Las comunicaciones internas de la Universidad de Staffordshire se graduaron como las mejores de su clase con Workvivo
Situar a Workvivo en el centro de tu proceso de transformación digital
79%
Porcentaje del personal registrado en Workvivo
76%
Porcentaje del personal que accede a Workvivo por mes
100%
Porcentaje de reducción de los correos electrónicos de todo el personal
Universidad líder en tecnologías digitales
Las comunicaciones internas y la participación de los empleados pueden ser difíciles de lograr en cualquier sector, pero pueden ser especialmente desafiantes en un entorno universitario.
Las universidades suelen emplear a miles de personas diversas y sus empleados están repartidos en diferentes grupos demográficos, campus y departamentos. Es posible que alguien que enseña química orgánica, por ejemplo, nunca se cruce con alguien que trabaja en la oficina de exalumnos o que trabaja como guardia de seguridad.
Sin embargo, en el mundo actual, la conexión es uno de los pilares más importantes de la cultura empresarial.
La Universidad de Staffordshire, también conocida como The Connected University, emplea a 1,700 personas en el Reino Unido. Como universidad líder en tecnologías digitales, buscar formas nuevas e innovadoras para conectar al personal fue el siguiente paso natural en el recorrido de Staffordshire.
Por eso, eligieron a Workvivo.
Personas
1,800
Industria
Educación superior
Ubicación
Reino Unido
Categoría
Mercado medio
La Universidad de Staffordshire antes de Workvivo
Como universidad progresista, Staffordshire sabía que, para mejorar la experiencia y la participación de sus empleados, necesitaba adoptar un enfoque contemporáneo. Una de sus prioridades era alejarse de la comunicación vertical, un modelo anticuado que crea silos de conversación y puede dañar la motivación de los empleados.
Instead, Staffordshire wanted its workers to be engaged and actively involved in sharing information. [Embracing open communication] (https://www.workvivo.com/communications/) would pave the way for two-way conversations at the university, better connecting its employees at every level and boosting their engagement.
Cuando Staffordshire buscaba una solución, el profesor visitante Andrew Proctor era el director de servicios digitales de la universidad. Dijo: "Teníamos muchos canales diferentes y dispares donde la gente podía recibir actualizaciones e información y comunicarse entre sí. Había mucha fragmentación en lo que hacíamos y queríamos consolidarlo en un solo canal".
En aquel entonces, las reuniones de dirección contenían mucha información y no mostraban el impacto de lo que hacían los empleados. No había espacio para el diálogo y el reconocimiento entre iguales.
Así que cambiaron las cosas; en su lugar, los integrantes del equipo se basarían en las historias de usuario para demostrar el valor y el impacto de su trabajo, ayudando a todos a comprender el significado y el propósito general de sus proyectos.
Staffordshire nos dijo que esto era "definitivamente algo que queríamos que Workvivo nos ayudara a amplificar".
"Adoptar una forma de comunicación más abierta ha sido transformador para la participación de nuestros empleados".
Judy O'Brien
Gerente de Comunicaciones Internas en Staffordshire
¿POR QUÉ WORKVIVO?
Con las comunicaciones abiertas y priorizando el impacto, el equipo de Staffordshire vio a Workvivo como su siguiente paso natural.
La universidad se convirtió en uno de los primeros clientes de Workvivo y en su primer socio institucional de educación superior.
¿Qué necesitaba Staffordshire de su plataforma de experiencia de los empleados?
APLICACIÓN DE REDES SOCIALES FÁCIL DE USAR
Staffordshire buscaba una solución basada en aplicaciones que fuera intuitiva para sus empleados, una que facilitara el inicio de sesión y empezar a publicar y a interactuar de inmediato. También quería que los empleados vieran a su nueva aplicación como una herramienta corporativa que fortaleciera la conexión social en lugar de una plataforma de intercambio social como Facebook.
Para entornos típicamente tradicionales, como las universidades, pasarse a una intranet social puede significar un acto de fe. Staffordshire sabía que, con las expectativas cambiantes de los empleados modernos y las generaciones más jóvenes que se incorporaban a su fuerza laboral, era fundamental mejorar sus comunicaciones internas.
RECONOCIMIENTO Y OBJETIVOS
El reconocimiento fue otra prioridad. Staffordshire quería dar a su personal la oportunidad de vincular sus actividades diarias con un objetivo general de la empresa, lo que les facilitaría mucho mostrar su trabajo y recibir elogios a cambio.
Inculcar ese sentido de valoración y el reconocimiento entre equipos construiría conexiones más fuertes y significativas entre los empleados.
UNA APLICACIÓN DE LA QUE LOS EMPLEADOS PUEDAN SENTIRSE PARTE
El equipo directivo de Staffordshire quería que los empleados fueran realmente propietarios del espacio y lo hicieran suyo y, del mismo modo, los integrantes del personal querían estar conectados con el liderazgo de formas más accesibles y significativas.
Lanzamiento de Workvivo
La primera parte para lograr una alta adopción por parte de los empleados consistió en hablarle a la gente sobre la aplicación. La universidad llevó a cabo una campaña de comunicación interna en la que se explicaba por qué lanzaba una aplicación para empleados, con especial hincapié en lo que implicaría para la participación de los empleados. Estas actividades estuvieron a cargo de Judy O'Brien, gerente de Comunicaciones Internas de Staffordshire.
Staffordshire anunció a los empleados que se avecinaba algo emocionante, y tras tomar impulso, lanzó Workvivo en lo que la dirección denominó "Appy Friday".
Los embajadores nominados se dedicaron a visitar todas las oficinas de la institución para ayudar a la gente a descargar la aplicación y asegurarse de que estuvieran satisfechos con ella. Esto significó que el personal pudo empezar a interactuar a través de Workvivo desde el principio.
Ser fácil de usar para el personal de primera línea era un aspecto crucial que Staffordshire necesitaba que su aplicación de experiencia de empleados y comunicaciones internas cumpliera. Entre los diversos departamentos de la universidad hay muchas personas en el terreno (instalaciones, seguridad, personal de limpieza, académicos y más) que no tienen acceso a una computadora de trabajo. Pasar a la movilidad era imprescindible.
En general, Staffordshire buscaba una solución que integrara a la perfección todo lo mejor de una herramienta corporativa con un componente de redes sociales y de conexión conocido.
Preparar a Staffordshire para el éxito
Con tantas piezas en una universidad, implementar una aplicación de experiencia del empleado requiere una planificación y una consideración cuidadosas. ¿Qué hizo Staffordshire para prepararse para el éxito?
Los equipos de Comunicaciones, Servicios Digitales y RR. HH. trabajaron en colaboración para establecer el sistema Workvivo para su personal. Los departamentos de Servicios Digitales y RR. HH. se aseguraron de que los datos del personal estuvieran actualizados en Active Directory, desde los puestos hasta los departamentos y las ubicaciones. El equipo quería impulsar la eficiencia y alejarse de las listas de distribución de correo electrónico difíciles de mantener e ineficaces. Contar con información del equipo para cada integrante del personal permitiría la segmentación de la audiencia y garantizaría una mejor llegada de los mensajes. Con el tiempo, Workvivo reemplazaría por completo todos los correos electrónicos del personal.
Programar previamente un banco de contenidos antes de lanzar la plataforma para el personal fue un logro fácil. Esto significaba que Staffordshire podía generar entusiasmo antes de su lanzamiento sin tener que preocuparse de que el día propiamente dicho resultara decepcionante. Tan pronto como los empleados se conectaron por primera vez, se encontraron con todo tipo de contenido que les mostraba las diferentes formas en que podían interactuar con la aplicación.
Antes del lanzamiento, Staffordshire también eligió a varios integrantes de su equipo para que actuaran como embajadores de Workvivo. Eran puntos de contacto para personas que estaban en las primeras fases de la implementación y también podían crear recursos útiles, como videos sobre cómo usar la plataforma. En combinación con el propio material de apoyo de Workvivo, la participación de los empleados con la aplicación tuvo un buen comienzo.
Mantener la participación después del lanzamiento
Una vez que el día del lanzamiento finalmente llegó y pasó, era importante para Judy y el equipo mantener el impulso. Se alentó al personal a participar de varias maneras; se los invitó, por ejemplo, a participar en concursos y a comentar e interactuar con las publicaciones.
Las primeras campañas de participación de los empleados que Staffordshire llevó a cabo con Workvivo incluyeron pedir a la gente que compartiera sus citas favoritas de los libros para el Día Mundial del Libro y organizar un día de reconocimientos entre colegas sobre cómo mejorar su estilo de vida.
En 2020, hubo 765 menciones individuales y de equipo, así como 1,296 actualizaciones de toda la organización.
Todo esto significó que Staffordshire logró su objetivo de crear muchas conexiones en Workvivo lo antes posible. También ayudó a la universidad a lograr el equilibrio adecuado entre hacer que la información importante sea fácil de encontrar y los reconocimientos entre pares.
Hoy, el 62 % del personal accede a Workvivo cada semana y el 76 % regresa cada mes.
Staffordshire después de Workvivo
Judy dice: "Adoptar una forma de comunicación más abierta ha sido transformador para la participación de nuestros empleados. Los empleados ahora tienen voz y se los anima a utilizarla para hacer preguntas y decirles a los líderes no solo lo que necesitan, sino también lo que quieren".
“Hay una sensación de que el personal lidera la cultura en lugar de simplemente sumarse al recorrido; los propios trabajadores son quienes le dan forma y se apropian de ella”.
Hablando de su propia experiencia, Andrew dijo: "Workvivo está entre las cinco mejores aplicaciones que uso todos los días. Es una de las principales maneras en las que yo, como líder y miembro de una gran comunidad en la universidad, puedo hacer un seguimiento de todo lo que está pasando".
"Y eso es increíblemente importante, sobre todo porque estamos más distantes físicamente que antes. Simplemente mantiene esa conciencia de todo lo que la gente está haciendo".
Sentar las bases antes de lanzar Workvivo significó que, cuando llegó la pandemia, la satisfacción de los empleados con la comunicación interna aumentó en lugar de disminuir. El 74 % de los empleados declararon sentirse satisfechos con las actualizaciones de comunicación interna sobre COVID y el 78 % consideró que los reconocimientos eran increíblemente beneficiosos para aumentar la moral del equipo.
Áreas en las que Workvivo ha ayudado a mejorar
Los empleados de Staffordshire están mejor conectados que nunca.
- Las personas se conectan entre sí sobre temas como la salud mental y la sostenibilidad, y los colegas se reconocen mutuamente. Pueden dar a sus compañeros de trabajo una idea de quiénes son realmente detrás de su puesto. Todo esto ha llevado a conversaciones más significativas, a reforzar los lazos entre los empleados y a cultivar un sentido de pertenencia.
- Encontrar a la persona adecuada para el trabajo a través de organigramas y estructuras en Workvivo significa que se pierde menos tiempo buscando, y los empleados pueden poner caras a los nombres.
- La comunicación corporativa también es más fácil; por ejemplo, el Departamento de Servicios Digitales puede recibir alertas de problemas de internet a través de la plataforma.
- “Workvivo fue una bendición cuando pasamos al trabajo remoto”; como todos ya tenían Workvivo, las actualizaciones formales se hicieron fáciles y eficientes durante los cambios sin precedentes en el lugar de trabajo.
- El reconocimiento entre pares es más fuerte que nunca y hay más confianza y transparencia entre los integrantes del equipo; tienen la confianza de ser ellos mismos y de participar regularmente.
- Hoy, todas las comunicaciones internas de Staffordshire pasan por Workvivo. Cuando se lanzó, Judy y el equipo desalentaron al profesorado de enviar correos electrónicos a todo el personal. En cambio, mostraron a sus colegas las ventajas de agilizar la comunicación eligiendo el mejor canal de Workvivo para el mensaje en cuestión, como actualizaciones de estacionamiento y permisos, anuncios de partidos deportivos y próximos eventos.
Áreas en las que Workvivo ha ayudado a mejorar
Los empleados de Staffordshire están mejor conectados que nunca.
- Las personas se conectan entre sí sobre temas como la salud mental y la sostenibilidad, y los colegas se reconocen mutuamente. Pueden dar a sus compañeros de trabajo una idea de quiénes son realmente detrás de su puesto. Todo esto ha llevado a conversaciones más significativas, a reforzar los lazos entre los empleados y a cultivar un sentido de pertenencia.
- Encontrar a la persona adecuada para el trabajo a través de organigramas y estructuras en Workvivo significa que se pierde menos tiempo buscando, y los empleados pueden poner caras a los nombres.
- La comunicación corporativa también es más fácil; por ejemplo, el Departamento de Servicios Digitales puede recibir alertas de problemas de internet a través de la plataforma.
- “Workvivo fue una bendición cuando pasamos al trabajo remoto”; como todos ya tenían Workvivo, las actualizaciones formales se hicieron fáciles y eficientes durante los cambios sin precedentes en el lugar de trabajo.
- El reconocimiento entre pares es más fuerte que nunca y hay más confianza y transparencia entre los integrantes del equipo; tienen la confianza de ser ellos mismos y de participar regularmente.
- Hoy, todas las comunicaciones internas de Staffordshire pasan por Workvivo. Cuando se lanzó, Judy y el equipo desalentaron al profesorado de enviar correos electrónicos a todo el personal. En cambio, mostraron a sus colegas las ventajas de agilizar la comunicación eligiendo el mejor canal de Workvivo para el mensaje en cuestión, como actualizaciones de estacionamiento y permisos, anuncios de partidos deportivos y próximos eventos.
The Connected University
Colaborar con Workvivo ha permitido a Staffordshire transformar sus comunicaciones internas y cómo inspira a su gente a dar lo mejor de sí mismos en el trabajo.
La aplicación ayuda a Staffordshire a defender sus valores como The Connected University todos los días, cumpliendo su promesa de conectar a sus estudiantes y personal entre sí, con empresas y con importantes oportunidades de carrera.
