SupportNinja: "De todas las plataformas que implementamos en la empresa, Workvivo tuvo el mayor impacto para nosotros"

SupportNinja antes de Workvivo

Cuando el director asociado de Comunicaciones y Participación Global de SupportNinja, Otto Salumbre, se unió a la empresa, esta ya había identificado la necesidad de contar con una plataforma para empleados para unir mejor a los integrantes del equipo distribuidos en Filipinas, EE. UU., Colombia, Irlanda, Rumania y otros países.

De hecho, Otto fue contratado para impulsar ese proyecto y establecer un programa de comunicaciones internas, algo que su nuevo equipo nunca había tenido.

“Una de las primeras cosas que hice fue identificar las necesidades de cada función, tanto del liderazgo como de la fuerza laboral en general”, dijo Otto. “La forma en que transmitían los mensajes y las actualizaciones era desorganizada, por así decirlo: la información llegaba de todas partes. La información se comunicaba sin ton ni son”.

"Así que, el principal criterio que buscábamos era básicamente una plataforma en la que se pudiera ver la información desde el primer contacto, como políticas, procedimientos operativos estándar, estudios de casos e incluso información basada en el conocimiento, por ejemplo, cómo solicitar una licencia remunerada. Aquello que la gente podría buscar”.

La comunicación interna era un gran problema para SupportNinja, pero cualquier solución que eligiera también tenía que cumplir con algunos requisitos adicionales. “La empresa crecería exponencialmente a medida que íbamos adquiriendo empresas y cuentas y estábamos a punto de duplicar nuestra población y base de clientes. Realmente necesitábamos una plataforma que estuviera lista y fuera fácil de implementar".

¿Por qué Workvivo?

Entonces, ¿por qué Workvivo resultó la elegida? Otto dijo que hubo algunos aspectos del producto que “resonaron” en su equipo.

En primer lugar, la elegancia de la plataforma. Era muy simple. Es lo que en el círculo de comunicación interna consideramos una plataforma de la nueva era, cuando se combinan las funciones de una plataforma de intranet y una plataforma de redes sociales. No tiene un diseño rígido. Era muy completo, colorido, atractivo, y ese era un tema muy importante para nosotros.

En segundo lugar, la capacidad de crear espacios para personas externas como nuestros clientes. Era importante, porque era inaudito en el círculo de la comunicación interna que compartieras solo la información crítica con usuarios externos.

Poder configurar secciones externas de su plataforma interna fue un punto de inflexión para SupportNinja. El equipo de Otto pudo usarlo para la incorporación de clientes, la incorporación de nuevos empleados e incluso la incorporación de adquisiciones. “¡Y realmente hicimos esas tres cosas en los primeros seis meses!”.

La tercera, que es mi favorita, fue la gestión de la implementación. Para nosotros, fue muy importante tener la plataforma lista en un tiempo limitado. Y Workvivo tenía este elegante proceso de incorporación y preparación que incluso pude personalizar para mis necesidades y las de mi empresa.

Sin Workvivo, Otto sabía cómo sería la alternativa. "Imagínate que una fase de incorporación típica dura alrededor de seis meses. Hubo una oferta especial de incorporaciones durante unos tres meses, creo.

Pero el equipo de Workvivo pudo personalizar mi calendario de incorporación en dos semanas. Creo que los responsables del éxito de los clientes de Workvivo nunca habían oído hablar de una implementación de dos semanas, y lo hicimos. La fase de preparación se hizo en siete días. La carga se hizo en otros siete días. En dos semanas, ¡estábamos listos para el lanzamiento!".

Para nosotros, era clave lanzarlo rápido porque se acercaba una adquisición. El objetivo era asegurarnos de que esta plataforma estuviera lista para 300 personas nuevas en las próximas semanas, y lo logramos con la ayuda de Workvivo.