化され、帰属意識が育まれました。
- Workvivoの組織図や構造を通じて仕事に適した人材を見つけることで、検索に費やす時間が減り、職員の名前と顔を一致させることができます。
- コーポレートコミュニケーションも容易になります。たとえば、デジタルサービス部はプラットフォームを通じてインターネットの問題を警告できるようになりました。
- 「リモートワークへの移行に当たり、Workvivoは天の恵みでした」。職員全員がすでにWorkvivoを使用していたため、職場で前例のない変化が起きたときでも、正式な更新は簡単かつ効率的に行われました。
- 同僚同士の帰属認識はこれまで以上に強化され、チームメンバー間の信頼と透明性が高まり、メンバーは自信を持ち、ありのままの自分でいられるようになり、定期的に関わり合うようになりました。
- 現在、スタッフォードシャー大学のすべての校内コミュニケーションはWorkvivoを通じて行われています。ローンチ当初、O’Brien氏率いるチームは、職員が全職員宛てにEメールを送信することを禁止しました。代わりに、駐車場や許可証の更新、スポーツ試合の発表、今後のイベントなど、伝えるべきメッセージの伝達に最適なWorkvivoチャネルを選択することで、コミュニケーションを合理化するメリットを伝えました。
コネクテッド・ユニバーシティー
Workvivoとの提携により、スタッフォードシャー大学は校内コミュニケーションを変革し、職員が仕事でベストを尽くせるよう良い影響を及ぼす方法を確立しました。
このアプリは、スタッフォードシャー大学が「コネクテッド・ユニバーシティー」としてその価値を日々推進し、学生と教職員が互いに、または外部企業とつながることで刺激的なキャリアの機会を特定するという約束を果たすのに役立っています。
