Royal Berkshire NHS: Revolucionar las comunicaciones internas para los empleados del hospital
Trasladar las comunicaciones de atención médica de los grupos de Facebook y los correos electrónicos de toda la empresa a una aplicación segura y atractiva para los empleados con Workvivo
84%
De los empleados registrados en Workvivo
83%
Activo en Workvivo cada semana
73%
Activo en Workvivo cada mes
Como uno de los mayores fideicomisos de fundaciones de hospitales generales del Reino Unido, Royal Berkshire NHS Foundation Trust atiende a una población local de alrededor de 1 millón de personas.
Con más de 7000 empleados, es el principal proveedor de servicios de atención aguda y especializada para Berkshire West.
Personas
7,000
Industria
Salud
Ubicación
Reino Unido
Categoría
Empresa
Nunca antes habíamos visto nada parecido a Workvivo en el NHS
Niall Norbury
Gerente de campañas y marketing
Antes de Workvivo
Poco antes de asociarse con Workvivo, Royal Berkshire decidió replantear el diseño de su intranet junto con la renovación de su sitio web.
Niall Norbury, director de Campañas y Marketing del Fideicomiso, dijo que el objetivo era pasar a una plataforma "que pudiera combinar muchas cosas que hacíamos por separado en ese momento".
Por ejemplo…
- Las comunicaciones internas dependían de correos electrónicos generales enviados a toda la empresa
- Las conversaciones de los empleados tenían lugar en un grupo de Facebook del personal
- Una intranet estática y obsoleta que no propiciaba la comunicación abierta
Estos tres canales estaban separados y requerían mucho tiempo de trabajo. "Teníamos un verdadero problema en el que cada uno de estos canales ponía muchas barreras al personal", dijo Niall, y el principal desafío era la falta de acceso a las computadoras en un entorno hospitalario y de atención médica.
Si eres portero, asistente o personal de seguridad, no sueles tener una computadora. Del mismo modo, muchos médicos y enfermeros, prácticamente, no van a estar sentados frente a una computadora.
Nunca me sentí cómodo con el hecho de que la gente tuviera que usar sus propias cuentas personales de Facebook para acceder a la información laboral en el grupo de personal. Queremos que las personas puedan poner barreras donde quieran, que puedan decir "aquí comienza mi trabajo y aquí termina".
El equilibrio fue crucial para construir una mejor cultura en Royal Berkshire. "Era una combinación de permitir a las personas poner barreras donde querían y, al mismo tiempo, reducir las barreras que les habíamos creado accidentalmente".
Con eso en mente, Niall y su equipo salieron a hacer una licitación para conseguir una herramienta que agilizara y unificara sus canales de comunicación y participación. Desde el principio del proceso, Workvivo se destacó.
Creo que eso se debió, en parte, a que nos hizo pensar en las comunicaciones de una manera en la que no lo habíamos hecho antes. Aún teníamos una visión bastante tradicional de la comunicación interna, entre la intranet estática con algunas posibles actualizaciones, el foro separado y, luego, el correo electrónico.
Workvivo nos hizo pensar de manera un poco diferente y sentimos que esta herramienta podría ser una nueva forma de comunicarnos como grupo.
¿POR QUÉ WORKVIVO?
¿Por qué Royal Berkshire se decidió por Workvivo? Para empezar, Niall dijo que cumplía con todos los requisitos de su equipo:
- Permitía llegar a más empleados
- Les daba a los empleados más control y capacidad sobre lo que veían
- Era "una oferta mucho más atractiva e intuitiva"
Nunca antes habíamos visto algo como Workvivo en el NHS. Había algunas plataformas que tenían elementos similares a Workvivo, pero este parecía un paquete mucho más completo y cohesivo.
Pensamos que con las demás ofertas habríamos recibido una buena versión de lo que ya estamos haciendo. Con Workvivo, pensamos que podíamos replantearnos todo nuestro enfoque sobre la forma en que enviamos las comunicaciones al personal y la forma en que podíamos hacer que los empleados participaran de esa comunicación.
Seguridad y cumplimiento
La seguridad de la intranet es una prioridad importante, prácticamente, para todas las empresas, pero los riesgos son aún mayores para una institución de salud. Niall compartió cómo Workvivo cumplió con los requisitos de seguridad y cumplimiento de Royal Berkshire con facilidad.
Nuestro equipo cibernético tuvo que comprobar que estaba bien y era seguro desde un punto de vista puramente de seguridad. Luego, nuestro equipo de gobernanza de información también tuvo que considerar el impacto de crear esencialmente una plataforma un poco más abierta de lo que estábamos acostumbrados, pero asegurándose de que no condujera a casos en los que se pudieran filtrar cosas fuera de la organización.
En ambos casos, todo salió bien. Hubo un pequeño cambio cultural y creo que hubo algo de ansiedad al hacerlo, pero no hemos tenido ni un solo incidente desde la implementación, que yo sepa, en que un empleado tomara algo de Workvivo y lo trasladara al exterior.
En realidad, el grupo de Facebook del personal era un riesgo de seguridad mayor. Un gran problema con eso era que resultaba muy difícil conseguir sacar a la gente del espacio. Por lo tanto, es posible que haya alguien que haya dejado la organización hace meses, pero al estar en un gran empleador en el NHS, que está bloqueado para trabajadores con contratos temporales, tendríamos que despedir a un centenar de personas al mes, lo que era realmente difícil de seguir.
Con Workvivo, sí, tiene elementos de una plataforma de redes sociales, pero la gente sigue pensando que es muy diferente de otras plataformas. Así que no hemos tenido ningún tipo de problemas desde esa perspectiva.
El efecto Workvivo
Desde su lanzamiento para la fuerza laboral de Royal Berkshire en abril de 2023, Workvivo ha causado sensación en la mensajería y la difusión de información, la personalización, la productividad, la satisfacción, la participación en encuestas y más.
"Para nosotros, como equipo de Comunicaciones, ha sido fantástico. La forma en que trabajamos es completamente diferente. Ya casi no enviamos correos electrónicos al personal. Tenemos muchas más herramientas a nuestra disposición. Con la aplicación de Workvivo, podemos enviar notificaciones push al instante cuando tenemos algo que es una alerta realmente importante sobre un cambio en la política o una actualización médica".
"Podemos limitar el acceso a ciertas cuestiones, pero también podemos dar al personal acceso a plataformas a las que antes tenían que estar en la red de confianza para poder recibirlas, pero ahora pueden acceder desde casa".
Creo que, para la confianza en general, lo que ha sido realmente bueno es que la gente tiene mucho más control sobre lo que ve y lo que no ve.
Antes, habríamos tenido que dar la misma prioridad a una actualización sobre algo que no era crítico, pero que era interesante que la gente supiera, y una actualización que era realmente importante para que todas las personas la vieran.
Y con Spaces, si te interesan mucho las oportunidades de aprendizaje y formación, por ejemplo, puedes ir a buscarlas. Pero si no las quieres en tu feed, no tienes por qué hacerlo.
Lo mismo ocurre si te interesa este trabajo que hacemos sobre la sostenibilidad como organización, del que estamos muy orgullosos.
Antes de Workvivo, muchas comunicaciones salían de una cuenta sin rostro. Ahora, como tenemos que ponerle un rostro a las comunicaciones, ha ayudado mucho a la responsabilidad y visibilidad del equipo directivo. Lograr que vengan e interactúen con el personal directamente a través de comentarios y darles a los empleados un lugar donde hacer preguntas al CEO, por ejemplo, ha reforzado la cultura abierta que tenemos.
El efecto Workvivo
Desde su lanzamiento para la fuerza laboral de Royal Berkshire en abril de 2023, Workvivo ha causado sensación en la mensajería y la difusión de información, la personalización, la productividad, la satisfacción, la participación en encuestas y más.
"Para nosotros, como equipo de Comunicaciones, ha sido fantástico. La forma en que trabajamos es completamente diferente. Ya casi no enviamos correos electrónicos al personal. Tenemos muchas más herramientas a nuestra disposición. Con la aplicación de Workvivo, podemos enviar notificaciones push al instante cuando tenemos algo que es una alerta realmente importante sobre un cambio en la política o una actualización médica".
"Podemos limitar el acceso a ciertas cuestiones, pero también podemos dar al personal acceso a plataformas a las que antes tenían que estar en la red de confianza para poder recibirlas, pero ahora pueden acceder desde casa".
Creo que, para la confianza en general, lo que ha sido realmente bueno es que la gente tiene mucho más control sobre lo que ve y lo que no ve.
Antes, habríamos tenido que dar la misma prioridad a una actualización sobre algo que no era crítico, pero que era interesante que la gente supiera, y una actualización que era realmente importante para que todas las personas la vieran.
Y con Spaces, si te interesan mucho las oportunidades de aprendizaje y formación, por ejemplo, puedes ir a buscarlas. Pero si no las quieres en tu feed, no tienes por qué hacerlo.
Lo mismo ocurre si te interesa este trabajo que hacemos sobre la sostenibilidad como organización, del que estamos muy orgullosos.
Antes de Workvivo, muchas comunicaciones salían de una cuenta sin rostro. Ahora, como tenemos que ponerle un rostro a las comunicaciones, ha ayudado mucho a la responsabilidad y visibilidad del equipo directivo. Lograr que vengan e interactúen con el personal directamente a través de comentarios y darles a los empleados un lugar donde hacer preguntas al CEO, por ejemplo, ha reforzado la cultura abierta que tenemos.
Con Workvivo, sentimos que podíamos replantearnos todo nuestro enfoque sobre cómo enviamos las comunicaciones al personal
Niall Norbury
Gerente de campañas y marketing
Spotlight: Encuesta al personal del NHS
De septiembre a octubre de 2023, se invitó a los empleados de Royal Berkshire a participar de la encuesta de personal del NHS. Por primera vez, Niall y su equipo realizaron la encuesta casi exclusivamente a través de Workvivo.
Tuvimos la tasa de respuesta más alta que jamás habíamos tenido.
Por lo general, podríamos intentar ofrecer incentivos financieros a las personas. Pero lo más importante que hicimos fue organizarlo a través de Workvivo y, de hecho, creo que tuvimos uno de los índices de respuesta más altos del país.
Royal Berkshire mejoró cada una de sus puntuaciones del año anterior:
- 75 % del personal se siente capacitado para hacer sugerencias de mejoras
- 89 % está seguro de cuáles son sus responsabilidades
- 92 % se siente confiado para hacer su trabajo
- 69 % se siente seguro para hablar sobre sus preocupaciones en el trabajo
- 64 % siente que puede acceder a las oportunidades de aprendizaje y desarrollo adecuadas
- 73 % está contento con el respeto que reciben de sus compañeros
- 82 % disfruta de trabajar con sus colegas
- Es probable que el 20 % busque un nuevo trabajo en los próximos 12 meses
- 75 % se siente apoyado y animado por su jefe inmediato
Lo que también fue realmente útil fue la capacidad de segmentar audiencias. Anteriormente, teníamos que enviar comunicaciones amplias a todos en la organización. Sabíamos que algunos departamentos estaban realmente comprometidos y no necesitábamos hacer ningún trabajo con ellos, pero había otros que tal vez no se comprometían en absoluto.
Con Workvivo, podíamos enviar un mensaje específico a nuestro Departamento de Catering o a nuestro Departamento de Emergencias, por ejemplo. Sabemos que cada departamento tiene sus propias peculiaridades; algunos se ocupan de personas que entran por la puerta principal y otros se ocupan de derivaciones de médicos de cabecera. Algunos están muy ocupados durante el día, y otros, durante la noche. Poder adaptar el mensaje para un médico de forma diferente al mensaje destinado al personal administrativo que está sentado frente a un escritorio ha sido de gran ayuda.
Spotlight: Reconocimiento
En lo que respecta al reconocimiento de los empleados, Niall dijo que Workvivo ha creado un "círculo virtuoso", algo muy distinto del antiguo grupo de Facebook de empleados de la organización.
Creo que la gente aquí está realmente sorprendida de que un Space, que de alguna manera funciona de forma bastante similar a ese grupo de Facebook, pueda ser tan diferente.
Creo que gran parte de eso se debe a la forma en que Workvivo te invita a interactuar con la plataforma; a cómo te anima a publicar cosas positivas, como las menciones especiales. Vemos personas que lo usan como una forma de destacar a los departamentos que se han ayudado muy bien unos a otros, y agradecer a los departamentos ha sido bueno para ellos.
Del mismo modo, etiquetas las publicaciones con valores, y ha sido muy positivo para la gente reflexionar sobre eso.
La forma en que está construida la plataforma inclina naturalmente a la gente a publicar de manera más positiva.
