Royal Berkshire NHS: revolucionando a comunicação interna para funcionários de hospitais

Antes da Workvivo

Pouco antes de firmar a parceria com a Workvivo, a Royal Berkshire decidiu repensar sua intranet junto com a reformulação de seu site.

Niall Norbury, gerente de campanhas e marketing da fundação, disse que o objetivo era mudar para uma plataforma "que pudesse combinar muitas coisas que estávamos fazendo separadamente naquela época".

Por exemplo...

• A comunicação interna dependia de e-mails gerais para toda a empresa
• As conversas dos funcionários ocorriam em um grupo de funcionários no Facebook
• Uma intranet desatualizada e inerte que não favorecia a comunicação aberta

Todos esses três canais eram separados e demorados. "Tivemos um problema real em que cada um dos canais colocava muitas barreiras à equipe", compartilhou Niall, sendo o principal desafio a falta de acesso ao computador em um ambiente clínico e hospitalar.

Se você trabalha na portaria, na copa ou na segurança, não costuma ter computador. Da mesma forma, muitos médicos e enfermeiras praticamente não ficam sentados na frente do computador.

Com o grupo de funcionários no Facebook, nunca me senti muito confortável com o fato de as pessoas precisarem usar as contas pessoais para acessar informações de trabalho. Queremos que as pessoas consigam colocar limites onde quiserem, que possam dizer "meu trabalho começa aqui e termina aqui".

O equilíbrio foi crucial para estabelecer uma cultura melhor na Royal Berkshire. "Foi uma mistura de permitir que as pessoas colocassem limites onde quisessem e, ao mesmo tempo, reduzir as barreiras que criamos acidentalmente para elas."

Com isso em mente, Niall e sua equipe licitaram uma ferramenta que simplificaria e unificaria os canais de comunicação e engajamento. Desde o início do processo, a Workvivo se destacou.

Acho que, em parte, isso se deu ao fato de nos fazer pensar sobre comunicação de uma forma inédita. Ainda tínhamos uma visão bastante tradicional da comunicação interna, entre a intranet estática com talvez algumas atualizações, o fórum separado e o e-mail.

A Workvivo nos levou a pensar de um jeito um pouco diferente, e sentimos que a ferramenta poderia ser uma nova maneira de nos comunicarmos como um todo.

Segurança e conformidade

A segurança da intranet é prioridade para praticamente todas as empresas, mas os riscos são ainda maiores para uma instituição de saúde. Niall contou como a Workvivo atendeu com facilidade aos requisitos de segurança e conformidade da Royal Berkshire.

Nossa equipe cibernética precisou verificar se era confiável do ponto de vista puramente de segurança. Em seguida, nossa equipe de governança da informação também teve que considerar o impacto de basicamente criar uma plataforma um pouco mais aberta do que estávamos acostumados, mas ainda assim garantir que não levasse a casos em que a equipe pudesse vazar informações para fora da organização.

Em ambos os casos, tudo transcorreu tranquilamente. Ocorreu um pouco de mudança de cultura, e acho que havia alguma ansiedade, mas não tivemos um único incidente, que eu saiba, em que um membro da equipe pegou algo da Workvivo e transferiu externamente desde que entramos em operação.

O grupo de funcionários no Facebook era, na verdade, um risco maior à segurança. Um grande problema com ele era a dificuldade de gerenciar a retirada de pessoas do espaço. O grupo pode incluir alguém que deixou a organização meses atrás, mas sendo um empregador grande no NHS, que conta com trabalhadores temporários, talvez fosse preciso retirar cem pessoas por mês, algo muito difícil de monitorar.

Já a Workvivo, embora tenha elementos de uma plataforma de mídia social, as pessoas ainda acham que é bem diferente de outras plataformas. Então não tivemos nenhum tipo de problema dessa perspectiva.

Destaque: pesquisa de funcionários do NHS

De setembro a outubro de 2023, os funcionários da Royal Berkshire foram convidados a participar da Pesquisa de funcionários do NHS. Pela primeira vez, Niall e equipe realizaram a pesquisa quase que exclusivamente na Workvivo.

Tivemos a maior taxa de resposta.

Normalmente, podemos tentar oferecer incentivos financeiros às pessoas. Mas o maior investimento que fizemos foi hospedar a pesquisa na Workvivo, e acho que tivemos uma das maiores taxas de resposta de uma fundação no país.

A Royal Berkshire melhorou cada uma de suas pontuações em relação ao ano anterior:

• 75% dos funcionários se sentem capacitados para fazer sugestões de melhorias
• 89% estão confiantes em suas responsabilidades
• 92% sentem-se seguros para fazer seu trabalho
• 69% sentem-se seguros para falar sobre preocupações no local de trabalho
• 64% sentem que podem acessar as oportunidades certas de aprendizado e desenvolvimento
• 73% estão satisfeitos com o respeito que recebem dos colegas
• 82% gostam de trabalhar com seus colegas
• 20% provavelmente procurarão um novo emprego nos próximos 12 meses
• 75% sentem-se apoiados e encorajados por seu gestor imediato

O que também foi muito útil foi a possibilidade de segmentar públicos. Antes, precisávamos enviar comunicados genéricos para todos na organização. No entanto, sabíamos que alguns departamentos estavam realmente engajados, e não era necessário trabalhar com eles, e havia outros que talvez não tivessem nenhum engajamento.

Com a Workvivo, podemos enviar uma mensagem específica ao nosso departamento de alimentação ou de emergência, por exemplo. Sabemos que cada departamento tem suas peculiaridades. Alguns lidam com pessoas entrando pela porta da frente, enquanto outros lidam com encaminhamentos de médicos. Alguns ficam muito ocupados durante o dia, outros ficam muito ocupados durante a noite. Ser capaz de adaptar a mensagem para um médico de forma diferente da mensagem para a equipe administrativa tem sido muito positivo.