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Keyloop liberou o poder das comunicações abertas com Workvivo
A Keyloop migrou para um modelo de comunicação aberto com a Workvivo e, desde então, tem colhido os benefícios culturais e financeiros.
91%
de adoção da Workvivo entre os funcionários
€70k
de economia direta em traduções e ferramentas de engajamento a cada ano
1 dia
é o tempo economizado pela equipe de comunicação por semana
Fornecedor global de soluções digitais para o setor de varejo automotivo
A Keyloop é uma fornecedora global de soluções digitais para o setor de varejo automotivo. Ela emprega 2.600 pessoas na matriz no Reino Unido e filiais na APAC, Espanha, Itália, África do Sul, Oriente Médio e Canadá.
Como uma empresa de software B2B, a Keyloop tem equipes trabalhando em suporte, produto, engenharia, marketing, sucesso do cliente e muito mais.
Aqui, Caz Meech, diretora global de comunicação e engajamento da Keyloop, conta como a plataforma Workvivo da Keyloop tem crescido cada vez mais e transformado a comunicação na empresa desde o lançamento em fevereiro de 2022.
Pessoas
2,600
Setor
TI automotiva
Localização
Global (sede no Reino Unido)
Categoria
Mercado de médio porte
Keyloop antes da Workvivo
Antes firmar uma parceria com a Workvivo, a Keyloop usava várias ferramentas para se comunicar e interagir com a equipe. Mas Caz acredita em dar voz a cada pessoa em uma empresa, e ela sabia que uma plataforma criada para comunicação aberta era a melhor maneira de conseguir isso.
Com mais de 40 filiais pelo mundo e 26 idiomas diferentes para atender, as ferramentas antigas da empresa não estavam funcionando. Ela diz que as ferramentas eram "completamente inertes".
Ela buscou uma alternativa dinâmica em que os funcionários "pudessem se envolver sozinhos e não dependessem apenas de um sistema hierárquico de comunicação".
"Acredito muito que todos podem e deveriam se comunicar, e precisamos criar uma plataforma para que eles se sintam à vontade para fazer isso."
Adotar essa nova forma de comunicação na Keyloop significou mudar de um modelo hierárquico de cima para baixo para um que refletisse o apreço por culturas diferentes, um ambiente informal e um senso de união. Com essas principais exigências a serem atendidas, Caz diz que, para ela, "a Workvivo foi uma escolha natural".
Implementação e lançamento da Workvivo
Abandonar essas ferramentas antigas exigiu consenso para substituí-las. A equipe de TI da Keyloop, por exemplo, teve preocupações iniciais sobre testar outra plataforma. Caz conta que, quando passaram pela fase de implementação, a TI disse o pessoal da Workvivo tinha facilitado muito as coisas.
"A equipe de TI só tinha coisas muito positivas para falar sobre todo o processo. Embora ela tenha sido cautelosa no início, o processo de integração foi tão fácil que ela se tornou um dos maiores usuários imediatos da Workvivo."
A plataforma Workvivo da Keyloop começou a funcionar em oito semanas. Mas, e as outras equipes da Keyloop? Desde o lançamento, quase 2.400 funcionários da Keyloop (91%) se registraram na plataforma, e mais de 80% da equipe está ativa todos os meses.
Caz diz: "As pessoas são convertidas, mesmo quem não tem experiência com mídias sociais. Elas podem ter ficado um pouco assustadas no início, mas depois perceberam como é fácil de usar."
Comentando sobre o processo geral de implementação da Workvivo, ela acrescenta: "Sinceramente, é um prazer trabalhar com a equipe de vocês, porque já trabalhei com muitas agências externas, e essa foi de longe a minha melhor experiência de relação com uma agência."
As pessoas são convertidas, mesmo quem não tem experiência com mídias sociais. Elas podem ter ficado um pouco assustadas no início, mas depois perceberam como é fácil de usar.
Caz Meech
Diretora global de comunicação interna e engajamento de funcionários da Keyloop
Economia de tempo e dinheiro na Keyloop
Desde o lançamento da Workvivo, a Keyloop vem eliminando gradualmente as ferramentas anteriores, economizando dinheiro e criando eficiências no processo. Caz estima que só a ferramenta de tradução integrada da plataforma economizou para a organização cerca de € 20.000 nos primeiros sete meses.
A Workvivo também ajudou a Keyloop a reformular sua abordagem de recompensas e reconhecimento, substituindo as ferramentas de engajamento antigas por um método mais objetivo na plataforma, economizando um total de mais de € 50.000 por ano.
"A Workvivo nos fez pensar sobre como fazer um programa de recompensas de forma diferente", afirma Caz. "Há mais reflexão sobre como reconhecemos os colegas, e nossa abordagem se tornou muito mais intencional."
Em termos de processos de comunicação, Caz e sua equipe abandonaram a tradicional newsletter, que levava cinco horas por semana para ser produzida e não atraía um número suficiente de funcionários da Keyloop para valer a pena. Agora, as atualizações da equipe, das notícias sobre eventos a comunicados críticos, são publicadas na Workvivo, e Caz consegue ver o quanto seus colegas interagem com cada uma delas.
"O que nossos colegas querem são as notícias quando as recebemos. Se as pessoas quiserem uma leitura semanal, basta rolar o feed para baixo ou acessar a seção de notícias. No fim das contas, isso nos permitiu oferecer uma plataforma na qual nosso pessoal pode acessar as informações desejadas, quando deseja, em vez de encher as caixas de entrada com informações que não são relevantes.
"Um recurso que eu realmente gosto é a parte de confirmação nas notícias. Um dia publiquei uma notícia, e em cinco minutos 1.000 pessoas confirmaram. Para mim, era algo inédito."
A plataforma Workvivo da Keyloop também tem um espaço dedicado para documentos internos, como benefícios e políticas para funcionários. Mantê-los em um local que possa ser acessado facilmente por todas as pessoas da empresa fez com que a equipe de comunicação passasse menos tempo respondendo às solicitações de RH por e-mail, economizando pelo menos quatro horas por semana.
No geral, a Workvivo economizou oito ou nove horas (ou mais de um dia inteiro) da equipe de comunicação da Keyloop toda semana.
Ajustando a Workvivo à estratégia de comunicação da Keyloop
Caz diz que a Workvivo "está no topo" da estratégia de comunicação interna da Keyloop "porque pode impulsionar muitas coisas".
"Agora, a plataforma está guiando nossas reuniões gerais, nossas quartas-feiras de bem-estar, eventos híbridos internos que estão sendo publicados nela. A Workvivo é o meu ponto de partida e, a partir daí, o restante flui."
Parte dessa estratégia tem sido usar a Workvivo para monitorar o sucesso da comunicação. As métricas de sucesso de Caz são:
- A Workvivo está aumentando a participação nas reuniões gerais?
- A Workvivo está aumentando o número de leitores das notícias e informações enviadas?
Até agora, os resultados falam por si.
- A participação nas reuniões dobrou. "As pessoas podem ver imediatamente quando o evento está acontecendo e podem entrar mesmo que não tenham visto na agenda."
- A leitura das notícias saltou de 28% para 50% nos primeiros cinco minutos da publicação.
A Workvivo também é como os funcionários da Keyloop tomam conhecimento e participam das pesquisas de engajamento de funcionários. Caz e sua equipe podem avisá-los quando a próxima está chegando e quando vence.
"O que a Workvivo fez de crucial foi aumentar a participação. Você não tem uma imagem real a menos que tenha uma participação maior. Assim, ao fazer isso, estamos obtendo um reflexo melhor do sentimento em toda a empresa."
Graças a esforços mais visíveis da experiência de funcionário na Workvivo:
- As pontuações de eNPS da Keyloop aumentaram 16 pontos
- A pontuação de saúde e bem-estar da Keyloop aumentou 11 pontos
- A pontuação de promotor da Keyloop aumentou de 35% para 43% em apenas sete meses
Também turbinaram o engajamento de funcionários com as iniciativas de CSR da Keyloop, como a promessa de equiparar doações para caridade. Os funcionários podem usar a Workvivo para compartilhar atividades relacionadas a caridade e aumentar a conscientização sobre elas, resultando em mais doações.
Os recursos de comunicação interna que os funcionários da Keyloop adoram
Com a Workvivo, Caz pode ter certeza de que os funcionários da Keyloop "se sentem à vontade no próprio idioma". Para ela, a ferramenta de tradução integrada da plataforma foi o maior argumento de venda. O Keyloop usa esse recurso para traduzir automaticamente cada artigo novo em 26 idiomas diferentes.
"Uma plataforma unificada que as pessoas podiam usar globalmente, a Keyloop não tinha isso antes. Um dos principais entraves foi que passamos de sedes regionais para sedes funcionais no Reino Unido. Havia uma enorme barreira linguística, e a Workvivo agora elimina essa barreira. Com o recurso de tradução, podemos entrar em contato com as pessoas no idioma delas.
Os recursos de comunicação interna que os funcionários da Keyloop adoram
Com a Workvivo, Caz pode ter certeza de que os funcionários da Keyloop "se sentem à vontade no próprio idioma". Para ela, a ferramenta de tradução integrada da plataforma foi o maior argumento de venda. O Keyloop usa esse recurso para traduzir automaticamente cada artigo novo em 26 idiomas diferentes.
"Uma plataforma unificada que as pessoas podiam usar globalmente, a Keyloop não tinha isso antes. Um dos principais entraves foi que passamos de sedes regionais para sedes funcionais no Reino Unido. Havia uma enorme barreira linguística, e a Workvivo agora elimina essa barreira. Com o recurso de tradução, podemos entrar em contato com as pessoas no idioma delas.
Destravando a comunicação aberta na Keyloop
Tom Kilroy, CEO da Keyloop, acredita que a Workvivo teve papel fundamental nas mudanças positivas que a empresa observou em termos de comunicação e cultura.
Ele diz: "A Workvivo tem sido fundamental para impulsionar nossa cultura na Keyloop. É uma plataforma viva e dinâmica e dá ao nosso pessoal acesso a notícias, atualizações e até eventos em tempo real.
"E permite que nossos funcionários sejam quem realmente são e compartilhem o conteúdo que importa para eles. Esses sistemas fazem muitas promessas, mas descobrimos que a Workvivo chegou naturalmente e foi adotada de forma ampla."
