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A comunicação interna da Staffordshire University foi classificada como a melhor da categoria com a Workvivo
Colocando a Workvivo no centro da jornada de transformação digital
79%
porcentagem de funcionários registrados na Workvivo
76%
porcentagem de funcionários que acessam a Workvivo por mês
100%
porcentagem de redução nos e-mails de todos os funcionários
Universidade líder em tecnologias digitais
A comunicação interna e o engajamento dos funcionários podem ser difíceis de acertar em qualquer setor, mas podem ser particularmente desafiadores em um ambiente universitário.
As universidades costumam empregar milhares de pessoas diferentes, e os funcionários estão divididos em vários grupos demográficos, campi e departamentos. Alguém que ensina química orgânica, por exemplo, pode nunca cruzar com alguém que trabalha no escritório de ex-alunos ou como segurança.
No entanto, no mundo atual, a conexão é um dos elementos mais importantes da cultura de uma empresa.
A Staffordshire University, também conhecida como a Universidade Conectada, emprega 1.700 pessoas no Reino Unido. Como líder em tecnologias digitais, buscar formas novas e inovadoras de conectar funcionários foi o próximo passo natural na jornada da Staffordshire.
Foi por isso que escolheu a Workvivo.
Pessoas
1,800
Setor
Ensino superior
Localização
Reino Unido
Categoria
Mercado de médio porte
Staffordshire University antes da Workvivo
Como uma universidade moderna, a Staffordshire sabia que, para melhorar a experiência e o engajamento dos funcionários, era necessário adotar uma abordagem contemporânea. Uma das suas prioridades era abandonar as comunicações de cima para baixo, um modelo ultrapassado que cria silos de conversa e pode prejudicar a motivação dos funcionários.
Instead, Staffordshire wanted its workers to be engaged and actively involved in sharing information. [Embracing open communication] (https://www.workvivo.com/communications/) would pave the way for two-way conversations at the university, better connecting its employees at every level and boosting their engagement.
Quando a Staffordshire estava procurando uma solução, o professor visitante Andrew Proctor era o diretor de serviços digitais da universidade. Ele disse: "Tivemos tantos canais diferentes nos quais as pessoas podiam receber atualizações e informações e falar entre elas. Havia muita fragmentação no que estávamos fazendo, e queríamos consolidar tudo em um único canal."
Naquela época, as reuniões de gestão eram repletas de informações e não mostravam o impacto do que os funcionários estavam fazendo. Não havia espaço para diálogo e reconhecimento entre pares.
Então, as coisas mudaram. Os membros da equipe passaram a usar histórias de usuários para demonstrar o valor ao usuário e o impacto do próprio trabalho, ajudando todos a entender o significado e o propósito geral de seus projetos.
Staffordshire nos disse que isso era "algo que queríamos que a Workvivo nos ajudasse a ampliar".
Adotar uma forma mais aberta de comunicação foi transformador para o engajamento de nossos funcionários.
Judy O'Brien
Gerente de comunicação interna da Staffordshire
Por que a Workvivo?
Pensando em comunicação aberta e priorizar o impacto, a equipe da Staffordshire viu a Workvivo como a próxima etapa natural.
A universidade se tornou um dos primeiros clientes da Workvivo e a primeira instituição de ensino superior parceira.
O que a Staffordshire precisava de sua plataforma de experiência de funcionário?
APLICATIVO DE REDE SOCIAL FÁCIL DE USAR
A Staffordshire estava procurando uma solução baseada em aplicativo que fosse intuitiva para os funcionários, que facilitasse o login e começasse imediatamente com as publicações e a interação. Também queria que os funcionários vissem o novo aplicativo como uma ferramenta corporativa que fortalecesse a relação social, em vez de uma plataforma de compartilhamento social como o Facebook.
Nos ambientes tipicamente tradicionais, como universidades, trocar para uma intranet social é uma decisão arriscada. A Staffordshire sabia que, com as mudanças nas expectativas de funcionários arrojados e gerações mais jovens ingressando na força de trabalho, melhorar a comunicação interna era fundamental.
RECONHECIMENTO E METAS
O reconhecimento era outra prioridade. A Staffordshire queria dar à equipe a oportunidade de vincular as atividades diárias a uma meta central da empresa, o que facilitaria muito mostrar os trabalhos e, em resposta, receber elogios.
Incutir esse senso de valorização e reconhecimento entre equipes criaria relações mais fortes entre os funcionários.
UM APLICATIVO DO QUAL OS FUNCIONÁRIOS PODERIAM SE SENTIR PARTE
A equipe de liderança da Staffordshire queria que os funcionários realmente tomassem conta do espaço. Da mesma forma, os funcionários queriam estar conectados à liderança de maneiras mais acessíveis e relevantes.
Lançamento da Workvivo
A primeira parte de conseguir uma alta adoção dos funcionários envolvia contar às pessoas sobre o aplicativo. A universidade realizou uma campanha de comunicação interna explicando por que estava lançando um aplicativo para a equipe, com ênfase especial no que isso significaria para o engajamento dos funcionários. Judy O'Brien, gerente de comunicação interna da Staffordshire, liderou os esforços.
A Staffordshire anunciou que algo empolgante estava por vir e, depois de ganhar força, lançou a Workvivo no que a liderança chamou de "Sexta do app".
Os embaixadores indicados visitaram todos os escritórios da instituição para ajudar as pessoas a baixar o aplicativo e garantir que estavam satisfeitas com ele. Isso significava que a equipe poderia começar a usar a Workvivo desde o início.
Ser simples para a linha de frente era uma exigência crucial que a Staffordshire precisava que o aplicativo de experiência de funcionário e de comunicação interna atendesse. Entre os diversos departamentos da universidade, há muitas pessoas no local que não têm acesso a um computador de trabalho, como as equipes de infraestrutura, segurança e limpeza, estudantes, entre outros. O aplicativo móvel era necessidade.
No geral, a Staffordshire procurava uma solução que integrasse perfeitamente todas as melhores partes de uma ferramenta corporativa com um componente social e de conexão familiar.
Preparando a Staffordshire para o sucesso
Com tantas engrenagens em uma universidade, a implementação de um aplicativo de experiência de funcionário requer planejamento e consideração cuidadosos. O que a Staffordshire fez para se preparar para o sucesso?
As equipes de comunicação, serviços digitais e RH trabalharam juntas para configurar o sistema Workvivo para os funcionários. O pessoal de serviços digitais e o RH garantiram que os detalhes dos funcionários estivessem atualizados no Active Directory, dos cargos aos departamentos e locais. A equipe queria aumentar a eficiência e se afastar das listas de distribuição de e-mail ineficazes e difíceis de manter. Ter informações sobre cada funcionário permitiria a segmentação do público e garantiria um melhor encaminhamento das mensagens. Com o tempo, a Workvivo substituiria completamente todos os e-mails dos funcionários.
Pré-programar uma reserva de conteúdo antes de lançar a plataforma foi uma vitória fácil. Isso significava que a Staffordshire poderia gerar entusiasmo antes do lançamento sem ter que se preocupar com o fato de o dia em si ser anticlimático. Assim que os funcionários acessaram pela primeira vez, eles se depararam com todo tipo de conteúdo, mostrando as diferentes maneiras de interação possíveis com o aplicativo.
Antes do lançamento, a Staffordshire também escolheu algumas pessoas para atuarem como embaixadores da Workvivo. Elas foram pontos de contato para o restante do pessoal nos estágios iniciais do lançamento e puderam criar recursos úteis, como vídeos sobre como usar a plataforma. Junto com os materiais de apoio da Workvivo, o engajamento dos funcionários com o aplicativo teve um bom início.
Manter o engajamento pós-lançamento
Quando o dia do lançamento passou, era importante que Judy e a equipe mantivessem o ritmo. Os funcionários foram incentivados a se envolver de várias maneiras; foram convidados a participar de competições e a comentar e interagir com as publicações.
As primeiras campanhas de engajamento de funcionários que a Staffordshire realizou usando a Workvivo incluíram pedir às pessoas que compartilhassem suas citações favoritas de livros para o Dia Mundial do Livro e organizar um dia de mensagens entre colegas sobre como melhorar o estilo de vida.
Em 2020, foram 765 mensagens individuais e da equipe, além de 1.296 atualizações de toda a organização.
Tudo isso fez com que a Staffordshire atingisse sua meta de criar muitas conexões na Workvivo o mais cedo possível. Também ajudou a universidade a obter o equilíbrio certo entre facilitar a localização de informações importantes e mensagens entre colegas.
Hoje, 62% dos funcionários acessam a Workvivo semanalmente, e 76% retornam todos os meses.
Staffordshire University depois da Workvivo
Judy diz: "Adotar uma forma mais aberta de comunicação foi transformador para o engajamento de nossos funcionários. Agora eles têm voz e são incentivados a usá-la para fazer perguntas e dizer à liderança não apenas o que precisam, mas também o que querem.
"Há uma percepção de que a equipe lidera a cultura em vez de simplesmente estar de carona; os próprios funcionários a moldam e se apossam dela."
Falando sobre a própria experiência, Andrew disse: "A Workvivo está entre os cinco aplicativos que mais uso todos os dias. Como líder e membro de uma grande comunidade na universidade, é uma das principais maneiras de acompanhar tudo o que está acontecendo.
"E isso é importante demais, especialmente porque estamos mais distantes fisicamente uns dos outros do que antes. Isso faz com que todos saibam o que as pessoas estão fazendo."
O trabalho de base realizado antes do lançamento da Workvivo significou que, quando a pandemia começou, a satisfação dos funcionários com a comunicação interna aumentou em vez de diminuir. 74% dos funcionários relataram que ficaram satisfeitos com as atualizações de comunicação interna sobre a covid e 78% consideraram as mensagens incrivelmente benéficas para aumentar o ânimo da equipe.
Áreas que a Workvivo ajudou a melhorar
Os funcionários da Staffordshire estão mais conectados do que nunca.
- As pessoas interagem entre elas sobre tópicos como saúde mental e sustentabilidade, e os colegas se elogiam mutuamente. É possível compartilhar com os colegas de trabalho quem é o indivíduo por trás do cargo. Tudo isso levou a conversas mais significativas, fortalecendo os laços entre os funcionários e cultivando um senso de pertencimento.
- Encontrar a pessoa certa para o cargo por meio de organogramas e estruturas na Workvivo significa que se perderá menos tempo procurando e que os funcionários poderão associar nomes a rostos.
- A comunicação corporativa também fica mais fácil. Por exemplo, o pessoal de serviços digitais pode ser alertado sobre problemas na internet por meio da plataforma.
- "A Workvivo foi uma benção quando mudamos para o trabalho remoto." Como todo mundo já tinha a Workvivo, as atualizações formais foram fáceis e eficientes durante transformações sem precedentes no local de trabalho.
- O reconhecimento entre pares está mais forte do que nunca, e há mais confiança e transparência entre os membros da equipe. Eles têm segurança para serem autênticos e se engajarem regularmente.
- Atualmente, toda a comunicação interna da Staffordshire é feita por meio da Workvivo. Quando a plataforma foi lançada, Judy e a equipe desencorajaram o corpo docente de enviar e-mails para os funcionários. Em vez disso, mostraram aos colegas as vantagens de simplificar as comunicações, escolhendo o melhor canal na Workvivo para a mensagem em questão, como atualizações de estacionamento e autorização, anúncios de jogos esportivos e eventos futuros.
Áreas que a Workvivo ajudou a melhorar
Os funcionários da Staffordshire estão mais conectados do que nunca.
- As pessoas interagem entre elas sobre tópicos como saúde mental e sustentabilidade, e os colegas se elogiam mutuamente. É possível compartilhar com os colegas de trabalho quem é o indivíduo por trás do cargo. Tudo isso levou a conversas mais significativas, fortalecendo os laços entre os funcionários e cultivando um senso de pertencimento.
- Encontrar a pessoa certa para o cargo por meio de organogramas e estruturas na Workvivo significa que se perderá menos tempo procurando e que os funcionários poderão associar nomes a rostos.
- A comunicação corporativa também fica mais fácil. Por exemplo, o pessoal de serviços digitais pode ser alertado sobre problemas na internet por meio da plataforma.
- "A Workvivo foi uma benção quando mudamos para o trabalho remoto." Como todo mundo já tinha a Workvivo, as atualizações formais foram fáceis e eficientes durante transformações sem precedentes no local de trabalho.
- O reconhecimento entre pares está mais forte do que nunca, e há mais confiança e transparência entre os membros da equipe. Eles têm segurança para serem autênticos e se engajarem regularmente.
- Atualmente, toda a comunicação interna da Staffordshire é feita por meio da Workvivo. Quando a plataforma foi lançada, Judy e a equipe desencorajaram o corpo docente de enviar e-mails para os funcionários. Em vez disso, mostraram aos colegas as vantagens de simplificar as comunicações, escolhendo o melhor canal na Workvivo para a mensagem em questão, como atualizações de estacionamento e autorização, anúncios de jogos esportivos e eventos futuros.
A Universidade Conectada
A parceria com a Workvivo fez com que Staffordshire transformasse a comunicação interna e como inspira o pessoal a dar o melhor no trabalho.
O aplicativo ajuda a Staffordshire a defender valores como a Universidade Conectada todos os dias, cumprindo a promessa de conectar alunos e funcionários entre eles, com os negócios e com oportunidades de carreira empolgantes.
