Politique de confidentialité de Workvivo

Date d’entrée en vigueur : le 20 avril 2023

Introduction

Cette Politique de confidentialité décrit comment Workvivo Limited (« nous », ou « notre ») collecte, utilise, divulgue, transfère, stocke, conserve ou traite de toute autre manière vos informations, et comment vous pouvez gérer la façon dont vos données personnelles sont utilisées, notamment le droit de vous opposer à certains types de traitement (voir Vos droits ci-dessous pour davantage d’informations sur vos droits en tant que personne concernée).

Workvivo Limited est le responsable du traitement de vos données personnelles (à l’exception des données client, telles que définies ci-dessous). Les données personnelles sont des informations qui permettent de vous identifier (nom, adresse e-mail ou adresse personnelle), ou des informations qui pourraient raisonnablement vous être associées.

Nous sommes responsables du fonctionnement des applications de bureau et mobiles de Workvivo (« Workvivo ») destinées à être utilisées par nos clients conformément, aux instructions qu’ils nous transmettent. Si l’un de nos clients (par ex. votre employeur ou une organisation qui a autorisé votre accès à Workvivo et son utilisation) met une instance de Workvivo à votre disposition, celui-ci est responsable de la collecte et de l’utilisation de toutes les données (telles que les messages, les fichiers ou tout autre contenu) que vous soumettez ou fournissez dans le cadre de cette instance de Workvivo ou que nous traitons d’une autre façon conformément à ses instructions (« Données client ») (et sont soumises aux conditions que nous avons établies avec lui). Vous devez consulter la politique de confidentialité de cette organisation afin d'obtenir des informations sur la manière dont celle-ci utilise les Données client. Nous ne sommes pas responsables des Données client que nous traitons conformément aux instructions de nos clients.

Types de données collectées
Utilisation des données
Utilisation des données statistiques
Conservation des données
Transfert de données
Sécurité des données
Vos droits
Partage des données personnelles
Modifications de la présente politique de confidentialité
Contactez-nous

Types de données collectées

Nous recueillons les données suivantes que vous nous fournissez ou qui sont automatiquement collectées :

Catégorie d’information	Description
Données personnelles et coordonnées	Votre nom. Coordonnées telles que l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail. Informations sur l’emploi, telles que l’intitulé du poste et l’employeur.
Données du compte administrateur client	Toutes vos données incluses sur le compte administrateur d’un client (comme les coordonnées personnelles et les coordonnées de l’administrateur du compte).
Préférences en matière de marketing, d’événements et de communications.	Vos préférences en matière de marketing, d’événements et de communications.
Demandes de renseignements et autres données de communication	Lorsque vous nous contactez pour des questions (notamment par l’intermédiaire de nos formulaires web, de nos chatbots ou de nos canaux de marketing) ou que vous communiquez avec nous, vous pouvez nous fournir des informations relatives à vos questions et toute autre information que vous jugez utile.
Informations sur le recrutement	Les informations contenues dans les candidatures et les CV, comme les qualifications, la formation et les antécédents professionnels.
Données de session web	Informations sur les clics, les mouvements de souris, les défilements et les frappes au clavier de nos utilisateurs Web lors d’une visite sur le site Web et relecture de ces interactions. Les données de session Web nous aident à diagnostiquer les problèmes d’utilisabilité de notre site et à identifier les domaines à améliorer. Pour en savoir plus sur Clarity, rendez-vous sur https://clarity.microsoft.com/terms (notez que vous pouvez refuser l’enregistrement des sessions Web par Clarity à l’adresse https://privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement).
Données d’utilisation	Informations relatives au service, au diagnostic et aux performances. Cela comprend des informations sur votre activité (notamment la manière dont vous utilisez notre site Web et nos services, ainsi que l’heure, la fréquence et la durée de vos activités), les fichiers journaux et les journaux et rapports de diagnostic, de panne, de service et de performances.
Données des cookies	Cookies et technologies similaires tels que décrits dans notre Politique en matière de cookies. Veuillez vous référer à notre Politique en matière de cookies pour en savoir plus sur nos pratiques et sur les contrôles que nous vous fournissons.
Données relatives au feedback	Commentaires, réponses à des enquêtes et autres informations fournies concernant l’utilisation de nos services (dont Workvivo), qui peuvent comprendre des expériences personnelles, des coordonnées, l’âge, le sexe, des détails sur votre rôle professionnel, la manière dont vous utilisez nos services et vos commentaires.

Si la fourniture de certaines données personnelles est une obligation légale ou contractuelle (ou si elle est nécessaire pour conclure un contrat), nous vous informerons au moment opportun, et nous vous expliquerons les conséquences possibles dans le cas où vous ne les fourniriez pas.

Nous recueillons également des données auprès d’autres sources de la façon suivante :

Catégorie d’information	Description et source
Données personnelles et coordonnées	Nom, intitulé du poste, employeur et coordonnées telles que l’adresse e-mail et le numéro de téléphone (fournis par des tiers comme Zoominfo) afin que nous puissions entrer en contact avec les clients potentiels.
Données du compte administrateur client	Toutes vos données incluses par un membre de votre organisation sur le compte administrateur du client (comme les coordonnées personnelles et les coordonnées de l’administrateur du compte).

Utilisation des données

Nous traitons vos données personnelles de la manière suivante :

Objectif	Catégorie d’information	Bases juridiques applicables
Pour gérer notre relation avec vous ou avec un client. Cela peut inclure : (a) l’administration du compte client pour lequel vous êtes administrateur (b) la notification des mises à jour de nos conditions, de nos politiques et de nos produits.	Données personnelles et coordonnées Données du compte administrateur client	Intérêts légitimes : il est dans notre intérêt et dans votre intérêt (et, le cas échéant, dans celui du client) que nous gérions notre relation avec vous/un client et que nous exécutions nos contrats avec nos clients.
Pour fournir des communications à caractère marketing, des événements et de la publicité et pour vous demander de participer à un panel en vue de fournir des commentaires ou de répondre à une enquête.	Données personnelles et coordonnées Préférences en matière de marketing, d’événements et de communications. Données des cookies Données relatives au feedback	Consentement ou, si le consentement n’entre pas en compte, intérêts légitimes. Il est dans notre intérêt et dans votre intérêt (et, le cas échéant, dans celui du client existant ou potentiel) que nous : répondre à vos communications marketing, événementielles et publicitaires ; commercialisions et faisions de la publicité (y compris en utilisant des réseaux publicitaires tiers) pour nos produits et événements et vous tenions informé à leur sujet ; et vous demander de fournir des commentaires ou de participer à des enquêtes.
Pour personnaliser notre marketing et notre publicité, les améliorer et en mesurer l’efficacité en identifiant (par l’analyse) ce qui, selon nous, serait susceptible de vous intéresser et pour déterminer comment vous avez interagi avec notre marketing et notre publicité.	Données personnelles et coordonnées Préférences en matière de marketing, d’événements et de communications. Données des cookies Données relatives au feedback	Consentement ou, si le consentement n’entre pas en compte, intérêts légitimes. Il est dans notre intérêt et dans votre intérêt (et, le cas échéant, dans celui du client réel ou potentiel) que nous : vous envoyions des contenus à caractère marketing et de la publicité sélectionnés sur ce qui, selon nous, serait susceptible de vous intéresser, dans le but de mesurer et d’améliorer le succès de nos campagnes et de nos événements marketing et publicitaires.
Répondre à vos questions (par exemple par l’intermédiaire de nos formulaires web, de nos chatbots et de nos canaux de marketing) et à d’autres communications.	Demandes de renseignements et autres données de communication	Intérêts légitimes – Il est dans notre intérêt et dans le vôtre (et, le cas échéant, dans celui du client réel ou potentiel) que nous exploitions des canaux de communication tels que les formulaires web et les chatbots, que nous répondions à vos questions et à d’autres communications et que nous vous tenions informés, que nous commercialisions nos produits/événements et que nous vous fournissions des informations sur les produits d’intérêt nouveaux ou mis à jour.
Pour détecter, prévenir et résoudre les problèmes techniques liés à nos services en général. Ceci n’inclut pas notre traitement des données provenant des clients pour répondre aux demandes d’assistance spécifiques des clients conformément à leurs instructions, lorsque nous agissons en tant que sous-traitant de notre client.	Données d’utilisation Données de session web	Intérêts légitimes – Il est dans notre intérêt et dans celui de nos utilisateurs et de nos clients de détecter, de prévenir et de résoudre les problèmes techniques dans nos services (dont Workvivo) en général.
Pour promouvoir la sécurité et l’intégrité de nos services (y compris Workvivo), par exemple : prévenir les incidents de sécurité protéger nos services contre les mauvais acteurs enquêter sur des activités suspectes dans nos services détecter et prévenir les spams en préservant l’intégrité de nos services.	Données d’utilisation Données des cookies	Intérêts légitimes – Il est dans notre intérêt et celui de nos utilisateurs et de nos clients de sécuriser nos systèmes et nos services (dont Workvivo), de lutter contre les spams, les fraudes, les menaces, les abus ou les activités de contrefaçon et de les prévenir, et de promouvoir la sûreté et la sécurité de nos services (dont Workvivo).
Comprendre ce que veulent nos utilisateurs et nos clients, comprendre leurs expériences vis-à-vis de nos produits, le but étant de fournir, d’exploiter et d’améliorer les produits existants et en développer de nouveaux, notamment (a) en créant des données anonymisées et agrégées à partir de données personnelles telles que les Données d’utilisation ; (b) en analysant l’utilisation de nos services (dont Workvivo) à l’aide de données anonymisées et agrégées ; (c) en analysant et en résolvant les problèmes techniques rencontrés avec nos services (dont Workvivo) ; et d) en analysant les réactions et les commentaires.	Données de demande et autres données de communication (sous forme agrégée anonymisée) Données des cookies Données d’utilisation, telles que les indicateurs de performance et les statistiques d’utilisation (sous forme agrégée anonymisée) Données de session web	Intérêts légitimes – Il est dans notre intérêt et celui de nos clients de comprendre ce que veulent nos utilisateurs et nos clients ainsi que leurs expériences vis-à-vis de nos produits, le but étant de fournir, d’exploiter et d’améliorer les produits existants et de développer de nouveaux produits.
Pour faire respecter nos conditions et nos politiques auprès de nos utilisateurs et de nos clients.	Données personnelles et coordonnées Données du compte administrateur client	Intérêts légitimes — Il est dans notre intérêt de prendre les mesures adaptées pour garantir le respect de nos politiques et conditions, de même que la protection de notre propriété intellectuelle et de nos autres actifs.
Recrutement et sélection de futurs employés et de sous-traitants.	Informations sur le recrutement	Intérêts légitimes : il est dans notre intérêt et dans celui de nos clients que nous recrutions des candidats compétents pour travailler dans notre entreprise. De même, la possibilité de postuler pour rejoindre notre entreprise est dans l’intérêt des candidats.
Pour nous conformer à nos obligations légales, telles que : répondre aux demandes de fourniture de données émanant des forces de l’ordre dans le cadre d’une enquête, par exemple en vertu de la section 10 de la Loi de 1997 sur la justice pénale (dispositions diverses) telle que modifiée ou pour prendre des mesures pour communiquer des informations aux forces de l’ordre, le cas échéant ; le respect de nos obligations en vertu du droit fiscal et de la législation des sociétés, comme la Loi irlandaise sur les sociétés 2014 (telle que modifiée)	Toutes les données traitées par nous	Respect d’une obligation légale ou, lorsque la loi applicable est celle d’un pays hors Union européenne, dans notre intérêt légitime à nous conformer aux lois du pays concerné.

Utilisation des données statistiques

Comme indiqué ci-dessus, nous créons et utilisons des statistiques d’utilisation agrégées et des mesures de performance anonymisées pour fournir, exploiter et améliorer nos services (tels que notre site Web ou Workvivo) pour une utilisation interne de Workvivo et à d’autres fins légales. Ceci peut, par exemple, inclure le nombre d’enregistrements détenus dans Workvivo, le nombre et les types de transactions, les configurations, les rapports traités dans Workvivo et les résultats de performance de Workvivo. Nous ne divulguons pas aux clients, dans les statistiques agrégées quelles qu’elles soient, l’identité, que ce soit directement ou indirectement, de tout autre client (ou de leurs utilisateurs autorisés) ou de tout contenu spécifique soumis par un autre client (ou ses utilisateurs autorisés) via Workvivo.

Conservation des données

Nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour les fins énoncées dans la Présente politique de confidentialité. Pour déterminer la période de conservation appropriée des données personnelles, nous prenons en compte divers critères, notamment la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel de préjudice résultant d’une utilisation ou d’une divulgation non autorisée de vos données personnelles, les finalités pour lesquelles nous traitons vos données personnelles et si nous pouvons atteindre ces objectifs par d’autres moyens, et enfin les exigences légales, réglementaires, fiscales, comptables ou d’une autre nature applicables. Lorsqu’il est nécessaire de conserver des données personnelles pour nous conformer à nos obligations légales (par exemple, si nous sommes tenus de conserver vos données pour nous conformer aux lois applicables), résoudre des litiges et appliquer nos accords et politiques juridiques ou établir, défendre ou exercer des réclamations légales, nous le ferons.

Une fois les délais de conservation spécifiques écoulés et lorsque nous n'aurons plus aucune raison précise de conserver ces données personnelles, les données personnelles pertinentes seront effacées ou adaptées dans le but de leur retirer leur caractère personnel.

Dans certaines circonstances, vous pouvez nous demander de supprimer vos données. Consultez Vos droits ci-dessous pour plus d’informations sur vos droits en matière de protection des données. Vous disposez également du droit à vous opposer à notre traitement des données personnelles à des fins de marketing direct (notez cependant que lorsque vous le faites, nous conserverons suffisamment d’informations pour éviter de vous envoyer des messages de marketing direct à l’avenir).

Transfert de données

Vos données personnelles peuvent être transférées et conservées sur des ordinateurs situés en dehors de votre État, de votre province, de votre pays, ou dans une autre juridiction gouvernementale où les lois sur la protection des données sont différentes de celles de votre juridiction. Par exemple, nous avons des bureaux au Royaume-Uni et aux États-Unis, et nous avons également recours à des prestataires de services dans ces pays. Par conséquent, certaines données personnelles peuvent être transférées vers ces pays. Les pays situés en dehors de l’Espace économique européen (EEE) peuvent ne pas offrir le même niveau de protection des données que votre pays d’origine. Ces transferts sont nécessaires à la gestion de nos opérations. Nous nous appuyons sur des Clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne et sur les décisions d’adéquation de la Commission européenne concernant le transfert de vos informations de l’EEE dans certains pays. Nous nous appuyons par exemple sur la décision d’adéquation du Royaume-Uni au sujet des transferts de données personnelles entre l’EEE et le Royaume-Uni. Veuillez trouver une liste des décisions d’adéquation de la Commission européenne ci-après. Vous pouvez demander une copie des Clauses contractuelles types relatives à vos données personnelles en nous contactant.

Nous mettons en œuvre des mesures visant à garantir qu’aucun transfert de vos données personnelles n’ait lieu vers un pays situé en dehors de l’EEE, à moins que des contrôles adéquats ne soient mis en place, notamment pour la sécurité de vos données personnelles.

Sécurité des données

La sécurité de vos données est importante pour nous. Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à garantir un niveau de sécurité des données personnelles adapté aux risques encourus par les personnes pouvant résulter de la destruction, de la perte, de l’altération, de la divulgation non autorisée ou de l’accès accidentel ou illicite aux données personnelles.

Vos droits

Vous disposez de plusieurs droits concernant vos données personnelles, sous réserve de la loi en vigueur. Bien que certains de ces droits s’appliquent de manière générale, d’autres ne s’appliquent que dans des cas précis.

Droit d’accès : vous avez le droit de demander l’accès à vos données personnelles et de recevoir une copie de certaines informations, notamment les catégories de données personnelles que nous collectons et divulguons.
Droit de rectification : vous avez le droit de nous demander de rectifier les données personnelles vous concernant et qui s'avèrent inexactes.
Droit à l'oubli : vous avez le droit, dans certains cas, de demander la suppression de vos données personnelles, pour autant que cela soit justifié et sous réserve de la loi en vigueur.
Droit à la portabilité des données: vous avez peut-être le droit de recevoir certaines de vos informations dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable du traitement des données.
Droit d’opposition (marketing) : vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement à des fins de marketing direct.
Droit d’opposition (intérêt légitime) : lorsque nous traitons vos données personnelles sur la base d’intérêts légitimes, vous pouvez vous opposer à ce traitement dans certaines circonstances. Sauf motif légitime impérieux ou si cela est nécessaire pour des raisons juridiques, nous cesserons de traiter vos données personnelles lorsque vous vous y opposez.
Droit de restreindre le traitement des données : vous avez le droit, dans certains cas, de restreindre temporairement le traitement de vos données personnelles par nos soins, si tant est qu’il existe des raisons valables de le faire.
Droit de retirer votre consentement : si vous avez donné votre consentement pour certaines activités de traitement des données, vous avez le droit de le retirer à tout moment. Veuillez noter que la légalité de tout traitement entrepris avant le retrait de votre consentement ne sera pas affectée par ledit retrait.
Droit de déposer une plainte : vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance locale chargée de la protection des données. Cliquez ici pour trouver votre autorité de contrôle locale.

Toutefois, ces droits ne peuvent pas être exercés dans certaines circonstances, notamment lorsque le traitement de vos données est nécessaire pour se conformer à une obligation légale ou pour l’exercice ou la défense de droits en justice.

Veuillez noter que nous pouvons vous demander de vérifier votre identité avant de répondre à de telles demandes.

Partage des données personnelles

Nous employons des sociétés et des personnes tierces pour faciliter nos services (« Fournisseurs de services »), pour fournir le service en notre nom, pour fournir des services liés à celui-ici ou pour nous aider à analyser la façon dont nos services sont utilisés. Ces tiers n’ont accès à vos données personnelles que pour effectuer ces tâches en notre nom et sont tenus de ne pas les divulguer ou les utiliser à d’autres fins. Toutes les données personnelles partagées avec des tiers sont limitées à ce dont ils ont besoin pour exercer leurs fonctions désignées.

Catégories de tiers avec lesquels nous partageons vos données personnelles	Description des services en question
Prestataires de services	Pour l’hébergement de notre site web Pour l’hébergement de notre plateforme Workvivo Pour les analyses ou des services similaires, par exemple pour nous aider à comprendre les commentaires, à assurer la sécurité de nos services et à améliorer nos produits et services, notamment en partageant les données de session Web comme décrit ci-dessus Pour faciliter les communications, notamment grâce à la fonctionnalité de chatbot automatisé Pour aider dans le marketing et les enquêtes Pour la publicité, comme les réseaux publicitaires Pour surveiller l’utilisation de notre site web/plateforme
Les sociétés de notre groupe	Leur permettre de fournir des fonctions importantes, comme les services de vente et d’assistance.
Forces de l’ordre ou autres organismes de réglementation ou similaires	Nous ne partageons pas volontairement vos données personnelles avec des organismes d’application de la loi ou des organismes de réglementation. Nous devons suivre une procédure légale valide avant de pouvoir fournir toute donnée à de tels organismes
Partenaires commerciaux potentiels	Nous pouvons transférer toute information détenue à votre sujet en tant qu’actif dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition ou d’une vente proposée ou réalisée (y compris les transferts effectués dans le cadre d’une procédure d’insolvabilité ou de faillite) impliquant tout ou partie de Workvivo Limited ou dans le cadre d’une réorganisation d’entreprise ou d’un autre changement dans le contrôle de l’entreprise.
Conseillers professionnels	Fourniture de services juridiques, comptables, d’audit, d’assurance et d’autres services professionnels

Modifications de la présente politique de confidentialité

Nous sommes susceptibles de mettre à jour notre Politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous informerons de tout changement en publiant la nouvelle Politique de confidentialité sur cette page et en mettant à jour la « date d’entrée en vigueur » en haut de cette Politique de confidentialité.

Nous vous conseillons de consulter régulièrement cette Politique de confidentialité pour prendre connaissance des éventuelles mises à jour. Si nous apportons des modifications importantes à la présente Politique de confidentialité, nous vous en informerons par e-mail, par un avis bien visible sur notre site ou par tout autre moyen approprié, et vous donnerons la possibilité de l’examiner avant de choisir de continuer à utiliser nos services.

Contactez-nous

Si vous avez des questions ou des commentaires sur la présente Politique de confidentialité ou sur la manière dont nous traitons vos données personnelles, ou si vous souhaitez vous prévaloir de l’un de vos droits énoncés ici, veuillez nous contacter à l’adresse suivante :

Workvivo Limited.

dpo@workvivo.com

Exham House, The Fingerpost, Douglas, Co Cork T12 PDD2, Irlande