Keyloop desbloqueó el poder de las comunicaciones abiertas con Workvivo
Keyloop pasó a un modelo de comunicación abierta con Workvivo y desde entonces ha obtenido beneficios culturales y económicos.
91%
Adopción de Workvivo entre los empleados
€70k
Ahorros directos en traducciones y herramientas de participación cada año
1 día
Tiempo ahorrado por el equipo de comunicaciones por semana
Proveedor global de soluciones digitales para la industria automotriz minorista
Keyloop es un proveedor global de soluciones digitales para la industria automotriz minorista. Emplea a 2600 personas en su sede central del Reino Unido y tiene oficinas en APAC, España, Italia, Sudáfrica, Oriente Medio y Canadá.
Como empresa de software B2B, Keyloop tiene equipos que trabajan en soporte, producto, ingeniería, marketing, satisfacción del cliente y más.
Aquí, Caz Meech, director de Comunicación y Participación Globales de Keyloop, explica cómo la plataforma Workvivo de Keyloop ha ido viento en popa y ha transformado la comunicación en la empresa desde su lanzamiento en febrero de 2022.
Personas
2,600
Industria
Tecnología de la información para el sector automotriz
Ubicación
Global (sede central en el Reino Unido)
Categoría
Mercado medio
Keyloop antes de Workvivo
Antes de asociarse con Workvivo, Keyloop utilizaba varias herramientas para comunicarse e interactuar con el personal. Pero Caz cree firmemente en dar voz a cada persona de una empresa y sabía que una plataforma creada para las comunicaciones abiertas era la mejor manera de lograrlo.
Con más de 40 oficinas globales y 26 idiomas diferentes que atender, las herramientas heredadas de la empresa no estaban funcionando. Ella dice que eran "completamente estáticas".
En cambio, buscó una alternativa dinámica en la que los empleados "pudieran participar por sí mismos y no dependieran únicamente de un sistema jerárquico de comunicaciones".
"Creo firmemente en que todos pueden y deben comunicarse, y tenemos que crear una plataforma para que se sientan cómodos al hacerlo".
Adoptar esta nueva forma de comunicarse en Keyloop implicó cambiar las comunicaciones de la empresa de un modelo jerárquico de arriba hacia abajo a uno que reflejara el aprecio por las diferentes culturas, un entorno informal y un sentido de unión. Teniendo en cuenta estos aspectos principales, Caz dice que para ella "Workvivo fue una elección natural".
Implementación y lanzamiento de Workvivo
Abandonar esas herramientas heredadas requería que se aceptar reemplazarlas. El equipo de TI de Keyloop, por ejemplo, al principio, tenía dudas sobre probar otra plataforma. Caz dice: "Pero luego, cuando pasamos por la fase de implementación, dijeron: 'Cielos, nos lo han hecho muy fácil'.
"Lo único que podían decir eran cosas realmente positivas sobre todo el proceso. Así que, aunque, al principio, el Departamento de TI fue cauteloso, el proceso de incorporación fue tan sencillo que se convirtieron en algunos de los primeros en adoptar Workvivo.
La plataforma Workvivo de Keyloop estuvo en funcionamiento en un plazo de ocho semanas, pero ¿qué pasa con el resto de los equipos de Keyloop? Desde el lanzamiento, casi 2400 empleados de Keyloop (91 %) se han registrado en la plataforma y más del 80 % del personal está activo cada mes.
Caz dice: "Incluso las personas sin experiencia en redes sociales han cambiado de opinión. Puede que se hayan asustado un poco al principio, pero luego se dieron cuenta de lo fácil que es de usar".
Al comentar sobre el proceso general de implementación de Workvivo, agrega: "Sinceramente, es un placer trabajar con tus equipos porque ya he trabajado con muchas agencias externas anteriormente y esta ha sido, por lejos, mi mejor experiencia de relación con una agencia".
Incluso las personas sin experiencia en las redes sociales han cambiado de opinión. Puede que se hayan asustado un poco al principio, pero luego se dieron cuenta de lo fácil que es de usar.
Caz Meech
Directora global de comunicaciones internas y participación de los empleados de Keyloop
Ahorra tiempo y dinero en Keyloop
Desde que lanzó Workvivo, Keyloop ha ido eliminando gradualmente sus herramientas anteriores y ha ahorrado dinero en el proceso. Caz cree que solo la herramienta de traducción integrada en la plataforma le ha ahorrado a la organización unos €20 000 únicamente en sus primeros siete meses.
Workvivo también ha ayudado a Keyloop a reformular su enfoque de recompensas y reconocimientos sustituyendo las antiguas herramientas de participación por un enfoque más intencionado a través de Workvivo, lo que genera ahorros de más de €50 000 al año.
"Workvivo nos ha hecho pensar de otra manera sobre cómo hacemos un programa de recompensas", dice Caz. "Hemos pensado más en cómo reconocemos a nuestros colegas y nuestro enfoque se ha vuelto mucho más decidido".
En cuanto a los procesos de comunicaciones, Caz y su equipo se han alejado del enfoque tradicional de los newsletters, que tardaban cinco horas por semana en producirse y no atraía a suficientes empleados de Keyloop como para que valiera la pena hacerlos. Ahora, las novedades del personal (desde noticias sobre eventos hasta comunicaciones esenciales) se publican en Workvivo, y Caz puede ver cuánto interactúan sus compañeros de trabajo con cada una de ellas.
"Lo que quieren nuestros colegas son las noticias cuando las tenemos. Si la gente quiere echar un vistazo semanalmente, solo tiene que desplazarse por el feed o ir a la sección de Noticias. Al fin y al cabo, esto nos ha permitido ofrecer una plataforma para que nuestros usuarios accedan a la información que buscan cuando la quieren, en lugar de llenar sus bandejas de entrada con información que no es relevante para ellos.
"Algo que me gusta mucho son los reconocimientos en las noticias. Un día publiqué una noticia y, a los cinco minutos 1000 personas la habían visto. Para mí, eso era bastante inaudito".
La plataforma Workvivo de Keyloop también tiene un espacio dedicado a los documentos internos, como los beneficios y las políticas de los empleados. Mantenerlos en un solo lugar al que puedan acceder fácilmente todas las personas de la empresa ha hecho que el equipo de Comunicaciones dedique menos tiempo a responder a las solicitudes de Recursos Humanos por correo electrónico, lo que les ha ahorrado, al menos, cuatro horas por semana.
En general, Workvivo le ha ahorrado al equipo de Comunicaciones de Keyloop entre ocho y nueve horas, o más de un día entero, cada semana.
Integración de Workvivo en la estrategia de comunicaciones de Keyloop
Caz dice que Workvivo "ocupa un lugar destacado" en la estrategia de comunicaciones internas de Keyloop "porque puede impulsar muchas cosas".
"Ahora impulsa nuestras reuniones informativas, nuestros Miércoles de Bienestar, los eventos internos y los eventos híbridos que se publican allí. Así que, para mí, Workvivo es mi punto de partida y, luego, todo lo demás surge de ahí".
Parte de esa estrategia ha consistido en utilizar Workvivo para rastrear el éxito de las comunicaciones. Las métricas de éxito de Caz son:
- ¿Workvivo está aumentando la participación en las reuniones informativas?
- ¿Workvivo está aumentando la cantidad de lectores de las noticias y de la información que se envía?
Hasta ahora, los resultados hablan por sí solos.
- La participación en las reuniones informativas se ha duplicado: "La gente puede ver de inmediato cuando se está celebrando el evento y puede entrar aunque no lo haya visto en su agenda".
- Las noticias han pasado del 28 % de lectores totales al 50 % en los primeros cinco minutos de su publicación.
Workvivo también es la forma en que los empleados de Keyloop aprenden y participan en las encuestas de participación de los empleados. Caz y su equipo pueden hacerles saber cuándo llegará una y cuándo caducará.
"Lo que Workvivo ha hecho de forma crucial es aumentar la participación. No obtendrás un reflejo real, a menos que tengas una mayor participación. "Al hacer eso, obtenemos un mejor reflejo del sentimiento en toda la empresa".
Gracias a esfuerzos más visibles en la experiencia de los empleados en Workvivo:
- Las puntuaciones eNPS de Keyloop han aumentado en 16 puntos
- La puntuación de salud y bienestar de Keyloop ha subido 11 puntos
- La puntuación de promotores de Keyloop aumentó del 35 % al 43 % en solo siete meses
También ha impulsado la participación de los empleados con las iniciativas de RSC de Keyloop, como su compromiso de igualar las donaciones caritativas. Los compañeros de trabajo pueden usar Workvivo para compartir sus actividades benéficas y aumentar la concientización en torno a ellas, lo que se traduce en más donaciones.
Las funciones de comunicaciones internas de Keyloop que encantan a los empleados
Con Workvivo, Caz puede asegurarse de que los empleados de Keyloop se sienten cómodos en su propio idioma". Para ella, la herramienta de traducción integrada en la plataforma fue su mayor atractivo de venta. Keyloop utiliza esta función de traducción para traducir automáticamente cada nuevo artículo a 26 idiomas diferentes.
"Keyloop no tenía antes una plataforma unificada que la gente pudiera usar en todo el mundo. Una de las principales barreras fue que pasamos de las sedes regionales a las sedes funcionales en el Reino Unido. Había una enorme barrera lingüística, y ahora Workvivo la elimina. Con la función de traducción de idiomas, ahora podemos comunicarnos con ellos en su propio idioma.
Las funciones de comunicaciones internas de Keyloop que encantan a los empleados
Con Workvivo, Caz puede asegurarse de que los empleados de Keyloop se sienten cómodos en su propio idioma". Para ella, la herramienta de traducción integrada en la plataforma fue su mayor atractivo de venta. Keyloop utiliza esta función de traducción para traducir automáticamente cada nuevo artículo a 26 idiomas diferentes.
"Keyloop no tenía antes una plataforma unificada que la gente pudiera usar en todo el mundo. Una de las principales barreras fue que pasamos de las sedes regionales a las sedes funcionales en el Reino Unido. Había una enorme barrera lingüística, y ahora Workvivo la elimina. Con la función de traducción de idiomas, ahora podemos comunicarnos con ellos en su propio idioma.
Desbloquear las comunicaciones abiertas en Keyloop
Tom Kilroy, CEO de Keyloop, cree que Workvivo ha desempeñado un papel clave en los cambios positivos que la empresa ha visto en las comunicaciones y la cultura.
Sostiene: "Workvivo ha sido fundamental para impulsar nuestra cultura en Keyloop. Es vivo y dinámico, y le da acceso a nuestro personal a noticias, novedades e, incluso, eventos en tiempo real.
"Le permite a nuestra gente que sean ellos mismos y compartan lo que es importante para ellos. Se hacen muchas promesas con estos sistemas, pero hemos comprobado que Workvivo se implementa de manera fácil y ha sido ampliamente adoptado".
